*

Gmailでタスクを含むメールを受信したとき、ブックマークレットでToodledoに追加する仕組み

公開日: : Google, Toodledo

1.Gmailでタスクを含むメールを受信したときの方針

タスクが入ってくる経路はいろいろありますが、代表的なもののひとつは、メールです。私は、すべてのメールをGmailに集めるため、Gmailが、メール経由のタスクが入り口です。

Gmailで受信したメールに含まれるタスクを管理する方針としては、次のふたつが考えられます。

  1. Gmail自体を、タスクを管理する仕組みとして使用する
  2. Gmail以外のタスク管理システムにタスクを収納する

このふたつを、私は、おおざっぱに言えば、次のように使い分けています。

  1. 当日中に処理できるタスクの場合、Gmail自体をタスクを管理する仕組みとして使用する
  2. 翌日以降までかかりそうなタスクの場合、Gmail以外のタスク管理システム、私の場合はToodledoに収納する。

そして、後者、Gmailで受信したメールに含まれるタスクをToodledoに収納するために、以下で説明する仕組みを採用しています。この記事では、この、Gmailでタスクを含むメールを受信したときに、そのタスクをToodledoに収納する仕組みについて、ご紹介します。

2.仕組みの前提:GmailとToodledoの機能

この仕組みの前提は、GmailとToodledoそれぞれの、以下の機能です。

(1) Gmailには、ひとつのメールスレッドを特定するURLが用意されている

まず、Gmailは、メールスレッドごとに、メールスレッドを特定するURLが用意されています。

このURLを確認するのは、簡単です。ブラウザでGmailのページにアクセスして、特定のメールスレッドを開いたときに、アドレスバーに表示されているURLが、それです。

このURLには、そのメールスレッドがどこにあるか、たとえば、受信トレイにあるのかアーカイブされているのか、などの情報も入っているようですが、受信トレイからアーカイブにメールを移動させても、URLとメールスレッドの関連づけは失われません。

(2) Toodledoには、閲覧中のウェブページをタスクに追加するブックマークレットが用意されている

次に、Toodledoには、閲覧中のウェブページをタスクに追加するブックマークレットが用意されています。

このブックマークレットを使うと、閲覧中のウェブページから移動せずに、閲覧中のウェブページのURLをノートにメモした形で、Toodledoにタスクを追加することができます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

閲覧中のウェブページをToodledoにタスクとして追加するブックマークレットの設定と使い方(+ちょっと変わった応用方法) | 単純作業に心を込めて

3.Gmailのメールスレッドを開いたページで、Toodledoブックマークレットを実行する

このふたつを組み合わせると、Gmailで受信したメールに含まれるタスクをToodledoに収納するための、こんな仕組みを作ることができます。

(1) 概要

Gmailでタスクを含むメールを受信したら、Gmailのそのメールスレッドのページで、Toodledoのブックマークレットを使う。

すると、Gmailのページにとどまったままで、Toodledoにタスクを追加することができるし、追加されたToodledoのタスクのノート欄にGmailのそのメールスレッドへのリンクURLが記載される。

メールスレッドのURLを使うと、タスクを実行する際にそのメールを確認したいときや、タスクを完了した報告のためにメールを返信するときに、便利。

(2) やり方

a.事前準備

事前準備として、Toodledoのブックマークレットを使えるようにしておきます。

b.タスクを追加する

タスクを追加する流れは、以下の通りです。

(a) Gmailで、タスクを含むメールを確認する

Gmailでメールを確認していると、タスクを含むメールが見つかるときがあります。タスクを含むメールを確認したら、この仕組みでタスクを追加する流れを始めます。

(b) Gmailで、当該メールスレッドを開いた状態で、Toodledoのブックマークレットを実行

タスクを含むメールスレッドを開いた状態になっているはずなので、その状態で、Toodledoのブックマークレットを実行します。

(c) Toodledoブックマークレットで、タスク作成

すると、Toodledoブックマークレットのタスク作成メニューがぬるっと現れます。 そのメニューのノート欄には、Gmailのメールスレッドを特定するURLが、すでに記載されています。

あとは、タスク名や締め切り日を入力して、タスクを作成します。

c.Toodledoでタスクを確認する

(a) Toodledoに収納されているから、Gmailを見る必要はない

この仕組みによってGmailからToodledoにタスクを収納したら、Gmailのほうは、アーカイブしてしまえばよいです。Toodledoさえ確認すればOKです。

(b) メールを参照したり、タスク完了後にメール返信する場合は、リンクを使ってGmailのスレッドに移動

Toodledoのノート欄に記載されているGmailのメールスレッドのURLは、以下の場合に役に立ちます。

タスクの中身を確認するために、もとのメールを確認したくなるときがあります。このときに、URLをクリックすれば、すぐに、そのメールを確認できます。

タスクを完了したら、タスクを発生させたメールに対する返信などで、報告をすることが、よくあります。URLをクリックすれば、すぐにそのメールの画面になりますので、そのメールスレッドに返信するだけです。

スポンサードリンク

関連記事

no image

Googleアカウントの2段階認証プロセスは、そこまで負担じゃない。3ヶ月間で増えた手間の検証。

1.Googleアカウントの2段階認証プロセスを設定してから、3ヶ月が経つ (1) 2段階認証プロセ

記事を読む

no image

Toodledoを使う(2) タスクにどんな要素を付与したいか

1.Toodledoをシンプルに使うには (1)Toodledoは、タスクのデータベースである

記事を読む

no image

Toodledoを使う(3) Folder,Star,Status,Context,Tagは、どんな特徴を有するか?

0.ポイント ToodledoのFields(Folder,Star,Status,Context

記事を読む

no image

Google AdSense2次審査対策のため、WordPressブログのリンクエラーを「Broken Link Checker」で調査

1.Google AdSenseの2次審査対策で、リンクエラーへの対処 現在、Google AdS

記事を読む

no image

ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

1.ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステム (1) タスクマネジメントに関するいくつ

記事を読む

no image

ToodledoとGoogleカレンダーの役割分担 ー Googleカレンダーの「作業枠」カレンダーにタスクをスケジュールとして登録する

1.はじめに 私は、タスクとスケジュールを管理するために、ToodledoとGoogleカレンダー

記事を読む

no image

Gmailを、クラウド上のメールシステムとして使う(2014年6月段階)

1.Gmailが提供するのは、クラウド上のメールシステム (1) Gmailは、クラウド上のメーラ

記事を読む

no image

Toodledoを、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」に育てる

1.何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書 (1) 何も手伝ってくれなくても、

記事を読む

no image

日本語でToodledoを使う(モバイル版orアプリ)

1.Toodledoは、日本語でも使える Toodledoは、英語のサービスです。 でも、Too

記事を読む

no image

Toodledoを使う(4) どの要素をどのFieldsに割り当てるか

0.とりあえずの方針 要素 ToodledoのFields

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑