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WorkFlowyによる文書作成が、文章作成をする主体に与える、副次的かもしれないけれど実はより本質的かもしれない革命について(その2)文書作成に関する経験の見える化

公開日: : WorkFlowy, 書き方・考え方

1.はじめに(承前)

この記事は、次の2つの記事の続きです。

2つの記事で書いたことをざっくり要約すると、こんな感じになります。

  • 2016年2月のAmazonの「文書作成ソフト」ランキングには、「Word」に関する本がずらりと並ぶ中、「WorkFlowy」を扱った『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』が、ぽつんと存在していた。
    • 2016年2月の日本には、「文書作成ツール=Word」という図式があるようである。
      • Wordは、基本的には、ひとつの文書を作成するために、ひとつのWordファイルを用意する、という枠組みを持っている。
      • だから、Wordで文書を作成する人の多くは、ひとつの文書を作成するためにひとつのファイルを作成する、という枠組みで文書を作成している。
    • これに対して、WorkFlowyは、ちょっと変わった文書作成ツールでもある。
      • Wordと比較したときの大きなちがいは、「ひとつの文書」と「ひとつのファイル」が対応していないことである。(なにせ、WorkFlowyでは、ファイル概念が存在せず、ひとつのアカウントにつきひとつのアウトラインしか作ることができない。)
      • WorkFlowyを文章作成ツールとして使えば、「あらゆる文書を生み出すひとつの母体を用意し、その母体からいろいろな文書を切り出す」という文書作成方法が可能になる。
  • もしも、Wordによって「ひとつの文書を作成するために、ひとつのファイルを用意する」という方法で文書を作成している人が、WorkFlowyによって「あらゆる文書を生み出すひとつの母体を用意し、その母体からいろいろな文書を切り出す」という方法で文書を作成するようになると、ひょっとすると、その人の文書作成に、革命がもたらされるのではないか。
  • この革命は、2つの観点から整理できる。
    • まず、文書作成そのもののあり方が変わる。
      • 文書作成のフローが変わる
      • 文書作成ツールで、文書作成の「上の階層」を扱える
      • 文書作成ツールで、文書作成に伴う「全体から一部分を切り出す」というプロセスを扱える
    • 次に、文書作成主体に生じる影響が変わる。
      • フローを仮の体系にストックできる
      • 文書作成主体に生じる影響は、ほかにもまだある

この記事では、この文書作成主体に生じる影響の続きを書きます。この記事で書くことのキーワードは、「経験の見える化」です。

2.文書作成に関する経験を見える化する意義

(1) 文書作成に関する経験

ひとつの文書を作成するとして、そのひとつの文書作成に関する経験は、かなり豊かです。

  • ひとつの文書を作成するために必要な経験は、たくさんある
  • ひとつの文書を作成することから得られる経験は、たくさんある

どういうことでしょうか。

あなたは、日々、いろんな文書を作成していると思います。これからあなたが作成しなければいけない文書を思い浮かべてください。そのうちのひとつを、あなた以外の誰か他の人に任せなければいけないとします。

その文書作成を、どんな人に任せるでしょうか。任せる相手が備えるべき条件をリストアップしてみてください(※1)。

また、その人に文書作成を任せるとき、あなたはその誰かにどんなことを伝えるでしょうか。これもリストアップしてみてください(※2)。

次に、あなたが文書作成を任せた誰かが、立派に文書を完成させたとします。そうして、あなたが、その誰かと文書作成についての反省会をするとします。反省会の席で、あなたはその誰かに、「この文書を作成することで、どんなことを学びましたか?」という質問を投げかけます。

さて、このとき、あなたは、その誰かに、どんな答えを期待するでしょうか。あなたが期待する答えをリストアップしてみてください(※3)。

任せる相手が備えるべき条件のリスト(※1)と任せる相手に伝えるべきことのリスト(※2)は、その文書を作成するために必要な経験を含んでいます。

反省会であなたが期待する答えのリスト(※3)は、その文書を作成することから得られる経験を含んでいます。

自分が日々作成している文書を念頭に置いて、これらのリストを作ってみれば、比較的シンプルな文書であっても、それなりに長いリストになったのではないでしょうか。

ですから、つまり、こういうことです。

  • ひとつの文書を作成するために必要な経験は、たくさんある
  • ひとつの文書を作成することから得られる経験は、たくさんある

(2) 文書作成に関する経験の多くは、実は、見えていない

ところが、文書作成に関する経験の多くは、通常、あまり見えていません。

つまり、

  • その文書を作成するために必要な経験は、あまり見えていない
  • その文書を作成することから得られる経験は、あまり見えていない

ということです。

たとえば、先ほど思い浮かべていただいた文書を、改めて思い浮かべてみてください。実際には、その文書は、あなたご自身によって作成されることになるでしょう。

しかし、その文書を作成する過程で、あなたは、通常、

  • その文書を作成するために、どんな経験を使う必要があるのか、いちいち自覚しませんし、
  • その文書を作成することから、どんな経験を得られるのか、いちいち自覚しません。

ある意味、これは、当たり前のことです。

その文書作成は、あなたにとって、当たり前のことです。

  • あなたは、その文書作成を当たり前に処理できるので、その文書を作成するために、あなたのどんな経験を使っているのか、いちいち考えません。
  • あなたは、その文書作成を当たり前に処理できたので、その文書を作成することからどんな経験を得たのか、いちいち考えません。

だから、文書作成に関する経験は、通常、とても豊かであるにもかかわらず、実は、よく見えていません。とりわけ、自分にとって当たり前に作成できる文書に関しては、これはより顕著です。

(3) 文書作成に関する経験を見える化する意義

当たり前に作成できる文書を作成するときに、その当たり前に作成できる文書に関連する経験が見えないのは、当たり前かもしれません。でも、考えようによっては、もったいないことでもあります。

あなたが、その文書を、当たり前に作成できるということは、あなたにその文書を作成するために必要な経験が、十分に備わっている、ということを意味します。また、一般に、当たり前に作成できる文書を作成する機会は多いのではないかと思いますので、その文書作成から得られる経験は、何度もくり返し学ぶことができます。つまり、当たり前に処理できる文書作成から得られる経験は、とても豊かだ、ということです。

それにもかかわらず、当たり前に処理できる文書作成に関する経験が見えていないと、その豊かな経験を十分に活かすことができません。

あなたにとって、文書Aの文書作成は当たり前のことで簡単に処理できるけれど、文書Bの文書作成はそうではないとします。たとえば、文書Aが社内の報告書で、文書Bが取引先に提示する企画書、とかでしょうか。

文書Aに関する経験が十分に見えているならば、つまり、文書Aを作成するために必要な経験や、文書Aを作成することから得られる経験がよく見えているならば、文書Aとは毛色のちがう文書Bを作成するときも、その経験を応用できるかもしれません。社内の報告書を作成するには、読み手に何を伝える必要があるのかを明確にすることが大切で、この点は取引先に提示する企画書も同じだ、とか、社内の報告書を作成することは、事実を5W1Hに沿って具体的かつ正確に記載する訓練になるところ、この書き方は取引先に提示する企画書にも応用できるかもしれない、とか、そういうことです。

しかし、文書Aに関する経験があまり見えていなければ、つまり、文書Aを作成するために必要な経験や、文書Aを作成することから得られる経験があまり見えていないならば、文書Aに関する経験を文書Bの文書作成に応用するのはなかなかうまくいかないような気がします。

どんな仕事や生活であれ、世の中に存在するすべての文書をまんべんなく作成する、ということはありえません。作成する文書には、必ず、何らかの偏りが生じます。どんな人にでも、よく作成する文書と、あまり作成しない文書があるわけです。

そして、よく作成するタイプの文書は、いずれ、当たり前に作成できる文書になりますが、あまり作成しないタイプの文書は、いつまでたっても、当たり前に作成できる文書にはなりません。

さらに、どんなタイプの文書をよく作成するのかは、多くの場合、自分の好みや意図で決めることはできず、自分の好みや意図とは無関係に、外から与えられます。そのことに不平不満を抱いても仕方ありません。そういうものです。

だから、私たちとしては、自分にとって当たり前に作成できる文書に関する経験をよく見て、その経験を、他の文書作成に活かすことしかできません。そして、これさえできれば、世の中に存在するだいたいの文書について、少なくとも取っ掛かりくらいはつかめます。

ということで、文書作成に関する経験を見える化する意義は、とても大きいのです。

3.WorkFlowyによる経験の見える化

では、文書作成に関する経験を目で見えるようにするために、具体的には、どうしたらよいでしょうか。

この記事で私が提案する解法は、もちろん、WorkFlowyです。WorkFlowyで文書作成をすることが、文書作成に関する経験を見えるようにしてくれます。

(1) WorkFlowyによる経験の見える化は、結果として生じる

WorkFlowyで文書を作成すれば、文書作成に関する経験が見えるようになります。でも、特別な使い方をするわけではありません。WorkFlowyで文書を作成すれば、自然に、いつの間にか、文書作成に関する経験が見えるようになります。

WorkFlowyによる経験の見える化は、結果として生じるのです。

どういうことでしょうか。

たとえば、企画書という文書作成にWorkFlowyを使うことを考えてみます。

a.企画書という文書作成にWorkFlowyを使うフロー

最初に、タスクが発生します。2016年3月末までに、A社にXXXを説明する企画書を作成する、とかです。このとき、発生したタスクをWorkFlowyに書き込み、WorkFlowyで文書作成タスクをマネジメントすることができます。

企画書を作成した経験があまりない上に、A社のこともXXXのこともよく知らないとすれば、新たに発生した企画書作成というタスクに、不安が湧いてきます。この不安をそのままにしていては、タスクがうまく進みませんし、無理やり進めるのはストレスがかかります。そういうときはフリーライティングです。フリーライティングにも、もちろん、WorkFlowyを使います。

フリーライティングで気持ちが落ち着いたら、まずは与件の確認からでしょうか。〆切、書式、提出先といった形式的なところから、A社の要望や自社のねらい、XXXの本質や企画書を読むA社担当者の興味関心といった実質的なところまで、自分にわかる与件をどんどんメモします。与件の管理にも、WorkFlowyが力を発揮します。特に、実質的な与件は、企画書作成を進める間に新しく判明することがありますので(たとえば、A社担当者はXXXの前モデルにクレームを申し入れたことがあるので、そこをフォローする必要がある、という情報が新しく判明する、とか)、流動的に変化する与件をうまく管理できる力を持つWorkFlowyはぴったりです。

早い段階で、企画書の構造を組み立てることも大切です。要するに、目次やページ構成を作ります。構造の組み立てなら、WorkFlowyの右に出るツールはそんなにありません。思いつく要素をどんどん入力し、トピックを移動したり分割したりしているうちに、なんとなく形が見えてくるはずです。WorkFlowyなら、完成に肉薄した段階であっても、根本的な構造を組み替えることも可能です(楽ではありませんが)。だから、早い段階で構造を組み立てるときは、「目次(仮)」「ページ構成(仮)」といった(仮)の気持ちを持つとよいです。

(仮)の構造が見えてきたら、どんな素材が必要かが、なんとなく見えてきます。すぐに入手できる素材もあれば、手続きを経て第三者から入手しなければいけないなど、ある程度時間のかかる素材もあるでしょう。段取りをとって、どんどん資料を集めます。そして、手元に届いた資料から、順次WorkFlowyに入力します。

あなたが作成する企画書が文章を中心とするものなのであれば、資料集めと並行して、文章を書き進めます。文章を書くときも、最初は(仮)の気持ちでかまいません。ある程度自分の気持ちに正直になって、書きやすいところ、書きたいところから(仮)の文章を書き進めます。

企画書が形になるにつれて、準備した資料や文章の中で、「ここは必要ない」という箇所が見つかります。それらは、企画書を完成させるためには不要な部品なので、企画書内に残しておいてはいけません。でも、削除する必要はありません。WorkFlowyの中に、「■未使用」とか「■ごみ箱」といったトピックを作って、その下に移動しておきましょう。

企画書作成は、ある程度長丁場です。気分の浮き沈みもあるでしょうし、並行して進めている他の仕事の関係で思うように時間の取れないこともあるでしょう。これらに対応するには、作業ログをとっておくことが有益です。とはいえ、作業ログのための特別なツールを使う必要はありません。WorkFlowyの中に「作業ログ」といったトピックを立て、その下に日付ごとのトピック(「2016-03-08」など)を作り、その日付トピックの中に、書きたいことを書いておきます。

推敲もWorkFlowyの中で実行できます。階層構造が残っていると、自分自身、階層構造にごまかされることがありますので、一時的に階層構造を見えなくする、などの工夫が大切です(参考:なぜ、WorkFlowyは、文章の推敲に向いているのか? (WorkFlowy×『数学文章作法 推敲編』その1))。

企画書の原稿がWorkFlowyの中で完成したら、その原稿をWorkFlowyから切り出します。コピー&ペーストや公式のExport機能を使うのも悪くありませんが、私の好みは、ハサミスクリプトというプログラムです。完成品としての企画書がWordファイルなどであれば、プレーンテキストで書き出すものが汎用的で便利です。

b.企画書が完成したとき、WorkFlowyの中に、何が記録されているか?

さて、このようなフローを経て、企画書が完成しました。

今、あなたの手元には、完成した成果物としての企画書があります。でも、それだけではありません。WorkFlowyの中に、企画書完成に至るまでの経験全体が蓄積されています。

  • その企画書を作るために、自分のどんな経験を活用したか?
  • その企画書を作ることを通じて、自分はどんな経験をしたのか?

全部、残っています。

大切なことは、企画書作成に関する経験を残すために何かをしたわけではない、ということです。

フリーライティングは、企画書作成タスクに不安を感じたが、その不安をそのままにして企画書を作成するとブレーキになるとよくないので、不安を解消するために、行いました。後から見返すためではなく、その企画書を作るために必要だから、フリーライティングをしました。

資料集めは、その企画書を作るために必要だと思った資料を、集めました。結果として使わなかった資料もありますが、集めたときは、その企画書で使うことを目的としていたのであって、経験を蓄積するために集めたわけではありません。

企画書のために書いた文章や考えたことの多くは、企画書の中には盛り込まれず、WorkFlowyの中に素材として残りました。でも、企画書に盛り込まなかったのは、企画書をよいものにするためです。別の企画になりそうだから出し惜しみしてその企画書に盛り込まなかったわけではなく、その部分を削るほうがその企画書の質が上がるから、削りました。それが結果として、次の企画や知的生産の素材となるだけのことです。

経験を蓄積するためにあえてなにかをしたわけではないのに、WorkFlowyでその企画書という文書作成に取り組んだら、結果として、WorkFlowyによって企画書作成に関する経験が見える化されました。

これが、WorkFlowyが文書作成に関する経験を見えるようにするあり方です。

(2) WorkFlowyで、文書作成に関する経験の見える化を生じさせるための条件づくり

WorkFlowyで文書を作成すれば、自然と、結果として、文書作成の経験が見える化されます。しかし、このような結果が自然と生じるためには、いくつかの条件をあらかじめ整えておくことが大切ではないかと思います。

次の3つです。

  • WorkFlowyという全体から一部分を切り出すことで、文書を作成する
  • できるだけ文書作成フローの全体に、WorkFlowyを使う
  • WorkFlowyの上で作成した部品は、その文書には必要なくても、削除しない

a.WorkFlowyという全体から一部分を切り出すことで、文書を作成する

ひとつめは、WorkFlowyという全体から一部分を切り出すことで、文書を作成する、ということです。

作成する文書のためにまっさらな場所を用意するのではなく、WorkFlowyという全体の中の一部分をその文書のために変化させていき、ある程度形になった一部分を切り出すことによって、文書を作成します。

別の観点から言えば、これは、「ひとつの文書=ひとつのファイルという枠組みを前提としない」ということです。

WorkFlowyは、文書作成に、どんな革命をもたらすか?

なお、WorkFlowyは、仕様上、ひとつのアカウントにつきひとつのアウトラインしか使えません。そのため、WorkFlowyを使って複数の文書を作成するのなら、必然的に、このような使い方になります。

なので、声高に「全体から一部分を切り出す」ということを強調する必要はないのかもしれません。でも、これはWorkFlowyの本質との関係で大切なので、書きました。

b.できるだけ文書作成フローの全体に、WorkFlowyを使う

ふたつめは、文書作成のフロー全体にWorkFlowyを使うことです。

文書作成には、フローがあります。文書作成のタスクが生じるところから、文書が完成して受け手に届くまでには、たとえば、

  • 文書作成タスク発生
  • 文書作成に関する与件の確認
  • 文書の構造を組み立てる
  • 文書の素材を集める
  • 文書を文章にする
  • 文書の文章を整える
  • 文書の体裁を整える
  • 完成した文書を受け手に届ける

といったフローを通過しなければいけません。

このフローにおいて、WorkFlowyが力を発揮できる行程は、実にたくさんあります。文書作成に関するタスク管理も、与件の確認も、文書の構造を組み立てることにも、文書を文章にすることにも、文章を整えること(推敲)にも、工夫次第では体裁を整えたり受け手に届けたりすることにも、WorkFlowyが力を発揮できるところがあります。

これらのフローのできるかぎり全体にWorkFlowyを使えば、その分、WorkFlowyの中に文書作成に関する経験が自然と蓄積され、結果として、文書作成に関する経験の見える化が進みます。

c.WorkFlowyの上で作成した部品は、その文書には必要なくても、削除しない

みっつめは、削除しない、ということです。

WorkFlowyの上で文書作成に関するすべての作業を行うと、WorkFlowyの中には、完成品としての文書には使わない部品が、たくさん生まれます。集めた資料のすべてを使うことはなく、書いた文章のすべてを採用することはできず、ましてや、企画書作成タスクに対する愚痴や不満タラタラのフリーライティングは、完成品の企画書には、ほんの少しでも顔を見せてはいけません。

でも、これらの部品も、削除しません。削除するのではなく、完成品として切り出す対象から外すだけです。

参考:思考の一部を捨てても死なない(なぜ、私は、思考するツールとして、Evernoteを使うのか)

3.まとめ

この記事では、WorkFlowyを文書作成ツールとして使うと、文書作成に関する経験を見える化できる、ということを書きました。このことの位置づけは、以下のとおりです。

WorkFlowyで文書を作成すると、文書作成に関する経験が見える化されます。それも、あえてそうしようとしなくても、自然と、結果として、経験が見えるようになります。

WorkFlowyを使えば、ひとつひとつの文書作成が、良質の経験値を得られるよい学習の機会にもなるかもしれません。

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