*

Toodledoを使って、長期プロジェクトを計画的に着実に粛々と遂行する

1.長期プロジェクトを計画的に着実に粛々と遂行するために、Toodledoがどう役に立つか

(1)長期プロジェクトとは何か

多くのタスクは、そのタスクを完了すればそれで終わり、というわけではありません。ひとつの目的に向かって、複数のタスクが有機的に連なっています。そのような、ひとつの目的に向かう一連のタスクが、いわゆるプロジェクトです。

プロジェクトの中には、1日で終わるものもあれば、数ヶ月や数年かかるものもあります。1日で終わるプロジェクトなら、それほど注意深く管理する必要はないかもしれませんが、数ヶ月や数年かかるプロジェクトをきちんと片付けるには、計画を立てて着実に粛々とひとつひとつのタスクを遂行する必要があります。

(2)長期プロジェクトの難しさ

長期プロジェクトの難しさは、適切なタイミングで適切な作業をすることにあります。

長期プロジェクトは、ひとつの作業を完璧に行ったとしても、別の作業を放置していると、プロジェクト全体がうまく動きません。適切なタイミングで適切な作業をもれなく片付けることが求められます。長期プロジェクトの失敗は、多くの場合、ひとつひとつの作業の質が低いことにあるのではなく、適切なタイミングで適切な作業をすることに失敗する(失念する)ことにあります。

逆に言えば、適切なタイミングで適切な作業を行えば、多くの場合、長期プロジェクトは、おおむね円滑に進みます。ひとつひとつの作業を見れば100点満点でないとしても、すべての必要な作業を適切なタイミングで完了させれば、プロジェクト全体としては、十分合格点のレベルに達することが多いように感じます。

(3)Toodledoがどう役に立つか

長期プロジェクトにおいて大切な、適切なタイミングで適切な作業を片付けるには、タスク管理システムが役に立ちます。私が使っているToodledoも、この役割を十分に果たしてくれます。

2.Toodledoの使い方

(1)プロジェクトのFolderを作る

まず、長期プロジェクトをまとめるための要素を作ります。Toodledoでは、Folderという機能がプロジェクトを扱うために適しています。

Folderの名前は、プロジェクトの名前でよいと思います。Folderは、Folder名のアルファベット順にソートされますので、接頭語をつければ、Folderの並び順を思い通りに並べ方をコントロールできます。

(2)タスクを追加する

次に、タスクの追加です。

a.Folderビューに切り替え

ToodledoのビューをFolderに切り替えて、プロジェクトのFolderを開きます。プロジェクトを完了させるために必要なタスクが、すべてここに並びます。

b.思いつくまま入力

Folderビューで、タスクを追加します。最初は、複数タスクをまとめて追加する機能を使うとよいと思います。1行ごとにひとつのタスクになります。

プロジェクトを完了するために必要になりそうなタスクを、思いつくまま、次々と入力します。対外的に成果物を提出するといった正式なものだけでなく、自分にとってのメモ的なタスクをどんどん追加するのが大切です。

この段階では、タスクのレベルやグルーピングなどはあまり気にせずに、思いつくまま、何でもかんでも追加すればよいと思います。

c.自分の具体的な行動になっているかをチェックする。

次に、ステップbでToodledoに追加したタスクが、ちゃんと行動になっているかをチェックします。

タスクは、自分が具体的な行動によって実行できるものでなければいけません。しかし、ステップbでは、思いつくままに入力しているため、自分の行動ではないものがタスクとして記載されている場合があります。

そのため、タスクが自分の具体的行動になっているかをチェックして、自分の具体的な行動でない場合は、自分の具体的な行動(場合によっては、複数になる)に変換する必要があります。

たとえば、「課長の承認をとる」は、自分の行動ではありません。そこで、たとえば、「課長に、承認を求める報告書を提出する」「課長に承認の可否を確認する」というふたつのタスクに変換します。

このステップは大切です。タスク管理システムで管理できるのは、自分の影響力の範囲内にある自分の行動のみです。他人の行動は、管理できません。プロジェクト完了のために他人の行動が必要なら、その他人の行動を、自分の行動によって達成するための工夫をする必要があります。

d.適宜、タスクをばらしたり、中間的なタスクを配置したりする

タスクの中には、大物のタスクが存在します。その場合は、大物タスクを小さくばらしたり、大物タスクを完了させるための準備として機能する中間的なタスクを配置したりします。

たとえば、「論文を仕上げる」というタスクは大物すぎるので、「第1章を書き上げる」「第2章を書き上げる」「索引を整える」などのタスクにばらしたりします。あるいは、「資料をそろえる」「資料を分析する」「データを入力する」「構成を決める」などの準備的な作業を配置します。

e.期限を付ける

各タスクに、期限を付けます。Toodledoでは、Due Dateという機能がを使います。

私は、すべてのタスクに締め切りを付けるべきだと考えています。対外的な締め切りを持つタスクはもちろんですが、そのための準備としての作業であっても、自分なりの締め切りを設定するべきです。いつ頃までにこのタスクを完了させたいな、という自分なりの目標でもかまわないので、期限を設定する方がよいです。

f.全体を見渡して、整理する

最後に、プロジェクト全体を見渡して、抜けている作業がないかを確認します。必要に応じてc~eの作業を繰り返し、Folderビューに表示されるタスク一覧を、プロジェクト完了のために必要な作業一覧に近づける努力をします。

(3)タスクを粛々と片付ける

a.タスクを粛々と片付ける

長期プロジェクトを完了させるためには、たくさんのタスクを片付ける必要があります。タスクを完了させるためには、自分の手足を動かして、具体的な行動を起こす必要があります。いちばん大切なのは、タスクを粛々と片付けることだけです。

Toodledoには、プロジェクトを片付けるために必要なタスクと、それぞれのDue Dateが設定されています。Due Dateの近いタスクを、ただひたすら片付けていけば、それでよいはずです。

b.新たなタスクが生じたら、すぐに追加する

ひとつのタスクを片付けると、別のタスクが発生することがあります。また、予期せぬ何かが起きて、新しいタスクが発生することもあります。当初考えたタスクだけでプロジェクトが片付くことはありません。

新しいタスクが発生したときにいちばん大切なことは、すぐにそのタスクをToodledoに追加することです。そして、次に大切なことは、仮でもよいので、とりあえずDue Dateも設定しておくことです。

c.一定期間ごとに、タスクの見直しをする

1年単位の期間がかかる長期プロジェクトの場合、2,3ヶ月ごとに、タスクの見直しをした方がよいと思います。具体的には、最初に行った作業、(2)のc~fに記載した作業を行います。

この作業は、15分程度あればできる作業ですが、効果は大きいです。

この作業によって、プロジェクトの進行状況を確認することができますし、プロジェクトの見通しがある程度着くため、日々の具体的な作業に取り組む精神的負担も減ります。

スポンサードリンク

関連記事

no image

Toodledoの「Dailyタスクリスト」を材料に、1日をふり返り、翌日を準備する(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(3)1日の終わり編)

1.Toodledoで「Dailyタスクリスト」 (1) 「Dailyタスクリスト」という、タスク

記事を読む

no image

GoogleタスクからNozbeに乗り換え、結局、Toodledoに落ち着いている理由

1.私のタスク管理の変遷 (1)2010.11 Goolgeタスク導入 Androidを入手した

記事を読む

no image

ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

1.ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステム (1) タスクマネジメントに関するいくつ

記事を読む

no image

「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り」へ至った道のり5段階

1.「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2

記事を読む

no image

Toodledoは、連休明けに効く

1.連休はいつもできないことができるけれど、連休明けの仕事は混沌とする 私の勤務はカレンダー通りな

記事を読む

no image

スマートフォンからも操作できるタスク管理システムがよい理由

1.Toodledoを選んでいる理由は、Androidから不自由なく活用できるから (1) Too

記事を読む

no image

IFTTTに、Toodledoチャンネルの新しいTriggerが来た!

1.IFTTTに、Toodledoチャンネルの新しいTriggerが来た (1) うれしいお知らせ

記事を読む

no image

日本語でToodledoを使う(モバイル版orアプリ)

1.Toodledoは、日本語でも使える Toodledoは、英語のサービスです。 でも、Too

記事を読む

no image

アプリケーションショートカット化したToodledoで、ブックマークレットEndTime2を実行するために、Keyconfigを使う

1.ToodledoのアプリケーションショートカットとEndTime2 (1) Toodledoは、

記事を読む

no image

わざわざToodledoでタスクを管理する理由(3つの目的と、副次的な1つの価値)

1.メリットがあるから、わざわざToodledoでタスクを管理している (1) わざわざToodl

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑