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Toodledoを使い続けるために、使う要素を絞る(まずはDue DateとRepeat)

公開日: : 最終更新日:2013/10/01 Toodledo

1.Toodledo維持コストを低く抑えることは、Toodledo使い始めの時期には、とくに大切

(1) 私をタスク管理サービスジプシーから救った、Toodledo

私は、2011年11月に、Toodledoを使い始めました。Toodledoを使い始めるまでは、タスク管理サービスジプシーだったのですが、Toodledoを使い始めたら、しっくりきて、落ち着きました。それ以来、もうすぐ2年になりますが、快適にToodledoを使っています。

GoogleタスクからNozbeに乗り換え、結局、Toodledoに落ち着いている理由 | 単純作業に心を込めて

(2) Toodledoを使い続けているのは、コストよりもメリットが大きいから

私がToodledoを使い続けていられるのは、Toodledoを使い続けるためのコストよりも、Toodledoを使い続けることで得られるメリットの方が、大きいからです。

ここでいうコストとは、Toodledoに費やす手間と時間です(利用料金は格安なので、コストとしては、ほぼ無視できます)。

Toodledoを信頼できるタスク管理システムとして維持するためには、Toodledoに収納されたタスクと、現実に自分が抱えているタスクを可能な限り一致させることが必要です。このことは、それなりの手間と時間を要求します。たとえば、新しいタスクが発生したら、すぐにToodledoにそのタスクを入力し、ひとつタスクを片付けたら、Toodledoのそのタスクにチェックを加える、ということが求められています。

この手間と時間を、Toodledo維持コストと呼びます。私の場合、Toodledo維持コストよりも、Toodledoを導入することで得られているメリットの方が、断然、大きいです。だからこそ、私は、Toodledoを使い続けていられます。

(3) Toodledo使い始めの時期には、特に、Toodledo維持コストを低く抑えることが必要

Toodledo維持コストよりも、Toodledoを使うことによって得られるメリットが小さければ、Toodledoを使うことは、ぜんぜん合理的ではありません。Toodledoを使うメリットがToodledo維持コストを上回らなければいけません。

しかし、Toodledoを使い始めた最初からすぐに、Toodledoによって大きなメリットが得られるとは限りません。

そのため、Toodledoを使い始めた最初の段階で、Toodledoを使うメリットを実感し、Toodledoを使い続けるモチベーションを得るためには、Toodledoを使い始めた段階でのToodledo維持コストを低く抑えることが大切です。

したがって、Toodledo維持コストを低く抑えることは、Toodledoを使い続けるための、必要条件です。

2.Toodledo維持コストを低く抑えるために、使う要素を絞る

Toodledo維持コストを低く抑えるために、いちばん簡単で有効な手段は、使う要素を絞ることです。

(1) ついつい、いろんなことを、Toodledoに詰め込みたくなる

Toodledoは、高性能なタスク管理サービスです。しかも、Toodledoは、無料プランでも、あまり制限なく、かなりたくさんの機能を使うことができます。また、世の中には、Toodledoを活用したすばらしいタスク管理システムを教えてくれる書籍やブログが存在します。

そのため、Toodledoでタスク管理システムを構築しようと思い立った場合、ついつい、いろんなことを、Toodledoのタスク管理システムに詰め込みたくなります。

(2) いろんなことをToodledoに詰め込むと、Toodledoのタスク管理システムが、崩壊しがちだから、使う要素を絞る

しかし、ここに落とし穴があります。

いろんなことをToodledoのタスク管理システムに詰め込むと、Toodledoで管理する要素が、増えていきます。Toodledoに収納するタスクひとつひとつに、いろんな要素を付与することになります。すると、Toodledoにタスクを収納するための作業量が、増えます。その結果、Toodledoにタスクを収納するのが面倒になって、結果、Toodledoにタスクを追加することを省くようになります。こうして、Toodledoによる高機能なタスク管理システムが崩壊します。

この状態にならないために大切なのは、使う要素を絞ることです。タスクに付与する要素をひとつかふたつに絞れば、Toodledoにタスクを追加する作業が簡単になるため、Toodledo維持コストが下がります。

3.まずはこれだけ。Due DateとRepeat

私が、これからToodledoを使い始める人におすすめしたいのは、最初は、Due DateとRepeatだけを使う、という使い方です。

(1) Due Date

Due Dateは、締め切りです。タスク管理システムである以上、いつまでにそのタスクを片付けるか、というデッドラインは必須です。

しかし、Due Dateさえあれば、つまり、「何を、いつまでに行うべきか?」さえ管理できれば、立派なタスク管理システムになります。

そのため、Toodledoでタスク管理システムを構築し始めるなら、まずは、Due Dateを有効にします。

(2) Repeat

Repeatは、繰り返しです。完了したタスクを、所定のルールに従って、再度生成する機能です。

Repeatの使用は、必要最小限という観点からは、必要ありません。しかし、完了にしたタスクを所定のルールに従って再度生成するという、ToodledoのRepeat機能は、デジタルのタスク管理サービスであるというToodledoの強みを活かすひとつの特徴です。

英語の自然言語で繰り返し設定を作ることができるので(たとえば、every Sunday等)、毎週月曜日に行うこと、10日ごとに行うこと、毎月第3木曜日に行うことなど、設定しておくと、便利です。

4.使う要素は、Toodledoが習慣として定着してから、増やしたらいい

「Due DateとRepeatしか使わないなんて、Toodledoを十分使いこなしていないから、もったいない。」という意見もあると思います。

確かに、Toodledoのよいところのひとつは、いろんな要素が用意されていて、ひとつのタスクを立体的に管理できるところです。しかし、あまりにいろんな要素を付け加えたために、Toodledo維持コストが上がっては意味がありません。

そのため、まずは、とにもかくにも、Toodledoを習慣として自分の生活に定着させることからです。そのためには、Toodledo維持コストを低く抑えるために、使う要素を絞ることによって、Toodledoにタスクを追加する手間を、限界まで下げることが有効です。

そして、Toodledoが習慣として自分の生活に定着したら、その段階に至ってから、FolderやContext、Tagなど、Toodledoらしい機能を増やすことができます。いったんToodledoが習慣として定着すれば、ContextやFolderを使うことは、何の苦労もありません。

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