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わざわざToodledoでタスクを管理する理由(3つの目的と、副次的な1つの価値)

公開日: : 最終更新日:2014/02/18 Toodledo

1.メリットがあるから、わざわざToodledoでタスクを管理している

(1) わざわざToodledoでタスクを管理している

私は、Toodledoを使って、自分のタスクを管理しています。それなりの手間と時間とお金をかけて、わざわざ、Toodledoでタスクを管理しています。

たいした額ではないですが、毎年お金を支払っています。Toodledoを活用するための情報や知識を求めて、Toodledoを解説した本を線を引いたりメモを取ったりしながら読んだり、英語で書かれた公式ヘルプや公式ブログをつっかえつっかえ読んだりもしています。Toodledoでタスクを管理する流れをちょっとでも改善しようと、日々、いろいろ試行錯誤しています。

(2) Toodledoでタスクを管理しても、それだけでは、ひとつのタスクも片付かない

他方で、タスクを管理するためにToodledoを使うことは、メールを送受信するためにGmailを使うとか、ブログ記事を書くためにEvernoteを使うなどとは、ちょっとちがったところがあるような気がします。

Gmailでメールを送受信すれば、それだけで、メールについての諸々が片付きます。Evernoteでブログ記事を書けば、それだけで、ブログ記事の原稿執筆が進みます。でも、Toodledoでタスクを管理しても、タスクは片付きません。

Toodledoを使っていても、そうでなくても、タスクを片付けるのは、私です。私が、自分の時間とお金と手間を使って、ひとつひとつ、タスクを片付けます。Toodledoを使ったからといって、この手間が何か変わるわけではありません。手間が減ることすら、ありません。

Toodledoは、それ自体が何らかの価値を生み出したり、何かを片付けてくれるといったものではありません。

(3) Toodledoでタスクを管理しているのは、メリットがあるから

それにもかかわらず、私は、わざわざ、Toodledoでタスクを管理しています。

この理由は、メリットがあるからです。以下で説明するように、Toodledoを使うと、3つの目的を達成することができることに加えて、結果として、副次的に1つの価値が生み出されます。この3つ+1つが、私がToodledoを使うことによって得ている大きなメリットです。

今から、Toodledoでタスクを管理することのメリットを説明します。

2.Toodledoを使う3つの目的

(1) 自分の手持ちタスクの全体を把握したい

私がToodledoを使う第一の目的は、自分の手持ちタスクの全体を把握したい、ということです。

誰でもそうだと思いますが、私も、人並みに、いろんなタスクを抱えながら、毎日を送っています。タスクが増えてくると、私はタスクからストレスを感じます。でも、このストレスの原因は、単純にタスクの量が多いことによるわけではないように思います。

自分で自分のストレスの中身を分析してみると、私の場合は、次の3つに分解できるような気がします。

  • どれくらい大変なのか具体的にわからないために、大変さを想像して、うんざりする
  • たいへんな時期がいつまで続くかの見通しがつかないために、どんなペース配分で行くべきかを迷う
  • たくさんのタスクを目の前にして、何らかのタスクを漏らしているのではないかと不安になる

そのため、次の3点が実現できれば、このストレスの解消につながります。

  • 全部でどれだけのタスクがあるのか、できる限り具体的に把握する
  • いつ、どれくらいのタスクがあるのか、今後の時系列で把握する
  • 発生したタスクを全部捕まえて、全部を保管しておける場所を作る

Toodledoは、この3つを全部満たしてくれます。Toodledoは、自分の手持ちタスクの全部をきちんと捕まえて、保管し続けてくれます。そして、それぞれのタスクの締め切りがいつなのかを把握して、今日締め切りのタスク一覧や、1ヶ月後までが締め切りのタスクの一覧などを、きれいに示してくれます。

(2) 「今やるべきタスクはない」という確信を持ちたい

Toodledoなどでタスクを管理するとわかることは、自分の手持ちタスクがゼロになることはない、という、まあ、あたりまえの事実です。たぶん、これからの一生、私は、何らかのタスクを抱えながら生き続けていくはずです。

常に手持ちタスクがあるというのは、見方によっては、ストレスです。そのため、常に手持ちタスクがありながらも、タスクからストレスを感じないで暮らしていくための工夫が必要です。

このためにいちばん大切なのは、「今やるべきタスクはない」という確信を持つことではないかと思います。手持ちタスクがゼロになることはありません。でも、その時点でやらなければいけないタスクはゼロだ、というタイミングは、あるはずです。そのときに、「今やるべきことはない」という確信を持ってのんびりすることができれば、タスクから受けるストレスは、かなりの程度解消されるはずです。

では、「今やるべきことはない」という確信を持つためには、何が必要なのでしょうか。それは、タスクを区切ることです。手持ちタスクがゼロになることはないのですから、「今やるべきことはない」という確信のためには、今やるべきタスクと、それ以外のタスクとを、何らかの基準で、区切る必要があります。

私がToodledoでタスクを管理する目的は、この区切りがほしいからです。Toodledoは、いろんな観点でタスクを区切ってくれます。いちばん単純なところでは、締め切りが今日までのタスクと、締め切りが明日以降のタスクを区切ってくれます。この区切りがあれば、締め切りが今日までのタスクをすべて片付ければ、「今やるべきことはない」という確信を持つことができます。

タスクを管理しないと、「今やるべきことはない!」との判断を下せない

(3) オフのとき(家族と一緒にいるとき)は、(仕事の)タスクを忘れていたい

私は、働くのも好きですが、それと同じくらいかそれ以上に、家族との時間が好きです。特に、今は子どもが小さいので、子どもと一緒にいるときは、子ども100%でいたいと思っています。

私の場合、仕事のタスクが頭に残っていると、なかなか子ども100%になれません。気になっちゃいます。そのため、子ども100%であるためには、仕事のタスクを頭から消し去る必要があります。

でも、仕事のタスクがゼロになることは、ありません。どんなときも、何らかのタスクが残っています。そのため、頭で仕事のタスクを管理しようとすれば、仕事のタスクが頭から消え去ることはあり得ません。

そこで、頭の外でタスクを管理しています。仕事をしていないときに、仕事のタスクを頭で管理しないためには、頭の外でタスクを管理するしかありません。

私がToodledoでタスクを管理しているのは、仕事をしていないときに、頭でタスクを管理する必要がなくなるからです。

子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい

3.結果として生み出される1つの価値

私がToodledoを使ってタスクを管理する目的は、以上の3つです。この3つを達成したくて、私は、タスク管理を始めました。

タスク管理システムをスケジュール管理システムから独立させたことで、どのようにストレスが減ったか

私は、Toodledoを使うことで、この3つの目的を達成することができています。タスクの全体を把握できること、「今やるべきことはない」と確信できること、オフのときに仕事のタスクを頭から消し去れることは、Toodledoを使う大きなメリットです。

でも、Toodledoを使ってタスクを管理するメリットは、これだけではありません。Toodledoでタスクを管理することによって、完了にしたタスクの情報が積もり積もって、結果として副次的な価値を生み出す、ということがあります。

というのも、自分が、いつ、どんなタスクを、どのように、完了にしたか、というのは、自分をふり返るためにも、今後自分が何かを行う上でも、自分にとっては有益な情報です。Toodledoでタスクを管理すれば、この、自分がタスクを完了にした情報を蓄積し、ここから価値を引き出すことができます。

Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値

結果として生み出される副次的な価値ではありますが、このことも、Toodledoでタスクを管理する大きなメリットのひとつです。

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