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Evernote×タスク管理 Evernoteに完了タスクをウェブクリップすることで、Toodledoを補完する

公開日: : Evernote, Toodledo

1.私にとって、Evernoteは、タスク管理ツールではない

(1) Evernoteでタスクを管理することも、原理的には可能だけれど……

Evernoteはいろんなことができるツールです。世の中には、Evernoteでタスクを管理している人が、たくさんいます。

たしかに、Evernoteの機能を利用すれば、タスクを管理することは可能です。

たとえば、GTDの流れにあわせていくつかのノートブックを作り、ひとつのタスクをひとつのノートに記録し、ノートブックごとに保存する、という方法があります。ここに、Evernoteの機能であるチェックボックスやノートリンクを組み合わせれば、Evernoteは、立派なタスク管理システムになります。

しかし、Evernoteでタスクを管理するためには、自分で、きちんとルールを決める必要があります。Evernoteは汎用的なツールなので、タスク管理のために設計されているわけではありません。そのため、Evernoteをタスク管理という特殊な用途に使うためには、どんなルールでEvernoteを運用するか、というルールの設定が必要不可欠です(たとえば、どんなノートブックを使うか、タスクを片付けた場合にノートブックにどんな処理をするか、どのタイミングでどのノートブックのノートをどのように確認するか、など)。ここをいい加減にすると、Evernoteでタスクを管理することはうまくいきません。

つまり、Evernoteでタスクを管理することは、原理的には可能ですが、自分できちんとルールを決める、という大前提を満たす必要があります。

(2) 餅は餅屋。タスク管理はタスク管理ツール

Evernoteのような汎用的なツールに対して、タスク管理に特化したツールというものも存在します。いわゆるタスク管理システムとかタスク管理サービスと呼ばれるものです。Remenber the Milk、Toodledoや、Macのオムニフォーカス、WindowsのOutlookなどが有名どころです。

これらのタスク管理ツールは、タスクを管理するためのルールを、そのツールの中に組み込んでいます。そのため、自分でルールを決めなくても、そのツールを使っていれば、まあそれなりに、タスク管理の仕組みは回ります。

ですから、自分できちんとルールを設定して、そのルールを守る、ということに自信がないなら、Evernoteのような汎用的なツールでタスクを管理するのではなく、タスク管理ツールを使うのもひとつの方針です。餅は餅屋。タスク管理はタスク管理ツールです。

(3) 私の選択はToodledo

私は、自分できちんと自分のルールを決めて運用する、ということにまったく自信がありません。そのため、タスク管理ツールを使ってタスク管理をしています。

これまでに試したタスク管理ツールは、主に、Googleタスク(GmailのToDo)、Nozbe、Toodledoの3つです。3つを比較した結果、今はToodledoに落ち着いています。

GoogleタスクからNozbeに乗り換え、結局、Toodledoに落ち着いている理由

2.Toodledoのいいところと、唯一の弱点

(1) Toodledoのいいところ(私にとって)

Toodledoのいいところは、次の3つです。

  1. 同期・データ保管が信頼できるクラウドサービスであること
  2. 私が必要な機能が揃っていて、私が必要な機能だけに絞ることができること
  3. 動作が(比較的)軽いこと

a.データの同期と保存が信頼できるクラウドサービスであること

タスク管理システムは、自分のタスクを預けるシステムなので、タスクを確認したいときにすぐにタスクを確認できることと、信頼できるということが大切です。

タスクを確認したいときにタスクを確認できるためには、スマートフォンからも使えるクラウドサービスが便利です。他方で、クラウドサービスの場合、タスクデータの同期や保存がいまひとつ信頼できない場合もあります。

この観点から、Toodledoは、クラウドサービスでありながら、タスクデータの同期と保存が信頼できる(今のところ、同期されていないんじゃないかとか、保存したはずのデータが飛んじゃった、という事態に見舞われていない)点で、私は気に入っています。

b.私が必要な機能が揃っていて、私が必要な機能だけに絞ることができること

タスク管理システムは、自分がタスクを管理するためのツールです。タスクを管理するスタイルは人によっていろいろですので、自分にあった仕組みでタスクを管理できる必要があります。

Toodledoは、機能が豊富でありながら、設定が柔軟なので、使い方を押しつけません。そのため、(最初の設定は多少面倒ですが、いったん設定をしてしまえば、)自分にとって必要な機能をすべて使いながら、自分にとって必要ではない機能を使わない、という使い方が可能です。

c.動作が(比較的)軽いこと

タスク管理システムは毎日使うものです。そのため、動作にストレスがないことは、とても大切です。

Toodledoは、クラウドサービスとしては、まあ比較的、動作が軽いです。ストレスを感じるレベルではありません。

この点もToodledoを気に入っているところです。

(2) Toodledoの唯一の弱点(私にとって)

このように、私はおおむねToodledoに満足しているのですが、一点だけ、弱点だと感じている点があります。それは、過去の蓄積を活かすことが苦手、ということです。

a.クラウドサービスの強みのひとつは、「いつの間にか知恵が蓄積されている」ということ

私は、クラウドサービスを便利に使っているうちに、クラウドサービスの強みのひとつは、「いつのまにか知恵が蓄積している」ということではないかと考えるに至りました。

いつの間にか知恵が蓄積されている

たとえば、Gmailを使い続けていると、Gmailは、いつの間にか、個人的なデータベースに育ちます。いつの間にか蓄積された情報から、検索機能によって、自分にとって必要な知恵を、かなり自由に快適に引き出すことができます。

GmailとGoogleカレンダーに集約することで、個人的データベースが、いつの間にか生まれている

Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣

Evernoteも同じです。Evernoteも、いつの間にかいろんな知恵が蓄積されます。Evernoteの場合は、「関連するノート」機能によって、自分が過去に蓄積した知恵を提案してくれるのが特徴です。

b.いつの間にか蓄積された知恵を引き出すには、何らかの機能が必要

GmailやEvernoteと同じように、Toodledoの中にも、自分が扱ったタスクの情報が蓄積されているはずです。いつ、どんなタスクを追加して、いつ、そのタスクを完了にしたかは、Toodledoのデータベースに、全部蓄積されているはずです。

でも、Toodledoの場合は、Toodledoに蓄積されているはずの知恵を、うまく引き出すことができません。なぜなら、過去に扱ったタスクから知恵を引き出すための機能が欠けているからです。

GmailやEvernoteに蓄積された知恵を引き出すことができるのは、GmailやEvernoteが、蓄積された知恵を引き出す機能を持っているからです。Gmailなら優秀な検索機能で、Evernoteなら検索機能と「関連するノート」機能です。

これに対して、Toodledoは、過去に扱ったタスクから知恵を引き出すための機能を、ほとんど持っていません。それゆえ、Toodledoに蓄積されているいろんなものから、今の自分にとって役に立つ知恵を引き出すことは、困難です。

c.Toodledoの弱点

まとめると、私にとってのToodledoの唯一の弱点は、検索機能や過去に入力したタスクの再利用機能などが弱いために、Toodledoに蓄積されているであろう膨大な情報から、価値を引き出すことができない、ということです。

Toodledoに蓄積された情報は、うまく使えば、私にとってすごく価値ある情報だと思うのですが、これを活用するための機能は、現状、あんまり用意されていないように感じるわけです。

(脇道にそれますが、この観点からとても優れているタスク管理ツールが、TaskChuteではないかと思います。)

3.EvernoteでToodledoを補完する

(1) EvernoteでToodledoを保管するアイデア

この唯一の弱点を補完するために、Evernoteを使ったらどうかな、ということを、現在、試しています。Evernoteでタスクを管理することはしないのですが、タスク管理に関する知恵を蓄積する場所としてなら、Evernoteに向いているのではないか、ということです。現在進行中なので、うまくいくかはわからないのですが(いつの間にか蓄積される知恵を期待しているので、効果がわかるのはしばらく後でです)、これについて考えていることをメモします。

私にとってのToodledoの弱点は、要するに、完了したタスクを活かせていない、ということです。そこで、完了したタスクをEvernoteに保存することによって、Evernoteの中に完了したタスクの情報を蓄積していけば、この問題を解消することができるかもしれません。

このためには、Toodledoで完了したタスクを表示して、それをEvernoteウェブクリッパーでクリップする、という方法が役に立ちそうです。そこで、この方向で考えてみます。

(2) 具体的なやり方

a.Toodledoでその日に完了したタスクを表示して、ウェブクリップする

Evernoteのウェブクリップは、ブラウザで表示できている画面なら、ログインが必要な画面であっても、そのままウェブクリップできます(これがEvernoteウェブクリップの存在意義ではないかという気がしています)。

そこで、Toodledoの完了したタスクをEvernoteに保存するためには、Evernoteウェブクリッパーを使うことができます。

まず、Toodledoで、その日に完了したタスクを検索して、表示させます。検索条件は、次のように設定します。

  • Match [All] of the following criteriaにする(以下のすべての条件を満たしたタスクを検索)
  • [Checked Off]を[Yes](完了したタスクも表示する)
  • [Date Completed][was in the last][0]days(タスクを完了した日が、過去0日(=今日))

ここで表示された画面をウェブクリップすれば、Evernoteにその日に完了したタスクを保存することができます。

b.その日に完了したタスクを表示するために、検索条件を保存する

この検索条件をいちいち入力するのは面倒です。そこで、検索条件を保存しておきます。

検索条件を保存するためには、検索を実行した上で、右上の[Save Search]をクリックします。保存した検索に、「今日の完了タスク」などといった名前をつければOKです。

c.ウェブクリップしたノートのタイトルをその日の日付にする

この方法でウェブクリップすると、Evernoteにできたノートのタイトルは、「Toodledo : Your To-Do List」となります。そして、ウェブクリップされたノート内に、その日の日付は入りません。そこで、ノートのタイトルに、その日の日付を入れておく必要があります。

Evernoteでウェブクリップしたノートを開き、タイトルを編集します。

4.面倒ではあるけれど、大きな価値を生み出す可能性があるんじゃないか

この方法を始めたのはつい先日です。Evernoteへのウェブクリップは手動なので、けっこう面倒です。正直、いつまで続くか、自分でも自信がありません。

しかし、この作業でEvernoteに蓄積した情報は、自分が達成したタスクの一覧です。この上ない行動記録なので、ある程度蓄積されれば、大きな価値を生み出す可能性があるのではないか、と思っています。

しばらくの間、ちょっとがんばって続けてみようかなと思っています。

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