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Toodledoを使う(4) どの要素をどのFieldsに割り当てるか

公開日: : 最終更新日:2013/11/13 Toodledo

0.とりあえずの方針

要素 ToodledoのFields メモ
何をするか Taskのタイトル  
どの案件に属するか Folder ContextとFolderのどちらを使ってもいいが、すでにFolderをプロジェクトに使用しているし、Folderをプロジェクトに使うことが普通だと思われるため、Folderを使う。
締め切り Due Date  
(どれくらい絶対的な締め切りか) Context 締め切りの絶対度を、3段階に分けるため、Contextを3つ作成する。
1.絶対的な締め切り
2.身内に対する締め切り
3.自分の作業目安の締め切り
今すぐ自分だけで取りかかることのできるタスクか、何か待ちなのか Status(Waitingを使う) 何かを待っている作業には、Statusの「Waiting」を付ける。
(何待ちか) Tag 何待ちかについて、Tagを付ける
一人で行うタスクか
誰かと行うタスクか
Status(Delegatedを使う) 誰かと一緒じゃないとできない作業には、Statusの「Delegated」を使う。
(意味は違うけれど、気にしない。)
(誰と一緒か) Tag 誰と一緒に行うかについて、Tagを付ける
特別な道具が必要か Status(Holdを使う) 特別な道具が必要なタスクに、Statusの「Hold」を付ける。
(意味は違うけれど、気にしない。)
(どんな道具が必要か) Tag どんな道具が必要かについて、Tagを付ける
どんな性質の作業か Tag どんな性質の作業かについて、Tagを付ける
繰り返しはあるか Repeat  
どこで行うか Location  

1.検討対象と検討方針の確認

(1)検討対象

a.まかなうべき要素

  • どんな内容のタスクか
  • どの案件に属するか
  • 締め切りはいつか
  • どの程度絶対的な締め切りなのか
  • 今すぐ自分だけで取りかかることのできるタスクか否か
  • 何待ちか
  • 一人で行うのか、誰かと行うのか
  • 誰と一緒に行うのか
  • 特別な道具が必要か
  • どんな道具が必要か
  • どんな性質の作業か
  • 繰り返し
  • 場所

b.使えるFields

  • Taskの件名
  • Due Date
  • Folder
  • Star
  • Status
  • Context
  • Tag
  • Repteat
  • Location

(2)検討方針

  1. Toodledoが想定している要素の割り当ては、基本的には、素直に従う
  2. Statusがまかなえる要素は、Statusが担当する。
  3. Starがまかなえる要素は、Starが担当する
  4. FolderとContextは、それぞれ、ひとつの基準を担当する。
  5. Tagは、一番自由度が高いので、残ったものを全部担当する。

2.検討

(1)Toodledoの想定に従うもの

これらはあまり深く考えなくてよいと思います。

FolderとContextは、実は同じ特徴を持っているため、代替可能なのではないかと思います。しかし、Toodledoの設計思想では、Folderはタスクのまとまりを、Contextはタスクの性質を表すものとされているようですので、それに従って、プロジェクトはFolderで管理します。

  • どんな内容のタスクか:タスクの件名
  • 締め切り:Due Date
  • プロジェクト:Folder
  • 繰り返し:Repeat
  • 場所:Location

(2)Statusで何をまかなうか

Statusについて確認します。

a.種類

Noneを入れると、11種類もあります。

  1. None
  2. Next Action
  3. Active
  4. Planning
  5. Delegated
  6. Waiting
  7. Hold
  8. Postponed
  9. Someday
  10. Canceled
  11. Reference

b.分類

Toodledoのヘルプに、以下のように書いてあります。意訳します。

One important thing to note is that status is divided into two groups. The active group and the deferred group. The deferred group includes tasks with a status of delegated, waiting, hold, postponed, someday, canceled or reference. Tasks that are deferred can be hidden by using the deferred filter

重要なことは、Stasusが2つのグループに分類されることです。その2つのグループとは、active groupとdeferred groupです。deferred groupは、以下のステータスがくっついたグループです。

  1. Delegated
  2. Waiting
  3. Hold
  4. Postponed
  5. Someday
  6. Canceled
  7. Reference

deferred groupのタスクは、deferredフィルタを使うことで、非表示にすることができます。

c.制約があって、すぐに取りかかれないタスクをdeferred groupにする

私が求めるのは、今この瞬間に、私だけで取りかかるタスクをピックアップすることです。裏を返せば、何かを待つ必要があるタスク、誰かと一緒にやる必要があるタスクを隠す仕組みです。

であれば、それらのタスクを、deferred groupに入れてしまえばよいと思われます。

必ずしも単語の意味に従う必要はないかと思いますので、以下の通り、割り当てました。

  1. Delegated:誰かと一緒に行うタスク(ひとりではできないタスク)
  2. Waiting:自分ではできない何かが完了しなければ、取りかかれないタスク
  3. Hold:何か特別な道具やデータが必要なタスク

(3)Starを何に使うか

Starは、StarがオンとStarがオフの2つの選択肢しかありません。

Starのメリットは、Starのオンとオフの操作が手軽であるところだと思います。

使えそうなFieldsなのですが、今のところ、使い道が思い浮かびません。今後、何かいいアイデアが見つかったら、使おうと思います。

(4)FolderとContext

まず、Folderは、Toodledoの設計思想におとなしく従って、プロジェクトに割り当てます。

次に、Contextは、締め切りの絶対度の管理に使うことを考えました。以下の3分類です。

  1. 絶対的な締め切り。顧客に対する納期、キャンペーンの申し込み期限、振り込み期限など。動かせません。
  2. 身内に対する締め切り。上司に対してたたき台を出す期限など、身内に対する期限だけれど、自分に対する期限ではない。基本的には、守らなければいけません。
  3. 自分の中での作業完了目安的な期限。自分の中で、この日までにこの仕事を完了させよう、という目安の期限です。動かさない方がいいのは間違いないですが、スケジュールによっては、ある程度動かしても、他者には迷惑をかけません。

締め切りというものは、このどれかに分類されるのではないかと思います。この点で、「もれなくダブりなく」になっていると思います。択一のFileldsであるContextの使い道としては、よいのではないかと思っています。

(5)Tag

Tagは自由なので、これまでどのFieldsでもまかなうことができなかった要素を、一手に引き受けることにします。以下の4つです。

  • 何待ちか
  • 誰と一緒に行うのか
  • どんな道具が必要か
  • どんな性質の作業か

したがって、何か待ちのタスクは、StatusのWaitingと待っている内容を記したTagを、誰かと一緒に行うタスクは、StatusのDelegatedと一緒に行う人の名前のTagを、道具が必要なタスクは、StatusのHoldと必要な道具を記したTagを、付与することになります。

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