*

そのメールは、一言で返信できるか?大前研一によるビジネス・メールの4つのルールと、ルール確認のテスト項目

公開日: : 最終更新日:2013/11/11 仕事の方法論

1.大前研一曰く、ビジネス・メールには4つのルールがある

今、大前研一の『ドットコム仕事術』という本を読んでいる途中です。まだ途中ですが、この中に、ビジネス・メールのルールの話が出てきました。

「ビジネス・メールは、プライベート・メールにはないルールがあって、このルールを守ることで、ビジネスにとってメールは便利なツールになる」というようなお話です。大前研一が説くビジネス・メールの4つのルールを、メモがてら、整理しておきます。

(1) ルール1 メール1通につき用件は1つに絞る

メール1通につき用件は1つに絞ること。同じ相手に複数の用件がある場合、用件ごとに1通ずつメールを送り分ける

よく言われる、メール1通1用件の原則です。なぜこのルールが大切なのかについて、大前氏は、2つの理由を挙げています。

a.メール転送が使いやすくなる

1通1用件のメールであれば、その用件の関係者に、そのメールをそのまま転送するだけで、仕事が片付く場合がある。

これに対して、1通複数用件のメールであれば、そのメールに含まれている1つの用件について関係者にメールを転送したいときに、関係ないメールが混ざっているために、そのままそのメールを転送することができない。

b.よいタイトルがつけやすくなる

1通1用件のメールであれば、その1用件の内容を表現したタイトルをつけることができる。

よいタイトルをつければ、受信者は、即座に用件内容を理解できる。また、後々の検索もしやすい。

(2) ルール2 目的が明確な文面を心掛ける

受信者に可否の回答や不明な点の説明を求めるのか、具体的な行動を求めるのか、それとも用件が伝わればいいのか。目的が明確な文面を心掛ける。

当たり前のことではありますが、大切なことなので、ルールとして明記するのは、よいと思います。メールを読んだ受信者が、そのメールから何を求められているのかが理解できないと、メールは、その目的を達成することができません。

(3) ルール3 同じ文面のメールを複数に送信する場合、<bcc>を使う

同じ文面のメールを複数に送信する場合、<bcc>を使う

大前氏は、同じメールを複数の受信者に送信するときは、受信者のプライバシーを守るために、bccを使うべき、と主張しています。これは、ケースバイケースではないかと思いますので、ルールとまで言うのは、ちょっと抵抗があります。

(4) ルール4 メールの返事はすぐに出す

宵越しのメールは持つな。メールの返事はすぐに出す

スピードというビジネス・メールのメリットを共有するために、メールを読んだら、すぐに返信を送るのが鉄則である、とのことです。

返信するためのリサーチが必要など、返信に時間がかかる用件を含むメールに対しては、「詳しい返事は週末に」とのメールを送ることを推奨しています。

2.特に大切な【ルール1】と【ルール2】を守れているかのテスト項目は、「このメールは、一言で返信できるか?」

(1) 特に大切なのは、【ルール1】と【ルール2】だと思う

4つのルールで、特に大切なのは、【ルール1】と【ルール2】だと思います。【ルール3】と【ルール4】は、ケースバイケースではないかと思いますが、【ルール1】と【ルール2】は、あらゆるビジネス・メールが満たすべき条件です。

(2) 【ルール1】と【ルール2】が守られていると、どうなるか

【ルール1】と【ルール2】が守られていると、どうなるでしょうか。

【ルール1】と【ルール2】が守られているメールを受信した人は、そのメールに対する返信を、一言ですますことができます。特に、そのメールに同意する場合はそうです。「了解です。」「それでいいです。」「よろしくお願いします。」だけで、返信としての機能は果たします。

1つのメールに1つの用件だけが含まれていて、そのメールに対して期待されるアクションが具体的に明確であるからこそ、一言での返信が可能になります。

(3) 【ルール1】と【ルール2】を守れているかのテスト項目は、「このメールは、一言で返信できるか?」

立場を変えて、メールを作成する側から見れば、このことを、自分が作ったメールが【ルール1】と【ルール2】を守れているか、をテストする項目として使うことができます。つまり、ビジネス・メールを作ったら、送信ボタンを押す前に、「このメールは、一言で返信できるか?」と問えばよいのです。

1通1用件の【ルール1】は、心掛けさえすれば、守るのは簡単です。しかし、目的が明確な文面という【ルール2】は、強く意識しないと、なかなか守れません。受信者への遠慮などから、つい、婉曲的な表現を使ったり、余白を持たせた言い回しになったりしてしまいます。

そんなときに、「このメールは、一言で返信できるか?」と問えば、【ルール2】を守れているかどうかを確認できると同時に、守れてないと感じたときの修正方法も理解できるはずです。

スポンサードリンク

関連記事

no image

PDCAサイクルでいちばん大切なのは、どの部分か?

1.PDCAサイクルでいちばん大切なのは、どの部分か? (1) PDCAサイクルとは 世の中には

記事を読む

no image

仕事文書の作り方:目的を意識し、目的に合った形式と内容で作成する

1.はじめに 私は、仕事において、多くの文書を作ります。その経験から学んだのは、仕事文書を作るため

記事を読む

no image

「何を求めるか」から始める、タスク・スケジュール管理システムの構築

1.タスク・スケジュール管理システムの構築において、「何を求めるか」が大切な理由 自分のためのタス

記事を読む

no image

2万円の価値はあったのか? 東プレ製キーボードRealforce(SJ38C0)を買いました

1.2万円出してキーボードを買った理由 (1)Realforce購入 先日、デスクトップパソコン

記事を読む

no image

「やれば残る」から、やる気になる。(ToodledoとEvernoteによる「タスクの実行」のやる気を出すシステム)

1.Toodledoの完了タスク情報をEvernoteに蓄積する目的と、副次的効果 (1) Too

記事を読む

no image

GTDの基本的な思想は、結局、この3点に集約される。

0.はじめに GTDと出会ってから、GTDに従ったタスク管理システムを作ろうと模索してきました。

記事を読む

no image

頭が混乱したときに備えて、具体的な行動を決めておく。『ねじまき鳥クロニクル』岡田亨の基本技

1.岡田亨の基本技 『ねじまき鳥クロニクル』の主人公の「僕」、岡田亨は、頭が混乱すると、アイロンがけ

記事を読む

no image

「抽象と具体の間を往復する」という学びの基本技

1.抽象と具体を往復すると、どんな対象からも、何かしら学べる (1) どんな対象からも、何かしらを学

記事を読む

no image

「Dailyタスクリスト」の3つの特徴(タスクの実行前・実行中・実行後)

1.「Dailyタスクリスト」を考える目的 (1) 「ハイブリッド手帳システム」の「Toodl

記事を読む

no image

どのようにタスクを区切ると、「今やるべきことはない!」と判断できるか?

1.「今やるべきことはない!」と判断するには、タスクを区切ることが必要 「今やるべきことはない!」

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑