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Toodleoが消せる、タスクに関する3つの疑心暗鬼

公開日: : Toodledo

1.「Toodledoで人生が変わった」の正体

(1) Toodledoで人生は変わったけれど、外から見たら、たぶん、何も変わらない

先日、Toodledoのまとめ記事を書きました。

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

2014年2月段階で、私がどんなふうにToodledoを使っているかを、できるかぎり詰め込んで書いた記事です。

この記事のタイトルを、私は、「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)」とつけました。「私にとって、Toodledoは、どんな存在なんだろう」と考えていたら、「Toodledoで人生変わったなあ」、と感じたため、Toodledoへの感謝を込めて、「Toodledoで人生が変わった」というタイトルにしました。

でも、外から見たら、私の人生は、たぶん、何も変わっていません。Toodledo使用前の私と、Toodledo使用後の私とは、特に大きな変化はありません。

仕事も同じです。住む場所も、収入も、生活のリズムも、だいたい同じです。夢を叶えたわけではなく、夢を見つけたわけでもなく、ミッションを見つけたり新しい役割を与えられたわけでもありません。

(2) Toodledoで、ストレスが減った

では、何が変わったのかといえば、ストレスです。ストレスが減りました。Toodledoを使うようになって、運用が落ち着いたころから、ストレスがかなり減りました。

ストレスが減ると、外から見たら同じようなことをしていても、自分にとっては、全然違います。毎日の心地よさもちがいます。仕事のおもしろさもちがいます。全体としてみれば、かなり大きなプラスのように感じます。

これが、私の「Toodledoで人生変わったなあ」という実感の正体です。

(3) Toodledoで消せるストレス、消せないストレス

Toodledoを使えば、ストレスが減る。これは、私がToodledoを使う目的であり、理由であり、意義です。

でも、Toodledoを使えばすべてのストレスが消える、というわけでは、もちろん、ありません。Toodledoではどうしようもないストレスもあります。

では、Toodledoは、どんなストレスなら消せて、どんなストレスは消せないのでしょうか。また、その理由はどこにあるのでしょうか。私は、このToodledoとストレスの関係を、少し掘り下げてみたいと思いました。

私にとって、これを掘り下げる作業は、Toodledoの力を正しく把握して、同時に、Toodledoの限界も自覚しておく、ということです。これからもずっと安定してToodledoに力を発揮してもらうには、こんなことが大切なのではないかと感じます。

そこで、何回かに分けて、Toodledoで消せるストレスと消せないストレスについて、つらつらと、掘り下げてみます。

まずは、「Toodledoで消せる3つの疑心暗鬼」のことを考えます。

2.Toodledoで消せる3つの疑心暗鬼

(1) タスクに関するう3つの疑心暗鬼

Toodledoを使い始める前、私は、タスクについての3つの疑心暗鬼を持っていました。自分に対する疑心暗鬼です。

a.何らかのタスクを忘れているのではないか

ひとつは、「自分は今、何らかのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗記です。

Toodledoを使い始める前、私は、たくさんのタスクを抱えると、全部のタスクを覚えておくことができず、いくつかのタスクを忘れてしまっていました。その多くは幸運にも締め切り前に何らかのリマインダによって思い出し、事なきを得てきました。でも、そのうちの少しは締め切りを過ぎるまで忘れっぱなしで、失敗しました。

思い出すにせよ、忘れっぱなしにせよ、何らかのタスクを忘れる経験をすると、自分に対する信用度が減ります。そうなると、常に、「自分は何らかのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗鬼になります。

この疑心暗鬼は、けっこうなストレスです。なぜなら、常に疑心暗鬼状態である上に、タスクを忘れちゃわないように、タスクのリマインダを探し続けることになるからです。つまり、タスクに関連する何かを、常に頭から消すことができません。

「自分は今、何らかのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗鬼。これが、Toodledoを使い始める前に、私が持っていた疑心暗鬼のひとつめです。

b.自分はこのタスクを忘れてしまうのではないか

ふたつめは、「自分はこのタスクを忘れてしまうのではないか」という疑心暗鬼です。これは、新しいタスクが発生したタイミングの疑心暗鬼です。

新しいタスクが発生したとします。でも、その新しいタスクは、多くの場合、「今」できるタスクではなく、「将来のいつか」にならないとできないタスクです。また、仮にそのタスクを今「できる」としても、今別のタスクをやっていたら、そのタスクを今、「やる」ことはできません。

結局、その新しいタスクに取りかかるのは、「今」ではない「将来のいつか」です。

となると、今の私は、その新しいタスクを、きちんと覚えていなければいけません。「将来のいつか」にそのタスクのことをきちんと思い出して、そのタスクに取りかからなければいけません。

しかし、私は、タスクをしょっちゅう忘れます。そのため、「今発生したこの新しいタスクのことを、自分は忘れてしまうのではないか」という疑心暗鬼がやってきます。

この疑心暗鬼も、けっこうなストレスです。新しいタスクが発生するたびに、やるべきタイミングでこのタスクを思い出すことができるだろうか、という不安と戦わなければいけません。いきおい、新しいタスクが発生するということそれ自体が、イヤになってきます。

新しいタスクが発生したときに、「自分はこのタスクを忘れてしまうのではないか」という疑心暗鬼。これが、Toodledoを使い始める前に、私が持っていた疑心暗鬼のふたつめです。

c.タスクの先送りをしたら、ひどい目に遭うのではないか

みっつめは、「このタスクを先送りしたら、将来ひどい目に遭うのではないか」という疑心暗鬼です。これは、タスクを先送りするときの疑心暗鬼です。

自分が抱えているタスクを全部きれいに片付けてから退社、ということを実行できるなら、問題はありません。でも、毎日タスクを全部片付ける、というわけにはいきません。自分のキャパシティの問題もありますし、自分以外の何か待ちのタスクが残ってしまうこともあります。

このとき、タスクの先送りが生じます。必要になります。

そして、このタスクの先送りのときに、私は、疑心暗鬼に襲われます。「このタスクを先送りしたら、将来、自分は、ひどい目に遭うのではないか」という疑心暗鬼です。

この疑心暗鬼の「将来のひどい目」とは、次のふたつです。

ひとつは、先送りしたら、忘れるんじゃないか、という疑心暗鬼です。上のbで書いた疑心暗鬼と同類です。

もうひとつは、このタスクを先送りしたら、タスクがたまってしまって、将来、こなしきれないほどのタスクに追われるのではないか、という疑心暗鬼です。明日、明後日の大変さを想像して、うんざりしちゃうわけです。

この疑心暗鬼のために、私は、タスクの先送りを悪だと考えていました。タスクは、その日に全部片付けるのが理想で、タスクの先送りをした日は、タスクの先送りが発生した日は、理想に比べてマイナスの日だ、と考えていました。

そのため、タスクの先送りが発生するたびに、私はストレスを感じていました。でも、タスクの先送りは、あたりまえのようにしばしば発生します。私は、そのたびにストレスを受けていました。

(2) Toodledoが、疑心暗鬼を消した

この3つの疑心暗鬼を、Toodledoがキレイに消してくれました。

a.何らかのタスクを忘れているのではないか

まず、「自分は今、何らかのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗鬼です。

この疑心暗鬼の原因は、自分が抱える全部のタスクを一元管理できていなかった、ということでした。一元管理できなかったために、タスクの全体がわからなかったことでした。私のタスクは、Gmailの受信メールや、上司から依頼された仕事メモ、書類トレイに置かれた請求書、手帳のメモ欄や仕事用のキャンパスノートなど、いろんなところに散在していました。そのため、どことどことどこを見たら自分の全部のタスクを確認できるのかが、把握できませんでした。

これに対して、Toodledoでタスクを管理するようになってから、私は、すべてのタスクをToodledoに入れることにしました。Toodledoに入っているタスクが、自分が抱えるタスクの全部でした。そのため、Toodledoの中にないなら、タスクはない、と判断することができるようになりました。

まあ、実際には、Toodledoと現実が不一致で、Toodledoに入っていないのだけれど、現実には存在するタスク、というものは存在します。でも、大切なのは、「Toodledoになければないんだ」と思える、ということです。これによって、「自分は今、何らかのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗鬼は消すことができます。

「ないことの証明はむずかしい。」という言葉があります。悪魔の証明、といったりもします。

ないことの証明がむずかしいひとつの原因は、対象範囲が限定されていないことです。範囲が限定されていれば、その限定された範囲をくまなく調べれば、ないことを証明することは、まあ何とか可能です。でも、対象範囲が限定されていなければ、ある範囲をくまなく調べてその範囲にないことを証明しても、他の範囲に存在する可能性を否定できないので、ないことの証明ができません。

「自分が忘れているタスクがない」ことの証明も、これと似ています。Toodledoの中にすべてのタスクを入れておけば、タスクを探す対象範囲が、Toodledoに限定されます。Toodledoという対象範囲を探して、その中になければ、ないのです。それ以上、もっと別の場所にあるのでは?という疑心暗鬼を感じる必要はありません。

b.自分はこのタスクを忘れてしまうのではないか

次に、新しいタスクが発生したときの疑心暗鬼、「自分はこのタスクを忘れてしまうのではないか」という疑心暗鬼です。

(a) すぐに記録する

この疑心暗鬼の原因のひとつ、新しいタスクが発生したときに、そのタスクをどこに記録しておくのかが決まっていないことでした。以前の私は、新しいタスクが発生したとき、あるときは手元にあるメモに記載し、あるときは書類トレイに依頼文書を置いておき、あるときは手帳の余白に記入する、というような状態でした。いきあたりばったり。

このようになっていた根本原因は、タスクを収納する場所が決まっていなかったことです。

これに対して、Toodledoを使い始めてから、私は、Toodledoをタスクを収納する場所に決めました。そして、Toodledoは、クラウドサービスです。なので、手元にパソコンかスマートフォンがあれば、すぐにその場でToodledoにタスクを記録することができます。

そのため、「新しいタスクが発生したら、Toodledoに記録する」というシンプルなルールを決めることができました。

今では、新しいタスクが発生したら、四の五の言わずに、とりあえず、Toodledoに記録します。疑心暗鬼を感じる前に、とにかく、そのタスクの内容と、締め切り(決まっていないなら適当に)と、案件(決まっていないなら「@inbox」など適当に)を、Toodledoに記録してしまいます。

(b) 必要なタイミングで必ず思い出せる、という安心感

この疑心暗鬼のもうひとつの原因は、「必要なタイミングでこのタスクを思い出せることの保証がない」ということでした。

つまり、発生したタスクをいきあたりばったりでいろんな場所に記録すると、そのタスクを思い出すべきタイミングで、そのタスクを思い出せる保証が何もありません。毎日すべてのタスク保管場所をチェックするのは大変ですので。

これに対して、Toodledoなら、

  • すべてのタスクにDue Dateを付与すること
  • 毎日Toodledoを確認すること

という2つの条件を満たしさえすれば、必要なタイミングで、そのタスクを思い出すことができます。

そのため、今では、ToodledoにDue Date付きでタスクを追加したとたん、その新しいタスクについて、「自分はこのタスクを必要なタイミングで思い出せないのではないか」という疑心暗鬼をきれいさっぱり消すことができます。

c.タスクの先送りをしたら、ひどい目に遭うのではないか

最後に、タスクの先送りをしなければいけないときに、「タスクの先送りをしたら、自分は将来ひどい目に遭うのではないか」という疑心暗鬼です。

この疑心暗鬼のひとつ、「先送りしたら、忘れるんじゃないか」という疑心暗鬼については、bで書いたのと同じ理由で、消えます。

もうひとつの「このタスクを先送りしたら、タスクがたまってしまって、将来、こなしきれないほどのタスクに追われるのではないか」という疑心暗鬼はどうでしょうか。

この疑心暗鬼に対しては、Toodledoで、先送り先の日のタスクを俯瞰することによって、ある程度対応可能です。Toodledoなら、明日や明後日のタスクを俯瞰することもできるからです。

逆にいえば、Toodledoでタスクを管理すれば、「このタスクを明日に先送りしてもよいか?」が見えるようになります。これは、仮に、あるタスクを明日に先送りすると、明日がとてつもなく忙しくなる、というのであれば、多少残業してでも、そのタスクを今日中に終わらせなくちゃ、ということが分かる、ということを意味します。

こうなると、タスクの先送りについて、しちゃだめなタスクの先送りと、しても問題ないタスクの先送りを区別できるようになります。あらゆるタスクの先送りが悪である、という感覚を脱して、場合によってはタスクを先送りしたって全然OKと判断できます。

これによって、安心してタスクの先送りができるようになること。これは、毎日のタスクをこなし続けていく上で、強力な武器になります。

このように、Toodledoを使えば、「タスクの先送りをしたら、自分は将来ひどい目に遭うのではないか」という疑心暗鬼を消し、安心してタスクの先送りをすることができるようになります。

3.現段階でのまとめと、今後の検討テーマ

この記事は、「Toodledoで消せるストレス、消せないストレス」という大きなテーマの一部を検討した文章です。

(1) この記事のまとめ

この記事で言えることは、次の3つのことです。

Toodledoを使うと、

a.自分は何かのタスクを忘れているのではないか

自分の手持ちタスクの全部を一元把握できるから、「自分は何かのタスクを忘れているのではないか」という疑心暗鬼を消すことができます。そのため、忘れてるタスクはない、と安心できます。

b.自分はこのタスクを忘れてしまい、必要なときになっても思い出さないままではないか

新しいタスクが発生したときにすぐにToodledoに追加できて、しかもToodledoに追加すれば必要なときに思い出せるから、「自分はこのタスクを忘れてしまい、必要なときになっても思い出さないままなのではないか」という疑心暗鬼を消すことができます。そして、新しいタスクが発生することがそんなにストレスではなくなります。

c.このタスクを先送りすると、将来、ひどい目に遭うのではないか

タスクの先送りをするときに、してもよいタスクの先送りとしちゃだめなタスクの先送りの区別がつくようになるため、「このタスクを先送りすると、将来ひどい目に遭うのではないか」という疑心暗鬼を消すことができます。そして、しても大丈夫なタスクの先送りを活用することで、余裕を持って日々のタスクをこなしていくことができます。

(2) 今後の検討テーマ

とりあえず、Toodledoで消せるタスクを検討したので(もっといろんなストレスを消せるような気もしますが、とりあえず現時点では先に進みます)、次は、Toodledoで消せないストレスについて考えてみます。

現時点で思いつける、Toodledoでは消せなそうなストレスは、

  • やりたくないタスクを抱えるストレス
  • やることの量が自分のキャパシティを超えているために感じるストレス
  • どのように片付けたらいいか分からないタスクを抱えているストレス

くらいかなあと思います。

次は、これらを検討してみます。できれば、消せないまでもToodledoを使うことでこれらのストレスにどのように対応したらよいか、ということも考えてみたいです。

参考:Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

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