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Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

公開日: : Toodledo

目次

1.Toodledoでタスクを管理

(1) Toodledoで持続可能な毎日を実現する運用例をご紹介

2014年2月現在、私は、Toodledoでタスクを管理しています。仕事も趣味も家庭も、全部まとめて、Toodledoでタスクを管理しています。

Toodledoでタスクを管理し始めたのは、2011年11月です。2年以上使い続けてきましたので、運用方法がある程度落ち着いてきました。

Toodledoを使うことで、私が得ているメリットは、具体的にはたくさんあります。でも、抽象的にいえば、Toodledoのおかげで、持続可能な毎日が送れている、ということです。

Toodledoの運用が落ち着いて以降、私は、何かをやり漏らしているのではないかという心配や、今やっておいた方がよいことが他にあるのではないかという不安、抱えているタスクでいっぱいいっぱいになってヘコむ、といったことが、かなり減りました。ゼロになったわけではありませんが、許容範囲内にまで減りました(自分で言うのも何ですが、私の許容範囲は、そんなに大きくないと思う)。

私と同じような意味でToodledoからメリットを受け取る可能性がある方は、たぶん、多少はいらっしゃると思います。Toodledoに感謝しているいちユーザーとしては、私の運用方法が、そんなどなたかのお役に立てば、大変うれしいです。

こんな気持ちから、現時点での私の運用例を、できるかぎりまとめます。長くなりますが、各項目はある程度独立していますので、必要なところだけつまみ食いしていただければ、と思います。

(2) 私の運用例が参考になるか否かは判断する目安

この記事は、とても長いです。それでありながら、万人のお役に立てるやり方ではありません。そこで、最初に、私が書く運用例が参考になりそうかを判断する目安を3つ、書きます。

タスク管理に何を求めるかや、タスク管理の基本設計が、この3つとある程度共通するのであれば、この記事は、それなりにお役に立つのではないかと思います。

a.重視するメリット3+1

私がToodledoを使う理由は、Toodledoを使うことに、こんなメリットがあると考えているからです。

  • 自分の手持ちタスクの全体を把握できる
  • 「今やるべきタスクはない」という確信を持てる
  • オフのとき(家族と一緒にいるとき)は、(仕事の)タスクを忘れていられる
  • 完了にしたタスクの情報から、ログとマニュアルとしての価値を引き出せる

わざわざToodledoでタスクを管理する理由(3つの目的と、副次的な1つの価値)

私は、これらのメリットを重視しているので、これらのメリットを発揮できるように、Toodledoを運用しています。もし、私とは異なったメリットを重視するのであれば、運用の形は、大きく変わるはずです。

b.Toodledoだけでタスク管理

Toodledoでタスク管理をしている方の中には、Toodledoと他のタスク管理ツール(TaskChuteとかOmniFocusとか)を併用している方も多いようです。でも、私は、Toodledoで全部のタスクを管理しています。

タスクは全部Toodledo、スケジュールは全部Googleカレンダーという運用です。

私のタスク・スケジュール管理システム(GoogleカレンダーとToodledo、AndroidとWindowsPC)

c.仕事も趣味も家庭もだけれど、メインは仕事

Toodledoで管理している対象は、自分のタスク全部です。仕事も趣味も家庭も、全部まとめてToodledoで管理しています。

でも、メインは仕事です。仕事のタスクについて、全体を把握したり、「今やるべきタスクはない」という確認をしたり、完了タスク情報を蓄積したりするために、Toodledoを使っています。

(3) Toodledoでタスクを管理し始める方法について

Toodledoでタスクを管理し始める方法の解説や、なんでToodledoを使い始めたか、などについては、別の記事に譲ります。

GoogleタスクからNozbeに乗り換え、結局、Toodledoに落ち着いている理由

Toodledoによる個人的タスク管理システムのはじめ方

2.基本の設定・設計・使い方

(1) Toodledoのプラン

今、私は、Silverプランという、年間14.99ドルの有料プランを使っています。

有料プランにした理由は、サブタスクを使うため、でした。でも、今はほとんど使っていません。

ソートの基準を3つにできること、接続が安全であること、完了タスクの保存期間が長いことには、一定のメリットを感じていますが、必要不可欠というわけでもありません。

それでもSilverを利用し続けているのは、Toodledoに対するお布施のようなものです。長く続いてほしいサービスなので、お金を払って利用させてもらおうかな、と思っています。(とはいえ、Silverは年間14.99ドル。安いので、たいしたお布施にはなっていません。)

(2) 使用している要素

a.使う要素を絞る

Toodledoでは、ひとつのタスクに対して、たくさんの要素を付与することができます。でも、全部の要素を使う必要はありません。絞ることができますし、絞る方が便利に使えます。

使う要素を絞るということは、Toodledo自身が想定している使い方です。Toodledoの「Setting」メニューの「Modify Fields/Functions Used」という設定から、使う要素を絞ることが可能です。

Toodledoを使う(8) 使う要素を少しずつ増やす

b.私が使っている要素

私が使っている要素は、次の5つです。

  • Folder(フォルダー・案件)
  • Due Date(締め切り日)
  • Context(コンテキスト・時間帯で運用)
  • Repeat(繰り返し)
  • Length(所要時間)
(a) Folder

Toodledoでは、Folderは、タスクを保存する場所です。ひとつのタスクは、ひとつのFolderのみに所属できます。同時に複数のFolderに所属することはできません。

私は、Folderを、案件として使っています。

案件というのは、GTDにいうプロジェクトとある程度共通しますが、厳密な意味でのGTDのプロジェクトではありません。

【Toodledo】Folderをどう使うか

(b) Due Date

Due Dateは、タスクの締切りです。

Toodledoは、ひとつのタスクについて、タスクのStart DateとDue Dateというふたつの日を扱うことができます。しかし、私は、Due Dateのみしか使っていません。

私にとっては、Due Dateがとても大切な要素なので、Due Dateの使い勝手を下げないために、使う日付はDue Dateのみにしています。

タスクの開始には、Start Dateを使わずに、タスクを開始するタスクを作る(Toodledo)

(c) Context

Contextは、タスクに取り組む状況を管理する要素です。Toodledoの場合、ひとつのタスクにつき、0またはひとつのContextを設定できます。複数のContextを付与することができません。

そのため、Contextを、GTDのように設定することは、ちょっとやりにくいです。Toodledoに設定するContextは、MECEにする方が無難です。

このことも考慮して、私は、『クラウド時代のタスク管理の技術』に従って、時間帯のContextを作っています。

(d) Length

Lengthは、タスクを片付けるための見積時間です。

時間帯Context運用のためには、Lengthを使う必要があるので、使っています。

(e) Repeat

Repeatは、タスクの繰り返しです。ルーティンタスクには、できる限りRepeatを使っています。

c.タスクに付与する要素の考え方

このように、私は上の5個の要素を使っていますが、すべてのタスクにすべての要素を付与しているわけではありません。必ず付与する要素と、そうではない要素があります。また、要素を付与するタイミングも異なります。

(a) タスク作成時に必ず付与する要素

すべてのタスクに必ず付与する要素は、FolderとDue Dateです。そのタスクがどんな案件に属していて、締め切りはいつなのか、です。この2つは、タスクを作成した段階で、すべてのタスクに必ず付与します。

Toodledoを使う(7) 「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理

(b) その日の状況に応じて、その日の朝に付与する要素

FolderとDue Dateをすべてのタスクに最初から付与するのに対して、ContextとLengthは、すべてのタスクにつけるわけではありません。その日の予定がわりと立て込んでいるなと感じたときに、1日の最初にち10分程度の時間を使って、その日のタスクにContextとLengthを設定する、という運用です。

ContextとLengthは、『クラウド時代のタスク管理の技術』で説明されていた運用に従っています。

【Toodledo】『クラウド時代のタスク管理の技術』からの収穫→ContextとLengthを試す

Toodledoの時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイント

【Toodledo】CalendarビューとEndTime2を活用した時間帯Context運用の実例

(c) Repeatの扱い

Repeatは、繰り返しタスクに付与する要素なので、ちょっと毛色が違います。

ToodledoのRepeatでどんなことができるかは、この記事が詳しいです。

シゴタノ! Toodledoの使い方 第8回 リピート機能を使いこなす

(3) Toodledoウェブサイトの表示の設定

後述のとおり、私がToodledoを使うのは、主に、Windowsパソコンのブラウザ(Google Chrome)から、Toodledoのウェブサイトにアクセスして、です。

Toodledoを使っている方々のブログを見ていると、Toodledoのウェブサイトは、あんまり評判がよくないようです。確かに、Toodledoのウェブサイトは、デフォルト状態では、あんまり使いやすくありません。でも、次の3つの設定をすれば、かなり使いやすくなります。少なくとも、私は不満を持っていません。

  • サイドバーと上部メニューを固定表示にする
  • グリッド表示にする
  • Fieldを並び替えて、幅を調整する

それぞれの設定方法は、以下の記事に譲りますが、設定後の状態について、簡単に説明します。

Toodledoを使う(5) 表示の設定

a.サイドバーと上部メニューを固定表示にする

サイドバーと上部メニューは、固定表示にすることができます。この設定をすれば、タスクリストをスクロールしても、左サイドバー(いろんなビューが表示されているところ)と上部メニュー(Tasksとかの表示があるところ)は、固定表示です。

b.グリッド表示にする

Toodledoのタスク表示は、マルチラインとグリッドがあります。

マルチラインは、最初はタスクだけが表示されていて、折りたたみ部分を開くと、そこにタスクに付与した要素が何行かにわたって表示される、という形式です。

これに対して、グリッドは、一行がいくつかのセルに分かれて、そこにタスクに付与した要素が表示されます。Excelのような感じです。

グリッド表示は、見た目はあんまりかわいらしくありません。でも、一覧できる情報量が多い上に、並び替えなども簡単なので、Toodledoの強みを活かすためには、グリッド表示の方が、ダントツでおすすめです。

c.Fieldを並び替えて、幅を調整する(コラムの設定)

ToodledoのFieldは、並び替えや幅の調整をすることができます。

必要な情報量が表示されるだけの幅を確保しつつ、横スクロールをする必要がないようにしておくことが大切です。

(4) よく使うViewとそれぞれの役割

a.Viewを使い分ける

Toodledoのいいところは、Viewの使い分けができるところです。

GoogleカレンダーとToodledoのよいところは、いろんな表示が可能なところ

Toodledoに保存されているタスクのデータが共通でも、ビューを使い分ければ、そこからいろんな価値を引き出すことができます。

そのため、そのときにやりたいことに応じて、ビューを使い分けると、いろいろはかどります。

ビューを使い分けるポイントは、それぞれのビューに応じて、ソート順位を選ぶことです。そのビューに求めるものに対応したソート順位を設定しましょう。

私は、以下に説明する感じでビューを使い分けています。

  • mainビュー:基本。締め切りが近い順にすべてのタスクを並べる。今日締め切りのタスクを区切ること、近日中に締め切りになるタスクが目に入ること、を両立できるので、気に入ってます。
  • Calendarビュー:時間帯Context運用のとき
  • Folderビュー:案件ごとにタスクを串刺しで表示させて、案件の見通しを立てたりする場合

b.ビューの使い分け

(a) メインのmainビュー

私がメインに使うのは、mainビューです。基本は、いつもこのmainビューにしています。

私がメインビューでやりたいのは、

  • 手持ちタスクの全部を表示すること
  • 全部の手持ちタスクを締め切りが近い順に並べること
  • 今日やらなければいけないことを区切ること

の3つです。

そこで、私は、メインビューのソートの第一順位をDue Dateにしています。

こうすることで、すべてのタスクが、締め切りに近い順で並び、締め切り日に応じて、タスクリストに区切りが表示されます。

第二順位以下は、何でもよいのですが、時間帯Context運用のときを考えて第二順位をContext、第三順位をFolderにしています。

このようにmainビューを使うと、今日締め切りのタスク以外に、明日締め切り、明後日締め切りのタスクも、目に入ります。このことを煩わしく感じるなら、今日締め切りのタスクだけを表示させるビューをメインに使う、ということも考えられます。

しかし、私は、明日以降が締め切りのタスクも目に入った方が、明日以降の見通しをつけられるため、好きです。

(b) 時間帯Context運用のためのCalendarビュー

私は、『クラウド時代のタスク管理の技術』で解説されていた時間帯Context運用を、部分的に取り入れています。

この時間帯Context運用のためには、Silverプランの特典であるCalendarビューを使うのがよいと思います。

Toodledoの時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイント

(c) 案件ごとに俯瞰するFolderビュー

Folderを案件を管理するために使うと、案件に関係するタスクだけを抽出して表示することができます。このために使うのが、Folderビューです。

特定の案件のタスクだけを表示させることのメリットは、その案件を完了させるまでにどんな道筋をたどったらよいのかの見通しをつけることができることです。

また、案件に取り組み始めた段階で、その案件を終えるまでの青写真を描くこともできます。

このように、私は、Folderビューを、ひとつひとつの案件を俯瞰するために使っています。

3.Toodledoを使うための道具(ハードとアプリ)

(1) Windowsパソコン×Google Chrome

a.Toodledoのウェブサイトを、いちばんたくさん使っている

Toodledoは、クラウドのタスク管理サービスなので、いろんな端末から使用することができます。ブラウザから使うこともできますし、Androidアプリ、iOSアプリ、Macアプリから使うこともできます。Windows用のアプリケーションも、存在するようです。

これらたくさん選択肢の中で、私がもっともよく利用しているのは、WindowsパソコンのGoogle ChromeからToodledoのウェブサイトにアクセスして、という方法です。

b.アプリケーションショートカット化

Google Chromeには、アプリケーションショートカットという機能があります。特定のウェブページをGoogle Chromeで開くときに、Google Chromeのステータスバーやメニューバーなどをすべて取っ払って、そのページがあたかもひとつのアプリケーションであるかのような表示をさせる、という機能です。

私は、Toodledoのウェブサイトを、このアプリケーションショートカットによって利用しています。こうすると、同じディスプレイサイズでも、画面をちょっと広めに使えますので、表示できるタスクの量が、若干増えます。

アプリケーションショートカット化したToodledoで、ブックマークレットEndTime2を実行するために、Keyconfigを使う

c.デュアルディスプレイで、ひとつをほぼToodledo専用に

職場で使っているパソコンは、Windowsのデスクトップパソコンです。デュアルディスプレイにしています。

デュアルディスプレイのうち、右側に置いてあるディスプレイを縦方向に置いているのですが、このディスプレイに、基本的にずっと、Toodledoを表示させています。

縦長のディスプレイなので、50個くらいのタスクを俯瞰できます。50個のタスクを並べれば、私の場合は、今日締め切りのタスクはまず全部表示できます。

(2) iPhoneでToodledoを使う(Toodledo公式アプリ、速ToDo)

a.iPhoneからは、Toodledo公式アプリ

現在、私は、iPhoneを使っています。Toodledoの強みのひとつは、クラウドサービスなのでスマートフォンからも利用できること、です。この強みを活かすため、私は、iPhoneからもToodledoを使っています。

使っているアプリは、Toodledoの公式アプリです。以前はあんまり使いやすくありませんでした。でも、アップデートによって、かなり使いやすくなった気がします。

Toodledoの公式アプリ以外では、Appigo To Do、2Doなどが評判が高そうです。しかし、これらのアプリでは、アーカイブしたFolderをうまく扱うことができなかったので、Folderを重視する私としては、これらを採用することができませんでした。

b.タスク追加のために、速ToDoも、一応、使う

iPhoneのToodledo公式アプリはなかなかよくできています。しかし、タスクの追加が若干面倒です。

そのため、補助として、速ToDoというタスク追加に特化したアプリを使っています。

ただ、この速ToDo、アーカイブされたFolderまでもがFolderリストに表示してしまいます。ですから、あんまり使えていない、というのが、正直なところです。

(3) iPadでToodledoを使う(Toodledo公式アプリ)

iPadからToodledoを使うときも、Toodledo公式アプリを使っています。

以前のToodledo公式アプリは、iPadの広い画面を生かし切れていないような印象でした。しかし、今は、タスクの詳細展開などで、iPadの広い画面をうまく生かしているように感じます。

iPadでToodledoを使うなら、Toodledo公式アプリがよいと思います。

(4) 補足 AndroidでToodledoを使う

a.おすすめのUltimate To-Do List

補足ですが、2014年1月までは、私はAndroidを使っていました。AndroidとiPhoneの比較を云々するつもりはありませんが、ことToodledoに関しては、Androidの方が、私にとっては優れています。

おすすめなのは、Ultimate To-Do Listというアプリです。

AndroidでToodledoを使う(1) Androidアプリ「Ultimate To-Do List」の紹介

AndroidでToodledoを使う(2) 「Ultimate To-Do List」の設定例をメモします。

b.公式アプリも出たみたいだけれど、使っていないから分からない

なお、最近、AndroidのToodledo公式アプリが出たようです。

Toodledo – Google Play の Android アプリ

しかし、私はこのAndroid版公式アプリを使っていないため、使い勝手は分かりません。

4.他のクラウドサービスとの連携

(1) Toodledoはクラウドサービスなので、他のクラウドサービスと連携ができる

Toodledoは、クラウドサービスです。クラウドサービスのよいところは、ダブルブッキングの心配がないことや、使用端末を選ばないことに加えて、他のクラウドサービスと連携できる、ということではないかと思います。

Toodledoも、他のクラウドサービスと、いろんなかたちで連携をすることができます。

(2) 完了タスク情報の蓄積(ifttt)

私は、Toodledoの完了タスクを、iftttによって、他のクラウドサービスに蓄積しています。

基本となるのは、1日1ノートでEvernoteへ、と、1Folder(案件)1スプレッドシートでGoogleドライブへ、です。

なんのためにこんなことをしているかといえば、Toodledoで、「いつの間にか知恵が蓄積されている」を実現するためです。

Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値

a.完了タスクを1日1ノートでEvernoteへ

Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法

Evernoteのこのノートを確認すれば、何月何日に、どんなタスクを完了にしたのか、を確認することができます。

b.完了タスクを1Folder1スプレッドシートでGoogleドライブへ

Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録する

Googleドライブのこのスプレッドシートを確認すれば、特定のFolder(私の場合は特定の案件)に関して、いつどんなタスクを完了にしたのかを、一覧することができます。

(3) GoogleカレンダーとToodledoの連携

GoogleカレンダーとToodledoは、連携する公式の機能を持っています。この公式の連携を使うと、GoogleカレンダーにToodledoのタスクを表示させる、などのことができます。

Toodledoに登録したタスクをGoogleカレンダーに表示させる方法

でも、私は、この公式の連携は、使っていません。一番大きな理由は、Googleカレンダーにその日締め切りのToodledoのタスクを表示させると、Googleカレンダーが見づらくなるからです。

そこで、かなりアナログな方法なのですが、私がしているGoogleカレンダーとToodledoの役割分担は、Googleカレンダーに、作業枠を確保するためのスケジュールを登録する、というものです。

ToodledoとGoogleカレンダーの役割分担 ー Googleカレンダーの「作業枠」カレンダーにタスクをスケジュールとして登録する

5.Toodledoの運用

次に、Toodledoをどのように運用しているか、を記載します。

これまでの記載とかなり重なるところもありますが、実際の運用の流れという視点から、整理します。

(1) 基本の運用は、タスクリスト+締め切り+案件のシンプルなタスク管理

私にとって、Toodledoは、基本的には、シンプルなタスクリストです。Toodledoで管理したいのは、タスクと、タスクの締切りと、タスクが属する案件です。この3つを管理できれば、8割方満足です。

Toodledoを使う(7) 「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理

締め切りと案件を管理するタスクリストなので、Toodledoを使う流れは、

  • 発生したタスクをToodledoに追加する。このとき、タスクが属する案件と、そのタスクの締め切りを記録する。
  • タスクを片付ける。
  • 片付けたタスクを、Toodledoで完了にする。

というものです。

(2) Toodledoと現実を一致させるために、発生タスクをすぐに追加

a.Toodledo運用の肝は、Toodledoと現実を一致させること

Toodledoから恩恵を受けられるかの分かれ目は、Toodledoと現実が一致しているか否か、です。Toodledoと現実が一致しているなら、Toodledoに従ってタスクを片付ければ、それで現実もうまく進みます。でも、Toodledoと現実が一致していなければ、Toodledoに従ってタスクを片付けても、それだけでは現実はうまく進みません。

Toodledoと現実を一致させる

b.タスクが発生したら、すぐに追加する

Toodledoと現実を一致させるために大切なのは、タスクが発生したら、すぐにそのタスクをToodledoに追加する、ということです。

私は、

  • 外出中なら、iPhoneのToodledo公式アプリから追加
  • 職場にいるときは、パソコンからアクセスするToodledoウェブサイトから追加

という方法で、発生したタスクをすぐにToodledoに追加しています。

(3) タスクを片付ける

あたりまえのことですが、Toodledo自体は、タスクを片付けてくれません。Toodledoは、タスクについてのいろんなことを私に教えてくれるだけです。Toodledoが教えてくれるのは、たとえば、どんなタスクが存在するか、そのタスクは未了か否か、そのタスクの締め切り、案件などなどです。

Toodledoを使う(10) 「Toodledoにいつ何を教えてもらいたいか?」を考える

なので、Toodledoを使ってタスクを管理する運用においては、タスクを片付ける、ということが、必要不可欠です。

このとき、私は、Toodledoに従って、淡々と、タスクに取り組むようにしています。Toodledoと現実が一致していれば、Toodledoに従わなければひどい目に遭うし、Toodledoに従っていれば現実もうまくいく、ということを信じられるので、比較的邪念なく、Toodledoのいうことを聞くことができます。

(4) 「今やるべきタスクはない」を確信するための、朝の組立てと退社時の確認

a.Toodledoを使うのは、「今やるべきタスクはない」を確信するため

私がToodledoを使う大きな理由は、「今やるべきタスクはない」ということを確認するためです。

私が抱えているタスクの個数がゼロになるタイミングは、たぶん、私が死ぬまで訪れません。今の仕事を辞めても、子どもが独立しても、大病にかかって死の淵に近づいても、どんなときだって、何かしら、私がやるべきタスクは残っているのではないかと思います。

見方によっては、これは、死ぬまでタスクに追われ続ける、ということです。うんざりします。

でも、「今やるべきタスクはない」と確信できれば、その瞬間は、タスクから自由になれます。ほっと一息つけます。

そこで、「今やるべきタスクはない」と確信することが、とても大切になります。この「今やるべきことはない」を確信する瞬間を味わうために、私はタスク管理をしています。

タスクを管理しないと、「今やるべきことはない!」との判断を下せない

どのようにタスクを区切ると、「今やるべきことはない!」と判断できるか?

b.朝の組み立て

「今やるべきことはない」を確信するために大切なのは、まず、朝の組み立てです。

私が出社して最初に行う作業は、Toodledoを開いて、その日のタスクを組み立てることです。具体的な手順を決めているわけではないのですが、おおむね、こんな感じです。

  • 今日締め切りのタスクを全部確認する
  • 今後1週間くらいが締め切りのタスクを全部確認して、これらのタスクのために、今日中に手をつけた方がよいタスクを、今日締め切りのタスクに追加する
  • 今日締め切りのタスクのうち、何か待ちのタスク(上司の決裁が必要、取引先のゴーサインが必要、他部門の作業が必要、などなど)がないかを確認して、何か待ちのタスクの待ちを解消するためのタスクを追加する
  • 今日締め切りのタスクのうち、大きすぎるタスクを分解したり、自分の行為になっていないタスクを自分の行為にしたりする

この作業によって、朝の段階で、その日のタスクリストを、ある程度整えます。

c.退社時の確認(と先送り)

私が「今やるべきことはない」を確信するタイミングは、毎日の退社時です。毎日、「今やるべきことはない」と確信してから、退社することにしています。

私の場合、これをしてこそ、子ども100%で子どもと向き合えるような気がしています。

子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい

しかし、朝の段階で組み立てたタスクの全部を片付けて退社する、ということを、毎日できているわけでは、全然、ありません。朝の段階で組み立てタスクが残ってしまう日もあります。また、日中に発生した新しいタスクを翌日以降に積み残してしまう日も、多々あります。

それなのに、なぜ、退社時に、「今やるべきことはない」と確信できるのでしょうか。

それは、翌日以降に先送りしているからです。私は、今日中に今日締め切りのタスク全部を片付けるのは無理だな、と感じたら、今日やらなくてもいいタスクを、どんどん、翌日以降に、先送りすることにしています。

私は、締め切りを、わりと緩く運用しています。今日締め切りのタスクの中には、もちろん絶対今日締め切りのタスクもありますが、できれば今日締め切りのタスクもあります。そのため、今日締め切りとなっているタスクの中には、明日以降でも全然かまわないタスクも存在しています。そこで、今日全部片付けるのは無理だと感じたら、さっさと諦めて、どんどん翌日以降に先送りすることにしています。

こうして、明日以降に先送りすることで、私は毎日、今日締め切りのタスクをToodledo上でゼロにしてから、退社しています。

※参考:私の締め切りの運用

Toodledoを使う(9) 締め切り日のレベルを分けるため、Contextを使う

Contextの使い方は、今と異なっています。でも、締め切りの運用は、今も、この記事で書いたとおりです。

(5) 時間帯Context運用を使うタイミング=タスクがたまってきて、気持ちがざわついているとき

毎朝Toodledoを組み立てるときに、私は、時間帯Context運用をしていません。つまり、タスクの見積り時間を入力して、いつ何をするかを組み立てる、ということを、していません。

この理由は、私の仕事のが、

  • ひとつひとつの仕事がかなり細切れであること(→ひとつひとつのタスク見積り時間が短く、また精度も低い)
  • 取引先からの電話や上司からの指示で割り込みタスクがしょっちゅう発生する(→時間帯でタスクを組み立てても、その通りに行くことはまずない)

という2つです。

でも、時間帯Context運用は、ある状況では、私にとっても有効です。それは、タスクがたまってきて、気持ちがざわついているとき、です。

私は、わりと気楽にタスクを先送りします。また、私の仕事は、突然の割り込み仕事が発生することが、しょっちゅうあります。そのため、ふと気づくとタスクがかなりたまっていて、忙しくなっていた、という状況に、たまに陥ります。

こんなときは、気持ちがざわつきます。でも、このざわついた気持ちのままにタスクを片付けていくのは、気持ちよくありません。効率も上がらないような気がします。そこで、このざわつきを落ち着かせることが大切です。

時間帯Context運用は、このざわついた気持ちを落ち着かせるために、とても有効です。

その理由は、

  • (精度が高くないとはいえ)一定の見積り時間を出すので、いつ頃全部のタスクを終えられそうか、具体的に分かる(ので、安心できたり、覚悟を決められたりできる)
  • 時間帯Context運用をすれば、今日中にできないタスクがどれくらいあるのかが可視化されるので、先送りの判断が早めにできる(その結果、今日締め切りのタスクがちょっと少なくなって、余裕ができる)
  • 時間帯Context運用のためのCalendarビューなら、今日のタスクしか目に入らないので、とりあえずこれだけを片付ければいいんだ、という気持ちになれる。

というあたりではないかと感じています。

(この時間帯Context運用の効用については、別途丁寧に掘り下げてみたいです。)

(6) レビュー的なもののやり方

a.レビューは、Toodledoと現実を一致させる作業

GTDは、レビューをしなさい、といいます。

私は、教科書的なレビューはしていません。週次レビューも月次レビューもやっていません。

私が考えるに、レビューの目的は、Toodledoと現実を一致させることにあります。Toodledoと現実が一致しているのであれば、特にレビューをする必要はないのだろう、と勝手に理解しています。

そのため、どのようにすればToodledoと現実が一致し続けるだろうか、という視点で、レビュー的なものを行っています。

b.レビュー的なもののやり方

私のレビュー的なもののやり方は、この記事に書きました。要するに、すき間時間に、Toodledoを開いて、気づいたこと修正を行う、というものです。

Toodledoと現実を一致させる

また、上に書いた毎朝の組み立ても、レビュー的なものの一環です。日次レビューと言えなくもないですね。

c.レビュー的なもののやり方は、もう少し研究したい

ただし、レビュー的なものについては、もう少し改善の余地があるのではないかと、自分で感じています。

そのうち、レビューをどうするかについて、別途研究・検討してみようと思います。

(7) 手動でバックアップ

a.バックアップ

私は、Toodledoに、タスクの全部を預けています。Toodledoのデータが消えてしまうと、自分が抱えているタスクがなんなのか、よく分からなくなります。

そのため、Toodledoのデータは、極めて大切です。万一の事態でもToodledoのデータが失われないようにしておかねば、と感じています。

とはいえ、私に思いつけるのは、バックアップくらいです。そこで、きちんとバックアップをすることを心がけています。

b.今のところ、手動

Toodledoには、バックアップ機能が用意されています。バックアップ機能を使えば、Toodledoに保存してあるデータを、ダウンロードすることができます。

方法は簡単です。

  • Tools→Import/Export/Backup
  • Backup / Restore
  • バックアップファイルをダウンロード

という3ステップです。

現段階では、私は、このように手動でバックアップをしています。Toodledoに、1週間の繰り返しタスクとして、「Toodledoバックアップ」というものを追加して、週に1回、バックアップをしています。

でも、自動化できたらいいのにな、と思っています。自動的にToodledoのバックアップデータをどこかに保存する仕組みを作れないかなあということを、もう少し研究してみます。

6.おわりに

以上、長々と、現段階での私のToodledo運用方法を記載しました。

自分なりの現段階のベストを尽くしてまとめたつもりですが、なかなかうまくまとめ切れていないようにも思います。また、書いていて、不十分なところや改善できそうなところを、いくつか気づくことができました。これらは、今後の改善課題です。

Toodledoは、私の毎日を支えてくれています。

私の仕事は、締め切りのある細切れの雑務が日々たくさん発生する仕事です。そのため、以前は、タスクを忘れているんじゃないかとか、締め切りに間に合わないんじゃないかとか、いろいろと不安で、オフのときも、ああり気持ちが休まりませんでした。

でも、今の私は、オフのときは、仕事のことをすっかり忘れていられます。これはToodledoのおかげです。そして、オフのときに仕事をすっかり忘れていられるからこそ、子どもと一緒にいるときは、ちょっとした気持ちひとつで、子ども100%の父親でいられるように思います。

大げさですが、Toodledoで人生変わったなあ、と感じます。Toodledoには足を向けて寝られません。

私がこの記事を書いたきっかけは、ブログ友だちの坂根さん(@sakane0958)が書かれた、以下の記事です。

[Toodledo]私の運用例の紹介

Toodledoは、柔軟なツールなので、仕事スタイルや生活スタイルによって、かなり多様な使い方を許容します。いろんな仕事スタイル・生活スタイルの人が、それぞれのToodledoの運用例をブログなどで公開することで、Toodledoに関する情報が、ウェブにどんどん蓄積していくんじゃないかなあと感じます。

皆様も、よろしければ、ご自身のToodledo運用方法を公開していただければ、と思います。

(自分の運用例をまとめると、自分なりのToodledoの使い方のコツ、のようなものが、たくさん見つかります。この観点からも、Toodledoの運用例をまとめることは、おすすめです。)

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    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

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