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Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作って、朝一番のひとり作戦会議をする(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(1)朝編)

公開日: : Toodledo, 仕事の方法論

1.Toodledoによる「Dailyタスクリスト」を作り、使い、材料にする

(1) Toodledoによる「Dailyタスクリスト」

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』には、「Dailyタスクリスト」という、タスクの実行を助けるノウハウが紹介されています。現在、私は、この「Dailyタスクリスト」を、Toodledoで実践しようと試行錯誤中です。

手帳から「ハイブリッド手帳システム」へ。『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を参考に、自分なりの手帳システムを作る。

ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

これまでに、「そもそも「Dailyタスクリスト」とは何か」と、「Toodledoのどの機能をどう使うとToodledoで「Dailyタスクリスト」を実践できるか」を検討しました。

「Dailyタスクリスト」の3つの特徴(タスクの実行前・実行中・実行後)

Toodledoで「Dailyタスクリスト」の3つの特徴を実現するために、Toodledoのどの機能をどう使うとよいか

次は、この2つの検討を前提に、Toodledoによる「Dailyタスクリスト」の運用イメージを検討します。

(2) 朝一番、日中、1日の終わりの、Toodledoによる「Dailyタスクリスト」の運用イメージ

「Dailyタスクリスト」の役割は、その日に実行すべきタスクの実行を助けることです。

この役割を果たすため、「Dailyタスクリスト」は、毎日、朝一番に作られます。

でも、「Dailyタスクリスト」は、作ったらそれでおしまい、のリストではありません。日中、タスク実行をする最中、常に参照され、使われなければいけません。

さらに、「Dailyタスクリスト」は、タスクをすべて実行したらそれでおしまい、のリストでもありません。1日の終わり、使い終わった「Dailyタスクリスト」は、その1日をふり返り、翌日以降のタスク実行を準備するための、よい材料になります。

このように、「Dailyタスクリスト」は、

  • (1) 朝一番、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作る
  • (2) 日中、Toodledoの「Dailyタスクリスト」を参照しながら、タスクを実行する
  • (3) 1日の終わり、使い終わった「Dailyタスクリスト」を材料に、その日1日をふり返り、翌日を準備する

という時間の流れに沿って、1日中、活躍します。

そこで、これから、この3つを順に検討していきます。まずは、(1)の朝一番編です。

2.Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作ることで、朝一番にひとり作戦会議をする

(0) 朝一番のひとり作戦会議

「Dailyタスクリスト」を作るのは、その日の朝です。

私は、通勤時間の15分間と、職場についてから始業時間までの15分間の、合計30分間を利用して、毎朝、「Dailyタスクリスト」を作っています。

この30分間の成果物は、「Dailyタスクリスト」です。でも、この30分の目的は、成果物としての「Dailyタスクリスト」を作ることだけではありません。「Dailyタスクリスト」を作る過程で、その日1日をシミュレーションすることができます。これが、朝一番に30分を費やして「Dailyタスクリスト」を作ることの、最も大切な目的です。

朝一番、「Dailyタスクリスト」を作ることは、ひとり作戦会議をすることだと言えます。

さて、この30分間で行う作業は、具体的には、次の3ステップに整理できます。

  • ステップ1.今日一日の、時間を費やす行動の全部を、タスクとしてToodledoに集める【Mainビュー】
  • ステップ2.タスクを実行時間帯に振り分け、時間を見積もって、調整する(時間を「見える化」する)【Calendarビュー】
  • ステップ3.タスクに関する感情や思考を簡単にメモして、今日という1日をシミュレーションする【Calendarビュー・Mainビュー・Folderビュー】

順に説明します。

(1) ステップ1.今日一日の、時間を費やす行動の全部を、タスクとしてToodledoに集める【Mainビュー】

a.何を目的とする作業か

ステップ1は、「今日一日の、時間を費やす行動の全部を、タスクとしてToodledoに集める」です。使用するToodledoのビューはMainビューで、この段階でタスクに付与しておくべき要素は、Due Dateです。

私は、自分の手持ちタスクの全部をToodledoに預けることを心がけています。しかし、実際には、Toodledoと現実が完全に一致することはありません。そこで、毎朝、Toodledoと現実の不一致を確認して、ひとつひとつ解消しなければいけません。

Toodledoに登録された今日のタスクと、現実の今日のタスクを一致させること。これが、ステップ1の目的です。

b.具体的な作業は何か

ステップ1の具体的な作業は、さらに次の3つに分解できます。

(a) スケジュールをタスクとしてToodledoに登録する

まず、その日のスケジュールをタスクとしてToodledoに登録します。具体的には、GoogleカレンダーとToodledoを見比べて、Googleカレンダーに登録されているスケジュールの中で、Toodledoにタスクとして登録されていないものを、Toodledoにタスクとして登録します。

なんでこんな迂遠なことをするのかとえいば、今日予定されているスケジュールも、今日実行すべきタスクと同じように、今日一日の時間を使うからです。「Dailyタスクリスト」の役割は、今日一日の時間の使い方を計画することです。今日予定されているスケジュールを加えたほうが、「Dailyタスクリスト」は、今日一日の時間の使い方を計画する、という役割を、よりよく果たすことができます。

GoogleカレンダーとToodledoを連動することで、このステップを自動化することも、できるのかもしれません。ToodledoとGoogleカレンダーの公式連携機能を使ったり、IFTTTを使うことで、なんとかなるかもなあ、という気もします。

ですが、今のところ、私は、この作業を自動化する必要を感じていません。この作業はそれほど時間がかかる作業ではないのでデメリットは少なく、にもかかわらず、この作業は「今日1日をシミュレーションする」という目的に役立つというメリットを持っているからです。

(b) Toodledoから漏れているタスクを、Toodledoに登録する

次に、Toodledoから漏れているタスクをToodledoに登録します。

まず、前日夜から今朝までの間に新しく発生したタスクを登録します。メール、LINE、FAX、郵便など、自分にとってのタスクの入り口をチェックして、新しく発生したタスクを、Toodledoに追加します。

また、あんまりたくさんあると困ることですが、登録し忘れていたタスクがあれば、それを登録します。これを思い出すためには、今後1週間位のスケジュールをGoogleカレンダーで確認をすることや、今後2,3日に実行すべきタスクをToodledoで確認することが、助けになります。

(c) 簡単にできるレベルまで、タスクを分解する

最後に、必要に応じて、タスクを分解します。

Toodledoに登録したタスクは、どんなタスクであっても、Toodledo上、1行で表示されます。でも、ちょっとしたことをすればすぐに終わるタスクもあれば、片付けるためにいろんなことを調べ、徹底的に考えて、慎重に文章を書く、といったことを必要とするタスクもあります。同じ1行で表示されたタスクを完了させるために必要な手間は、バラバラです。

一般に、大きくて大変なタスクは、片付けるのが大変です。どこから手を付けていいかわからずに途方に暮れたり、今後の大変さを想像して嫌になったりしてしまうこともあります。作業を進めても、ちっともToodledoのチェックマークを付けることができずに、やる気が失われることもあります。

そこで、タスクを分解します。

大きくて大変タスクを分解して、どんな具体的な行動をとったらいいかわかるレベル、これくらいなら気軽に取り組むことができるレベルまで、分解します。

c.どのビューを使うか

ステップ1の作業は、ToodledoのMainビューを使うとよいです。

漏れがあるタスクを思い出すには、実行日が今日のタスクだけでなく、実行日が明日以降のタスクを確認するほうが効果があります。また、タスクを分解するためにも、分解したタスクの一部を明日以降に実行することもあるため、明日以降のタスクが表示されている方が望ましいです。

Mainビューなら、実行日が今日のタスクだけでなく、実行日が明日以降のタスクも、ひとつのリストに表示することができます。そこで、ステップ1の作業には、ToodledoのMainビューがおすすめです。

Toodledoのビュー機能はすごい。ビュー機能の設定方法を、その本質的役割から考える。→「Mainビュー」

(2) ステップ2.タスクを実行時間帯に振り分け、時間を見積もって、調整する(時間を「見える化」する)【Calendarビュー】

a.何を目的とする作業か

ステップ2は、「タスクを実行時間帯に振り分け、時間を見積もって、調整する」です。

この作業の目的は、今日1日の時間を「見える化」することです。

Due Dateが本日分のタスクだけを絞り込んで表示すれば、Toodledoには今日実行すべきタスクだけが並びます。でも、このタスクリストは、今日実行すべきタスクが平板に並んでいるだけのリストです。そのため、今日一日のタスクがどれくらい忙しいのかや、今日一日のうちどの時間帯がどれくらい忙しいのか、といったことがわかりません。このタスクリストだけでは、今日一日の時間は見えません。

そこで、タスクの並び方を整えたり、タスクリストに区切りを入れたり、見積もり時間を加えたりすることで、時間を「見える化」します。これによって、タスクリストを「Dailyタスクリスト」に仕上げていきます。

b.具体的な作業は何か

今日一日の時間を「見える化」する「Dailyタスクリスト」にするためには、次の3つの具体的な作業をします。まず、Calendarビューに切り替えます。次に、各タスクにContextを登録します。そして、各タスクにLengthを登録します。

(a) Calendarビューに切り替える

まず、Toodledoのビューを、Calendarビューに切り替えます。

Calendarビューは、Due Dateが特定の日のタスクだけを絞り込んで表示するビューです。私の場合、Due Dateはタスクの実行日なので、Calendarビューにすれば、特定の日に実行すべきタスクのみが表示されます。

加えて、私は、Contextをタスクを実行する時間帯で作成した上で、Calendarビューの第1順位のソート基準をContextにしています。そのため、タスクは、時間帯ごとに区切りが入った状態で、時間帯順に並びます。

以上から、私のCalendarビューは、

  • 特定の日を実行日とするタスクのみが表示される
  • タスクが時間帯ごとで区切られて表示される
  • タスクが時間帯順に並んで表示される

というビューになっています。

Toodledoのビュー機能はすごい。ビュー機能の設定方法を、その本質的役割から考える。→「Calendarビュー」

「Dailyタスクリスト」を作るために、この3つの条件は、うまく機能します。そこで、Calendarビューが、「Dailyタスクリスト」の基本です。

(b) 各タスクに、タスク実行時間帯としてのContextを登録する

とはいえ、タスクを時間帯ごとに区切り、時間帯順に並べるには、ひとつひとつのタスクに、タスク実行時間帯としてのContextを登録する必要があります。

そこで、次のステップは、各タスクに、タスク実行時間帯としてのContextを登録することです。

ちなみに、私の実行時間帯の区切り方は、こんな感じです。

  • 5:30-8:30
  • 8:30-10:00
  • 10:00-11:30
  • 11:30-13:00
  • 13:00-14:30
  • 14:30-16:00
  • 16:00-17:30
  • 17:30-19:00
  • 19:00-22:00

私家版Toodledoスタートアップガイド(1) アカウント作成から最初の設定まで

Toodledoの時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイント

(c) 各タスクに見積もり時間としてのLengthを登録する

ここまで来れば、Toodledoは、

  • 今日一日で実行すべきタスクのすべてが
  • タスク実行時間帯ごとに区切られて
  • タスク実行時間帯順に並んでいる

というタスクリストになっています。これはもう、ほぼ「Dailyタスクリスト」です。

しかし、せっかくタスクを1時間半のタスク実行時間帯ごとに区切っているのですから、もうひと押ししたいところです。すなわち、タスク実行時間の見積もり合計を算出することです。

たとえば、「8:30-10:00」という午前前半の枠に、次の3つのタスクが割り振られていたとします。

  • 報告書を作成する
  • プレゼンのスライドのレイアウトを整える
  • GoogleAppsの導入手順を調査する

これら3つのタスクを、1時間半という枠内で完了させることができるかを考えるには、3つのタスクそれぞれの所要時間を見積もるのが素直です。

そこで、報告書30分、プレゼンスライド15分、GoogleApps60分と見積もったなら、それぞれのタスクに、見積もり時間を記入します。

  • 報告書を作成する(30分)
  • プレゼンのスライドのレイアウトを整える(15分)
  • GoogleAppsの導入手順を調査する(60分)

すると、合計が1時間45分となり、1時間半で収まらないおそれが発覚します。このおそれが明らかになることで、あらかじめ計画を変更することができます。

さて、Toodledoでこれを実現するには、2つの機能を使います。

ひとつは、ToodledoのLengthです。Lengthは、タスク所要時間の見積もり時間を登録するものです。各タスクのLengthに、見積もり時間を入力します。

もうひとつは、EndTime2というChrome機能拡張です。

コンテクスト等でソート(グループ分け)したタスクの「所要時間」、現在時刻に所要時間を足した「終了予定時刻」が分かるウィンドウを表示します。

今日の仕事は何時何分に終わる…がすぐ見える「EndTime2」for Toodledoが新しくなりました | Toodledo Tips Blogより)

Chrome拡張機能「EndTime2 for Toodledo」を公開しました | Toodledo Tips Blog

Toodledoをタスクシュート式で使う人へ。Chrome拡張機能「EndTime2 for Toodledo」が公開されました!

この2つによって、実行時間帯ごとに、その時間帯で実行すべきタスクの合計見積もり時間を把握することができます。

c.どのビューをどのように使うか

ステップ2では、ToodledoのCalendarビューを使います。

今日やるべきタスクのすべて、かつ、今日やるべきタスクだけを表示し、それぞれのタスクをどの時間帯でどれくらい時間をかけて実行するかを考えるには、Calendarビューがぴったりです。

Toodledoのビュー機能はすごい。ビュー機能の設定方法を、その本質的役割から考える。→「Calendarビュー」

(3) ステップ3.タスクに関する感情や思考を簡単にメモして、今日という1日をシミュレーションする【Calendarビュー・Mainビュー・Folderビュー】

a.何を目的とする作業か

ステップ3は、「タスクに関する感情や思考を簡単にメモして、今日という1日をシミュレーションする」です。

Toodledoのタスクのノート欄に、そのタスクに関連して感じたこと考えたことを自由に吐き出すことで、感情や思考をToodledoに受け止めてもらうと同時に、今日という1日をシミュレーションします。

ステップ1とステップ2で、「Dailyタスクリスト」はとりあえず完成します。この「Dailyタスクリスト」のとおりにタスクを実行すれば、今日という1日は、十分な成果が上がるはずです。

でも、いくら完璧な「Dailyタスクリスト」を作っても、そのとおりに実行できなければ、あんまり意味がありません。そして、「Dailyタスクリスト」のとおりに実行するのは、とてもとてもむずかしいことです。そこで、なんらかの手当が必要です。

ステップ3の目的は、「Dailyタスクリスト」のとおりの実行を、少しでも助けることです。そのために、いざ実際にタスクを実行する前段階で、ざーっと「Dailyタスクリスト」を眺め、そのときに湧いてきた感情や思考をメモして、1日をシミュレーションします。

b.具体的な作業は何か

具体的な作業は、次の3つです。

(a) 「Dailyタスクリスト」を眺める

まず、とりあえず完成した「Dailyタスクリスト」を眺めます。

「Dailyタスクリスト」を眺めれば、いろんな感情といろんな思考が浮かんでくるはずです。それも、個々のタスクとの関連で、感情や思考が浮かんできます。

「A社との交渉結果を部長に報告する」というタスクを眺めると、「A社との交渉は、あんまりうまくいかなかったんだよな。自分の準備不足もあったかも。部長に報告するの、憂鬱だなあ。」といった感情が湧いてきます。

「プレゼンスライドのレイアウトを整える」というタスクを眺めると、「プレゼンはもう3日後か。楽しみだけれど、不安もあるな。でもまあ、会社にとっても自分にとっても大切だから、がんばろうかね。」などと思います。

「GoogleAppsの社内マニュアルを作る」というタスクを眺めると、「GoogleAppsを社内で活用するには、GoogleAppsScriptの勉強をした方がいいんじゃないか。」といったことを感じて、「よし、GoogleAppsScriptを勉強しよう。」と決意したりします。

(b) タスクのノート欄に、感情と思考をメモする

「Dailyタスクリスト」の個々のタスクを眺めることで浮かんできた感情や思考は、そのままにしておかないほうがよいです。そのままにしておくと、もやもやした不安や憂鬱が湧いてきて、タスク実行を邪魔することがあります。また、きちんと捕まえると、タスク実行へのやる気を呼び覚ますことができるかもしれません。

そこで、Toodledoのタスクのノート欄に、感情と思考をメモすることで、この感情と思考を捕まえます。

やるべきことは、Toodledoの各タスクの横にあるタスクのノート欄を開き、あらわれたテキストボックスに、思いつくまま、感情と思考をメモするだけです。

これだけで、タスクに関連する感情や思考と、うまくつきあうことができます。

「瞬時レビュー」をすると、タスク実行時の感情と、うまくつきあえる

瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム

(c) 必要に応じて、タスクの分解・補充・先送り

タスクのノート欄に感情や思考をメモしていると、タスク自体を整える必要を感じることがあります。具体的には、

  • タスクの分解
  • タスクの補充
  • タスクの先送り

です。

・タスクの分解

たとえば、「A社との交渉結果を部長に報告する」というタスクは、憂鬱で、気が重いです。このままでは実行する気になれません。だから、分解します。

「A社との交渉結果を、メモにまとめる」「部長に10分間の時間をもらう」「部長に対して、メモを読み上げて、補充する」といったタスクに分解すれば、ひとつひとつは簡単になるので、多少はやる気が湧いてきます。

・タスクの補充

たとえば、「プレゼンスライドのレイアウトを整える」というタスクを眺めて、3日後にせまったプレゼン本番へのやる気が湧いてきたら、プレゼン本番に向けたタスクを見なおして、必要に応じて、補充します。

2日後のタスクとして、「会場の設備を確認するTELをする」を補充し、3日後の朝のタスクとして、「通勤途中に頭のなかでシミュレーションする」を補充すれば、3日後のプレゼン本番に向けて、ひとつひとつ具体的に進むことができます。

・タスクの先送り

「Dailyタスクリスト」を眺めて、今日一日がやたらと忙しそうな1日だということがわかったら、今日じゃなくてもよいタスクを先送りするのも、現実的な対策です。

たとえば、「GoogleAppsの社内マニュアルを作る」というタスクがあったとして、GoogleApps導入が半年後に予定されているに過ぎないなら、社内マニュアルを今日作る必要はありません。そんなときは、うしろめたく思わずに、気楽にタスクを先送りします。

今日やらなくていいタスクは、今日やらなくていいのです。

c.どのビューをどのように使うか

ステップ3は、MainビューとCalendarビューとFolderビューを併用します。

「Dailyタスクリスト」を眺めるときは、「Dailyタスクリスト」を表示してくれるCalendarビューを使います。タスクのノート欄に感情と思考をメモするのも、そのままCalendarビューで問題ありません。

でも、タスクを分解したり、補充したり、先送りしたりするときは、タスク実行日が今日のタスクだけを見ていては、あんまりうまくいきません。そこで、明日以降がタスク実行日のタスクも一覧できるMainビューが便利です。

また、案件単位でタスクを見直すときは、特定の案件に所属するタスクのみを表示してくれるFolderビューが便利です。

Toodledoのビュー機能はすごい。ビュー機能の設定方法を、その本質的役割から考える。→「Folderビュー」

3.ここまでのまとめ

(1) 完成した「Dailyタスクリスト」以上に、ひとり作戦会議をすることに、意味がある

Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作るには、朝一番に、30分ほどの時間を費やして、次の3つの作業を行います。

  • ステップ1.今日一日の、時間を費やす行動の全部を、タスクとしてToodledoに集める【Mainビュー】
  • ステップ2.タスクを実行時間帯に振り分け、時間を見積もって、調整する(時間を「見える化」する)【Calendarビュー】
  • ステップ3.タスクに関する感情や思考を簡単にメモして、今日という1日をシミュレーションする【Calendarビュー・Mainビュー・Folderビュー】

この3つの作業を行うことは、ひとり作戦会議のようなものです。このひとり作戦会議をすることは、今日一日のタスク実行を助けてくれます。

完成した成果物としての「Dailyタスクリスト」以上に、ひとり作戦会議すること自体に、大きな意味があります。

(2) 今後の「Toodledoで「Dailyタスクリスト」」の予定

「Dailyタスクリスト」は、

  • (1) 朝一番、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作る
  • (2) 日中、Toodledoの「Dailyタスクリスト」を参照しながら、タスクを実行する
  • (3) 1日の終わり、使い終わった「Dailyタスクリスト」を材料に、その日1日をふり返り、翌日を準備する

という時間の流れに沿って、1日中、活躍します。

次は、

  • (2) 日中、Toodledoの「Dailyタスクリスト」を参照しながら、タスクを実行する

を考えてみたいなと思ってます。

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