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ToodledoとGoogleカレンダーの役割分担 ー Googleカレンダーの「作業枠」カレンダーにタスクをスケジュールとして登録する

1.はじめに

私は、タスクとスケジュールを管理するために、ToodledoとGoogleカレンダーを組み合わせて使っています。タスク管理のためにToodledoを、スケジュール管理のためにGoogleカレンダーを、というのが基本の役割分担です。

ToodledoとGoogleカレンダーには、それぞれ、得意な分野があります。Toodledoは、自分が抱えているタスクを把握することが得意です。Toodledoを使えば、自分が今どのようなタスクを抱えていて、それぞれのタスクがどんな状態なのかを把握することができます。

Googleカレンダーは、自分の持ち時間を把握するのが得意です。Googleカレンダーを使えば、自分の持ち時間にどの程度の余裕があるのかや、特定の予定までにどれくらいの時間があるのかを把握することができます。

時間を把握するには、ToodledoよりもGoogleカレンダーが得意なのではないかと思うのですが、タスクを完了させるためには時間がかかります。ですから、時間を無視してタスクを管理するのは現実的ではなく、タスクを管理するためにも時間を考慮する必要があります。

タスクを管理する際に時間を考慮に入れるための方法は、ふたつあります。ひとつは、Toodledoで時間の要素を管理することです。もうひとつは、Googleカレンダーにタスクをスケジュールとして追加しておくことです。

このうち、私は、後者を採用しています。

2.Toodledoで時間の要素を管理する方法と、この方法を採用しない理由

(1)Toodledoで時間の要素を管理する方法

a.管理するべき時間の要素

タスクに関して管理すべき時間の要素は、ふたつあります。

(a)タスクを行うべき時間帯

まず、タスクを行うべき時間帯です。

タスクの中には、特定の日時に行わなければいけないタスクがあります。たとえば、特定の人に電話をかけるというタスクは、相手の都合がありますので、○月○日の午後○時から○時の間に電話をかける必要がある、という場合があります。

この場合、どの時間帯にそのタスクを行うかを管理する必要があります。

(b)タスクを完了させるために必要な所要時間

次に、タスクを完了させるために必要な所要時間です。

タスクを完了させるためには時間が必要です。30分で終わるタスクも2時間かかるタスクもあります。タスク処理に費やすことができる時間は有限です。その日の空き時間が3時間しかないのに、その日のすべきタスクとして所要時間5時間のタスクが割り当てられていれば、その日のタスクを完了できないことは、最初からわかります。

したがって、タスクの所要時間を管理することが求められます。

b.時間帯をContextで管理する

時間帯を管理するために使えるToodledoの要素は、Contextです。Contextは、文脈や状況というニュアンスの要素です。Toodledoの場合、ひとつのタスクにつき、最大ひとつのContextを割り当てることができます。同時にふたつ以上のContextを割り当てることはできません。

時間帯をContextで管理するには、たとえば、次のようなContextを作ります。

  • a.08-10
  • b.10-12
  • c.12-13
  • d.13-15
  • e.15-17
  • f.17-19
  • g.19-22

c.所要時間をLengthで管理する

所要時間のために、ToodledoにLengthという要素が用意されています。ToodledoのLength要素は優れていて、自動的にタスクの所要時間を合計して算出してくれます。

(2)私がToodledoで時間の要素を管理しない理由

このように、ContextとLengthを使えば、Toodledoで時間の要素を管理することが可能です。しかし、私は、Toodledoで時間の要素を管理していません。その理由は、以下の通りです。

a.Toodledoをシンプルに保ちたい

第一に、私は、Toodledoをできる限りシンプルに使いたいと思っています。

Toodledoは毎日使う道具なので、Toodledoを使うこと自体の負担をできるだけ小さくしたいと思っています。私は元来面倒くさがりなので、Toodledoを使うこと自体の負担をできる限り小さくするためには、Toodledoをシンプルに使うことが必須です。

Toodledoをシンプルに使うためには、Toodledoにおいてタスクに付与する要素を限定することが必要です。私の場合、締め切り(Due Date)と案件・プロジェクト(Folder)は必要なので、これ以上要素を増やさないために、時間に関する要素を付与することを諦めました。

b.所要時間を見積もることが、難しい

第二に、ToodledoのLength機能は優秀なのですが、私自身は、タスクの所用時間を見積もることが得意ではありません。取りかかってみると想定よりも短い時間で片付くこともあれば、予定時間がんばっても作業の半分も終わっていないこともあります。

どこかに書いてあった、「所要時間の見積りは続けていけば制度が向上する」という言葉を信じ、しばらく続けてみました。しかし、いっこうに精度が上がらないため、私には向かないのだろうと、諦めました。

c.時間の管理は、Googleカレンダーの方が得意

第三に、所要時間の見積りをToodledoでしないとなると、残りはタスクを行う時間帯の管理だけなのですが、この点では、Googleカレンダーの方が得意です。

私は、「今の時間帯に何をするべきか?」を知りたいときは、Googleカレンダーを確認します。Googleカレンダーを確認して、何のスケジュールもない場合に、当面の手持ち時間を確認した上で、タスクに取りかかります。そのときに確認するのがToodledoです。ですから、特定の時間に何かをやる必要があるなら、Googleカレンダーに記載する方が間違いがありません。

3.Googleカレンダーに「作業枠」カレンダーを用意する

(1)Googleカレンダーにタスクを記載する

ということで、私は、特定の時間帯に行うべきタスクを、Googleカレンダーで管理しています。

やり方は、いたってシンプルです。そのタスクを行うべき特定の時間帯に、30分枠のスケジュールで、やるべきタスクをスケジュールとして追加します。それだけです。

ただし、Googleカレンダーでは、完了・未了のチェックができないため、Googleカレンダーに追加するのと同時に、Toodledoにもタスクを追加しておきます。

(2)Googleカレンダーにタスク用のカレンダー「作業枠」を用意する

Googleカレンダーにタスクを追加する場合に気をつけるべきは、タスクとして追加したイベントと普通のスケジュールを区別することです。そのためには、タスク用のカレンダーを用意するのがよいと思います。

私の場合は、「作業枠」という名前のカレンダーを用意し、カレンダーの色を淡い色(水色)にしています。

(3)GoogleカレンダーとToodledoの連携を利用しない理由

GoogleカレンダーとToodledoには、連携機能も用意されています。しかし、私はこの機能は使っていません。

なぜなら、私がGoogleカレンダーにタスクを表示したい場面は、その日の特定の時間帯に行うべきタスクがある場合だけです。そして、私の仕事スタイルの場合、そのようなタスクは、それほど多くありません。ですから、自動ですべてのタスクがGoogleカレンダーに表示されると、かえって邪魔くさいのです。

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