*

WorkFlowyのDropboxバックアップの基本

公開日: : WorkFlowy

1.WorkFlowyのDropboxバックアップ機能

WorkFlowyには、Dropboxへのバックアップ機能があります。

Dropboxへのバックアップ機能は、有料プランであるWorkFlowy Pro限定の機能です。1日ごとに、アウトライン全体のデータを、人間には読めないデータ形式と人間にも読めるテキストファイルの形式で、保存し続けてくれます。

この記事では、このDropboxバックアップ機能の基本を説明します。

2.Dropboxバックアップを利用する設定

(1) WorkFlowy Pro

Dropboxバックアップを利用する前提として、WorkFlowyの有料プランであるWorkFlowy Proにアップグレードしなければいけません。

WorkFlowy Proは、年間49ドルの有料プランです。Dropboxバックアップだけでなく、新規トピック作成数の上限が撤廃されるなど、料金に値する価値を持っていますので、WorkFlowyを気に入った方は、よろしければご検討ください。

WorkFlowy Proの説明

(2) 設定メニューから「Auto-backup my WorkFlowy to Dropbox」にチェック

Dropboxバックアップを利用するには、そのための設定が必要です。

まず、上部バー右端にある「▼」を選択して、「Settings」から、設定メニューに入ります。

Dropboxバックアップを利用するためには、ここで、「Auto-backup my WorkFlowy to Dropbox」のチェックボックスにチェックを入れることになります。

設定メニューにチェック

(3) Dropboxの認証

チェックを入れると、Dropboxの認証が始まります。ブラウザからDropboxにログイン済みであれば、改めてのログインは不要です。

認証を終えた後は、Dropboxのアカウント設定で、「リンク済みのアプリ」のリストに「WorkFlowy」が表示されていることを確認できます。

リンク済みリストに表示される

WorkFlowyとDropboxは、どちらもクラウドサービスです。クラウドサービス同士をつなぐので、ひとつの端末から設定すれば、それですべての設定は完了します(つまり、利用端末ごとに設定する、などは不要です)。

3.Dropboxに作成されるファイル

Dropboxに作成されるファイルは、こんな感じです。

フォルダ・ファイル

  • WorkFlowy
    • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt
    • Data
      • (IDの登録メールアドレス).2016-01-19.workflowy.backup
      • (IDの登録メールアドレス).2016-01-18.workflowy.backup
      • ・・・
      • (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup
    • History
      • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).2016-01-19.txt
      • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).2016-01-18.txt
      • ・・・
      • WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt

(1) ファイルが作成される場所(フォルダ)

Dropboxの中の、どこにファイルが作成されるのでしょうか。

まず、

  • Dropbox
    • アプリ

というフォルダの中に、「WorkFlowy」というフォルダが作成されます。

そして、「WorkFlowy」というフォルダの中に、

  • Data
  • History

という2つのフォルダが作られます。

こうしで自動的に作られた「WorkFlowy」「Data」「History」という3つのフォルダに、バックアップファイルが自動的に作成されていきます。

(2) 作成されるファイルの種類

Dropboxに作成されるファイルは、以下の3種類です。

a.最新テキストファイル [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt ]

ひとつめは、 [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).txt ]という名前のテキストファイルです。

このファイルを開いてみると、アウトラインの内容を階層構造を反映したテキストデータになっています。

テキストファイルの中身

たとえば、上のスクリーンショットは、WorkFlowyのアウトラインにおける、次の部分に対応するテキストデータです。

対応するWorkFlowyのアウトライン

このテキストファイルは、「WorkFlowy」フォルダの中に作られます。

ファイルの個数は1個です。毎日、最新の内容が上書き保存されます。

b.テキストファイル [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt ]

ふたつめは、 [ WorkFlowy(IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.txt ]という名前のテキストファイルです。

ファイルの中身は、先ほどの最新テキストファイルと同じです。ただ、上書き保存ではなく、1日ごとに履歴を全部保存します。

このテキストファイルは、「History」フォルダの中に作られます。「History」フォルダの中に、ファイル名に日付を含んだこれらのファイルが、ずらりと並ぶわけです。

c.データファイル [ (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup ]

みっつめは、 [ (IDの登録メールアドレス).yyyy-MM-dd.workflowy.backup ]という名前のファイルです。

このファイルは、自然言語ではありませんので、人間には読めません。テキストエディタで開くことができますが、意味の分からない1行の文字の羅列に過ぎません。

このファイルは、「Data」フォルダの中に、1日ごとに作られます。「Data」フォルダの中に、ファイル名に日付を含んだこれらのファイルが、ずらりと並びます。

(3) ファイルが作成されるタイミング

a.頻度は、1日1回

これらのファイルは、1日1回、作成されます。

頻度は設定できません。1日1回です。

b.時刻は、日本時間で朝6時過ぎ?

これらのファイルが作成されるのは、私のアカウントでは、毎朝6時12分ころです。

差分メールが送信される時刻と同時刻だと思います。

4.作成されたファイルの利用

Dropboxに作成されたファイルは、どのように利用できるでしょうか。

(1) テキストファイルの利用

テキストファイルは、人間も判読できる普通のテキストファイルです。そのため、そのテキストファイルを読んだり、一部をコピーしたりして使うことができます。

では、WorkFlowyにデータを戻すことはできるでしょうか。

完全に戻すことはできませんが、かなりの程度、可能です。

方法は簡単。テキストファイルを開き、WorkFlowyに戻したい一部をコピーし、

この部分をコピーして

WorkFlowyのアウトラインにペーストします。Importです。もともとの階層構造を維持した状態で、WorkFlowyに戻すことができます。

ペーストすると、階層構造が反映される

テキストファイルからの復元は、要するに、

  • WorkFlowyからPlain TextでExportしたテキストファイルを、
  • WorkFlowyにImportする

という作業と同じです。

ExportとImportそれぞれの基本は、以下の記事にまとめました。

これらを踏まえて、いくつかの細かい点を整理します。

a.トピックの階層構造

テキストファイルのトピック階層構造は、行頭のスペースと記号で表現されています。

次のルールです。

  • 第1階層
    • 「-」1個・半角スーペース1個
  • 第2階層
    • 半角スペース2×2個、「-」1個・半角スペース1個
  • 第3階層
    • 半角スペース2×3個、「-」1個・半角スペース1個
  • ・・・
  • 第N階層
    • 半角スペース2×N個、「-」1個・半角スペース1個

b.note

トピックのnoteは、どのように扱われるでしょうか。

WorkFlowyのnoteとは何か? どう活用できるのか?

Exportの際は、noteの内容が「””」で囲まれます。

他方で、このデータをインポートしても、「””」で囲まれた部分がnoteに入ることはありません。トピック本文に、「””」で囲まれたテキストとして、Importされるだけです。

この上、noteの階層が1段下がる分、子トピックなどの階層もずれてしまいます。

c.Complete

Completedになったトピックは、どのように扱われるでしょうか。

WorkFlowyの「Complete」の基本

テキストファイルへExportする際は、トピック本文の行頭に、「[COMPLETE] 」という文字列が追記されます。

他方で、このデータをImportしても、Completedのトピックにはなりません。トピック本文に、行頭に「[COMPLETE]」という文字列が追記されたテキストとして、Importされるだけです。

d.下線・太字・斜体

テキストに設定した文字装飾(下線・太字・斜体)は、どうなるでしょうか。

WorkFlowyの下線・太字・斜体の基本と応用

テキストファイルへのExport時は、無視されます。下線・太字・斜体が文字に設定されていても、これらの情報がテキストファイルへ伝わることはありません。

テキストファイルに情報が渡っていないので、インポートしたときも、当然、下線・太字・斜体は反映されません。

e.まとめ

Dropboxバックアップによって作成されたテキストファイルは、WorkFlowyのアウトラインそのものを復活させるためのデータとしては、完璧ではありません。

しかし、トピックやnoteに格納されているテキストデータ自体は、すべてこのテキストファイルに保管されています。

テキストファイルは1日ごとで自動的に保存され、しかも残り続けるため、自分にとってのよいログになります。

(2) データファイルの利用

「Data」フォルダに保存されるデータファイルは、人間には読めません。コピー&ペーストしても、どうにもなりません。どのように利用したらよいのでしょうか。

結論として、現時点(2016-01)では、ユーザー自身がこのファイルを利用する方法は提供されていません。

では、どうすればよいのでしょうか。

WorkFlowy公式にデータファイルを送ることで、WorkFlowy公式がアウトラインデータを復旧してくれる、という使い方が想定されているようです。

なお、将来的には、ユーザー自身がバックアップファイルからデータを復旧できる機能が追加されることが予定されています。

What are DropBox Backups? – WorkFlowy

5.Dropboxバックアップの注意点

Dropboxバックアップ機能には、いくつかの注意点もあります。

(1) Dropboxのデータ容量が逼迫する

ひとつめは、Dropboxの容量消費です。Dropboxバックアップを有効にしていると、Dropboxの残容量が、わりとすぐに逼迫します。

なぜかといえば、アウトライン全体のデータが毎日2つずつ保存されるためです。

WorkFlowyのデータはテキストベースなので、それほど大きくはありません。しかし、アウトラインに含まれるトピック数が10万を超えると、それなりの容量になります。たとえば私の場合、トピック数約25万個で、テキストファイルが約30MB、データファイルが約60MBです。合計90MB。

この合計90MBが、来る日も来る日も休まずDropboxに保存されるのですから、数GB消費するのはあっという間です。

Dropboxバックアップ機能に、次のいずれかの設定が用意されれば、問題は解消します。

  • バックアップ対象を選択する設定
    • たとえば、「flow」トピック以下のみをバックアップする。
  • バックアップの頻度を選択する設定
    • たとえば、1週間ごとにバックアップする。

しかし、現状では、いずれの設定も不可能です。

そこで、対策として、私は、定期的にバックアップファイルをローカルのハードディスクに移動し、Dropboxから削除しています。Dropboxとローカルのハードディスクを同期しているのなら、パソコン上でDropboxのフォルダからバックアップファイルを移動するだけなので、簡単です。

(2) 情報管理の観点

ふたつめの注意点は、情報管理の観点です。

WorkFlowyのアウトラインは、すべてがひとつの場所に同居した、ただひとつのアウトラインです。

このアウトラインには、いろんな大切な情報が含まれています。たとえば私なら、ブログに関すること、子育てや旅行など家族に関すること、大学の講義に関すること、HandyFlowy&MemoFlowyに関することなどです。

ですから、WorkFlowyのアウトラインは、慎重に扱わなければいけません。

アウトラインデータが、WorkFlowyのサーバーにしかないのなら、情報管理はシンプルです。WorkFlowyのIDとパスワードをきちんと管理するしかありません。

しかし、Dropboxにバックアップすると、情報管理が複雑になります。管理の対象が広がりますし、別の注意が必要になるためです。

まず、当然ですが、Dropboxのアカウントをきちんと管理しなければいけません。次に、Dropboxにはテキストファイルが作られますので、このテキストファイルを慎重に管理しなければいけません。なにせ、テキストファイルを開きさえすれば、アウトラインのすべてを読むことができてしまうのですから。

Dropboxへのバックアップは自動ですし、便利です。しかし、情報管理は格段と複雑になります。Dropboxバックアップを利用するか否かは、この点からも検討しなければいけません。

6.おわりに

Dropboxバックアップは、WorkFlowyがクラウドサービスであることの強みを活かした機能です。一度設定しさえすれば、あとはバックアップファイルが自動的にDropboxに蓄積され続けます。

何のトラブルもない間は、何の恩恵もありません。でも、非常時には、とても心強い機能です。特に、今後、ユーザー自身が、データファイルからアウトラインを復元できるようになれば、確実なバックアップ手段となるでしょう。

他方で、ちりも積もれば山となってDropboxの容量を食い潰しますし、情報管理も複雑になります。

自分のWorkFlowyを含む情報システムにおいて、このDropboxバックアップがどのように機能するかを考えた上で、導入をご検討ください。

スポンサードリンク

関連記事

no image

WorkFlowyの共有機能を理解するための3つの軸、価値を引き出すためのマトリクス

1.WorkFlowyの共有機能を理解するための3つの軸 WorkFlowyには、共有機能があります

記事を読む

no image

「とりあえずWorkFlowy」から受け取ったもの

1.「とりあえずガンダム」戦略 by 『コンビニ店長のオシゴト』 『Facebook×Twitter

記事を読む

no image

情報の構造を活かし、Amazonから目次をWorkFlowy&MemoFlowyに取り込む「入口」拡張ツール

1.はじめに 昨日、マロ。さんによって、「kindle highlight to WorkFlowy

記事を読む

no image

MemoFlowyの進化は止まらない。メモ入力画面から直接WorkFlowyに書き込めるように!(Android Ver.1.1 & iOS Ver.1.4)

MemoFlowyはWorkFlowyへのテキスト入力に特化したメモアプリです。ぱっとアプリを立ち上

記事を読む

no image

WorkFlowyがテキストを管理する枠組みは、「テキストをトピックに格納する」と「トピックを階層構造で管理する」の2段階

1.WorkFlowyは、テキストとトピックの2段階で、テキストを管理する クラウドアウトライナー

記事を読む

no image

WorkFlowyに存在する秩序は、順番と深さからなる二次元の階層構造ただひとつ(「ただひとつ」というWorkFlowyの思想その3)

1.WorkFlowyの「ただひとつ」という思想 WorkFlowyは、思想を持ったツールです。これ

記事を読む

no image

WorkFlowyで、骨格のある物語を書いたお話(榊田耕作さんから想田彩郎さんへ)

1.WorkFlowyの物語を、WorkFlowyで書く 先日、物語を書きました。 WorkFlow

記事を読む

no image

WorkFlowyによるタスク管理は、現在と過去を扱う

1.WorkFlowy「だからこそ」のタスク管理 WorkFlowyは、しばしば、タスク管理ツールと

記事を読む

no image

WorkFlowy基本5原則【第3原則】「アウトライン」を流動的に変化させ続ける

1.はじめに WorkFlowyは、他の道具にはあまり見られない特徴を持つ、ちょっと変わった道具で

記事を読む

no image

WorkFlowyのURLを活用するアイデアを妄想する(2) WorkFlowyをToodledoとつなぐ

1.WorkFlowyのURLの活用を妄想する (1) 「WorkFlowyのURLを活用するアイデ

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑