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Toodledoの「Dailyタスクリスト」は、タスク実行の伴走者(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(2)日中編)

公開日: : Toodledo, 仕事の方法論

1.Toodledoで「Dailyタスクリスト」

「Dailyタスクリスト」とは、その日1日で実行するタスクのリストです。

  • 【特徴1】その日実行するタスクのリスト
  • 【特徴2】それを参照しながらタスクを実行するためのリスト
  • 【特徴3】使い終わったら、その日の行動記録にもなるリスト

という3つの特徴を持っています。

「Dailyタスクリスト」の3つの特徴(タスクの実行前・実行中・実行後)

R-style » デイリータスクリストについて(1)

Toodledoは、「Dailyタスクリスト」を実現するのに十分な機能を備えています。タスク実行日をDue Dateで、タスク実行時間帯をContextで管理し、Calendarビューを使えば、「Dailyタスクリスト」のようなリストが完成します。

Toodledoで「Dailyタスクリスト」の3つの特徴を実現するために、Toodledoのどの機能をどう使うとよいか

Toodledoで「Dailyタスクリスト」を実現する運用イメージは、

  • (1) 朝一番、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作る
  • (2) 日中、Toodledoの「Dailyタスクリスト」を参照しながら、タスクを実行する
  • (3) 1日の終わり、使い終わった「Dailyタスクリスト」を材料に、その日1日をふり返り、翌日を準備する

という朝・日中・1日の終わりという時間の流れに沿ったものになります。

先日、(1)朝編を検討しました。

Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作って、朝一番のひとり作戦会議をする(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(1)朝編)

次は、(2)日中編を検討します。

2.Toodledoの「Dailyタスクリスト」を伴走者に、タスクを実行する

(1) 「Dailyタスクリスト」は、タスク実行の伴走者

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』で「Dailyタスクリスト」を提唱される倉下さんは、「Dailyタスクリスト」を、「一日の伴走者」という言葉で表現しています。

朝一から仕事終わりまで付き添うのがこのツールです。朝一に作成しても、日中参照しないのならばデイリータスクリストの意味はありません。そういう意味で、一日の伴走者であるとも言えるでしょう。

R-style » デイリータスクリストについて(1)より)

「Dailyタスクリスト」は、朝作っておしまい、のリストではありません。「Dailyタスクリスト」は、朝一番から仕事の終わりまで、常に参照されます。「Dailyタスクリスト」は、日中、タスクを実行する私に、伴走してくれます。

(2) Toodledoの「Dailyタスクリスト」を、常に目に入るところに設置する

「Dailyタスクリスト」をタスク実行の伴走者にするため、「Dailyタスクリスト」は、常に目に入るところに置かれていなければいけません。

Toodledoで作った「Dailyタスクリスト」も、まず大切なのは、日中、常に目に入るところに設置することです。

私の場合、日中の仕事をする場所は、次の3つパターンです。

  • 職場の机
  • 職場の会議室
  • 職場の外

職場の机には、デュアルディスプレイのデスクトップパソコンが設置されています。そのため、ひとつのディスプレイを、常にToodledoを表示するためのディスプレイにしています。

職場の会議室では、状況に応じて、ノートパソコン、iPad、iPhoneのいずれかを使います。

職場の外では、iPhoneを使います。使用しているアプリは、現時点では、Toodledoの公式アプリです。

Toodledoはクラウドサービスなので、どこからでも共通のデータを確認できるため、たいへん助かっています。

(3) Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されたタスクを実行する

a.Toodledoの指示に従って、タスクを実行する

日中、タスクを実行するときは、原則として、「何をすべきか?」「なんのためにそれをすべきか?」を考えずに、Toodledoの「Dailyタスクリスト」に従って、淡々とタスクを実行します。

「今日は何をすべきか?」「なんのためにこれをすべきか?」という問いは、大切な問いです。でも、日中にこの問いを抱えると、タスク実行がなかなか進みません。そこで、「今日は何をすべきか?」「なんのためにこれをすべきか?」は、その日の「Dailyタスクリスト」を作成する朝一番にまとめて終わらせてしまい、日中は、できるかぎり、タスク実行に集中します。

Toodledoは、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」です。Toodledo秘書に指示されたことは、気が進まなくても、必要性に疑問を感じても、とにかく実行、です。

Toodledoを、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」に育てる

b.タスク実行時の感情と思考を、Toodledoに受け止めてもらう

とはいえ、Toodledoが指示するタスク全部を淡々と実行し続けるのは、なかなか大変です。「いやだなあ」とか「面倒だなあ」といった余計な感情も湧いてきますし、「もっとこうした方がいいんじゃないか」「実はこれはこういうことなんじゃないか」といったアイデアが浮かんだり、タスクとは直接関係のない思考が勝手に進むこともあります。

このような、タスク実行時に生まれた感情と思考を放置すると、タスク実行のやる気が失われ、タスク実行に集中できなくなります。かしこい対策は、感情や思考を無視しないで、一旦どこかで受け止めることです。

Toodledoの「Dailyタスクリスト」は、タスク実行時に生じた感情と思考を受け止めることもできます。具体的には、タスクのノート欄に、タスク実行中に浮かんだ感情と思考をメモします。

瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム

c.タスク実行にかかった時間を記録する

「Dailyタスクリスト」の主な役割は、これからの今日一日で実行する予定のタスクをリストアップすることです。でも、「Dailyタスクリスト」は、同時に、これまでの今日一日で実行してきたタスクを記録する役割も果たします。

これまでの今日一日で実行してきたタスクの記録において、あるとよい情報は、タスク実行にかかった時間です。どのタスクにどれくらいの時間を費やしたかがわかると、ふり返りのためのよい材料になります。また、タスク実行時間を見積もっていたなら、見積もりと実績を比較することで、フィードバック分析をすることができます。

Toodledoには、Timerという便利な機能があります。

timer

SettingのFields/Functions UsedでTimerを有効にした上で、再生マークをクリックすると、計測が始まります。

timer

タスク実行が終わった段階で、一時停止マークをクリックすると、タスク実行にかかった時間が自動で計測されます。

timer3

すると、「15分かかると思ってたら、11分で終わった!」といったことが、はっきりとわかります。

ToodledoのTimer機能を使ってタスクの所要時間を計測する(動画あり) | Toodledo Tips Blog

あらゆるツールを差し置いてToodledoを使うただ一つの理由 | ごりゅご.com

ToodledoのTimer機能は、すごく便利な機能だと思います。でも、今のところ、私はTimerをあんまり使えていません。

ひとつの理由は、IFTTT経由でEvernoteに保存できる要素(IFTTTでは「Ingredient」といいます)に、Toodledoの「Timer」と「Length」が対応していないことです。また、タスクを完了にした時刻も対応していません。そのため、Timer機能を使って、タスク実行にかかった時間を計測しても、その情報をEvernoteの電子業務日誌に残すことができません。

私にとって、Evernoteの電子業務日誌に残ることは、大きなモチベーションです。IFTTTとToodledoが「Timer」と「Length」、そしてタスク完了時刻に対応してくれたら、私は、すぐにでもTimer機能を徹底的に実践するんじゃないかと思います。

(3) タスク実行のサイクルを回す

a.タスク実行のサイクル

タスク実行のサイクルとは、ひとつのタスクを実行したときに、そのタスク実行から生じた他のタスクへの影響を把握して、整理することです。ひとつのタスクの実行は、他のタスクへの影響を整理することまでを終えてはじめて、完結します。

タスク実行のサイクルとは、何でしょうか。

私たちは、多くの手持ちタスクを抱えています。これら多くの手持ちタスクは、お互いに関連していて、独立していません。そのため、あるタスクを実行すると、それによって、別の新しいタスクが生じたり、別のタスクが必要なくなったり、別のタスクが修正を受けたり、ということが生じます。

ということは、あるタスクは、そのタスクを実行するだけでは、完結しません。あるタスクを完結するには、そのタスクの実行から、他のタスクに生じた影響を把握し、整理することが必要です。

あるタスクを実行したら、そのタスクの実行から生じた他のタスクに対する影響を把握して、整理する。これが、タスク実行のサイクルです。

タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることで、タスク実行のサイクルを回すより)

b.Toodledoで、タスク実行のサイクルを回す

Toodledoなら、タスク実行のサイクルを回すことが簡単です。あるタスク(タスクAとします)を実行したことで、他のタスク(タスクBとします)への影響が生じたら、Toodledo上でタスクAを完了にする前に、Toodledo上のタスクBにこの影響を反映する、ということを、すぐに実行できるためです。

たとえば、abc社という取引先とのプロジェクトがあるとします。今日は、その打ち合せが予定されているとします。

打ち合わせをする前から、打ち合わせが終わったら議事録を作成することと、打ち合わせ議事録を社内MLに流すことは、決まっています。なので、打ち合わせをする前のタスクリストは、こんな感じでした。

タスクリスト

さて、打ち合わせをします。すると、その打ち合せの中で、いろんなことが決まります。次回打ち合わせの日程も決まるでしょうし、やるべきこととその期限も決まるはずです。

ここで決まったことは、

  • 次回会議は2週間後の同じ時刻に開催する
  • 私がやるべきことは、「1週間以内に見積書を作成する」と「次回会議までに製品αのレポートをまとめる」の2つ
  • abc社担当者がやるべきことは、「社内予算を確認する」と「次回会議の部屋を予約する」の2つ

だとします。

であれば、「abc社担当者と打ち合わせをする」というタスクをToodledo上で完了にする前に、これら決まったことを、Toodledoに登録しなくてはいけません。

つまり、こういうことです。

new-task

Toodledoに登録されていた「abc担当者と打ち合わせをする」とのタスクに完了のチェックを入れるのは、これらのタスクをToodledoに追加してから、です。

こうして、「abc担当者と打ち合わせをする」とのタスクの、タスク実行のサイクルが回ったあとには、Toodledo上のタスクリストは、こうなっています。

新しいタスクリスト(タスク実行のサイクルを回したあと)

まあ、ここで書いたのは、かなり単純化した例なので、実際はもう少しいろんな考慮が必要になります。が、タスク実行のサイクルを回す、というのは、こんなイメージです。

(4) Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていない行動を処理する

a.クローズドリスト vs 割り込みと脱線

「Dailyタスクリスト」の本質のひとつは、クローズドリストです。

R-style » オープン・リストとクローズド・リスト

Toodledoで構築するオープン・リストとクローズド・リスト

Toodledoで「Dailyタスクリスト」を実践するときも、原則、クローズドリストとして運用することが大切です。クローズドリストが原則であることが崩れると、「Dailyタスクリスト」の威力は半減します。

他方で、朝一番のひとり作戦会議で「Dailyタスクリスト」にリストアップしたタスクだけをやれば一日が平和に終わる、という日は、むしろまれです。割り込みタスクの発生は、ごく普通のことです。

また、朝一番で「Dailyタスクリスト」に並べたタスク以外のことをやりたくなることもしょっちゅうです。朝一番のひとり作戦会議で敷いた本道の上を、脇目もふらずに歩き続けられるほど、私の意志は強くありません。つまり、本道から脇道に脱線することは、ごく普通のことです。

そこで、「Dailyタスクリスト」を原則としてクローズドリストで運用しつつも、割り込みと脱線にも対応できる仕組みを整える必要があります。

b.2つのルールとその効用

「Dailyタスクリスト」は、割り込みと脱線に対して、うまく対応できます。次の2つのルールを守るだけです。

  • ルール1 「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていない行動をするときは、Toodledoにタスクとして登録する」
  • ルール2 「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていなかった行動を始める前に、それまで実行していたタスクのノート欄に「瞬時レビュー」を書く」

そこで、割り込みと脱線それぞれについて、具体的に検討します。

(a) 割り込み

こんな「Dailyタスクリスト」があるとします。

割り込みのタスクリスト

今取り組んでいるのは、「プレゼンスライドのレイアウトを整える」です。開始して14分が経過しました。

そのとき、突然、課長から、「C社とのプロジェクトの第3回会議のデータって、持ってる? 持ってたら、すぐにメールで送ってくれないかな。」と言われたとします。割り込みタスクの発生です。

「すぐに」と言われていますし、すぐに片付きそうなので、課長からの依頼を、さっさと片付けることにします。

課長からの依頼に応えるには、「C社とのプロジェクトの第3回会議のデータを探す」「課長に第3回会議のデータをメールする」という行動を取る必要があります。が、この2つの行動は、Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていません。

そこで、ルール1「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていない行動をするときは、Toodledoにタスクとして登録する」を適用して、この2つを、Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録します。

割り込みを割りこませる。

また、今取り組んでいる「プレゼンスライドのレイアウトを整える」というタスクは、まだ終わっていません。そこで、ルール2「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていなかった行動を始める前に、それまで実行していたタスクのノート欄に「瞬時レビュー」を書く」を適用して、「プレゼンスライドのレイアウトを整える」のタスクのノート欄に、「瞬時レビュー」を書きます。

「瞬時レビュー」として書くことは、そのときの感情や進行状況などのメモです。「課長がまたデータくれって言ってきた。保存しておけばいいのに。でもまあ、Gmailを検索するだけだし、すぐに出来るだろう。さっさと済ませちゃおうっと。」とか、「スライドのレイアウト調整、5枚目まで終わり。ここらで一旦休憩して、最初から見直すのも悪くないかも。」とかです。

瞬時レビュールール2

その上で、さくさくっと割り込みタスクを片付けます。

割り込みタクスを片付けて、必要に応じて割り込みタスクに「瞬時レビュー」を施し、そして、本道たる「プレゼンスライドのレイアウトを整える」に戻ります。

割り込み後の、本線復帰。

こうして、割り込みタスクから、無事、本道に復帰することができました。

(b) 脱線

さて、時計の針を少し進めて、同じ日のもう少しあとの「Dailyタスクリスト」は、こんな感じです。

脱線のタスクリスト

今取り組んでいるタスクは、「A社との交渉、報告メモ作る」です。自分の準備不足が原因であんまりうまく行かなかったA社との交渉を部長に報告しなくてはならないので、そのための前段階として、報告メモを作る、という簡単なタスクを分離させたものです。

ですが、タスクを開始して3分経ったところで、なんだか嫌になって、Feedlyをチェックしたくなりました。「疲れているし、気分転換にFeedly見たほうがよいと思う」と感じた私は、Feedlyを見ることにしました。

でも、「Feedlyをチェックする」は、Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていません。そこで、ルール1「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていない行動をするときは、Toodledoにタスクとして登録する」を適用して、私は、Toodledoに「Feedlyをチェックする」をタスクとして登録しました。

feedly

また、ルール2「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていなかった行動を始める前に、それまで実行していたタスクのノート欄に「瞬時レビュー」を書く」を適用して、「A社との交渉、報告メモ作る」に「瞬時レビュー」を書きました。

脱線のルール2

さらに、「Feedlyをチェックする」のTimerをスタートします。

こうして、私は、Feedlyのチェックをはじめました。

数分後、Feedlyをざっとチェックをして、Toodledoに戻ります。

本線復帰後のタスクリスト

頭を切り替えるために、「Feedlyをチェックする」に「瞬時レビュー」をして、タスクを完了にします。

そして、本道である「A社との交渉、報告メモを作る」を再開します。再開にあたっては、このタスクのノート欄を確認し、中断したときの感情と思考を思い出します。

こうして、私は、脱線から、無事、本道に復帰することができました。

参考:瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム

(5) Toodledoの「Dailyタスクリスト」に伴走してもらい、一日のタスク実行を走り切る

こうして、Toodledoの「Dailyタスクリスト」に朝一番でリストアップされていたタスクと、割り込みや脱線によって新たに追加されたタスクのすべてが実行され、すべてのタスクに完了のチェックが付けば、今日一日のタスク実行は、無事終了します。

Toodledoの「Dailyタスクリスト」に伴走してもらうことで、一日のタスク実行を走り切ることができました。

3.まとめと今後

(1) まとめ:「Toodledoで「Dailyタスクリスト」(2)日中編」

  • 常に目に入るところに設置する
    • デュアルディスプレイのデスクトップ
    • iPhone・iPad
  • 基本のタスク実行
    • Toodledoに指示されたことを、淡々と実行する
    • タスク実行時の感情と思考は、Toodledoに受け止めてもらう
    • Toodledoのタイマー機能で、タスク実行にかかった時間を計測する
  • タスク実行のサイクルを回す
    • タスクを実行する
    • 他のタスクに生じた影響を、Toodledoに反映させる
    • 実行し終えたタスクに、完了のチェックを付ける
  • 割り込みタスクと脱線
    • ルール1 「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていない行動をするときは、Toodledoにタスクとして登録する」
    • ルール2 「Toodledoの「Dailyタスクリスト」に登録されていなかった行動を始める前に、それまで実行していたタスクのノート欄に「瞬時レビュー」を書く」

(2) 残るは、「Toodledoで「Dailyタスクリスト」(3)一日の終わり編」

これで、(1)朝編と(2)日中編が終わりました。

残るは、「Toodledoで「Dailyタスクリスト」(3)一日の終わり編」です。

Toodledoの「Dailyタスクリスト」で今日一日をふり返り、翌日のタスクを準備する運用イメージをまとめます。

参考:

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