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WorkFlowyのExportの基本(テキストファイル、Word、Evernote、Gmail)

公開日: : WorkFlowy

1.WorkFlowyを他のツールへと「開く」Export機能

WorkFlowyを他のツールへと「開く」機能が、Import機能とExport機能です。

先日は、Import機能の基本を整理しましたので、今回は、Export機能の基本を整理します。

WorkFlowyのImportの基本(テキストファイル、Excel、Evernote)

Export機能で整理するのは、次の4つのツールへのExportです。

  • テキストファイル
  • Word
  • Evernote
  • Gmail

2.WorkFlowyのExport機能の基本

(1) Export機能の基本は、コピー&ペースト

WorkFlowyのImport機能は、ふつうのコピー&ペーストでした。

同じように、WorkFlowyのExport機能も、基本は、ふつうのコピー&ペーストです。

WorkFlowyのトピックから、エクスポートしたい部分を選択してコピーし、

WorkFlowyのトピックを選択して、コピーする。

他のツール(ここではEvernote)にペーストすれば、Exportが完了します。

Evernoteへペーストする。

(2) Exportメニューで、3種類の形式を選択できる

他方で、WorkFlowyには、「Export」というメニューが用意されています。「Import」というメニューが用意されていないのとは対照的です。この「Export」の存在意義は、どこにあるのでしょうか。

「Export」というメニューが用意されている。

「Export」メニューに存在意義は、次の3種類の形式で、Exportするデータを取得できるところです。

  • Formatted(段差の形に整形してエクスポート)
  • PlainText(テキストデータでエクスポート)
  • OPML(アウトラインファイルの標準ファイル形式であるOPML形式でエクスポート)

Formatted

エキスポートメニューのformatted

PlainText

Exportメニューのテキスト

OPML

ExportメニューにOPML

(3) Export先ごとの整理

つまり、WorkFlowyからのExportは、次の4種類の形式でのExportができる、ということです。

  • WorkFlowyの画面からそのままコピー&ペーストする
  • Formatted(段差の形に整形してエクスポート)
  • PlainText(テキストデータでエクスポート)
  • OPML(アウトラインファイルの標準ファイル形式であるOPML形式でエクスポート)

そこで、以下、次の4つのExport先ごとに、この4種類の形式でのExportを整理します。

  • テキストファイル
  • Word
  • Evernote
  • Gmail

Export機能を検証するために、次のようなWorkFlowyトピックを使います。

Exportを検証するための素材のトピック。

3.Export先ごとのExportの整理

(1) テキストファイル

最初に、テキストファイルへのExportを整理します。

テキストファイルは、最も汎用的なデータ形式です。また、通常、テキストエディタは、優れた置換機能を持ってます。

そのため、テキストファイルへのExportを理解しておけば、応用が効きます。

a.コピー&ペーストそのまま

WorkFlowyのトピックをそのままテキストファイルにコピー&ペーストした場合、どうなるでしょうか。

こうなります。

テキストのフォーマッティッド。

以下のルールのようです。

  • 1トピックごとに改行される
  • Zoomしたトピックは、1行目に記載される
  • Zoomしたトピックの子トピックは、行頭に、トピックのレベルに応じた個数の半角スペースが挿入される
    • レベル1のトピックの行頭に、4個の半角スペースが挿入される
    • レベル2のトピックの行頭に、8個の半角スペースが挿入される
    • レベルnのトピックの行頭に、4×n個の半角スペースが挿入される

b.Formatted

Exportメニューから「Formatted」を選び、テキストファイルにコピー&ペーストした場合、どうなるでしょうか。

(Zoomしたトピックの「Export」メニューです。)

こうなります。

テキストのフォーマッティッド。

WorkFlowyからそのままコピー&ペーストしたときと同じですね。

c.Plain Text

Exportメニューから「Plain Text」を選び、テキストファイルにコピー&ペーストした場合、どうなるでしょうか。

こうなります。

テキストのプレーンテキスト。

以下のルールのようです。

  • 1トピックごとに改行される
  • Zoomしたトピックは、1行目に記載される
  • Zoomしたトピックの子トピックは、行頭に、トピックのレベルに応じた個数の半角スペースと半角ハイフンが挿入される
    • レベル1のトピックの行頭に、半角ハイフンと1個の半角スペースが挿入される
    • レベル2のトピックの行頭に、2個の半角スペースに続き、半角ハイフンと1個の半角スペースが挿入される
    • レベル3のトピックの行頭に、4個の半角スペースに続き、半角ハイフンと1個の半角スペースが挿入される
    • レベルnのトピックの行頭に、2×(n-1)個の半角スペースに続き、半角ハイフンと1個の半角スペースが挿入される

d.OPML

Exportメニューから「OPML」を選び、テキストファイルにコピー&ペーストした場合、どうなるでしょうか。

こうなります。

テキストのOPML

OPMLのソースが、そのままペーストされます。

OPMLは、アウトラインファイルの汎用的なマークアップ言語だそうです。

WorkFlowyが吐き出すOPMLには、階層を反映した半角スペースによるインデントがついています。

(2) Word

次に、WordへのExportを整理します。

私が主に属している世界では、2015年の今でも、Wordが強い存在感を放っています。

この世界において、WorkFlowyを「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」として活用するためには、WorkFlowyからWordへと「暫定的な作品群」を切り取ることがとても大切です。

参考:彩郎流二毛作。知的生産の治具マクロ「WFtoMSWD.dot」で、Word文書作成プロセスから得る収穫を倍にする。

WorkFlowyからWordへのExportを整理することは、この意味で、大切です。

a.コピー&ペーストそのまま

まず、WorkFlowyのトピックを、そのままコピーして、Wordにペーストすると、どうなるでしょうか。

こうなります。

wordへのフォーマット

WorkFlowyの階層構造そのままに、Word上できれいなリストになっています。

では、Word内部では、このリストは、どのように扱われているのでしょうか。

リボン部分に注目すると、箇条書きリストが選択されています。

リスト書式になっている

ということは、WorkFlowyからこの形式でExportしたデータは、Wordでは、リスト機能として扱われるようです。

Wordは、優れたアウトライナー機能を持っています。

しかし、リストは、Wordのアウトライナー機能ではありません。

ということは、WorkFlowyからWordにExportしたデータは、以後、Wordで、アウトライナー的な操作をすることができない、ということです。

これは少し残念な点です。

b.Formatted

次に、WorkFlowyのExportメニューを使って、「Formatted」でWordにコピー&ペーストしたら、どうなるでしょうか。

こうなります。

wordへのフォーマット

ふつうにコピー&ペーストしたときと同じように見えます。

c.Plain Text

次に、Exportメニューの「Plain Text」からWordにコピー&ペーストしたら、どうなるでしょうか。

こうなります。

wordへのテキスト

MacのWordへのコピー&ペーストでは、なぜか改行が取れてしまいます。

半角スペースと「-」の個数など、データの内容自体は、テキストファイルにコピーしたときと同じではないかと思います。

d.OPML

最後に、Exportメニューの「OPML」をWordにコピー&ペーストしたら、どうなるでしょうか。

こうなります。

wordへのOPML

ここでも、なぜか改行が取れてしまいました。

(3) Evernote

Evernoteは、私にとって、知的生産システムの中心を担う存在です。テキストに関する作業場の役割こそWorkFlowyに譲りましたが、それ以外の場面では、今も大きな役割を果たしています。

WorkFlowyで扱うテキスト情報の一部を、Evernoteへとうまく引き継ぐべき場面は、たくさんあります。

そのため、WorkFlowyからEvernoteへのExportを整理することには意味があります。

a.コピー&ペーストそのまま

まず、WorkFlowyから複数のトピックをそのままEvernoteにコピー&ペーストしたら、どうなるでしょうか。

こうなります。

WorkFlowyからEvernoteへ、フォーマットでExport

WorkFlowyのトピック階層が、そのまま、Evernoteに引き継がれています。

では、Evernoteでは、このデータは、どのように扱われているのでしょうか。

こちらをご覧ください。

WorkFlowyからコピー&ペーストしたデータは、evernoteでは、リストとして扱われている。

Evernoteでは、リストとして扱われています。

Evernoteのリストは、キーボードのTabによって階層の深さを変えられるなど、ごくごく簡易なアウトライナーとして使うことができます。

そのため、WorkFlowyからEvernoteにコピー&ペーストでExportしたデータは、Evernoteにおいても、ある程度、アウトライナー的な要素を活かすことができます。

ーーー関連情報ーーー

なお、Evernoteは、リストを、ulタグの入れ子のようなデータによって、リストを実現しているようです。

坂根さんにアドバイスいただいて、enexファイルをテキストエディタで開いたら、わかりました。

ーーー関連情報ここまでーーー

b.Formatted

Formattedは、そのままコピー&ペーストしたときと、おなじではないかと思います。

WorkFlowyからEvernoteへ、フォーマットでExport

c.Plain Text

Plain Textは、テキストファイルにコピー&ペーストしたときと同じく、半角スペースと半角ハイフンで階層が表現されています。

WorkFlowyからEvernoteへ、テキストでExport

d.OPML

OPMLも、そのままOPMLのソースが貼り付けられます。

WorkFlowyからEvernoteへ、OPMLでExport

(4) Gmail

最後に、GmailへのExportです。

「WorkFlowyからGmailへExportすることなんてあるのか?」という突っ込みもあるかと思いますが、私自身は、たまに使います。

活用場面は、誰かと一緒に何かの企画を進めているとき、その企画を一緒にしている人に対して、企画についての業務連絡を、メールでするとき、です。

なぜこの場面でWorkFlowyからGmailへのExportを使うのかといえば、

  • 前提として、WorkFlowyの階層トピックで、何らかの企画の準備状況を管理するのは、すごく便利
    • 階層化するだけで頭の中も、やるべきことも、整理できる
    • タグを使えば、情報を区別したり、責任者を管理したりするのも、簡単
    • iPhoneからでも使えるクラウドサービスなので、企画の過程の全部をWorkFlowyに蓄積できる
  • でも、多くの企画では、連絡はメールが中心
    • WorkFlowyのトピック共有を使ってくれる人は、多くない
  • そのため、こういう形になる
    • 私が、個人的に、WorkFlowyに、企画の全体を蓄積する。
    • 一緒に企画を進めてる別の人への連絡は、適宜WorkFlowyから切り出して、メールで連絡する
  • 私が使っているメールはGmailなので、WorkFlowyからGmailへのExportが必要になる

という感じです。

WorkFlowyのトピック共有の方がよいとは思うのですが、当面は、この形になりそうなので、WorkFlowyからGmailへのExportを整理します。

a.コピー&ペーストそのまま

まず、コピー&ペーストそのままだと、こんな感じになります。

gmailへ、そのままコピー&ペーストしたとき

Zoomしたトピックが本文1行目に、通常のテキストとしてペーストされ、その子トピック以下は、階層構造を反映した形でペーストされます。

では、Gmailでは、このデータはどのように扱われているのでしょうか。

リストとして扱われている。

一応、階層の操作が可能。

b.Formatted

次に、Exportメニューの「Formatted」は、こんな感じです。

gmailへ、そのままコピー&ペーストしたとき

そのままコピー&ペーストしたときと同じです。

c.Plain Text

それから、Exportメニューの「Plain Text」は、こんな感じです。

Gmailへ、テキストからコピー&ペーストしたとき

テキストファイルにペーストしたときと同じではないかと思います。

d.OPML

最後に、「OPML」だと、OPMLのソースがそのままペーストされます。

gmailへ、OPMLでコピー&ペーストしたとき

4.ExportでWorkFlowyを「開く」ことと、「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」&「暫定的な作品群」

(1) Exportの基本のポイント3つ

以上を整理すると、ポイントは次の3つです。

  • 「Formatted」は、WorkFlowyからそのままコピー&ペーストするのと、変わりないようです。
  • WorkFlowyのトピック構造(の見た目)をそのまま活かすには、コピー&ペーストまたは「Formatted」を使うのがよさそうです。
  • 「Plain Text」と「OPML」は、テキストエディタの置換機能やブックマークレットの素材として使うなら、いろんなことができそうです。

(2) WorkFlowyを「開く」ことと、「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」&「暫定的な作品群」

WorkFlowyのExport機能をうまく使えば、WorkFlowyで育てたアイデアや文章を育て、Export機能によって他のツールに切り取る、という使い方が可能になります。

これは、WorkFlowyを「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」として、他のツールを「暫定的な作品群」を生み出すためのツールとして使う、ということの一例です。

WorkFlowyで「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」を育てる

ずっと完成しないで変化し続ける有機体から、暫定的な作品群を切り取るためのハサミ

WorkFlowyを「開く」ということを考える上では、この「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」と「暫定的な作品群」の組み合わせという捉え方が、けっこう大切なのではないかと思っています。

「育てる」と「開く」のマンダラ展開([生活を創るキーワード辞書]創りの途中経過報告)

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