スマートフォンからも操作できるタスク管理システムがよい理由

1．Toodledoを選んでいる理由は、Androidから不自由なく活用できるから

(1) Toodledoを選んでいる理由

私は、自分のタスクを管理するために、Toodledoというクラウドベースのタスク管理サービスを利用しています。

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Toodledoを使っていることには、いくつか理由があります。機能が豊富であること、動作が比較的軽いこと、カスタマイズが柔軟であること、Toodledoの表形式のUIが好きなこと、いろいろあるのですが、ひとつの重要な要素は、Toodledoは、Androidからでも、不自由なく活用できる、ということです。

(2) Androidから不自由なく活用できる、とは

a．クラウドなので、Androidから、マスターデータを操作できる

まず、Toodledoは、クラウドベースのタスク管理サービスです。クラウドなので、マスターデータはToodledoのサーバーにあります。そのため、どの端末からToodledoにアクセスしても、常にマスターデータを操作できます。

デスクにいるときはWindowsパソコンからToodledoのタスクリストを操作し、外出先ではAndroidスマートフォンからToodledoのタスクリストを操作する、ということが、不自由なく可能です。

b．Toodledo×Androidなら、優れたタスク管理アプリがある

次に、Toodledoは、Toodledoと同期するアプリが豊富です。Androidにも、Toodledoと同期可能な、優れたタスク管理アプリがいくつか存在します。私が愛用しているのはUltimate To-Do Listというアプリなのですが、このアプリなら、私がToodledoで行う操作のほぼすべてをカバーすることができます。

c．Androidからでも、不自由なく活用できる

Androidからでもマスターデータにアクセス可能であることと、AndroidからでもToodledoのほぼすべての機能を使えることから、Toodledoなら、Androidからでも、不自由なく活用することができます。これが、私が自分のタスクを預けるサービスとしてToodledoを選んでいる理由のひとつです。

2．Androidからでも不自由なく活用できるタスク管理システムがよい理由

(1) Androidからタスク管理システムを活用できることの意味は、仕事スタイルによって変わる

私にとっては、Androidからタスク管理システムを活用できることは、とても大切です。しかし、これが大切か否かは、仕事スタイルによって変わるのではないかと思います。要するに、タスクの発生・実行・完了の状況に、どれだけのバリエーションがあるか、ということだと思います。

タスク管理システムが管理するのは、タスクリストです。タスク管理システムがうまく機能するかは、タスクリストに登録されたタスクが、現実のタスクと一致しているかどうかにかかっています。

タスクリストに登録されたタスクが、現実のタスクと一致している状態が継続するために大切なことは、タスクが発生したら、すぐに発生したタスクをタスクリストに追加することです。どのような状況であれ、タスクが発生したら、そのタスクは、可及的速やかに、タスクリストに追加される必要があります。そこで、タスクが発生する状況が問題となります。

現実のタスクとタスクリストに登録されたタスクが一致しているなら、自分が今どのタスクを実行するかは、タスクリストを見れば一目瞭然です。そのため、タスクを実行する際は、タスクリストを参照することになります。そこで、タスクを実行する状況が問題となります。

タスクを片付けたら、タスクリストに登録されたタスクを、完了にしなければいけません。そうでないと、すでに終わったタスクがタスクリストに残ったままになり、現実のタスクとタスクリストが一致しなくなります。そこで、タスクを完了する状況が問題となります。

タスクが発生するのも、タスクを実行するのも、タスクを完了するのも、すべてが自分のデスクであるなら、自分のデスクにあるパソコンなりタブレットなりからタスクリストを管理できれば、十分です。タスクが発生するときも、タスクを実行するときも、タスクを完了させるときも、常にモバイルノートパソコンを操作しているなら、そのモバイルノートパソコンからタスクリストを編集できれば十分です。

しかし、タスクが発生する状況がいろいろで、タスクを実行する状況もいろいろで、タスクを完了させる情報もいろいろなら、それらのいろいろな状況から、新規タスクを追加したり、実行すべきタスクを参照したり、完了したタスクを完了させたりすることができるようにする必要があります。そして、Androidからタスク管理システムを活用できるのであれば、タスクの発生・実行・完了の状況への対応は、一気に広がります。

(2) 私にとっては、Androidからタスク管理システムを活用できることが大切

私の仕事は、オフィスのデスクがメインなのですが、オフィス内の会議室で仕事をすることもあれば、しばしば外出もあります。外出は、遠方への出張で新幹線に乗ることもあれば、近所の取引先を訪問することも、県内に電車で移動することもあります。

オフィスのデスクにいるときは、デスクトップのWindowsパソコンを開きっぱなしにしているため、そのデスクトップパソコンから、タスクを管理したいと思います。

遠方まで新幹線で移動しているときは、新幹線の中ではノートパソコンを開いているため、ノートパソコンからタスクを管理できると便利です。

そして、それ以外のかなり広範なシチュエーションでタスクを管理するために、Androidを使っています。私にとって、オフィスのデスクでもなく、ノートパソコンを開ける場所でもない、という状況は、かなり多いため、その状況をカバーするため、Androidからタスク管理システムを活用できることは、大切です。