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Toodledoの時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイント

公開日: : Toodledo

1.Toodledoの時間帯Context運用について

(1) ToodledoのContextの使い方は、時間帯Context運用が、最大勢力

Toodledoには、Contextという機能があります。Contextというのは、文脈とか状況とかいった意味だそうですが、ひとつひとつのタスクを、どのContextで実行するかを管理するための機能だそうです。

Contextという概念がわかりにくいこともあり、ToodledoのContextの運用方法については、多くのブログや書籍で、いろいろな方法が提案されています。その中でも、おそらく最大勢力は、Contextを時間帯で運用する、という方法です。

時間帯Context運用が多くの支持を集めるのは、Toodledo界の2大巨頭のお二人が採用する方法だからではないかと思われます。

シゴタノ! Toodledoの使い方 第7回 タスクをFolderとContextで立体的に管理する

Toodledoの「タグ」と「コンテクスト」を入れ替えました – ライフハック心理学

これらのページにも解説があるのですが、時間帯Context運用は、時間帯ごとのContextを作り、いつ実行するタスクなのか、という基準でタスクを管理する方法です。

(2) 私は、以前挫折したけれど、現在、再チャレンジ中

私は、以前、時間帯Context運用に挫折しました。挫折した理由は、タスクにContextを設定する手間に比べて、Contextを設定することによって得られるメリットが少ないと感じたためです。時間帯Context運用から、どのようにメリットを享受したらよいか、うまくわかっていなかった気がします。

しかし、佐々木正悟氏の書籍を読み直し、時間帯Context運用のメリットを再認識したため、現在、再チャレンジ中です。

Amazon.co.jp: クラウド時代のタスク管理の技術―驚くほど仕事が片付いてしまう!: 佐々木 正悟: 本

(3) いったん挫折したからこそ掴めた、3つのポイント

再チャレンジをはじめて1週間なのですが、今回は、わりとうまくいっています。前回の挫折経験を踏まえて、どのようにすれば時間帯Context運用がうまくいくだろうか、と試行錯誤したことがよかったのではないかと思います。

以下、いったん挫折したからこそ掴めた、時間帯Context運用をうまく回すための3つのポイントをまとめます。

2.時間帯Context運用をうまく回す、3つのポイント

(1) Contextビューは使わない

a.Contextビューは無意味

前回の試みで私が挫折した最大の原因は、Contextビューを使おうとしたことではないかと思います。Contextビューを使おうとしたのは、素朴に、Contextを設定するんだから、Contextビューでタスクを見た方がよいのではないか、と思ったことなのですが、時間帯Context運用においては、Contextビューは、かなり無意味です。

b.時間帯で日付串刺しにする意味はない

なぜなら、Contextビューでタスクを表示させると、時間帯で日付をまたいで串刺しにしたタスクが表示されるのですが、こんな基準でタスクを拾い出すことには、何の意味もないからです。

つまり、Contextビューで、朝のContext(a.0530-0830)を表示すると、今日の朝に行うタスク、明日の朝に行うタスク、……、2013年12月22日に行うタスク、……と、朝に行うタスクが一覧で表示されます。しかし、日付をまたいで、時間帯で行うタスクを整理してもらっても、計画にも実行にも役に立ちません。

ここでの教訓は、時間帯Contextは、日付の下位分類として機能しないと、意味がない、ということです。時間帯Contextの下位分類で日付が来ても、仕方ありません。

c.Contextビューは使わない

そこで、第一のポイントは、Contextビューは使わない、ということです。

時間帯Context運用においては、Contextは、必ず、日付の下位分類でなければいけません。Contextビューを利用すると、第一の分類基準がContextになってしまうため、Contextを日付の下位分類にすることができません。

逆説的ですが、Contextを活かすために、Contextビューを使ってはいけません。

(2) Calendarビューのソート順位1位をContextに設定する

a.有効なのは、Calendarビュー

ではどのビューが有効でしょうか。結論から言えば、以下の2つの条件を満たす点で、Calendarビューがおすすめです。

(a) 条件1 ContextがDue Dateの下位分類であること

まず、前述の通り、Contextは、Due Dateの下位分類でなければいけません。

(b) 条件2 Contextがソート順位1位であること

次に、これは絶対ではないのですが、Contextがソート順位1位になる方が望ましいです。

なぜなら、ソート順位1位の要素は、Toodledoの表示上、区切りが入るからです。Contextをソート順位1位にすれば、Contextごとに、区切りが入ります。時間帯Context運用をするなら、各時間帯に配置されたタスクを区別して把握できると便利なので、Contextを基準にしてタスクリストに区切りが入ることは、大きなメリットです。

(c) 2つの条件を満たすのは、Calendarビュー

このふたつの条件は、一見、相反しています。条件1は、Contextよりも上位の分類基準にDue Dateをおく必要があると言います。条件2は、Contextをソート順位1位にする方がよい、といいます。

しかし、このふたつの条件を同時に満たす方法があります。それは、タスクリストそのものを、Due Dateを基準に作成することです。そして、タスクリストそのものをDue Dateを基準に作成するためには、Calendarビューを使います。

b.Calendarビューのソート順位は、Context→Folder

Calendarビューのソート順位は、1位をContextにします。

2位は何でもよいのですが、私は、Folderを使っています。タグを中心に使っている方は、タグでもよいでしょう。

(3) できる限りすべてのタスクにLengthを入力し、EndTime2を利用する

a.時間帯Contextを使うのは、時間帯ごとの見通しを把握するため

時間帯Context運用の目的は、時間帯ごとの見通しを把握するためです。時間帯ごとに、どれくらいの時間がかかりそうなのかを把握することが目的です。

b.すべてのタスクに、Lengthを入力する

このためには、すべてのタスクにLengthを入力するのが、有効です。

タスクの所要時間を正確に見積もるのは難しいですが、正確な見積りでなくても、適当に見積もり時間を記入することが大切ではないかと思います。

c.ブックマークレットEndTime2を利用する

見積り時間を合計するためには、ブックマークレットEndTime2を使います。

Calendarビューでソート順位1位をContextに設定すれば、その日の時間帯ごとの見積り時間が表示されます。

今日の仕事は何時何分に終わる…がすぐ見える「EndTime2」for Toodledoが新しくなりました | Toodledo Tips Blog

(なお、Toodledoをアプリケーションショートカット化している場合は、機能拡張KeyConfigにEndTime2を設定すると、便利です。)

3.うまく回せると、時間帯Context運用は、効果が高い

まとめます。私が掴んだ時間帯Context運用をうまく回すポイントは、次の3点です。

  1. Contextビューは使わない
  2. Calendarビューを、ソート順位1位をContextにして、利用する
  3. すべてのタスクにLengthを設定して、EndTime2を使う

この3つのポイントを実行すれば、Toodledoから、「今日実行するタスクは、時間帯ごとに、どれくらいあるのか? 今日は、どの時間帯に余裕があり、どの時間帯に余裕がないのか?」という情報を得ることができます。この情報を前提に一日の仕事をリアルタイムで組み立てられることには、大きな効果があります。

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