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Evernote Businessのセミナーに参加した収穫を共有するためのエントリ(2013/11/26@名古屋)

公開日: : Evernote

目次

1.Evernote Businessのセミナーに参加して、いろいろ収穫があった(2013/11/26@名古屋)

(1) セミナーの概要

2013/11/26、名古屋でEvernoteのセミナーが開催されました。

愛知中小企業家同友会 IT研究会11月例会【すべてを記憶する!Evernoteがやって来る!(一般参加歓迎)】

新しくなった Evernote Business 2.0 の活用セミナー:西日本ツアーのご案内

講師は、井上健氏と積田英明氏。井上氏は、Evernoteの日本における事業の統括責任者であり、積田氏は、ビジネスアカウントマネージャーとして、日本市場でのEvernote Businessの拡販に尽力されているとのこと。

セミナーの紹介文は、こんな内容でした。

クラウドの代表的サービスであるEvernote日本法人の代表をIT研究会にお招きして、その魅力をたっぷりお伝えして頂きます。中小企業の経営現場に活かせるEvernoteです。

「すべてを記憶する(Remember Everything)」ためのサービスを提供するEvernote。社員の知識の共有は、生産性を向上させ、ビジネスの成功を大きく左右します。議事録、名刺や企画書など、組織内の知識を誰でも簡単に見つけられる環境。 スモールビジネス向けのEvernote Business はそれを簡単に実現し、オープンで生産的な職場づくりのお手伝いをします。Evernote Businessの開発経緯や概要をデモを交えてご紹介いたします。

(2) 一般参加して得た収穫を、もったいないので、共有する

私は、主催団体には何のゆかりもないのですが、「一般参加歓迎」とありましたので、参加してみました。主催者様、ありがとうございます。

参加した目的は、抽象的には、「Evernoteを仕事に活用するヒントがほしい」ということで、ちょっと具体的には、「うちの会社にEvernote Businessを導入すると、個人のEvernoteプレミアムアカウントで仕事用ノートブックを共有することと比較して、どんなメリットがあるんだろう?」という疑問に対する答えを求めて、です。

結果、参加したのは、大正解でした。期待以上の収穫を得られました。参加してよかったです。

この収穫を自分のためだけにしまっておくのはもったいないので、作成したメモをちょっと加工してブログ記事にすることで、私が得た収穫を共有します。

(3) 注記

なお、以下の記載は、このセミナーからの収穫です。すばらしい点が何かあったなら、その功績は、すばらしいお話をしてくださいました井上氏、積田氏にあります。

また、そうはいっても、私なりの要約でまとめています。内容に誤りがありましたら、その責任はすべて私にあります。

2.Evernoteが考える「よりスマートに働き、より豊かに生活する」あり方(井上氏の話のメモ)

ゼネラルマネージャー井上氏のお話のテーマは、「働き方」でした。「シリコンバレーから見た日本人の働き方」について、ストーリーを持ったお話を聞かせていただきました。

導入部分で井上氏の自己紹介、そこから仕事と働き方の話へとつなぎ、最初に日本人の働き方とシリコンバレーの働き方の比較論、そしてシリコンバレーの働き方の例としてのEvernote社における働き方を具体的かつ魅力的に紹介し(ここはすごくおもしろかった)、そして、その働き方(及びそれによって実現される生活)を、Evernoteというシステムがどのように支援できるか、というようなストーリーでした。

以下、簡単に要約します。

(1) 日本人の働き方のよいところ

日本人は、世界で闘える人材か?

闘える。圧倒的に、闘える。

たとえば、Evernote社は、全社員330人程度のうち、20数人が日本人。Evernote社が日本びいきだということもあるけれど、日本人の力が評価されているから、このようにたくさんの日本人が雇われている。

ただし、日本人が世界で闘うには、一定の条件がある。それは、日本人だけのチームでないチームの中に入ること。

日本人が出せるバリューは、ディテールのツメとか、リスク管理とか、チームの和など。これらに対して、リーダーシップが弱い。だから、強いリーダーシップをとる人がいるチームの一員となると、日本人は、大きなバリューを出せる。

(2) シリコンバレー(米国)の働き方と、日本の働き方の、決定的な違いはなにか?

日本人の働き方と比較して、米国、特にシリコンバレーの働き方には、どんな特徴があるか。

これははっきりしている。効率である。シリコンバレーでは、圧倒的に、効率を重視する。

実際、シリコンバレーの効率は高い。たとえば、労働時間は8:30-17:50くらい。もちろん、帰宅後も働いている社員も多いけれど、これくらいの労働時間で回っている。

これくらい、効率が高い。なぜか。

a.無駄を排除

徹底的に無駄を排除するから。

たとえば、会議の無駄。会議のための資料を作る無駄。

無駄を排除するためには、「その会社に関係のない人にとっても、その方法は合理的なのか?」という観点から問い直すこと。この方法で問い直すと、たとえば、会議のためにきれいな資料を作成することは、無駄なのではないか、ということになる。

b.少しでも効率アップにつながるシステムがあれば、導入する

また、少しでも効率を上げることに役立つシステムがあれば、導入する。多少費用がかかっても。それによって浮かすことができる人件費の方が、たいていは大きいから。

たとえば、Evernote社では、Google AppsとEvernote Businessと社内SNSを全社的に使っている。さらに、部門ごとで最適なシステムを導入している。

システムを導入するときのポイントは、ありのままのシステムを使うこと。自社のためにカスタマイズしようとしない。そのまま使う方が、コストも安い。なにより、そのシステムの力をもっとも引き出すには、そのままの方がよい。

(3) Evernoteが生まれたシリコンバレーの働き方(Evernote社を例に)

次に、Evernote社を例に、Evernoteが生まれたシリコンバレーの働き方を紹介する。

Evernoteのミッションは、「現代のナレッジワーカーがよりスマートに働きより豊かに生活する助けになるプロダクトを提供する」というもの。

Evernote社は、自らも、これを実践したいと考えている。

a.人材の生産性を引き出すために、働きやすい環境を作る

Evernote社は、構成員の知的生産によって価値を生み出している。

Evernote社の生産性を高めるには、Evernote社の構成員の生産性を引き出すことが大切。

このためにEvernote社が意識しているのは、人材が働きやすい環境を作ること。

これは、シリコンバレーに共通する考え方だと思う。

b.ハード面でおもしろいところ

Evernote社は、このために、次のようなハードを用意している。

  • かっこいいオフィス
  • コラボ空間
  • おいしくて無料の社内食堂
  • バリスタコーヒー

このうち、バリスタコーヒーは特におもしろい。会社の入り口を入った目立つところに、コーヒーコーナーが設置してある。そこでバリスタ(コーヒーを作る人)をつとめるのは、Evernote社の幹部。各部門の幹部が、交代で、バリスタとして、社員にコーヒーを振る舞う。Evernote社の社員は、そこに行けば、幹部と話をすることができる。

社員と幹部との意見交換を活発にするため、Evernote社は、バリスタコーヒーという仕掛けを用意している。

c.制度面のおもしろいところ

制度面も、いろいろある。

  • 完全フレックス
  • 有給無制限
  • 休暇取得ボーナス(休暇を取得すると、ボーナスがもらえる)
  • 月2回のハウスクリーニング(自宅をクリーニングする費用を支払ってもらえる。家庭も快適であることが生産性を高める)
  • 海外オフィス勤務(全世界の数拠点の中から、自分で好きなオフィスを選択して、そこで働くことができる)

(4) Evernote(というシステム)は、働き方を支援する

Evernoteというシステムは、Evernote社が理想とする働き方を支援するために存在する。

Evernote Businessは、人材の生産性を引き出すシリコンバレー流の働き方を、システムとして提供する。

3.Evernote Businessは、「よりスマートな働き方」を、どう支援するか(積田氏の話のメモ)

井上氏の話によって、参加者は、「シリコンバレーの働き方はなんて魅力的なんだ!」と感じます。そして、Evernote Businessを使えば、そのシリコンバレーの働き方をシステムとして提供してもらえると聞き、参加者は興味津々です。

そこで登場したのが、積田氏。Evernote Businessの魅力を、導入実例やデモを交えて、存分に表現してくださいました。

私が本セミナーに参加するに当たって設定していた疑問に対しても、わかりやすく答えてくださいました。

以下、積田氏のお話のメモです。

(1) Evernoteの特徴

a.知識、情報を蓄積し、活用する

Evernoteの特徴は、すべてを一箇所に蓄積すること。知識や情報を一箇所に集める。

しかし、蓄積することが目的ではない。蓄積するのは、活用するためである。活用しなければ、蓄積する意味がない。(ここが、Evernoteとオンラインストレージサービスとの違い。)

Evernoteは、蓄積した知識や情報を活用するために、知識と情報を引き出す、ということを重視している。

いちばんわかりやすいのは、検索機能。

Evernoteは、強力な検索機能を持っている。

さらにおもしろいのは、画像内の文字を検索できること。 画像内の活字はもちろんのこと、なんと、手書き文字まで検索できる。

日本語は複雑な文字であるし、ましてや日本語の手書き文字はすごく複雑。でも、Evernoteなら、日本語の手書きメモだって、検索できちゃう。

「”もしかしたら”必要になるかもしれない情報をEvernoteへ」

b.マルチプラットフォームに対応している

Evernoteは、マルチプラットフォームに対応している。

WindowsでもMacでも、iPhoneでもAndroidでも、使える。

自分が持っているすべてのデバイスから、Evernoteを使うことができる。

一箇所に蓄積するメリットが生きる。

(2) 会社の落とし穴を、Evernote Businessがどう解消できるか

Evernoteは、仕事にも役に立つ。6割以上のユーザーが何かしらの形で、仕事にもEvernoteを使っている。

実際、Evernoteは、「会社の落とし穴」を解消することができる。特に、Evernote Businessなら。

a.会社の落とし穴

こんなこと、会社でありませんか?

  • メールのみですべてを行う(ccメールの嵐で、混乱する。重要なメールが埋没する。管理しきれない。 )
  • タスクごとに異なるソフト(スケジュールはAで、タスクはB、会議の管理はCで、……。たくさんのソフトを使っているけれど、結局効率アップに結びつかない。 )

そのために、こんな事態が発生する。

  • 資料を一生懸命作成したのに、おおかたできあがった頃に、似た資料が出てきた。
  • プロジェクト情報の引き継ぎがうまくいかない
  • ファイルサーバーの中に必要なデータはあるはずなんだけれど、どこにあるかわからない

b.Evernote Businessが、こう解決する

Evernote Businessは、従業員個人のEvernoteアカウントを、会社がBusinessアカウントにアップグレードする方式。

これによって、ビジネスノートブックというものができる。

ビジネスノートブックは、会社のノートブック。ビジネスノートブックに蓄積することで、知識や情報が会社に蓄積される。

社内で共有する文書をEvernote Businessのビジネスノートブックに蓄積すると、こんないいことがある。

(a) 関連ノート機能

Evernote Businessなら、ビジネスノートも、関連するノートとして表示される。

(これに対して、プレミアムアカウントで共有しているだけだと、共有されているノートは、関連するノートとして表示されない。)

関連ノート機能があれば、Evernoteで資料を作成するとき、関連するノートとして、過去に作成した似たようなノートが表示される。資料作成の二度手間を減らすことができる。

(b) Google検索に表示される検索結果

Evernoteは、ブラウザの機能拡張であるウェブクリッパーを使うと、Google検索をしたときに、Googleによる検索結果の右隣に、Evernoteに蓄積した自分のノートからの検索結果を表示してくれる。(この機能は、通常アカウントでもある。)

Evernote Businessを使っていれば、自分のノートからの検索結果に加えて、共有しているビジネスノートからの検索結果が表示される(自分のノートからの検索結果の下に並ぶ)。

(c) さらに、Evernote Business 2.0なら

最近公開されたEvernote Business 2.0なら、もっといろんなことができる。

ひとつは、Know Who機能。これまでのビジネスノートを分析して、あるテーマに詳しそうな社内メンバーを、Evernoteが教えてくれる。

(3) 活用事例の紹介

活用事例の紹介は、以下の5つ。

(いくつかは、Evernoteのブログや公式ウェブサイトに掲載されていました。復習、復習。)

a.RCKa(イギリスの建築事務所)

RCKa Architecture | Case Study | Evernote Business | Evernote

現場の写真をEvernoteに。

図面をスキャンしてEvernoteに。

建築事務所なので、設計図面等の紙が非常に多いことが特徴。また、建築現場の情報を管理するのが大切。

図面は、スキャンしてEvernoteに。現場の状況は、写真で撮影してEvernoteに。

b.常総生協

常総生活協同組合、Evernote Businessの導入で顧客の拡大と情報収集の負荷を軽減 | Evernote日本語版ブログ

セミナーで紹介されていたのは、位置情報とスマートノートの活用。

生協なので、新築物件への営業が大切。ドライバーが新築物件を見つけたら、写真を撮って、Evernoteで共有する。

写真を撮影してノートを作るだけで、(1)ノートに位置情報が付与され、(2)ノートのタイトルが住所になる。新築物件の情報管理が劇的に簡単になった。

また、社内での作業のポータルとして活躍している、という話も。(このあたりは、ブログに詳しい。)

c.Ducati(イタリアのバイクメーカー)

セミナーで紹介されていたのは、ビジネスノートブックへの変換が簡単、ということ。

それまで個々の社員が個人のEvernoteの中に会社関係のノートを蓄積していたら、それをビジネスノートブックに変換することは、とても簡単。

Evernote Businessの導入は、すぐに終わる。

d.Good Life Team(アメリカの不動産業)

Real Estate – Evernote Business | Evernote

不動産業に活用している。

顧客情報をEvernoteで管理することで、顧客に関するメモの蓄積から価値を生み出している、というような話。

e.三重大学病院

個人情報は別の厳重なシステムで管理。Evernote Businessは、スタッフ間(医師、看護師など)の情報共有のために使っている。

論文、研究資料、医療マニュアル、ガイドラインなど。

ウェブ上に公開されているガイドラインも、いちいち検索するよりも、Evernoteに保存しておく方が簡単にアクセスできる。ウェブ上にpdfで公開されている資料は、Evernoteウェブクリッパーを使えば、簡単にEvernoteに蓄積できる。

紙の資料は、ScanSnapを使えば、簡単にEvernoteに蓄積できる。

4.私の疑問点「プレミアム版ではなく、Evernote Businessを使う意味は?」に対する回答

本セミナーに参加するに当たって、私が設定していた問いは、「うちの会社にEvernote Businessを導入すると、個人のEvernoteプレミアムアカウントで仕事用ノートブックを共有することと比較して、どんなメリットがあるんだろう?」というものでした。

この疑問は、積田氏の話によって氷解しましたので、整理します。

ポイントは、3つです。

(1) 共有ノートが表示される場面が増える

a.「関連するノート」

Evernote Businessなら、共有されたビジネスノートも、「関連するノート」で表示される対象となります。

これに対して、プレミアムアカウントを共有している場合、他人のノートは「関連するノート」での表示対象になりません。

共有された情報、知識を活用する、という観点からは、Evernote Businessの方が望ましいと言えます。

b.Google検索の表示

同じことは、Google検索におけるEvernoteからの検索結果表示にも言えます。

私の社内でも、なにかを調べるに当たって、調査の出発点としてGoogleで検索する、という行動様式は、わりと一般的です。であれば、Google検索をしたときに、ビジネスノートが表示されることによって、共有された蓄積知を、社内で活用できる機会が、飛躍的に増えそうです。

(2) Know Who機能

そのテーマを知っていそうなのは誰か?を表示するKnow Who機能には、可能性を感じます。

今のところ、私が勤務する会社はそんなに人数が多くありませんが、将来、もし拡大するなら、この機能は力を発揮しそう。

(3) ビジネスノートの管理

会社において、ノウハウや情報は財産です。これらのEvernoteに蓄積するなら、こららをふんだんに蓄積したEvernoteのノートは、大きな財産です。

Evernote Businessなら、このノートを会社の財産として管理することができます。今のところは、一応、という程度ですが。

具体的には、いったんビジネスノートになったノートは、そのノートを作った従業員が退社しても、会社のビジネスノートに残り続けます。従業員がやめることによって、Evernoteにその従業員が蓄積したノートがなくなってしまう、ということは起こりません。

ただし、現時点では、

  • ビジネスノートを個人のノートブックにコピーすることは自由
  • コピーの履歴を追うこともできない

とのことです。

これについて、積田氏に、今後の展望を尋ねたところ、以下の構想だそうです。

  • ノートのコピーを制限するというのは、情報を共有することについてのEvernoteの理念からすると、おそらく考えられないと思う
  • これに対して、コピーの履歴を追うことについては、今後、機能を追加する予定。この機能が実装されれば、たとえば、退職間近の従業員がごっそりとビジネスノートをコピーしたなら、このことを管理者が把握できる。

コピー履歴を追う機能が実装されれば、ある程度の抑止力になりそうなので、よさそうですね。

5.おわりに

Evernoteの可能性を再発見できたセミナーでした。「自分はまだまだEvernoteを仕事に活かせてないなあ。」と感じ、「Evernoteをうまく使うと、もっといろんなことができる。」と感じさせてくれました。

また、井上氏、積田氏のお話は、ストーリーとしても大変おもしろかったです。これが、シリコンバレー流のプレゼンなのかなと思いながら、楽しませていただきました。

すばらしい企画の門戸を一般に開いてくださった主催者様、Evernoteの可能性を改めて気づかせてくださった井上様、積田様、そしてEvernoteというすばらしいサービスに、改めて感謝します。

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