*

Toodledoを、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」に育てる

公開日: : Toodledo

1.何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書

(1) 何も手伝ってくれなくても、秘書は秘書  

秘書という仕事が、何をしてくれる仕事なのか、私は知りません。でも、私のイメージでは、秘書の役割は、次の2つです。

  • 自分の手持ちタスクを片付けることを、手伝ってくれる。
  • 自分の手持ちタスクを管理して、タスクの諸々を教えてくれる。

そして、これも私の勝手なイメージなのですが、秘書の本質は、ふたつめの役割、タスクの諸々を教えてくれる、という点だと思っています。自分の手持ちタスクを手伝ってくれるだけであれば、その存在は秘書ではなくて単なるスタッフですが、自分の手持ちタスクを管理して、タスクの諸々を教えてくれるのであれば、(自分の手持ちタスクをちっとも手伝ってくれなくても、)その存在は秘書なのではないか、というのが、私のイメージです。

そのため、私は、「私の手持ちタスクを片付けることは何も手伝ってくれないけれど、私のタスクを完璧に把握し、タスクのことを全部教えてくれる」という存在がいたとすれば、その存在のことを、かなり優れた秘書だと思っています。

(2) 何も手伝ってくれない秘書がしてくれること、してくれないこと

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がしてくれるのは、こんなことです。

  • 私の手持ちタスク全部を、きちんと覚えていてくれる
  • 新しく発生したタスクをフォローしてくれる
  • 各タスクの締め切りを把握して、締め切りを過ぎないように、指摘してくれる
  • 今日やるべきタスクを、一覧にして示してくれる
  • 今やれることが全部片付いたら、そのことを教えてくれる
  • どのようにタスクを片付けていったらよいのか、相談に乗ってくれる

他方で、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、何も手伝ってくれません。

秘書がしてくれるのは、「今日は洗濯と靴磨きをしなさい。」と指示をしたり、「原稿の締め切りが2週間後なので、今日中に目次を作っておくとよいですよ。」とアドバイスしたり、「明日は燃えるゴミの日です。」と教えてくれたり、「そろそろ髪の毛切ったら?」とお節介を焼いてくれたりすることだけです。いくら忙しくても、いくらいっぱいいっぱいでも、秘書が代わりにタスクを片付けてくれることはありません。秘書は指示するだけで、タスクを片付けるのは、全部私です。

(3) 何も手伝ってくれない秘書は、役に立つのか?

このような、何も手伝ってくれない秘書は、役に立つのでしょうか。

少なくとも、私にとっては、役に立ちます。秘書が、私のやるべきことを完璧に把握していて、きちんと管理してくれているなら、私は、タスクを片付けることだけに集中できます。締め切りを過ぎるのではないかとか、何かやり漏らしがあるのではないか、という疑心暗鬼を感じることなく、タスクを片付けることだけに集中できます。

私にとって、これは、とってもありがたいことです。なので、私にとっては、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、大変ありがたい存在です。

世間一般の皆様にとってどうなのかは、何とも言えません。ただ、本やブログでタスク管理やスケジュール管理がたくさん取り上げられていることからすれば、タスクを完璧に教えてくれるだけだとしても、そんな秘書は、かなり役に立つのではないかと感じます。

2.Toodledoを、そんな秘書に育てる

(1) Toodledoは、そんな秘書になれる

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、役に立ちます。でも、そのためだけにそんな秘書をひとり雇うのは、全然現実的ではありません。そこで、誰かを雇わずに、そんな秘書をつけるための方法はないだろうか、ということが、問題となります。

私の解法は、Toodledoを使う、ということです。

まず、Toodledoは、そんな秘書になれます。

「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がしてくれるのは、私の手持ちタスクを完璧に把握して、私が置かれた状況を踏まえて、今その状況でできるタスクを教えてくれる、ということです。

Toodledoの機能を利用すれば、Toodledoに私の手持ちタスク全部を保存することも、そのときの状況に応じて適切なタスクリストを用意することも、全部できちゃいます。

Toodledoは、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になれます。

(2) Toodledoを、そんな秘書に育てる

とはいっても、Toodledoを使いさえすれば、Toodledoが「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になる、というわけではありません。ある程度の育成が必要です。

つまり、Toodledoを、そんな秘書に育てる、という視点が求められます。

では、Toodledoをそんな秘書に育てるために大切なのは、どんなことでしょうか。

a.Toodledoに何を教えてもらいたいのか?

まず、自分がToodledoに何を教えてほしいのかをきちんと考えることです。そして、その教えてほしいことをToodledoが教えられるように、使用する要素を選択し、Toodledoに保存するタスクにその要素を追加することです。

たとえば、Toodledoに、「今日締め切りのタスクは何?」という質問の回答を求めるならば、ToodledoのDue Dateという要素を使うのは必要不可欠ですし、Toodledoに保存するすべてのタスクに、Due Dateという要素を付与する必要があります。

これは、秘書のたとえで言えば、秘書を採用した後、まず、秘書に対して、どんなルールで秘書業務をするのかを、きちんと伝える、ということに相当します。

b.Toodledoと現実を一致させるために、エネルギーを注ぐ

次に、Toodledoと現実を一致させるために、エネルギーを注ぐ、ということです。

Toodledoが「タスクを完璧に教えてくれる秘書」になるためには、Toodledoが、タスクを完璧に把握している必要があります。つまり、Toodledoと現実が一致している、という状態です。

でも、Toodledoと現実が一致している、という状態は、自動的には実現されません。少なくとも現時点では、Toodledoが、勝手に、自分の手持ちタスクの全部を網羅的に収集してくれる、ということはないからです。

そこで、Toodledoと現実を一致させるのは、利用者の責任です。Toodledoを使ってタスク管理をするなら、Toodledoと現実を一致させるために、それ相応のエネルギーを注ぐ必要があります。

※ただ、あと10年くらいたてば、Toodledo(などのクラウド型タスク管理サービス)が、勝手に自分のタスクを収集してくれる、という状態が実現されるんじゃないかなあ、と感じています。具体的には、GmailやGoogleカレンダー、サイボウズなどのクラウド型メール、クラウド型スケジュール管理、クラウド型グループウェアと連携して、自動的にタスクを収集する仕組み、みたいなものが、実現されるのではないかと感じています。

3.まとめ

(1) 「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」は、役に立ちます。こんな秘書がひとりいるだけで、日々の仕事は、かなり円滑に進みます。

(2) Toodledoは、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」になりうる存在です。Toodledoを使えば、人を雇わなくても、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」がいる毎日を送れます。

(3) しかし、Toodledoを「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」にするには、Toodledoを育てる必要があります。Toodledoをそんな秘書に育てるには、Toodledoに何を教えてもらいたいかをよく考えて、Toodledoと現実を一致させるべく、Toodledoにエネルギーを注ぐことが大切です。

【関連する記事】

Toodledoを使う(10) 「Toodledoにいつ何を教えてもらいたいか?」を考える

Toodledoと現実を一致させる

スポンサードリンク

関連記事

no image

【Toodledo】『クラウド時代のタスク管理の技術』からの収穫→ContextとLengthを試す

1.『クラウド時代のタスク管理の技術』を読んだ Amazon.co.jp: クラウド時代のタスク管

記事を読む

no image

ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

1.ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステム (1) タスクマネジメントに関するいくつ

記事を読む

no image

【Toodledo】CalendarビューとEndTime2を活用した時間帯Context運用の実例

1.Toodledoで時間帯Context運用をうまく回す3つのポイント ToodledoのCon

記事を読む

no image

タスク管理システムをスケジュール管理システムから独立させたことで、どのようにストレスが減ったか

1.スケジュール管理システムとタスク管理システム Toodledoを使い始めるまで、私は、独立した

記事を読む

no image

Toodledoを使う(1) 「Fields/Functions Used」の研究

1. Toodledoの「Fields/Functions Used」が秘める可能性 Web版To

記事を読む

no image

Gmailでタスクを含むメールを受信したとき、ブックマークレットでToodledoに追加する仕組み

1.Gmailでタスクを含むメールを受信したときの方針 タスクが入ってくる経路はいろいろありますが、

記事を読む

no image

Toodledoを使う(4) どの要素をどのFieldsに割り当てるか

0.とりあえずの方針 要素 ToodledoのFields

記事を読む

no image

Toodledoを使う(7) 「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理

1.豊富な機能を持ちながら、使い方を押しつけないToodledo (1)Toodledoのいいとこ

記事を読む

no image

Toodledoを使う(5) 表示の設定

1.表示設定は、ブラウザでToodledoを使うために、大切です。 ブラウザでToodledoを使

記事を読む

no image

GoogleタスクからNozbeに乗り換え、結局、Toodledoに落ち着いている理由

1.私のタスク管理の変遷 (1)2010.11 Goolgeタスク導入 Androidを入手した

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

no image
WorkFlowyを「書き上げる」ための道具として機能させるための、2つの条件・3つのイメージ

Tak.さんのTweetに触発されて。 WorkFlowyやOmniO

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑