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Toodledoを、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」に育てる

公開日: : Toodledo

1.何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書

(1) 何も手伝ってくれなくても、秘書は秘書  

秘書という仕事が、何をしてくれる仕事なのか、私は知りません。でも、私のイメージでは、秘書の役割は、次の2つです。

  • 自分の手持ちタスクを片付けることを、手伝ってくれる。
  • 自分の手持ちタスクを管理して、タスクの諸々を教えてくれる。

そして、これも私の勝手なイメージなのですが、秘書の本質は、ふたつめの役割、タスクの諸々を教えてくれる、という点だと思っています。自分の手持ちタスクを手伝ってくれるだけであれば、その存在は秘書ではなくて単なるスタッフですが、自分の手持ちタスクを管理して、タスクの諸々を教えてくれるのであれば、(自分の手持ちタスクをちっとも手伝ってくれなくても、)その存在は秘書なのではないか、というのが、私のイメージです。

そのため、私は、「私の手持ちタスクを片付けることは何も手伝ってくれないけれど、私のタスクを完璧に把握し、タスクのことを全部教えてくれる」という存在がいたとすれば、その存在のことを、かなり優れた秘書だと思っています。

(2) 何も手伝ってくれない秘書がしてくれること、してくれないこと

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がしてくれるのは、こんなことです。

  • 私の手持ちタスク全部を、きちんと覚えていてくれる
  • 新しく発生したタスクをフォローしてくれる
  • 各タスクの締め切りを把握して、締め切りを過ぎないように、指摘してくれる
  • 今日やるべきタスクを、一覧にして示してくれる
  • 今やれることが全部片付いたら、そのことを教えてくれる
  • どのようにタスクを片付けていったらよいのか、相談に乗ってくれる

他方で、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、何も手伝ってくれません。

秘書がしてくれるのは、「今日は洗濯と靴磨きをしなさい。」と指示をしたり、「原稿の締め切りが2週間後なので、今日中に目次を作っておくとよいですよ。」とアドバイスしたり、「明日は燃えるゴミの日です。」と教えてくれたり、「そろそろ髪の毛切ったら?」とお節介を焼いてくれたりすることだけです。いくら忙しくても、いくらいっぱいいっぱいでも、秘書が代わりにタスクを片付けてくれることはありません。秘書は指示するだけで、タスクを片付けるのは、全部私です。

(3) 何も手伝ってくれない秘書は、役に立つのか?

このような、何も手伝ってくれない秘書は、役に立つのでしょうか。

少なくとも、私にとっては、役に立ちます。秘書が、私のやるべきことを完璧に把握していて、きちんと管理してくれているなら、私は、タスクを片付けることだけに集中できます。締め切りを過ぎるのではないかとか、何かやり漏らしがあるのではないか、という疑心暗鬼を感じることなく、タスクを片付けることだけに集中できます。

私にとって、これは、とってもありがたいことです。なので、私にとっては、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、大変ありがたい存在です。

世間一般の皆様にとってどうなのかは、何とも言えません。ただ、本やブログでタスク管理やスケジュール管理がたくさん取り上げられていることからすれば、タスクを完璧に教えてくれるだけだとしても、そんな秘書は、かなり役に立つのではないかと感じます。

2.Toodledoを、そんな秘書に育てる

(1) Toodledoは、そんな秘書になれる

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、役に立ちます。でも、そのためだけにそんな秘書をひとり雇うのは、全然現実的ではありません。そこで、誰かを雇わずに、そんな秘書をつけるための方法はないだろうか、ということが、問題となります。

私の解法は、Toodledoを使う、ということです。

まず、Toodledoは、そんな秘書になれます。

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がしてくれるのは、私の手持ちタスクを完璧に把握して、私が置かれた状況を踏まえて、今その状況でできるタスクを教えてくれる、ということです。

Toodledoの機能を利用すれば、Toodledoに私の手持ちタスク全部を保存することも、そのときの状況に応じて適切なタスクリストを用意することも、全部できちゃいます。

Toodledoは、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になれます。

(2) Toodledoを、そんな秘書に育てる

とはいっても、Toodledoを使いさえすれば、Toodledoが「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になる、というわけではありません。ある程度の育成が必要です。

つまり、Toodledoを、そんな秘書に育てる、という視点が求められます。

では、Toodledoをそんな秘書に育てるために大切なのは、どんなことでしょうか。

a.Toodledoに何を教えてもらいたいのか?

まず、自分がToodledoに何を教えてほしいのかをきちんと考えることです。そして、その教えてほしいことをToodledoが教えられるように、使用する要素を選択し、Toodledoに保存するタスクにその要素を追加することです。

たとえば、Toodledoに、「今日締め切りのタスクは何?」という質問の回答を求めるならば、ToodledoのDue Dateという要素を使うのは必要不可欠ですし、Toodledoに保存するすべてのタスクに、Due Dateという要素を付与する必要があります。

これは、秘書のたとえで言えば、秘書を採用した後、まず、秘書に対して、どんなルールで秘書業務をするのかを、きちんと伝える、ということに相当します。

b.Toodledoと現実を一致させるために、エネルギーを注ぐ

次に、Toodledoと現実を一致させるために、エネルギーを注ぐ、ということです。

Toodledoが「タスクを完璧に教えてくれる秘書」になるためには、Toodledoが、タスクを完璧に把握している必要があります。つまり、Toodledoと現実が一致している、という状態です。

でも、Toodledoと現実が一致している、という状態は、自動的には実現されません。少なくとも現時点では、Toodledoが、勝手に、自分の手持ちタスクの全部を網羅的に収集してくれる、ということはないからです。

そこで、Toodledoと現実を一致させるのは、利用者の責任です。Toodledoを使ってタスク管理をするなら、Toodledoと現実を一致させるために、それ相応のエネルギーを注ぐ必要があります。

※ただ、あと10年くらいたてば、Toodledo(などのクラウド型タスク管理サービス)が、勝手に自分のタスクを収集してくれる、という状態が実現されるんじゃないかなあ、と感じています。具体的には、GmailやGoogleカレンダー、サイボウズなどのクラウド型メール、クラウド型スケジュール管理、クラウド型グループウェアと連携して、自動的にタスクを収集する仕組み、みたいなものが、実現されるのではないかと感じています。

3.まとめ

(1) 「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、役に立ちます。こんな秘書がひとりいるだけで、日々の仕事は、かなり円滑に進みます。

(2) Toodledoは、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になりうる存在です。Toodledoを使えば、人を雇わなくても、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がいる毎日を送れます。

(3) しかし、Toodledoを「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」にするには、Toodledoを育てる必要があります。Toodledoをそんな秘書に育てるには、Toodledoに何を教えてもらいたいかをよく考えて、Toodledoと現実を一致させるべく、Toodledoにエネルギーを注ぐことが大切です。

【関連する記事】

Toodledoを使う(10) 「Toodledoにいつ何を教えてもらいたいか?」を考える

Toodledoと現実を一致させる

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