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Toodledoを使って、長期プロジェクトを計画的に着実に粛々と遂行する

1.長期プロジェクトを計画的に着実に粛々と遂行するために、Toodledoがどう役に立つか

(1)長期プロジェクトとは何か

多くのタスクは、そのタスクを完了すればそれで終わり、というわけではありません。ひとつの目的に向かって、複数のタスクが有機的に連なっています。そのような、ひとつの目的に向かう一連のタスクが、いわゆるプロジェクトです。

プロジェクトの中には、1日で終わるものもあれば、数ヶ月や数年かかるものもあります。1日で終わるプロジェクトなら、それほど注意深く管理する必要はないかもしれませんが、数ヶ月や数年かかるプロジェクトをきちんと片付けるには、計画を立てて着実に粛々とひとつひとつのタスクを遂行する必要があります。

(2)長期プロジェクトの難しさ

長期プロジェクトの難しさは、適切なタイミングで適切な作業をすることにあります。

長期プロジェクトは、ひとつの作業を完璧に行ったとしても、別の作業を放置していると、プロジェクト全体がうまく動きません。適切なタイミングで適切な作業をもれなく片付けることが求められます。長期プロジェクトの失敗は、多くの場合、ひとつひとつの作業の質が低いことにあるのではなく、適切なタイミングで適切な作業をすることに失敗する(失念する)ことにあります。

逆に言えば、適切なタイミングで適切な作業を行えば、多くの場合、長期プロジェクトは、おおむね円滑に進みます。ひとつひとつの作業を見れば100点満点でないとしても、すべての必要な作業を適切なタイミングで完了させれば、プロジェクト全体としては、十分合格点のレベルに達することが多いように感じます。

(3)Toodledoがどう役に立つか

長期プロジェクトにおいて大切な、適切なタイミングで適切な作業を片付けるには、タスク管理システムが役に立ちます。私が使っているToodledoも、この役割を十分に果たしてくれます。

2.Toodledoの使い方

(1)プロジェクトのFolderを作る

まず、長期プロジェクトをまとめるための要素を作ります。Toodledoでは、Folderという機能がプロジェクトを扱うために適しています。

Folderの名前は、プロジェクトの名前でよいと思います。Folderは、Folder名のアルファベット順にソートされますので、接頭語をつければ、Folderの並び順を思い通りに並べ方をコントロールできます。

(2)タスクを追加する

次に、タスクの追加です。

a.Folderビューに切り替え

ToodledoのビューをFolderに切り替えて、プロジェクトのFolderを開きます。プロジェクトを完了させるために必要なタスクが、すべてここに並びます。

b.思いつくまま入力

Folderビューで、タスクを追加します。最初は、複数タスクをまとめて追加する機能を使うとよいと思います。1行ごとにひとつのタスクになります。

プロジェクトを完了するために必要になりそうなタスクを、思いつくまま、次々と入力します。対外的に成果物を提出するといった正式なものだけでなく、自分にとってのメモ的なタスクをどんどん追加するのが大切です。

この段階では、タスクのレベルやグルーピングなどはあまり気にせずに、思いつくまま、何でもかんでも追加すればよいと思います。

c.自分の具体的な行動になっているかをチェックする。

次に、ステップbでToodledoに追加したタスクが、ちゃんと行動になっているかをチェックします。

タスクは、自分が具体的な行動によって実行できるものでなければいけません。しかし、ステップbでは、思いつくままに入力しているため、自分の行動ではないものがタスクとして記載されている場合があります。

そのため、タスクが自分の具体的行動になっているかをチェックして、自分の具体的な行動でない場合は、自分の具体的な行動(場合によっては、複数になる)に変換する必要があります。

たとえば、「課長の承認をとる」は、自分の行動ではありません。そこで、たとえば、「課長に、承認を求める報告書を提出する」「課長に承認の可否を確認する」というふたつのタスクに変換します。

このステップは大切です。タスク管理システムで管理できるのは、自分の影響力の範囲内にある自分の行動のみです。他人の行動は、管理できません。プロジェクト完了のために他人の行動が必要なら、その他人の行動を、自分の行動によって達成するための工夫をする必要があります。

d.適宜、タスクをばらしたり、中間的なタスクを配置したりする

タスクの中には、大物のタスクが存在します。その場合は、大物タスクを小さくばらしたり、大物タスクを完了させるための準備として機能する中間的なタスクを配置したりします。

たとえば、「論文を仕上げる」というタスクは大物すぎるので、「第1章を書き上げる」「第2章を書き上げる」「索引を整える」などのタスクにばらしたりします。あるいは、「資料をそろえる」「資料を分析する」「データを入力する」「構成を決める」などの準備的な作業を配置します。

e.期限を付ける

各タスクに、期限を付けます。Toodledoでは、Due Dateという機能がを使います。

私は、すべてのタスクに締め切りを付けるべきだと考えています。対外的な締め切りを持つタスクはもちろんですが、そのための準備としての作業であっても、自分なりの締め切りを設定するべきです。いつ頃までにこのタスクを完了させたいな、という自分なりの目標でもかまわないので、期限を設定する方がよいです。

f.全体を見渡して、整理する

最後に、プロジェクト全体を見渡して、抜けている作業がないかを確認します。必要に応じてc~eの作業を繰り返し、Folderビューに表示されるタスク一覧を、プロジェクト完了のために必要な作業一覧に近づける努力をします。

(3)タスクを粛々と片付ける

a.タスクを粛々と片付ける

長期プロジェクトを完了させるためには、たくさんのタスクを片付ける必要があります。タスクを完了させるためには、自分の手足を動かして、具体的な行動を起こす必要があります。いちばん大切なのは、タスクを粛々と片付けることだけです。

Toodledoには、プロジェクトを片付けるために必要なタスクと、それぞれのDue Dateが設定されています。Due Dateの近いタスクを、ただひたすら片付けていけば、それでよいはずです。

b.新たなタスクが生じたら、すぐに追加する

ひとつのタスクを片付けると、別のタスクが発生することがあります。また、予期せぬ何かが起きて、新しいタスクが発生することもあります。当初考えたタスクだけでプロジェクトが片付くことはありません。

新しいタスクが発生したときにいちばん大切なことは、すぐにそのタスクをToodledoに追加することです。そして、次に大切なことは、仮でもよいので、とりあえずDue Dateも設定しておくことです。

c.一定期間ごとに、タスクの見直しをする

1年単位の期間がかかる長期プロジェクトの場合、2,3ヶ月ごとに、タスクの見直しをした方がよいと思います。具体的には、最初に行った作業、(2)のc~fに記載した作業を行います。

この作業は、15分程度あればできる作業ですが、効果は大きいです。

この作業によって、プロジェクトの進行状況を確認することができますし、プロジェクトの見通しがある程度着くため、日々の具体的な作業に取り組む精神的負担も減ります。

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