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WorkFlowyは、文書作成に、どんな革命をもたらすか?

公開日: : WorkFlowy, 書き方・考え方

1.はじめに(Amazonの「文書作成ソフト」ランキング)

2016年1月29日、『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』が出版されました。出版までたどりつくことができたのは、このブログを読んでくださっている皆様がいてくれたからこそです。ありがとうございます。

さて、本書に関連して、先日、倉下忠憲さんが、こんなTweetをしていました。

この状況は、本日(2016-02-03)も変わっていません。

文書作成ソフトのランキング

  • 【1】クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門 (OnDeck Books(NextPublishing))
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  • 【5】よくわかる Microsoft Word 2010 基礎 データCD-ROM付
    • 富士通エフ・オー・エム
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確かに、Microsoft Wordに関する本がずらりと並ぶ中、『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』は、見るからに異端です。

私にとってはとてもうれしいこんな状況が実現したのは、本書を手にとってくださった多くの皆様や、本書のことをいろんなかたちで応援してくださった皆様のおかげです。ただただ感謝しかありません。

ただ、ここで書きたいのは、それとは少し別のことで、ひとことでいうと、こうなります。

  • 2016年時点の日本には、「文書作成ソフト」=「Microsoft Word」という図式が、厳然と存在している。
  • WorkFlowyを「文書作成ソフト」として活用することは、文書作成に革命をもたらすのではないか?

以下、順番に書いていきます。

2.WorkFlowyによる文書作成は、Wordによる文書作成と、どこがちがうのか?

最初に考えたい問いは、「文書作成ソフト」として見たときのWorkFlowyとWordのちがいです。「WorkFlowyによる文書作成は、Wordによる文書作成と、どこがちがうのか?」となります。

想定されるひとつの答えは、「WorkFlowyはアウトライナー(アウトライン・プロセッサ)だから、アウトライナーの機能を使って文書を作成できる。」ではないかと思います。

たしかに、アウトライナーの機能は、WorkFlowyで文書を作成するとき、大きな役割を果たします。

ですが、Wordだって、アウトライナーの機能を備えています。そして、Wordが備えるアウトライナーの機能は、十分に高度です。ある意味、Wordは、最も普及しているワード・プロセッサであると同時に、最も普及しているアウトライナー(アウトライン・プロセッサ)でもあるのです。

そのため、WorkFlowyがアウトライナーであることは、Wordと比較しての本質的なちがいではありません。

であれば、クラウドであること、はどうでしょうか。WorkFlowyはクラウドサービスだけれど、Wordはそうではありません。また、WorkFlowyは、クラウドサービスであることによって、「WorkFlowyのURL」や共有・共同編集機能など、画期的な機能を備えています。

しかし、これも本質的なちがいではありません。

ひとつには、MicrosoftはOfficeのクラウド機能に力を入れており、2016年現在、「Wordはクラウドではない」と断言できないこともあります。ですが、それよりももっと大きな要因は、クラウドサービスなのか否かは、文書作成にとって、それほど本質的なことではないためです。WorkFlowyが備える「WorkFlowyのURL」や共有・共同編集機能は、他のツールにはないWorkFlowyの特長です。しかし、これらの機能の有無によって、文書作成のあり方が根本的に変わるかといえば、そういうわけでもありません。

では、本質的なちがいは、何でしょうか。

現時点における私の答えは、文書を扱う単位です。

Wordで文書を作成するとき、多くのユーザーは、ひとつの文書を作るために、ひとつのファイルを用意します。文書とファイルは、1:1の対応です。ひとつのファイルが、ひとつの文書を扱うための単位として機能しています。

(もちろん、このような使い方は、Wordの技術的な側面から来る制約ではないため、このような使い方をしないことだってできます。しかし、2016年現在では、私を含めて多くの方は、Wordで文書を作成するときは、文書:ファイル=1:1という枠組みを前提としているように思います。)

これに対して、WorkFlowyはちがいます。WorkFlowyがテキスト情報を管理するために用意する単位は「トピック」と「アウトライン」なのですが、この「トピック」と「アウトライン」のいずれもが、文書と1:1で対応することがありません。WorkFlowyでは、「トピック」も、「アウトライン」も、ひとつの文書を扱う単位としては機能していないのです。

では、WorkFlowyでは、ひとつの文書を、どのように扱うのでしょうか。WorkFlowyは、ひとつの「アウトライン」の中に存在する、「トピック」の集合体を、ひとつの文書として扱います。

ここでのポイントは2つです。

第1に、WorkFlowyは、ひとつの「アウトライン」の中の一部分を、ひとつの文書として扱います。どれだけたくさんの文書をWorkFlowyで作成しても、それらすべての文書を含むWorkFlowyの「アウトライン」全体は、ずっとただひとつのままです。ひとつの文書は、WorkFlowyの「アウトライン」全体における一部分に過ぎません。

第2に、WorkFlowyは、「トピック」の集合体を、ひとつの文書として扱います。WorkFlowyの「トピック」は、(トピック本文には)1段落のテキストしか格納できませんので、文書の長さによっては、ひとつの文書を構成する「トピック」の数は膨大になりえます。それでも、WorkFlowyにとって、ひとつの文書とは、(ときに膨大な数の)「トピック」の集合体です。

このように、(Wordで文書を作成することと比較して、)WorkFlowyで文書を作成することの最も本質的なちがいは、文書を扱う単位にあります。

  • Word
    • ひとつの文書=ひとつのファイル
    • 文書:ファイル=1:1
  • WorkFlowy
    • ひとつの文書≠ひとつの「アウトライン」
      • ひとつの「アウトライン」の中に、たくさんの文書が存在する
      • ひとつの「アウトライン」は、たくさんの文書の集合体である
    • ひとつの文書≠ひとつの「トピック」
      • ひとつの文書の中に、たくさんの「トピック」が存在する
      • ひとつの文書は、たくさんの「トピック」の集合体である

このちがいは、文書作成という知的生産にとって、本質的なちがいです。

【参考】

アウトライナーを使うとファイルの概念が消えていく:Word Piece >>by Tak.:So-netブログ

『アウトライン・プロセッシング入門』の著者であるTak.さんによる考察。

この考察を読んで、私は、WorkFlowyによる文書作成の本質を知りました。

「アウトラインはひとつあれば十分だし、ひとつだけの方がむしろよい」というWorkFlowyの思想を肯定する。

上の記事を受けて、私なりに、WorkFlowyの思想を考えたもの。

「情報を区切る単位はトピックだけでいい」というWorkFlowyの思想

同じことを、「トピック」という観点から考えてみました。

3.WorkFlowyを使うと、文書作成は、どんな影響を受けるのか?

「WorkFlowyによる文書作成とWordによる文書作成は、文書を扱う単位がちがう」というのが本質的なちがいだとして、では、このちがいは、具体的には、どのような影響をもたらすのでしょうか。

ここでは、「これまでは、Wordを使って、1ファイル1文書で文書作成をしていた人」を前提として、その人がWorkFlowyを使って文書作成をすることによって、その人による文書作成がどのような影響を受けうるのか、考えてみます。

(1) フローが変わる

まず、文書作成の作業フローが変わります。

ざっくりいうと、Wordによるフローは次のとおりで、

  • 文書作成タスク発生
  • 文書完成までのスケジュールを組む
  • 資料を集める
  • 内容を考える
  • 文書の内容をざっくりと描く
  • Wordのファイルを新規作成する
  • Wordに文書の内容を書いていく
  • Wordで文書を完成させる

WorkFlowyによるフローは、次のとおりです。

  • 文書作成タスク発生
  • WorkFlowyの上で、フリーライティング
    • 「めんどうなタスクが来ちゃったなあ」から始まって、心に浮かんだことを何でも書く。
    • この中で、文書を完成させるまでのスケジュールを組む。
  • WorkFlowyの上に、資料を集める
    • 関係しそうな情報をとりあえずどんどん放り込む。
    • デジタル情報ならコピー&ペースト。アナログ情報なら書き写し。
  • WorkFlowyで、文書の構造を組み立てながら、文書の内容を考える
    • その文書が前提として求められる枠組み(「問題点・結論・理由」とか「背景・調査結果・考察」とか)をまず書く
    • それぞれの枠をわかりやすく分解していく
  • WorkFlowyで、文書の文章を書く
  • WorkFlowyで、文書の原稿を完成させる
  • WorkFlowyからWordに原稿を書き出す

(2) その文書作成の「上の階層」を、どの道具で扱うか?

この2つのフローの大きなちがいは、どこにあるでしょうか。

ひとつは、文書作成の「上の階層」を、どの道具で扱うか、です。

文書作成の「上の階層」とは、その文書作成を取り巻くいろんな要素のことです。文書を作成する目的とか、文書を作成するにあたっての与件とか、文書を作る自分が抱えている制約(体調とか家族の問題とか)とかをイメージしています。文書作成は、それ単体で存在しているわけではなく、これらのいろんな要素と相互に関連して存在しています。これらの物事を、ここでは、文書作成の「上の階層」と呼んでみました。

Wordの1ファイル1文書で文書を作成するとき、文書作成の「上の階層」を扱う道具は、Wordではない、別の道具です。タスク管理システムを構築しているならそのタスク管理システムになるでしょうし、特にタスク管理をしていないなら、「上の階層」を扱う道具はないかもしれません。

これに対して、WorkFlowyで文書を作成すると、文書作成の「上の階層」は、作成される文書そのものと同時に、WorkFlowyで扱うことができます。たとえば、どの作業をいつまでにやるのか、というタスク管理。たとえば、タスク実行時に湧いてきた感情を処理する瞬時レビュー。たとえば、文書作成が数日間に渡ってしまう場合の、翌日の自分に対する引き継ぎメモ。これらをすべてWorkFlowyの中で扱うことができます。

加えて、WorkFlowyの場合、これら文書作成の「上の階層」をWorkFlowyで扱うことが、結果として、文書作成そのものに役立ちます。

たとえば、最初の段階で気楽に書いたフリーライティングの一部が、文書作成の終盤での行き詰まりをすっと解消してくれることがあります。たとえば、翌日の自分のために書いた引き継ぎメモが、文書全体の要約としてとてもわかりやすくまとまっている場合もあります。(私だけかもしれないのですが、気合を入れて文書そのものを書く作業に没頭しているときよりも、フリーライティングや引き継ぎメモのためにささっと気楽に書いているときの方が、えてして、わかりやすくて本質をつく表現ができる傾向にある気がします。)

また、たとえば、文書作成にあたってのクライアントとの打ち合わせ議事録や、ドラフトについて上司や同僚と交わした意見交換の記録を、すべてWorkFlowyに記録しておけば、これらは、文書を作成したり改善したりする上で、この上なく役に立つ情報となります。(これも私だけかもしれないのですが、同じ自分の言葉でも、誰かとのコミュニケーションの中で出てきた発言のほうが、ひとり文書作成に没頭しているときに書いた文章よりも、しっくりくる表現、わかりやすい論理展開になる可能性が高い気がしています。)

(3) 全体から一部分の切り出しを、どの道具で扱うか?

フローのちがいは、もうひとつあります。

Wordで文書を作るときは、最初に、最終的に完成文書となるひとつのファイルを準備して、そのファイルの中に、文書の内容を書き加えていきます。文書作成のために調べたこと、打ち合わせしたこと、考えたことなどは、まずはその完成文書となるひとつのファイルの外側で管理し、それらの中から、文書作成に必要な物だけを、ファイルの中身に書き加えていく、というフローです。

これに対して、WorkFlowyで文書を作るときは、最終的に完成文書となる部分がどこなのか、最初の段階では、全然わかりません。

文書作成に手を付け始めて、まずやることは、WorkFlowyの「アウトライン」に、関連するいろいろな情報を放り込むことです。調べたこと、打ち合わせたこと、考えたこと、完成までのスケジュールの構想など、その文書にまつわることを何でもかんでもWorkFlowyの「アウトライン」に書き加えます。

そうして、「アウトライン」を動かしながら、最終目標である完成文書のために部分を、少しずつ作り出していきます。ある程度のところまでいって、「アウトライン」の一部を完成文書として整えることができたら、その段階で、「アウトライン」から完成文書を切り出して、文書を完成させます。

WorkFlowyによる文書作成は、「全体から一部分を切り出す」という知的生産の一例です。このことは、このブログでは、何度も何度もしつこくくり返しています。

ただ、この「全体から一部分を切り出す」というあり方は、WorkFlowyだけのもので、Wordによる文書作成にはいっさい存在しない、とまで言い切れるかといえば、そういうわけでもありません。

というのも、「全体から一部分を切り出す」というのは、ある意味で、誰もがやっている当たり前のあり方だからです。

文書を作成する人は、文書を作るために、資料を集めたり、内容を考えたり、関係者と打ち合わせをしたりします。これらによって得られた収穫は、どんな道具で文書を作成するにせよ、一旦は、文書を作成する人のどこか(記憶とか能力とか経験とか)に蓄積されます。

また、文書を作成する人が、その文書を作成するために使うものは、その文書のためだけに準備したことだけに限られません。つまり、教育課程で学んだ知識、これまでの仕事の経験から得た技能、家族や友人との関係の中で育んだ価値観など、そういった、いわばその人の全体的なもののなかから、その文書に使えるものを適宜活用して、文書を作成します。

Wordを文書作成の道具として使うとしても、これは変わりません。文書を作成する人のレベルを考えてみれば、文書を作成する人は、自らの経験や能力や思考などの全体のうち、その場面で求められている文書に対応する一部分だけを、文書のために用意したひとつのWordファイルに切り出している、と言えるのではないかと思います。

となると、WorkFlowyとWordとのちがいは、いったい何なのでしょうか。

「全体から一部分の切り出しを、どの道具で扱うか?」ではないかと思います。

WorkFlowyは、全体から一部分の切り出しプロセス全体を扱うことのできる道具です。文書作成に即して言えば、文書に関係する資料、思考、経験などの全体をWorkFlowyの「アウトライン」で扱い、そこから、今回作成する文書のために役立つ一部分だけをWorkFlowy上でまとめ、最後にその一部分をWorkFlowyから切り出す、というフローを可能にしてくれます。

(もちろん、文字どおりの自分の全体からの切り出しではありません。でも、使い方によっては、それなりに大きな全体からの切り出しを可能にしてくれます。)

これに対して、Wordが担えるのは、切り出しの後だけです。文書作成のための資料、思考、経験などの全体は、Wordの守備範囲ではなく、文書作成をする人の経験や能力が担います。その全体から、ひとつのWordファイルに一部分を切り出した後が、Wordの出番です。

文書作成の最初の段階から、目標となる完成形が固定した形でイメージできるのであれば、WordでもWorkFlowyでも、大したちがいはないのかもしれません。でも、多くの文書は、文書作成の最初の段階では目標となる完成形をイメージすることが困難ですし、仮にイメージできたとしても、そのイメージは作成の過程で変化し続けます。

目標となる完成形が固定した形ではっきりと見えるのが文書作成過程のある程度後ろの段階であるならば、「全体から一部分を切り出す」行程も、後ろの方に持ってくるのが合理的です。

この点で、特に定形ではない文書を作成するなら、WordよりもWorkFlowyの方が力を発揮するのではないか、と私は考えています。

4.まとめ

WorkFlowyによる文書作成と、Wordによる文書作成は、文書を扱う単位の点で、本質的なちがいがある。Wordは、(必然ではないけれど、多くの場合、)1ファイル=1文書であるのに対して、WorkFlowyは、「アウトライン」も「トピック」も文書と対応していない。

  • ひとつの文書≠ひとつの「アウトライン」
    • ひとつの「アウトライン」の中に、たくさんの文書が存在する
    • ひとつの「アウトライン」は、たくさんの文書の集合体である
  • ひとつの文書≠ひとつの「トピック」
    • ひとつの文書の中に、たくさんの「トピック」が存在する
    • ひとつの文書は、たくさんの「トピック」の集合体である

WorkFlowyによる文書作成は、Wordによる文書作成とは、文書作成のフローが異なる。WorkFlowyという道具は、(文書作成作業そのものと同時に、)文書作成の「上の階層」を扱える。また、WorkFlowyという道具は、(文書作成において誰もが当たり前に実践している)「全体から一部分を切り出す」というあり方を、WorkFlowyという道具の中で、実現できる。

なお、これらは、WorkFlowyによる文書作成によって、文書作成そのものにもたらされる革命です。これと同時に、WorkFlowyによる文書作成によって、文書作成をする人(主体)にもたらされる革命があるんじゃないかと思っています。

次回は、このあたりも考えてみたいなと思います。

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