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手帳から「ハイブリッド手帳システム」へ。『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を参考に、自分なりの手帳システムを作る。

公開日: : 仕事の方法論,

1.『クラウド時代のハイブリッド手帳術』(倉下忠憲)のテーマは、「ハイブリッド手帳システム」の作り方

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』は、倉下忠憲さんの「ハイブリッド」シリーズのうち、手帳術をカバーする1冊です。

この本のテーマは、『ハイブリッド手帳システム」(p.216、p.19など)です。本書は、「手帳から「ハイブリッド手帳システム」に考え方を切り替える」(p.216参照)というアプローチを提唱します。

この「手帳から「ハイブリッド手帳システム」に考え方を切り替える」ということについて、本書から引用しながら、順をおって見ていきます。

(1) 問題の背景:新しいツールの登場と、働き方の多様化

まず、問題の背景。なぜ、手帳から「ハイブリッド手帳システム」へと考え方を切り替える必要があるのか、です。

新しいツールが登場し、働き方も多様化する時代においては、1つ1つの「ツール」に注目するのではなく、手帳を「システム」として捉え、多様なツールを適材適所で配置していくことが求められます。
(p.18)

つい10数年前まで、手帳といえば、紙の手帳でした。スケジュールを管理することを目的として作られた小型専用端末といったデジタルツールは存在しましたが、紙の手帳のほうが圧倒的に使い勝手がよく、デジタルツールを手帳として使っている人は、少数派でした。

しかし、今は違います。誰もが気軽に利用できるものとして、スマートフォンとクラウドサービスが普及しました。今では、iPhoneをメモ帳がわりに使ったり、Googleカレンダーでスケジュール管理をすることは、追加費用を必要としないで、気軽に実践することができます。そこで、手帳といえば紙の手帳、という常識は崩れています。

また、現代では、働き方が多様化しました。働き方と手帳の使い方は、大きく関係しています。働き方が多様化すれば、手帳の使い方も多様化します。

この、新しいツールと働き方の多様化が、手帳に対する考え方の切り替えを要求します。

(2) 手帳をシステムと捉える

本書の中で、倉下さんは、「手帳をシステムとして捉える」という考え方を提案します。「システム」。これが、本書のひとつめの特徴です。

これからは、自分の情報を管理する大きなシステムとして「手帳」を捉えていく必要があります。
(p.19)

手帳を1つのシステムとして考えるとは、具体的にどのようなことを指すのでしょうか。基本的には、自分が管理したい情報は何なのかを考えたうえで、それらを最適なツールに割り振っていく、というアプローチになります。つまり、単一のツールに注目するのではなく、複数のツールから1つの「システム」を構築していく、という考え方になります。
(p.19)

この1冊の手帳、この1台のスマートフォン、この1つのクラウドサービスといった、ただひとつのベストを選ぶのではなく、複数のツールを組み合わせて、自分なりのシステムを作ること。これが、「手帳をシステムとして捉える」という考え方です。

具体的には、次の2段階です。

  • 自分が管理したい情報は何なのかを考える
  • 自分が管理したい情報を最適なツールに割り振る

別の言葉で言えば、

  • 従来、紙の手帳が果たしていた機能を分析する
  • 従来、紙の手帳が果たしていた機能を、クラウドサービスやスマートフォンはもちろん、紙の手帳も含めた、複数のツールに割り振る

ということです。

(3) アナログとデジタルのハイブリッド

本書で紹介されるシステムは、アナログとデジタルの両方を活用しています。

本書では、システム化された手帳の1つの形として、アナログ、デジタルのツールを統合した「ハイブリッド手帳」システムの作り方を解説してきます。
(p.19)

本書が提案する手帳システムは、紙の手帳一辺倒でも、デジタルツール一辺倒でもありません。アナログとデジタル両方を使うことが、本書の提案です。

さらに、本書では、単に、紙の手帳とクラウドツールの両方を使うだけでなく、紙の手帳とクラウドツールを、一定の仕組みに従って、ひとつのシステムとして統合させる方法が解説されています。

これが、アナログとデジタルのツールを統合した、「ハイブリッド手帳システム」です。

2.手帳が扱う情報を、「ハイブリッド手帳システム」の中に、どう流すか

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』には、倉下さんが組み立てた具体的な「ハイブリッド手帳システム」の実例が、丁寧に説明されています。

しかし、手帳の使い方は、その人の働き方や生き方と深く結びついています。他人の手帳の使い方は、参考にはなれど、そのまま自分に当てはめることはできません。

倉下さんも、こんなことを書いています。

「手帳術」について書いた本の中でこういったことを書くのはちょっと気が引けますが、他人の手帳術はあくまでその人用にカスタマイズされたものです。何か実現したいことを、環境に合わせて最適化し、ツールを使って具現化したものとも言えます。

そうした過程を無視して他の人の手帳術を真似しても、うまく使えるようにはならないでしょう。逆に、自分の中での情報の流れが把握できているのであれば、他の人の手帳術の良いところ取りができます。

(p.224-225)

そこで、大切なのは、自分の生き方や働き方にふさわしい「ハイブリッド手帳システム」を、どのように組み立てるか、ということです。本書から、そのための考え方を抽出してみます。

(1) 手帳の役割と、手帳が扱う情報

a.手帳の役割は、情報の管理と主体性の獲得

倉下さんは、手帳の役割は、

  • 情報の管理
  • 主体性の獲得

の2つだと言います。

■情報を保存・確認・参照するための手帳

では、手帳を使う目的とは何でしょうか。

(略)

これらを総合的に捉えれば、手帳の機能とは「情報の管理」ということになります。

(略)

このように、情報を保存・確認・参照できる環境を提供するのが手帳の機能です。

(p.21)

自分に関する予定・タスク・資料などの情報を、保存・確認・参照すること。これが、手帳のひとつめの役割です。

■セルフマネジメントツールとしての手帳

もう1つの目的が「主体性の獲得」です。

(略)

つまり、単に物忘れを防ぐためではなく、自分の時間の使い方を変えていくことも「手帳」というツールを使う目的の1つです。

(略)

つまり、手帳というのは自分を対象としたマネジメントツールとしても捉えることができるわけです。

(p.21-22)

自分を対象としたマネジメント、つまり、目標を立てたり、過去をふり返って改善したり、といったことを支えることが、手帳のふたつめの役割です。

b.手帳が扱う情報

前者の情報の管理という役割のために、手帳は、予定・タスク・資料という3つの情報を扱う必要があります。

後者の主体性の獲得という役割のために、手帳は、セルフマネジメントに関する情報を扱う必要があります。セルフマネジメントに関する情報とは、典型的には、この先の情報、つまり、自分の目標だとか夢だとか計画と、これまでの情報、つまり、ライフログのような自分に関する正確な記録です。

以上から、手帳が扱う情報は、次の4つです。

  • 予定
  • タスク
  • 資料
  • セルフマネジメントに関する情報(目標やライフログ)

c.「ハイブリッド手帳システム」に、情報の流れを作る

これら4つの情報を、「ハイブリッド手帳システム」全体に、うまく割り振ることが、自分なりの「ハイブリッド手帳システム」を組み立てる方法です。

言葉を変えれば、自分の「ハイブリッド手帳システム」の中に、これら4つの情報がうまく流れば、その「ハイブリッド手帳システム」は、うまく機能していると言えます。

自分に関する予定・タスク・資料・セルフマネジメント関連情報という4つの情報を、紙の手帳やクラウドツールやスマートフォンやパソコンの中に、うまく流すことができれば、そこに、「ハイブリッド手帳システム」ができあがります。

(2) 「ハイブリッド手帳システム」の中に、どう情報を流すか

4つの情報それぞれについて、どのようなことに気をつけて情報の流れを作るとよいのか、軽く検討します。

a.予定

(a) 他人との予定について大切なのは、忘れないこと、ダブルブッキングしないこと

他人との予定で大切なのは、忘れないことと、ダブルブッキングしないことです。

このためには、何が必要でしょうか。

このようなスケジューリングのミスには、簡単な解決方法があります。それは、日付に関する情報を一元管理し、それを常備しておくことです。

(p.42)

すると、自分なりの「ハイブリッド手帳システム」を組み立てるために必要なのは、どこに一元管理し、どのようにその情報を参照するか、です。

これを決めるには、

  • どこで予定が発生するのか?(どこから手帳システムに予定を保存するか。)
  • どこで予定を確認するのか?(どこから手帳システムの予定を確認・参照するのか。)

を確認する必要があります。

私は、予定が発生するのも予定を確認するのも、場所を選びませんので、持ち歩けるツールで予定を一元管理する必要がありました。以前は紙の手帳だったのですが、Googleカレンダーとスマートフォンによって、Googleカレンダーでもこの要請を満たすようになったため、数年前に、Googleカレンダーに移行しました。

(b) タイムマネジメントのためのタイムデザイン

予定に関してもうひとつ大切なことは、主体的に時間をコントロールすることです。

本書では、このための有効な方法論として、「タイムデザイン」という考え方を説明しています。

この1週間の計画を立てる作業は、デザインを行うのに似ています。1つ1つの予定が「パーツ」で、それを1週間の時間軸という平面上に配置していくわけです。

(p.48)

すると、自分なりの「ハイブリッド手帳システム」を組み立てるためには、自分がどのようなやり方でタイムデザインをしたいか、が大切です。

倉下さんは、アナログの手帳(ほぼ日カズン)のウィークリーページを使って、このタイムデザインをしているようです。

私は、以前はアナログの手帳のウィークリーバーチカルのページを使っていましたが、今は、Googleカレンダーの週表示を使って、デジタルでやっています。

b.タスク

(a) どのようにタスクを集め、保存するか

タスクに関して、まず大切なのは、自分の手持ちタスクを把握することです。自分の手持ちタスクを把握するためには、どのようにタスクを集め、どのようにタスクを保存するかを考える必要があります。

どのようにタスクを集め、どのようにタスクを保存するか、についての望ましい方法は、どんな状況でタスクが発生するかによって、変わります。

たとえば、すべてのタスクが電子メールで発生するなら、Gmailの受信トレイを使うのが合理的です。タスクが自動的に集まる上に、保存漏れの心配もありません。

また、どこのタスクを保存するかは、自分の手持ちタスクに、どのような要素を付与して管理する必要があるか、によっても、変わります。

たとえば、ある種のタスクは特定の場所で、別のある種のタスクは特定の人と一緒に、別のある種のタスクは締め切りが短い、といったように、タスクの種類ごとにいろんな要素を付与してタスクを管理する必要がある場合は、それだけの機能を持った何かに、タスクを保存する必要があります。

私は、Toodledoをタスクの保存場所にしています。

Toodledoなら、iPhoneアプリからも、パソコンからも、メールからも、IFTTTからも、タスクを追加することができるため、どこにいてもタスクを追加できます。私の場合、いろんな状況でタスクが発生するので、どんな状況からもタスクを集めることができるToodledoは、向いています。

Toodledoなら、タスクにいろんな要素をつけることができます。私の場合、30〜50の案件が同時並行で走っているため、タスクを案件ごとに管理するためには、案件として使える要素を管理できるツールでなければいけません。また、私の場合、細々とした締め切りが多いため、タスクごとに締め切りときちんと管理できるツールを使いたいと思います。タスクにおよそあらゆる要素を付与できるToodledoは、この点からも便利です。

(b) どのようにタスクを実行するか

タスクは、実行されなければいけません。自分のすべてのタスクを自分の頭の外で保管できたとしても、そのタスクを実行する気にならなければ、意味がありません。

そこで、タスクを扱う手帳システムは、タスクを実行する気にさせる、という機能を果たすことが望ましいです。

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』におけるタスクの取り扱いは、この点に特徴があります。

本書では、このようなタスクをどのように集めたり、保存するのかという方法論である「タスク管理」とは別に「タスクマネジメント」という言葉を別の意味で使うことにします。「タスクマネジメント」はストックされたタスクをいかに処理していくのか、という点について踏み込んで考えます。

(p.86)

「タスクマネジメント」では、どうすればそれが処理しやすくなるか、あるいは着手するための「やる気」が出てくるのかについての仕組み作りが必要です。

(p.87)

では、どのようにすれば、タスクを処理しやすくなり、タスクに着手する「やる気」が出てくるのでしょうか。

タスクマネジメントにおいては、2つの注目すべきキーワードがあります。

・(状況の)コントロール

・(将来への)見通し

(p.89)

状況をコントロールできていて、将来への見通しを持てているとき、タスクを処理しやすくなり、タスクに着手する「やる気」が湧いてくる、ということです。

このために本書が提案するツールは、「Dailyタスクリスト」です。これは、その日にやるべきことを俯瞰するリストです。1日を俯瞰することで、その日の見通しを持つことができます。

自分なりの「ハイブリッド手帳システム」において、具体的にどのツールに「Dailyタスクリスト」の役割を担ってもらうかは、「タスクを処理する状況」を踏まえて考える必要があります。

私の場合、パソコンで文章を書いたり、メールで連絡をしたり、電話で問い合わせをしたり、といった、デスクでの作業が中心です。また、私のデスクは、デュアルディスプレイ環境です。

そのため、この場面でも、Toodledoを使っています。つまり、Toodledoを、タスクの保管庫としてだけでなく、タスクを実行するための「Dailyタスクリスト」としても使っている、ということです。

c.資料

(a) メモシステムの3つのポイント

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』は、資料の管理を、手帳の重要な役割だと捉えています。

ここでいう資料とは、要するに、メモです。手帳は、メモを取るための道具でもあります。

本書のメモシステムは、次のようにまとめられています。

まず複数のメモツールを状況に合わせて使い分けます。次に、その保管場所を1ヶ所にします。最後に、それを見返すためのシステムを作ります。

(p.134)

つまり、「ハイブリッド手帳システム」のメモシステムの特徴は、次の3つです。

  • 複数のメモツールを状況に分けて使い分けること
  • メモを一元管理すること
  • メモを見返す仕組みを組み込むこと
(b) 3+1のメモ

具体的には、どんなメモを残すのでしょうか。保存する情報の性質から、4つに分類できます。

  • アクションメモ(行動につながるメモ)
  • インプットメモ(外部情報のメモ)
  • アウトプットメモ(自分の頭の中のメモ)
  • ライフログメモ(日々の出来事・感想のメモ)

(p.135-136)

(c) 自分は、メモから、どんなアウトプットを生み出したいのか?

自分なりのメモシステムを作るために大切なのは、「自分は、そのメモから、どんなアウトプットを生み出したいのか?」という問いを自分に投げかけることです。

私の場合、このブログを始める前と後とで、メモの使い方が大きく変わりました。理由は明確で、アウトプットが変わったからです。このブログというアウトプットが明確になったことによって、このブログへのアウトプットのためのメモ環境が、少しずつできてきました。

自分なりのメモシステムを作るためには、メモのゴールであるアウトプットから遡ってから考えるのが効果的です。

d.セルフマネジメントに関する情報(目標やライフログ)

(a) 過去を記録し、未来をイメージする

手帳で夢を叶えましょう、手帳で目標を管理しましょう、というのは、わりと多くの手帳本や手帳が謳っていることです。でも、『クラウド時代のハイブリッド手帳術』の捉えるセルフマネジメントシステムとしての手帳は、これらよく言われていることとは、少しちがうような気がします。

その違いがどこにあるんだろう、と考えながらページをめくっていたら、こんな一節に出会いました。

ディケンズの『クリスマス・キャロル』で、主人公のスクルージは過去と現在のクリスマスの精霊によって、自分が失ってきたものを知ることができました。さらに未来のクリスマスの精霊によって、自分がこのまま進めばどのような結末を迎えるのかを知り、それを変えるために、自らの行動を改めました。

残念ながら、私達の前にこんな親切な精霊は現れてくれません。でも、日々の記録を残していくことはできます。過去を振り返り、現在を知ることができれば、未来についてもおぼろげながらにはイメージできることでしょう。

(p.208)

この記載を読んで、一般的な手帳本がいうセルフマネジメントと本書のセルフマネジメントの違いが、なんとなく理解できました。一般的な手帳本は、主に未来志向です。前向きに未来を見ています。でも、本書のセルフマネジメントシステムは、過去を大切にします。過去と今を記録し、ふり返ることで、そこから未来をイメージしようとしています。

個人的に、『クリスマス・キャロル』は、すごく大きな影響を受けた小説です。過去のクリスマスの精霊、現在のクリスマスの精霊、未来のクリスマスの精霊というメタファーは、手帳システムの大切な役割を理解する上で、すとんと腑に落ちました。

そこで、私は、「ハイブリッド手帳システム」で自分なりのセルフマネジメントシステムを組み立てるときに、どのように過去を記録するか、を大切にしたいと思います。

(b) 予定が記録になる

過去を記録するシステムを組み立てるために、とても大切なのは、次の指摘です。

眺めてみると手帳というのは非常に面白いツールです。

今日という日付を境にして、それよりも先のページは「予定」に、後ろのページは「記録」になっています。つまり、1冊の中に未来と過去が共存しているわけです。未来の情報を保存し、それを「今」利用し、最後にそれが記録として残る。そういった情報の流れが1冊の中に存在しています。

(p.228)

未来の予定は、今を境に、過去の記録に変わります。過去の記録を手帳システムに残すには、未来の予定をうまく活用するのが合理的です。

そこで、私は、未来の予定を管理するGoogleカレンダーを修正して記録にし(Googleカレンダーを記録に使う)、未来のタスクを管理するToodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積して記録にする(【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する)、ということをしています。

3.おわりに

以上、『クラウド時代のハイブリッド手帳システム』を紹介しました。

まとめると、本書のポイントは、抽象的には2つ、具体的には4つです。

  • 抽象的なポイント
    • 手帳をシステムと捉える
    • アナログとデジタルの良いところ取り(ハイブリッド)
  • 具体的なポイント
    • 予定(一元管理とタイムデザイン)
    • タスク(保管だけでなく、実行まで考える)
    • メモ(どこでもメモ環境を作る)
    • セルフマネジメント(過去の蓄積から、未来を見る)

それぞれが、1つの文章を書きたくなるほど面白いテーマです。また、私の場合は、アナログツールをあんまり上手に使えていないので、アナログとデジタルの良いところ取りについては、ぜんぜん深めることができていません。

今後、自分の手帳システムを具体化する中で、これら2つと4つのポイントを、ひとつひとつ深めていけたらよいなと思っています。

スケジュール管理やタスク管理を考えたい方は、よろしければ、ご一読ください。

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