*

そのメールは、一言で返信できるか?大前研一によるビジネス・メールの4つのルールと、ルール確認のテスト項目

公開日: : 最終更新日:2013/11/11 仕事の方法論

1.大前研一曰く、ビジネス・メールには4つのルールがある

今、大前研一の『ドットコム仕事術』という本を読んでいる途中です。まだ途中ですが、この中に、ビジネス・メールのルールの話が出てきました。

「ビジネス・メールは、プライベート・メールにはないルールがあって、このルールを守ることで、ビジネスにとってメールは便利なツールになる」というようなお話です。大前研一が説くビジネス・メールの4つのルールを、メモがてら、整理しておきます。

(1) ルール1 メール1通につき用件は1つに絞る

メール1通につき用件は1つに絞ること。同じ相手に複数の用件がある場合、用件ごとに1通ずつメールを送り分ける

よく言われる、メール1通1用件の原則です。なぜこのルールが大切なのかについて、大前氏は、2つの理由を挙げています。

a.メール転送が使いやすくなる

1通1用件のメールであれば、その用件の関係者に、そのメールをそのまま転送するだけで、仕事が片付く場合がある。

これに対して、1通複数用件のメールであれば、そのメールに含まれている1つの用件について関係者にメールを転送したいときに、関係ないメールが混ざっているために、そのままそのメールを転送することができない。

b.よいタイトルがつけやすくなる

1通1用件のメールであれば、その1用件の内容を表現したタイトルをつけることができる。

よいタイトルをつければ、受信者は、即座に用件内容を理解できる。また、後々の検索もしやすい。

(2) ルール2 目的が明確な文面を心掛ける

受信者に可否の回答や不明な点の説明を求めるのか、具体的な行動を求めるのか、それとも用件が伝わればいいのか。目的が明確な文面を心掛ける。

当たり前のことではありますが、大切なことなので、ルールとして明記するのは、よいと思います。メールを読んだ受信者が、そのメールから何を求められているのかが理解できないと、メールは、その目的を達成することができません。

(3) ルール3 同じ文面のメールを複数に送信する場合、<bcc>を使う

同じ文面のメールを複数に送信する場合、<bcc>を使う

大前氏は、同じメールを複数の受信者に送信するときは、受信者のプライバシーを守るために、bccを使うべき、と主張しています。これは、ケースバイケースではないかと思いますので、ルールとまで言うのは、ちょっと抵抗があります。

(4) ルール4 メールの返事はすぐに出す

宵越しのメールは持つな。メールの返事はすぐに出す

スピードというビジネス・メールのメリットを共有するために、メールを読んだら、すぐに返信を送るのが鉄則である、とのことです。

返信するためのリサーチが必要など、返信に時間がかかる用件を含むメールに対しては、「詳しい返事は週末に」とのメールを送ることを推奨しています。

2.特に大切な【ルール1】と【ルール2】を守れているかのテスト項目は、「このメールは、一言で返信できるか?」

(1) 特に大切なのは、【ルール1】と【ルール2】だと思う

4つのルールで、特に大切なのは、【ルール1】と【ルール2】だと思います。【ルール3】と【ルール4】は、ケースバイケースではないかと思いますが、【ルール1】と【ルール2】は、あらゆるビジネス・メールが満たすべき条件です。

(2) 【ルール1】と【ルール2】が守られていると、どうなるか

【ルール1】と【ルール2】が守られていると、どうなるでしょうか。

【ルール1】と【ルール2】が守られているメールを受信した人は、そのメールに対する返信を、一言ですますことができます。特に、そのメールに同意する場合はそうです。「了解です。」「それでいいです。」「よろしくお願いします。」だけで、返信としての機能は果たします。

1つのメールに1つの用件だけが含まれていて、そのメールに対して期待されるアクションが具体的に明確であるからこそ、一言での返信が可能になります。

(3) 【ルール1】と【ルール2】を守れているかのテスト項目は、「このメールは、一言で返信できるか?」

立場を変えて、メールを作成する側から見れば、このことを、自分が作ったメールが【ルール1】と【ルール2】を守れているか、をテストする項目として使うことができます。つまり、ビジネス・メールを作ったら、送信ボタンを押す前に、「このメールは、一言で返信できるか?」と問えばよいのです。

1通1用件の【ルール1】は、心掛けさえすれば、守るのは簡単です。しかし、目的が明確な文面という【ルール2】は、強く意識しないと、なかなか守れません。受信者への遠慮などから、つい、婉曲的な表現を使ったり、余白を持たせた言い回しになったりしてしまいます。

そんなときに、「このメールは、一言で返信できるか?」と問えば、【ルール2】を守れているかどうかを確認できると同時に、守れてないと感じたときの修正方法も理解できるはずです。

スポンサードリンク

関連記事

no image

Evernote×仕事。Evernoteに自分なりのマニュアルを蓄積する

1.Evernoteを仕事に活用する 先日、Evernote Businessのセミナーに行きまし

記事を読む

no image

Toodledoの「Dailyタスクリスト」を材料に、1日をふり返り、翌日を準備する(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(3)1日の終わり編)

1.Toodledoで「Dailyタスクリスト」 (1) 「Dailyタスクリスト」という、タスク

記事を読む

no image

タスク管理の役割は「個々の単純作業に心を込めること」と「全体がうまくいく」ことをつなぐこと

1.タスク管理の役割 私の行動指針は、このブログのタイトルでもある「単純作業に心を込めて」です。個

記事を読む

no image

タスク管理システムをスケジュール管理システムから独立させたことで、どのようにストレスが減ったか

1.スケジュール管理システムとタスク管理システム Toodledoを使い始めるまで、私は、独立した

記事を読む

no image

子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい

1.子育てパパサラリーマンには、「今やるべきことはない!」がとても大切 (1) 子どもと一緒にいると

記事を読む

no image

「忘れる」ためのタスク管理と、「思い出す」ためのタスク管理

1.タスク管理の抽象論:「忘れる」ためのタスク管理・「思い出す」ためのタスク管理 ある日,いまま

記事を読む

no image

【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する

1.『「超」整理法』がすすめる電子業務日誌 『「超」整理法』は、時代を超える名著です。この本は、単

記事を読む

no image

Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作って、朝一番のひとり作戦会議をする(Toodledoで「Dailyタスクリスト」(1)朝編)

1.Toodledoによる「Dailyタスクリスト」を作り、使い、材料にする (1) Toodle

記事を読む

no image

社会人になって学んだ3つのこと

1.できる社会人になるための3つのアドバイス 社会人になって学んだ3つのこと - Chikirin

記事を読む

no image

ふたつの目標設定方法:「松下方式」と「SONY方式」

1.ふたつの目標設定方法 目標を設定することは、何らかの分野で進歩するための、効果的な方法です。目標

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

no image
WorkFlowyを「書き上げる」ための道具として機能させるための、2つの条件・3つのイメージ

Tak.さんのTweetに触発されて。 WorkFlowyやOmniO

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑