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Toodledoを使う(3) Folder,Star,Status,Context,Tagは、どんな特徴を有するか?

公開日: : 最終更新日:2013/11/12 Toodledo

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ToodledoのFields(Folder,Star,Status,Context,Tag)は、以下の特徴を持っている。

選択肢を自分で作成できる 自分で作成できない(あらかじめ決まっている)
ひとつのタスクに、複数のそれを付与できる Tag
ひとつのタスクに、複数のそれを付与することはできない。ひとつのタスクに付与できるそれは、1個まで Folder
Context
Status
Star

1.Toodledoに求めるものと、タスクに付与したい要素

(1) Toodledoに求めるもの

私がToodledoに求めるのは、次の2点を把握することです。

  1. 今この瞬間に、私が、自分の意思だけで取りかかることのできるタスクには、どんなものがあるか。
  2. 現時点で私が手持ちで持っているタスク(いつかやらなければいけないタスク)の全体像はどんなもんか。どれくらいのタスクがあるのか、それらのタスクはどんな性質のものなのか。

(2) そのために、各タスクに付与したい要素

上の2点を把握するために、各タスクに付与したい要素は、以下の通りです。

a.絶対に付与したい要素

  • 何をするか(これがなければ、タスクリストたり得ないから、当たり前)
  • どの案件に属するか(案件ごとで行うべきタスクを把握したり、今後の戦略を練ったりしたい)
  • いつまでに完了させべきかの締め切り(その締め切りがどの程度絶対なのかを区別できるとなおよい)
  • 今すぐにで自分だけで取りかかることができるか、何か待ちか(何を待っているかメモできるとなおよい)

b.できれば付与したい要素

  • ひとりで行う作業か、誰かと行う作業か
  • どんな道具が必要か(道具というのは、物理的な道具に限らない。データとか通信環境とかも含む。)
  • どんな性質の作業か(どれくらい頭を使うか、どれくらい気を遣うか、どれくらい体を使うか)
  • 繰り返しはあるか

c.将来的には、考えたい要素

  • どこで行う作業か(スマートフォンのGPS機能と連動できるとなおよい)

2.検討するべき要素・Fieldsのピックアップ

(1)Toodledoの使えそうなFields

いくつかの要素は、Toodledoがあらかじめ用意してくれているFieldsでカバーできそうです。

要素 ToodledoのFields メモ
何をするか Taskのタイトル
どの案件に属するか Folder? 必ずしもFolderでなくてもよいのかもしれない。
締め切り Due Date どの程度絶対的な締め切りなのかを分けるために、Due Date以外のFieldsを使うことが考えられる。
今すぐ自分だけで取りかかることのできるタスクか、何か待ちなのか Status? Statusには、Waitingというものがある。このためか?
誰待ちなのか、何待ちなのかを、何らかの形でメモしておきたい。
一人で行うタスクか
誰かと行うタスクか
どんな道具が必要か
どんな性質の作業か
繰り返しはあるか Repeat
どこで行うか Location

(2)検討するべき要素とFields

どのFieldsでまかなうかが決定していない要素は、以下の通りです。

  1. どの案件に属するか(Folderでほぼ決定か?)
  2. どの程度絶対的な締め切りなのか
  3. 今すぐ自分だけで取りかかることのできるタスクか否か
  4. 何待ちか
  5. 一人で行うのか、誰かと行うのか
  6. 誰と一緒に行うのか
  7. どんな道具が必要か
  8. どんな性質の作業か

余っているFieldsは、以下の通りです。

  1. Folder(どの案件に属するかでほぼ決定か?)
  2. Star
  3. Status
  4. Context
  5. Tag

付与したい要素は8つあって、余っているFieldsは5つなので、ひとつのFieldsで複数の要素を担当する必要がありそうです。

そのため、これらのFieldsが、どんな特徴を有するのか、Folder,Star,Status,Context,Tagそれぞれの特徴を比較したいと思います。

3.Folder,Star,Status,Context,Tagの特徴

(1)マトリクスによる整理

以下の2つの指標で、マトリクスを作って、整理します。

  1. ひとつのタスクに、複数のそれを付与できるか
  2. 選択肢を自分で作成できるか
選択肢を自分で作成できる 自分で作成できない(あらかじめ決まっている)
ひとつのタスクに、複数のそれを付与できる Tag
ひとつのタスクに、複数のそれを付与することはできない。ひとつのタスクに付与できるそれは、1個まで Folder
Context
Status
Star

Tagは、ひとつのタスクに、複数のタグを付与できます。また、付与できるタグの選択肢は,自分で好きなように作成することができます。

FolderとContextは、ひとつのタスクに付与できるそれは、ひとつだけです。0でもよいですが、2個以上付与することはできません。しかし、FolderとContextの選択肢は、自分で好きなように作成することができます。

StatusとStarは、ひとつのタスクに付与できるそれは、ひとつだけです。同時に複数のStatusを付与することはできません。Starは、そもそもStarひとつしか選択肢がなく、同時に2つのStarを付与することはできません。また、Statusの選択肢は、あらかじめToodledoが用意したものに限定されています。Starも、Starがあるかないかの二者択一です。

(2)Fields選択の指針

以上のような特徴を持っているため、Fieldsを要素に割り当てる際には、以下の順序で考えるのがよいと思います。

  1. Statusがまかなえる要素は、Statusが担当する。
  2. Starがまかなえる要素は、Starが担当する
  3. FolderとContextは、それぞれ、ひとつの基準を担当する。
  4. Tagは、一番自由度が高いので、残ったものを全部担当する。

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