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Evernote×タスク管理(2) Toodledoで完了にしたタスクをEvernoteに1日1ノートで保存する

公開日: : Evernote, Toodledo

1.Toodledoの完了タスクを、Evernoteに、自動的に蓄積したい

(1) Toodledoの弱点を補うために、EvernoteにToodledoで完了にしたタスクを蓄積したい

私がタスク管理に使っているツールは、Toodledoです。Toodledoは、個人が合理的な費用でタスク管理システムを使うためには、最適なサービスのひとつだと思います。

Toodledoによる個人的タスク管理システムのはじめ方

でも、Toodledoには、弱点があります。それは、蓄積した完了タスクのデータを活かすのが下手だ、ということです。Toodledoのサーバーには、これまでに私が管理してきたタスクのデータが蓄積されているはずです。自分がどのようなタスクを完了したかは、計画を立てたり、自分の生き方を見直したりするために、大変役に立つデータのはずです。でも、Toodledoには、完了タスクのデータを、このような用途に活かすための手段が、あまり用意されていません。

この弱点を補うため、私は、EvernoteにToodledoの完了タスクを蓄積したい、と考えました。

Evernote×タスク管理 Evernoteに完了タスクをウェブクリップすることで、Toodledoを補完する

(2) これまでの方法は、手動だったから、面倒だった

上でリンクをはった記事にも書いたとおり、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するための方法として、これまでに私が考えた方法は、

  • Toodledoでその日の完了タスクを表示させて
  • その画面をEvernoteでウェブクリップする

というものでした。

でも、これは手作業なので、面倒です。今後ずっと続けていけるとは、あんまり思いません。(事実、これを始めてからあまり経っていないにもかかわらず、毎日きちんと実行できているとは言いがたいです。数日分をまとめてやったり、まあいいかと思ってやっていない日もあります。)

(3) 自動化の方法が見つかった!

もっといい方法はないかなあと考えていたら、こんなすばらしい記事に出会いました。

【万能感】あらゆるライフログを「1日1ノートで」Evernoteに記録できる方法があった! | そふぁねブログ

そふぁねさんのこの記事には、iftttを使って、Evernoteに、1日1ノートで(ここがポイント!)、記録する方法が、とてもわかりやすくまとまっています。

そふぁねさんの方法を応用すれば、Toodledoの完了タスクのみを記録するように設定することによって、Evernoteの1日1ノートに、その日の完了タスクの全部を、基本的には完了した順番に、自動的に、記録することができます。以下、これを整理します。

(私も、iftttを使うことはできないかなあ、と考えたことはあったのですが、1日1ノートに区切る方法を思いつくことができず、断念していました。そふぁねさんの方法の天才的なポイントは、

  1. Date&Timeというチャンネルを使って、毎日新しいノートを作る
  2. IFTTTでノートへの記入先として指定した場合に、「指定した名前をもつノートのうち、最新のノートに書き込まれる」という決まりと、Evernoteは同名のノートを作れるという性質を利用する

という点です。)

2.システムの概要・作り方・働き方

(1) 概要

iftttに次のふたつのレシピを作ることで、Evernoteに、Toodledoの完了タスクを、1日1ノートでまとめたノートを作成する。

基本的には、そふぁねさんの方法に依拠。

【万能感】あらゆるライフログを「1日1ノートで」Evernoteに記録できる方法があった! | そふぁねブログ

(2) 設定(iftttのレシピ)

iftttで作るレシピは、次の2つ。

Image(22)

ひとつは、毎朝3時(でなくてもいいのだけれど、前日の活動が終わった後、当日の活動が始まる前の任意の時間)に、Evernoteのノートブック「Toodledo」に、Toodledoの完了ログを記録するためのノート「Toodledo-log」を作る、というレシピ。

もうひとつは、Toodledoでタスクを完了にしたとき、Evernoteの「Toodledo」ノートブック内にある(最新の)「Toodledo-log」ノートに、完了タスクとそのNoteとFolderを追記する、というレシピ。

a.毎朝、Evernoteに新しいノートを作るレシピ

Image(23)

まず、「毎朝3時、Evernoteのノートブック「Toodledo」に、Toodledoの完了ログを記録するためのノート「Toodledo-log」を作成する」ためのレシピです。

Image(24)

(a) Trigger:Date&Timeの「Every day at」

Triggerは、Date&Timeチャンネルの「Every day at」です。

時刻は、「3:00AM」としました。前日の最後のタスクが終了した後、その日の最初のタスクを始める前の、任意の時間であれば、いつでもOKです。

(b) Action:Evernoteの「Create a Note」

Actionは、Evernoteチャンネルの、「Create a Note」です。

設定項目は、Evernoteにどんなノートを作るか、です。簡単ですが、いくつか注意事項があります。

Titleは、Evernoteのノートのタイトルです。日本語を入れるとうまくいかないので、日本語は使わないようにします。また、日付を表示する{{CheckTime}}は入れずに、毎日同じ名前のノートができるようにします。(ここがポイント)。

Bodyは、1日1ノートの最初の記載を指定します。私は、太字で、「January 29, 2014 at 03:02AMのToodledo完了タスク」などとしたかったため、「<b>{{CheckTime}}のToodledo完了タスク</b>」としました。毎日のノートのタイトルが同じなので、1行目に日付を特定する{{CheckTime}}を入れる方がよいです。

Notebookは、どのEvernoteのノートブックにそのノートを作るか、の指定です。何でもよいです。

また、作成するEvernoteノートのTagを指定することもできますが、私は使っていないので、空白です。

b.Toodledoの完了タスクをEvernoteに追記するレシピ

Image(25)

次に、「Toodledoでタスクを完了にしたとき、Evernoteの「Toodledo」ノートブックの中にある(最新の)「Toodledo-log」ノートに、完了タスクとNoteとFolderを追記する。」ためのレシピです。

Image(26)

(a) Trigger

Triggerは、Toodledoチャンネルの「Any task completed」(任意のタスクが完了したとき)です。

設定項目はありません。

(b) Action

Actionは、Evernoteチャンネルの「Append to a note in」です。これは、指定するノートに追記する、というActionです。

設定項目は、以下のとおりです。

まず、NotebookとTitleは、どのノートブックにあるどんなタイトルのノートに追記するか、の設定です。最初のレシピで指定したノートブック、ノートと同じものを指定します。

Bodyは、どんな文字列を追記するか、です。デフォルトのToodledoチャンネルの「Any task completed」だと、複数行にわたっていろんな情報を追記するようになっています。でも、私は、そんなにたくさんの情報は必要ないのですが、1タスク1行におさめたいと思っています。そのため、

—–<br>

[{{Title}}] {{Note}} ({{Folder}})<br>

という形にしました。

(3) 毎日やること

Toodledoを使って、普通にタスク管理をする。

つまり、ひとつのタスクを完了したら、Toodledoでタスクを完了にする、という、すでに毎日やっている作業を続けるだけ!

(4) 結果(Evernote)

Evernoteの「Toodledo」というノートブックに、1日1つの「Toodledo-log」という名前のノートができる。

それぞれの「Toodledo-log」ノートは、

  • 1行目に太字で「January 29, 2014 at 03:02AMのToodledo完了タスク」
  • 2行目以下に、ひとつのタスクについて「[タスクの名前] Note (Folder)」という形式、タスクの区切りに改行と「—–」という記号

というかたちになります。

こんな感じです。

Image(27)

3.おわりに

これで、Toodledoでタスクを管理しながら、完了タスクのログをEvernoteに蓄積する、ということが、余計な手間なしで、実現できるようになりました。

これもすべて、そふぁねさんの天才的なアイデアのおかげです。指定されたノートブック内の指定された名前のノートが複数あれば最新のノートに追記されるというiftttの性質と、同じノートブック内に同じ名前のノートを複数作ることができるというEvernoteの性質を、うまく組み合わせていて、本当に目から鱗です。

私は、ToodledoのログをEvernoteに残す、という目的のためにそふぁねさんの方法を使いましたが、そふぁねさんの記事に解説されているように、そふぁねさんの方法は、広く、1日1ノートでEvernoteに記録、ということになら、かなり広い範囲で応用可能です。感謝感激。

Evernoteに1日1ノートで何かを残したい方は、ぜひ、そふぁねさんの記事をご覧ください。

【万能感】あらゆるライフログを「1日1ノートで」Evernoteに記録できる方法があった! | そふぁねブログ

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