*

その文章が果たすべき役割、意識していますか? 典型的な4つの役割とその活用方法

公開日: : 仕事の方法論, 書き方・考え方

1.仕事文章の特徴は、役割があること

仕事で作成するいろんな文章全般を、「仕事文章」と呼ぶとして、「仕事文章」に共通する特徴は、何でしょうか。

私は、「役割があること」だと考えています。

仕事で作成するいろんな文章は、何らかの役割を持っています。何らかの役割を果たすために作成されます。連絡メールにしても、業務日報にしても、会議の議事録にしても、残業届にしても、何らかの役割を果たすために、その文章は作成されます。

この「役割がある」という特徴を理解することが、仕事文章を作成する力を伸ばすために、とても有効です。以下、このことを説明します。

2.仕事文章を作成する力を伸ばすには、文章の役割の典型例を理解するのが早道

(1) 文章の役割を意識することは、文章力よりも、ずっと大切

一般に、文章を作成する力を伸ばすには、いわゆる文章力を鍛えることが必要だと言われています。しかし、仕事文章を作成する力を伸ばすためには、文章力を鍛えることよりも、その仕事文章が果たすべき役割を意識する方が、ずっと重要です。

仕事文章には、役割があります。仕事文章でいちばん大切なのは、その文章が果たすべき役割を果たすことです。きちんとしたてにをはと完璧な論理を持っていても、その文章が果たすべき役割を果たしていなければ、その文章は、仕事文章としては、失格です。反対に、日本語があやしくても、もっといえば、まともな日本語になっていなくても、その文章が果たすべき役割を果たしていれば、仕事文章としては、合格です。

「文章力はあるけれど、文章の役割を意識していない人が作成した仕事文章」は、「文章力はないけれど、文章の役割を意識している人が作成した仕事文章」よりも、その仕事文章が果たすべき役割を果たせない可能性が高いです。そのため、前者は、後者に、劣ります。

仕事文章を作成する上では、その文章の役割を意識して作成することが、文章力を鍛えるよりもずっと重要です。

(2) 文章の役割を意識するには、役割の典型例を知るすること

では、文章の役割を意識して仕事文章を作成するには、どうしたらよいでしょうか。

役割を意識するだけなので、文章を作成する際に、「この文章が果たすべき役割は何だろうか?」と自分に問うだけです。しかし、これだけでは、いつも正確に文章の役割を把握できるかは、心許ないです。

有効で手っ取り早い方法は、役割の典型例を知ることです。役割の典型例を知った上で、仕事文章を作成するたびに、今から作る仕事文章は、どの典型例に当てはまる文章なんだろうと考えることが、安定した結果をもたらします。

3.文章の役割の、4つの典型例

私は、仕事文章の典型的な役割を、4つに分けて理解しています。以下のとおりです。

  1. 読み手に何らかの行動を起こさせるという役割
  2. 読み手に情報を伝えるという役割
  3. 記録に残すという役割
  4. 手続上、要求されていて、存在すること自体が役割

順に説明します。

(1) 読み手に何らかの行動を起こさせるという役割

その文章を読んだ誰かに、何らかの行動を起こさせる、という役割を果たすべき文章が存在します。たとえば、何かを提案する文章は、その文章の読み手に、こちらが提案する内容の行動をとってもらうことを役割とする文章です。

この役割の文章は、読み手に求める行動を起こしてもらえたかどうかで、価値が決まります。そのため、この役割の文章を作成するときは、まず、読み手にどんな行動を起こしてほしいと望むのかを特定し、次に、そのためにどんな文章が有効かを考えることになります。

(2) 読み手に情報を伝えるという役割

その文章を読んだ誰かに、何らかの情報を伝える、という役割を果たすべき文章が存在します。たとえば、上司への報告書です。

この役割の文章は、読み手に伝えるべき情報を伝えられたかで、価値が決まります。そのため、この役割の文章を作成するときは、まず、誰に、どの情報を、どの程度具体的に伝えるべきかを特定し、次に、それに適した内容を考えることになります。

(3) 記録に残すという役割

将来のために、何らかの事実を記録に残す、という役割を果たすべき文章が存在します。議事録はこの例です。

この役割の文章は、将来、記録が必要とされるタイミングで、必要とされる記録がそこに残っているかどうかで、価値が決まります。そのため、この役割の文章を作成するときは、まず、記録が必要になるのは、将来のどんなタイミングなのかを想像し、それに対応した形で記録をすることが大切です。

(4) 手続上、要求されていて、存在すること自体が役割

最後に、ちょっと毛色の違う文章として、手続上要求されていて、存在すること自体が役割である、という文章が存在します。施設を利用するための届出書などが典型ですが、助成金を受け取ったときの報告書が、この役割の文章になってしまっている場合もあります。

この役割の文章は、手続上要求されていて、存在すること自体が役割なので、手続が要求する条件を満たした文章であることが、何よりの価値です。そのため、この役割の文章を作成するには、手続が要求している条件を丁寧に確認して、その条件に従って、淡々と、あんまり力を入れずに、作成するのが合理的です。

4.おわりに

文章の役割を意識することは、仕事文章を作成する上で、文章力よりも手前に位置づけられるノウハウではないかと思います。そして、文章の役割を意識することは、文章力を鍛えるよりも、たぶん、ずっと簡単です。まずは、今から作成する文章の役割が、4つのうちのどれなのか(どの役割がメインなのか)を考えることから始めるのが有効ではないかと思います。

スポンサードリンク

関連記事

no image

子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい

1.子育てパパサラリーマンには、「今やるべきことはない!」がとても大切 (1) 子どもと一緒にいると

記事を読む

no image

WorkFlowyは、文書作成に、どんな革命をもたらすか?

1.はじめに(Amazonの「文書作成ソフト」ランキング) 2016年1月29日、『クラウド時代の思

記事を読む

no image

趣味と仕事の関係

1.趣味と仕事の関係を、辞書的な意味を出発点として、整理する (1) 「趣味」と「仕事」の辞書的な

記事を読む

no image

Androidをどう使うかの転換~情報を消費するツールから思考と生産を補助するツールへ~

1.いちばん身近にある道具の使い方 先日ふと気づいたのですが、私にとって、いちばん身近にある道具は

記事を読む

no image

レポート課題に対して、どのようにレポートを作成し、提出すればよいか

0.まとめ レポート課題に取り組むときには、以下の3つの当たり前なことを大切にするとよい。

記事を読む

no image

見出しと項目番号を大切にする理由と、見出しと項目番号の実例

1.私が見出しと項目番号を大切にする理由 私は、文書を作成する上で、一番大切なのは、見出しと項目番

記事を読む

no image

「文章群を書き続ける」によって考えることの具体例

「文章群を書き続ける」とは、ここ数年間、私の中で、とてもうまく機能している知的生産のあり方です。 私

記事を読む

no image

『7つの習慣』と関連づけて読んできた15冊

1.『7つの習慣』と結びついているたくさんの叡智 『7つの習慣』という本があります。いわゆる自己啓

記事を読む

no image

私は、こんな道具を使って、文書を作りたい。(その1・抽象的な基本思想編)

1.背景 (1) 問題意識 文書作成ツールとしてのWorkFlowyやUlyssesに、大きな可能性

記事を読む

no image

わりとやせてる私が、『いつまでもデブと思うなよ』から学んだ、「自分を記録する」という方法論

1.なぜ、やせているのに、『いつまでもデブと思うなよ』を読んだのか? (1) 『いつまでもデブと思

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑