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クライアントに、タスクリストを作って渡す

公開日: : 仕事の方法論

1.保育園から渡された「離乳食食材チェックリスト」

(1) 保育園は、保護者にアレルギー点検を指示するために、チェックリストを使う

私の子どもは、まだ離乳食の時期です。離乳食を進めるには、食材ごとに、アレルギーの点検をする必要があります。新しい食材を料理などで使う前に、その食材を2回ほど食べさせて、アレルギー反応を見ます。

ところで、私の子どもは、保育園に通っています。保育園で、給食の離乳食をいただいています。保育園の給食には、いろんな食材が入っています。そのため、保育園は、ひとりひとりの子どもが、どの食材についてアレルギー点検をしたのかを、確認しなければいけません。

この課題について、私の子どもがお世話になっている保育園は、「離乳食食材チェックリスト」というものを使っています。保育園は、保護者に対して、一定期間ごとに、次の時期の給食で登場する予定の食材記載したリストを渡します。ポイントは、このリストがチェックリスト形式になっていることです。保護者は、リストに記載された食材のアレルギー点検を終えたら、チェック欄にチェックを入れます。リストのチェック欄を全部埋めたら、保護者が日付と署名を記載して、保育園に提出します。

(2) 「離乳食食材チェックリスト」は、よく考えられた工夫だと思う

この「離乳食食材チェックリスト」は、よく考えられた工夫だなあと思います。私たち保護者にとっては、ありがたい存在です。また、保育園にとっても、いろんなメリットがあるのだろうと思います。

a.保護者にとってのメリット

チェックリストをもらうと、私たち保護者は、便利です。

まず、離乳食を進める指針になってくれます。また、これまでにどの食材を試し、これからどの食材を試す必要があるのか、忘れません。いつまでに何をしなければいけないのか明確なので、やる気になります。

b.保育園にとってのメリット

保育園にとっても、メリットがあります。

アレルギー点検は、保育園が保護者に指示しなければいけないことですが、これをいちいち口頭で指示するのは、煩雑です。チェックリストを渡せば、一発です。

また、単に口頭でお願いしたり、メモを渡しただけだと、保護者がちゃんとやってくれるかはわからないのですが、チェックリストを渡せば、保護者がちゃんとやってくれることが期待できます。

さらに、大切な機能として、アレルギー点検の責任の所在を明らかにできる点があります。保護者が「離乳食食材チェックリスト」にチェックを入れて署名をすることで、その食材については、保護者が責任を持ってアレルギー点検を終えた、と言うことを明らかにできます。

2.クライアントに、タスクリストを作って渡す

保育園から渡された「離乳食食材チェックリスト」は、私たち保護者が、保育園から依頼されたタスクを記載したタスクリストです。保育園は、クライアントでもある私たち保護者に対して、タスクリストを作って渡したのだと言えます。

この、クライアントにタスクリストを作って渡す、という方法は、幅広く応用できる仕事のやり方ではないかと思います。

クライアントにタスクリストを作って渡すことには、以下のメリットがあります。

(1) 依頼内容が明確化される

クライアントのためにタスクリストを作って渡せば、クライアントに依頼した内容が明確になります。何を依頼したかが文書化されるので明確になる、と言うこともありますが、それ以上に、タスクリストを作って渡すことで、そもそもの依頼内容が明確になります。

クライアントに何かを依頼するときに大切なのは、具体的に何をしてもらう必要があるのか、を明確にすることです。タスクリストを作ることで、クライアントに求める具体的な行動が明らかになります。

(2) クライアントが依頼内容を履行してくれる可能性が高まる

クライアントから依頼を受けた業務を完了させるためには、クライアントに何かをしてもらう必要がある場合に、クライアントに何かを依頼するのですが、必ずしも、クライアントは、依頼内容を履行してくれません。この原因は、何も、クライアントが非協力的なわけではなくて、クライアントも忙しいので、ついつい忘れちゃったり、優先順位が後ろの方に回されちゃったりするのではないかと思います。

これに対して、タスクリストを作って渡せば、クライアントが履行してくれる可能性が高まります。クライアントがタスクを忘れないことと、タスクリストができていることによって、タスクであることが明確化されるため、比較的優先順位が上がるのではないかと思います。

(3) 依頼事項を行う責任の所在が明らかになる

クライアントにタスクリストを作って渡すことによって、そのタスクに関する責任の所在が明らかになります。

クライアントにタスクリストを作って渡すことは、「あなたから依頼された業務を完成させるには、あなたにこのタスクをしてもらう必要があります。これらのタスクをしてもらわなければ、私はあなたから依頼された業務を完成させることができません。」と言うことを伝えることでもあります。

クライアントのためにタスクリストを作って渡せば、クライアントと共同して何かを作り上げるために、クライアント側に責任を持って担当していただく必要があることを明確化して、それをはっきりと伝えることができるため、お互いにとってハッピーではないかと思います。

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