GmailとGoogleカレンダーに集約することで、個人的データベースが、いつの間にか生まれている

1．はじめに

私は、すべてのメールをGmailに、すべてのスケジュールをGoogleカレンダーに、集約しています。

GmailとGoogleカレンダーに集約することには、いくつかのメリットがあります。チェックするところがひとつで済むことは、目に見えてわかりやすいメリットです。これに対して、普段はあまり意識しないのだけれど、ふとしたときに大きな力を発揮するメリットとして、GmailとGoogleカレンダー上に、個人的なデータベースが、いつの間にか生まれている、という点があります。

2．GmailとGoogleカレンダー上に、個人的なデータベースが、いつの間にか生まれるとは？

(1) GmailとGoogleカレンダー

GmailとGoogleカレンダーは、Googleが提供するクラウドサービスです。

a.Gmail

Gmailは、Googleが提供するウェブメールです。

Gmailを利用すれば、インターネット上のGmailのページから、メールを送受信することができます。また、Gmailで送受信したメールは、インターネット上のGmailのページに、すべて保存されます。Gmailは、無料プランでも、10GBという大きな容量を備えていますので、普通に使っているのであれば、まあ、10年くらいは、無料で利用し続けることができます。

b.Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleが提供するウェブカレンダーです。

Googleカレンダーを利用すれば、インターネット上のGoogleカレンダーのページに、未来のイベントや過去のイベントを記録することができます。Googleカレンダーは、実質的に無限の未来と無限の過去のイベントを保存できます。紙の手帳のように、1年ごとで別の手帳に買い換える必要はありません。Googleカレンダーを開けば、これまで自分がGoogleカレンダーに記録してきたすべてのイベントが、そこに記録されています。

(2) 自分にとって有益な情報がそこにあり、たどり着けること

a.自分にとって有益な情報がそこにある

GmailとGoogleカレンダーを使い続ければ、GmailとGoogleカレンダーを使い始めてからのすべてのメールとすべてのイベントが、そこに保存されています。

これらのメールやイベントは、他ならぬ自分自身が送受信したり記録したものです。GmailとGoogleカレンダーを確認すれば、そのときの過去の自分がどのように行動したかを、かなりの程度、追跡することができます。その過去の自分自身の行動は、現在や将来の自分にとっても、参考になる情報です。GmailとGoogleカレンダーの中には、自分にとって有益な情報が保存されています。

b.有益な情報にたどり着ける

さらに、GmailとGoogleカレンダーならば、高確率で、目的の情報にたどり着くことができます。

まず、どちらのサービスでも、検索を利用することができます。検索窓にフリーワードを入力すれば、かなりの精度で、目的のメールやイベントを拾い出してくれます。

次に、これも検索の一種ですが、どちらのサービスも、時系列で情報を拾い出すことがとても得意です。Gmailならば、検索条件で特定の期間のすべてのメールを拾い出すことができます。Googleカレンダーは、カレンダーなので、時系列でイベントを表示するのはお手の物です。そして、人間は、見つけたい情報が「いつ」の行動に関するものなのかは、わりと思い出すことができます。

これらの機能を使えば、高確率で、目的の情報にたどり着くことができます。

(3) 個人的なデータベース

GmailとGoogleカレンダーを使い続ければ、自分が送受信したすべてのメールと自分が記入したすべてのイベントという、自分にとって有益な情報が、自動的にGmailとGoogleカレンダーに保存されます。

そして、GmailとGoogleカレンダーならば、自分がその情報を求めるときに、その自分にとって有益な情報に、たどり着くことができます。

つまり、GmailとGoogleカレンダーは、自分にとってとても役に立つ、個人的データベースへと成長していきます。

3．個人的データベースの質を上げるための心がけ

GmailとGoogleカレンダーは、普通に使っていれば、何も気にしなくても、いつの間にか、自分にとって有益な個人的データベースが生まれています。しかし、ちょっとした心がけをすれば、データベースの質をぐんと上げることができます。

(1)Gmail

a.すべてのメールをGmailに集約する

Gmailを質の高いデータベースにするためにいちばん大切なことは、すべてのメールをGmailに集約することです。

すべてのメールをGmailに集約するには、Gmailからすべてのメールを送受信することが早道です。

b.（Gmailでの）検索を意識したメールの作り方をする

Gmailのデータベースから目的の情報を正確に拾い上げるためには、Gmailの検索を意識して、メールを作るとよいと思います。

(a)タイトルとスレッド

まず、メールタイトルをメールの内容と一致させることが大切です。

次に、Gmailは、スレッド形式でメールを表示します。そして、検索結果は、スレッド単位です。したがって、スレッドが長くなると、スレッドのどこに目的の情報があるのかがわかりづらくなります。したがって、メールのやりとりでトピックが変わったときなど、機会を見つけて、タイトルを付け替えて、スレッドを分けるとよいです。

(b)正式名称を使う

イベントや人物など、名前を持っているものについて言及するときは、正式名称を使うようにします。そうすれば、その正式名称で検索することにより、目的のメールにたどり着くことができます。

c.情報を補って、確認メールor自分宛メールを送信する

メールで何かの連絡を受けて、電話で返事をする、ということがあります。このやりとりがあった場合、あとからメールだけを見ても、自分がどのような内容の返事をしたかがわかりません。

そこで、記録に残すため、自分が電話で連絡した内容を、メールで送信しておくことが便利です。内容がある程度複雑ならば、電話で、「メールで整理して送っておきます」と伝えて、メールも送ると、相手も喜びます。そこまでするのは重たい場合は、返信メールの宛先を自分にして、自分宛に確認メモを送っておきます。

(2)Googleカレンダー

a.Googleカレンダーと現実の行動を一致させる

まずは、すべてのスケジュールをGoogleカレンダーに集約することが大切です。

それでも、突然の予定変更など、スケジュールが変更することは多いはずです。そのときは、そのイベントが終わってから、Googleカレンダーを修正します。

このようにして、Googleカレンダーに記録されたイベントと自分の現実の行動を一致させておきます。

b.検索を意識したイベントの作り方をする

Googleカレンダーにイベントを追加するときも、後から検索することを意識した作り方をする方が好ましいです。

たとえば、ひとつの案件に関する打ち合わせが複数回に渡って開催されるなら、同じ記載でイベントを作成する方が望ましいです。その方が、検索によって、もれなくすべての打ち合わせを拾い出すことができます。

また、アポイントなど、他者とのイベントは、その人の名前を漢字のフルネームで記載すれば、その人に関するイベントを串刺しで検索することができます。もっとも、個人情報の問題があるので、仕事上の取引先や依頼者の場合は、フルネームでイベントを作成することは、控えた方がよいと思います。

c.関連情報を追記する

Googleカレンダーには、いろいろな情報を追記することができます。

デフォルトでは、場所と説明を追記することができます。ラボ機能を使えば、ファイルを添付することができます。

説明欄にいろいろな情報を記載しておくことで、あとから見直したときの情報量は、格段に上がります。たとえば、メールで新しい予定の連絡を受けたときは、Googleカレンダーにイベントを追加するとともに、説明欄に、受信したメールのコピーを貼り付けておくと、どのような経緯でその予定が発生したかがわかるため、情報量が増えます。