Toodledoを使う(7) 「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理

1.豊富な機能を持ちながら、使い方を押しつけないToodledo

(1)Toodledoのいいところ

Toodledoのいいところは、豊富な機能・豊富な設定項目を持ちながらも、使い方を押しつけないところだと思います。Toodledoは、使う人のニーズやタスク管理スタイルにあわせて、柔軟に使うことのできるタスク管理サービスです。

(2)佐々木さんと北さんの使い方

そんなToodledoをどのように使うかについては、ここ1年の間に、インターネットや書籍に、たくさん実例情報が生まれました。

中でも、シゴタノ！連載「Toodledoの使い方」で紹介されている佐々木正悟さんと北真也さんの使い方は、お二人がタスク管理に求めることをToodledoの機能を使って実現するプロセスが詳細に解説されており、大変参考になります。（なお、書籍では、佐々木さんの使い方は『クラウド時代のタスク管理の技術』に、北さんの使い方は『クラウド「超」活用術』『シゴタノ！手帳術』に、まとまっています。）

シゴタノ！ Toodledoの使い方

(3)しかし、めんどくさくて続かず……

ただ、お二人の使い方は、大変参考にはなったのですが、少なくとも私にとっては、そのまま実現するには若干ハードルが高いものでした。タスクシュート風に使うにしても、GTD風に使うにしても、ひとつひとつのタスクに付与する要素が多すぎて、挫折しました。まあ、ようするに、めんどくさくて続かなかったわけです。

(4)めんどくさがりの私がたどり着いたToodledoの使い方

それでも、いろいろと試しているうちに、自分なりにしっくりくるやり方が見つかりました。それは、「締め切りと案件でタスクを管理する」という、ごくごく当たり前の方法です。

以下、Toodledoを使って、締め切りと案件でタスクを管理する方法をまとめます。

2.「タスクリスト＋締め切り＋案件」

(1)タスク管理のもっともシンプルな形は、タスクリスト

タスク管理のもっともシンプルな形は、単なるタスクリストです。タスクをリストとして並べて、完了したらチェックを入れる、という形です。

(2)タスクリストに、タスクの締め切りを追加する

タスクリストに記載されたタスクの多くには、締め切りがあります。この締め切りには、自分以外の誰かとの関係上、いつまでに完了する必要がある、という絶対的な締め切りの場合もありますし、自分なりの目標として、いつまでに完了させたいという完了目標時期の場合もあります。いずれにしても、タスクの多くは、そのタスクが完了されるべき時期を持っています。

そこで、タスクリストに記載されたタスクそれぞれについて、タスクが持っている締め切りを記載すれば、いつまでにそのタスクを完了すればよいのかが分かるため、大変便利です。

(3)タスクリストに、タスクが属する案件を追加する

タスクリストに記載されたタスクの多くは、そのタスクだけで完了するわけではありません。もっと大きなくくりの案件を進めるためのひとつのステップです。

個々のタスクが、どんな案件の一部なのかが分かれば、そのタスクを行うことがどんな案件に繋がるのかを意識することができます。また、逆に案件の方向から、個の案件を片付けるためにはどのようなタスクを行う必要があるのかを確認することができます。

そこで、タスクリスト上のタスクには、それぞれのタスクがどんな案件に属するのかを書き込んでおくと便利です。

(4)「タスクリスト＋締め切り＋案件」という形

以上から、「タスクリスト＋締め切り＋案件」という形でタスクを管理するという形に落ち着きました。

3.Toodledoで「タスクリスト+締め切り+案件」のタスク管理

(1)「タスクリスト＋締め切り＋案件」にToodledoを使う必然性はあるか？

タスクリスト＋締め切り＋案件というタスク管理の形は、ごく普通のタスク管理の形です。このような当たり前のタスク管理の形に、Toodledoというタスク管理サービスを使う必然性はあるのか？という疑問があるかもしれません。わざわざToodledoを使わなくても、Googleタスク（GmailのToDo）やエクセルファイルでいいではないか、ということです。

Googleタスク（GmailのToDo）の場合、案件の管理がうまくいきません。案件ごとにリストを作るという方法もありますが、リストを横断した表示ができないため、うまく機能しません。

エクセルファイルでもいいではないかというのは、その通りです。エクセルファイルでも、十分に「タスクリスト＋締め切り＋案件」のタスク管理をすることができます。しかし、Toodledoを使えば、クラウドにデータを置くことができるため、AndroidやiPadでタスクを追加したり編集したりすることができる上、あらかじめ入力用のインターフェースが整えられているため、エクセルファイルにタスクを追加するよりも簡単です。

結局のところ、Toodledoでなければいけないわけではないと思うのですが、Toodledoよりも気持ちよく「タスクリスト+締め切り+案件」というタスク管理システムを担える道具に、まだ出会えていません。

(2)どの要素をどのFieldsが担当するか

ToodledoのどのFieldsを使って、締め切りと案件を管理するかは、素直に、以下のとおりでよいと思います。

• 締め切り Due-Date
• 案件 Folder

これ以外のFieldsは不要なので、最初は、このふたつだけを有効にすればよいのではないかと思います。そうすれば、一見ややこしいToodledoの画面が、ずいぶんとシンプルになります。

(3)無料アカウントで十分

Toodledoには、無料アカウント、Proアカウント、Pro Plusアカウントの3種類があります。

Proアカウントの目玉はサブタスクで、Pro Plusアカウントの目玉はインターネット上のストレージではないかと思いますが、無料アカウント、Proアカウント、Pro Plusアカウントの違いは、それほど大きくありません。無料アカウントでも、Folderの数に制限はありませんし、広告が表示されることもありません。Toodledoの強みであるビューの切替や要素による並び替えの点でも、無料アカウントとPro以上アカウントに、ほとんど差はありません。（並び替えの点では、若干差がありますが、Due-DateとFolderしか使わないなら、無視できる差です。）

Due-DateとFolderだけしか使わない「タスクリスト+締め切り+案件」のタスク管理なら、無料アカウントだけで十分です。

(4)並べ替えとビューの切り替えによって、何が分かるか

Due-DateとFolderだけだとしても、これらの要素を付与したタスクリストをToodledoで管理すれば、タスクを以下のように表示させることができます。（なお、私が思うに、Toodledoの使い方の肝は、結局のところ、Toodledoを使って、どんなタスクをどのように表示させるか、ではないかと思います。）

a. 締め切りが近い順からタスクを並べて表示する

タスクは、締め切りまでに完了させなければいけません。ですから、締め切りが近い順にタスクを並べるというのは、締め切り中心でタスクを管理するのであれば、一番基本となる表示方法ではないかと思います。

締め切りが近い順にタスクを並べていけば、極端な話、いっぱいいっぱいになりそうなときは、上から順番にひとつずつやっていく、という方法で対応することができます。あらかじめ中間的なタスク（下書きとか事前調査とか）を適切に配置しておけば、締め切りが近い順からタスクを並べて表示することで、十分タスク管理になると思われます。

b.締め切りが今日までのタスクだけを抽出し、案件ごとに分けて並べて表示する

今日までに完了しなければいけないタスクだけを抽出し、かつ、案件ごとに分けて並べて表示する、ということも、可能です。

このリストがあれば、どこまでやれば今日の仕事が終わりなのか、可視化することができます。また案件ごとに分けて並べて表示されているため、案件ごとに頭を切り換えながらタスクを処理することが可能です。

c. 特定の案件に属するタスクのみを、かつ、締め切り順に並べて表示する

特定の案件に属するタスクのみを表示すれば、その案件を完了させるために、どんなタスクを完了させなければいけないかがよくわかります。さらに、それらのタスクを締め切り順に並べれば、その案件を完了させるための道筋が見えてきます。

また、特定の案件に属するタスクのみを締め切り順に並べたタスクリストを眺めれば、案件を完了させるためにやらなければいけない他のタスクを思いつくことができるかもしれません。そのときは、すぐにToodledoにタスクを追加するだけです。

私にとって、タスクのレビューは、8割方、特定の案件に属するタスクを締め切り順に並べて表示したタスクリストを見ながら、必要そうなタスクをどんどん追加する、という作業から成り立っています。

d. 自分の手持ちタスクすべてを、案件ごとにわけて並べる

Toodledoにすべてのタスクを入れておけば、Toodledoですべてのタスクを表示したときに表示されるタスクが、自分が行うべきすべてのタスクです。

Toodledoがこのような状態になっていれば、自分の手持ちタスクすべてを案件ごとに分けて並べることも簡単です。自分が行うべきタスクすべてを一覧できる状態は、ときにげんなりすることもありますが、大きな安心感をもたらしてくれます。