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Toodledoを使う(8) 使う要素を少しずつ増やす

公開日: : 最終更新日:2012/07/13 Toodledo

1.Toodledoの、たくさんの要素とハードルの高さ

(1)Toodledoが用意するたくさんの要素

Toodledoを使えば、タスクにたくさんの要素を加えることができます。

Toodledoのウェブサイト右上の「Settings」からTasksの「Fields/Functions Used」に進めば、これだけの「Fields/Functions」が並んでいます。

  • Folder
  • Context
  • Goal
  • Start Date
  • Start Time
  • Due Date
  • Due Time
  • Repeat
  • Length
  • Timer
  • Priority
  • Tag
  • Status
  • Star
  • Location
  • Assignor
  • Trashcan

これらの機能をうまく使えば、自分の様々な状況(時間、場所、気分、道具、誰と一緒にいるか、等々)にふさわしいタスクリストを、Toodledoに作ってもらうことができるのだと思われます。

これだけの要素を備えていることは、Toodledoの強みのひとつです。

(2)Toodledoのハードルの高さの一因

他方で、Toodledoがこれらの要素を用意していることは、Toodledoのハードルの高さの一因にもなっているように思います。

a.何を意味する要素なのか、わからない

まず、そもそも、これらの要素の中には、何を意味するのかよくわからないものがたくさんあります。Folder、Due Date、Start Date、Priority、Locationあたりは、なんとなくわかります。しかし、Context、Tag、Statusあたりは、何を意味するのか、よく分かりません。

b.要素をどのように使ったらいいのか、わからない

次に、要素の意味合いは分かったとしても、要素をどのように使うかの自由の範囲が広いために、どの要素をどのように使ったらいいのか戸惑いがちです。たとえば、ContextとTagをどう使うかや、Starをどのように使うかは、決まりがないため、自分なりのルールを決めるところで、壁にぶつかってしまいます。

c.タスクへの要素付与がめんどくさくて、続かない

さらに、要素の意味が分かり、要素をどのように使うかを自分なりに決めたとしても、ひとつのタスクに付与する要素が多すぎると、タスクへの要素付与がめんどくさくて、続きません。タスクへの要素付与がめんどくさくなると、下手をすると、タスクを追加することがおっくうになってしまい、Toodledoにタスクを追加することを後回しにするようになります。すると、Toodledoのタスクリストと、現実の自分がやるべきこととの間に、乖離が生まれてしまいます。こうなると、Toodledoでのタスク管理は崩壊します。

2.対策:使う要素を少しずつ増やす

(1)使う要素を少しずつ増やす

a.対策

要素が多すぎてハードルが高いというToodledoの問題点に対する対策として、私は、

  1. 最初は、使う要素を大胆に絞り、
  2. 慣れてきたら少しずつ増やす、

という作戦が有効ではないかと思っています。

b.最初は、使う要素を大胆に絞る→Toodledoと現実のタスクが一致する状態を目指す

豊富な機能を備えるToodledoなので、最初からいろんな要素を使いたくなると思います。しかし、Toodledoに慣れる前からいろんな要素を使うと、たいていは、挫折します(少なくとも私はそうでした)。極端な話、最初は、タスクになんの要素も付け加えず、単なるタスクリストとして使ってもいいのではないかと思います。単なるタスクリストとして使うのであっても、タスクの追加のしやすさや、異なる端末での同期精度の高さなどによって、Toodledoの強みは十分に発揮されるはずです。

使う要素を絞れば、Toodledoへのタスク追加は楽です。楽なので、タスクが生じたらToodledoに追加する、ということが習慣になります。これが習慣になれば、Toodledoのタスクリストと、現実の自分がするべきことが、限りなく一致します。こうなればしめたものです。Toodledoを見れば自分がすることの全部が書いてあり、Toodledoにそのときのタスクが書いてなければ、そのときの自分はフリーなのだ、という状態になります。この状態は、精神的に楽な状態です。ここまで行けば、おそらく、Toodledoを手放せなくなるのではないかと思います。

c.Toodledoが手放せなくなった頃、使う要素を、少しずつ増やす。

そして、Toodledoを手放せなくなった後で、少しずつ、使う要素を増やしていけばいいと思います。

Toodledoを手放せなくなった頃には、

  1. 各要素の意味も理解できているはずです。
  2. 各要素をどのように使えば自分のタスクをうまく管理できるかが、おぼろげながら見えてくるはずです。
  3. 自分の性格上、どの程度の要素付与ルールであればきちんと要素追加をすることができるかが掴めてきます。

これら3点を理解した上で、使う要素を少しずつ増やしていけば、失敗がありません。また、仮に失敗したら、使う要素をまた元に戻したらよいだけです。

(2)私の場合

a.「タスクリスト+締め切り(Due Date)+案件(Floder)」

ひとつ前のエントリーで書いたように、私がメインで使っている要素は、「Folder」と「Due Date」です。「Folder」は案件に、「Due Date」は締め切り日に、使っています。

面倒くさがりの自分でも、すべてのタスクにFolderとDue Dateを設定するくらいなら、たいした抵抗なく続けることができています。また、FolderとDue Dateを付与しておけば、自分がToodledoに求めるタスクリストを表示することが、基本的には、できています。

コストパフォーマンス的に、FolderとDue Dateでタスクリストを管理する方法は、私に合っています。

b.使う要素を増やすための試行錯誤中

ただし、Toodledoの機能をもっと活用して、さらに便利なタスク管理システムを実現したい、という思いがあります。現在、試行錯誤中は、以下のふたつです。

(a)締め切りのレベルを区別するために、Context

Contextは、締め切りのレベルを区別するために使おうと思っています。

締め切りには、絶対的な締め切りと、自分なりの完了目標時期を定めた締め切りがあります。自分なりの完了目標時期は、状況に応じて多少後ろにずらすこともできますが、絶対的な締め切りは動かせません。動かしていい締め切りなのか、動かせない締め切りなのかを区別するために、「A.絶対・B.身内・C.自分」という3つのContextを作っています。

余裕があるときには、これらのContextを付与するようにしているのですが、まだ全然定着していません。(Contextをつけたタスクは、1%程度ではないかと思います。)

(b)自分だけでできる仕事か否かを区別するために、Status

Statusは、自分だけでできる仕事か否かを区別するために使いたいと思っています。

自分だけでできるタスクと、自分だけではできないタスク(誰かに依頼して待っているタスクだったり、誰かと一緒でないとできないタスク)は、区別する意味があるのではないかと思っています。自分だけでできるタスクは、自分だけでさっさとやったらいいですが、自分だけではできないタスクは、自分だけではできません。

Statusには、いろんな値があるので、どの値をどのようなタスクに付与するかについてのルールを固めなくちゃなと思っていますが、まだまだ適当です。

3.おわりに

Toodledoは、一見ハードルが高いサービスですが、実はシンプルに使うこともできます。そして、利用のコストは高くありません。(シンプルに使うなら無料アカウントで十分ですし、有料のProアカウントも、年間約1200円であり、驚くほど安いです。)

Toodledoをはじめたいなと思ったら、最初はシンプルに使ってみて、気に入ったら、少しずつ使う要素を増やす、という入り方をするのがよいのではないかと思います。

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