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クラウドアウトライナーWorkFlowyの説明

公開日: : 最終更新日:2015/02/23 WorkFlowy

1.はじめに

(1) EvernoteからWorkFlowyへ

大学生のころからずっと、私は本を読んで考えて文章を書くことが好きです。この作業を知的生産と呼ぶとすると、知的生産は、私の大切な趣味です。

私の知的生産は、「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」を育てるようになって、うまく回るようになりました。考えたことや調べたことのメモを、全部ひとつの場所に集積して、そこで書きかけの文章群全体を管理する仕組みが、「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」です。

ずっと完成しないで変化し続ける有機体から、暫定的な作品群を切り取るためのハサミ

2015年1月、私は、自分にとっての「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」を、EvernoteからWorkFlowyに切り替えました。これは、私の知的生産にとっての、大きな転機です。

WorkFlowyで「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」を育てる

では、WorkFlowyとは、いったいなんなのでしょうか?

(2) WorkFlowyとは?

WorkFlowyは、クラウドアウトライナーと呼ばれるもののひとつです。

まず、WorkFlowyは優れたアウトライナーです。直感的な操作で、快適にアウトラインを扱うことができます。

次に、WorkFlowyは、クラウドサービスです。クラウドサービスなので、ウェブブラウザやスマートフォンアプリを使えば、どこからでもいつものアウトラインを扱うことができます。

でも、これだけでは、WorkFlowyの特徴や魅力を十分に表現できている気がしません。

私にとって、WorkFlowyは、Gmail&Googleカレンダー、Evernote、Toodledoという私的3大クラウドサービスに匹敵するほど大きな存在になりそうな気がしています。

私は、WorkFlowyのどんなところに、なぜ、魅力を感じているのか。私が本格的にWorkFlowyを使った期間はまだ1週間程度に過ぎませんが、これまでに実感したWorkFlowyの特徴や魅力を、私なりに整理してみます。

2.WorkFlowyの特徴

(1) WorkFlowyは、「プロセス型アウトライナー」

WorkFlowyは、アウトライナーのひとつです。世の中に存在するたくさんのアウトライナーの中で、WorkFlowyはどんな特徴を持っているのでしょうか。

日本語で読めるアウトライナー情報を掲載するウェブサイトの中で、もっとも優れたサイトだと私が思っている「Happy Outlining! Index」を主催されているTak.さんは、世の中のアウトライナーを、「プロセス型アウトライナー」と「プロダクト型アウトライナー」に分類しています。

アウトライナーにはプロセス型とプロダクト型がある:Word Piece >>by Tak.:So-netブログ

Tak.さんによれば、「プロセス型アウトライナー」の条件は次の4つです。

  • プロセス型アウトライナーの4条件
    • 条件1 アウトライナーの基本機能を満たしていること
      • (1) アウトライン表示の機能
      • (2) アウトラインを折りたたむ機能
      • (3) アウトラインを入れ替える機能
    • 条件2 1ペイン方式であること
    • 条件3 「本文」と「見出し」を区別しないこと
    • 条件4 ホイスト(フォーカス)機能がついていること

私的「真のアウトライナー」

WorkFlowyは、この4つの条件を満たしています。

  • WorkFlowy
    • 条件1 アウトライナーの基本機能を満たしていること
      • (1) アウトライン表示の機能
        • WorkFlowyは、アウトラインを表示できます。
      • (2) アウトラインを折りたたむ機能
        • WorkFlowyは、アウトラインを折りたたむことができます。
      • (3) アウトラインを入れ替える機能
        • WorkFlowyは、アウトラインを入れ替えることができます。
        • ドラッグドロップでも可能ですし、キーボードショートカットでも可能です。
    • 条件2 1ペイン方式であること
      • WorkFlowyは、1ペイン方式です。
    • 条件3 「本文」と「見出し」を区別しないこと
      • この点は、若干微妙です。WorkFlowyには、Noteという機能があるからです。
      • でも、一切Noteを使わずに、すべてNote以外の部分に書いても、まったく不自由がありません。
      • この意味で、WorkFlowyは「本文」と「見出し」を区別しないで使うことができます。
    • 条件4 ホイスト(フォーカス)機能がついていること
      • WorkFlowyには、Zoomという機能があります。Zoom機能を使うと、WorkFlowyの画面には、そのひとつのトピックのみが表示されます。
      • (さらに、WorkFlowyは、これを更に推し進め、ひとつのアカウントでひとつのアウトラインしか使えない設計となっています。)

(2) WorkFlowyは、ファイル概念を持たない

WorkFlowyは、ファイル概念を持ちません。これがWorkFlowyの大きな特徴です。

WorkFlowyでは、ひとりのユーザーが使えるアウトラインの個数は、1つだけです。

素朴に考えると、1ユーザー1アウトラインでは、困ってしまいそうです。

アウトラインは、いろんな用途に使えます。「買い物メモ」や「講義ノート」、「書籍の目次」や「家族旅行のスケジュール」だって、アウトラインは活躍します。

それなのに、WorkFlowyで使えるアウトラインは、たったのひとつです。ということは、WorkFlowyのアウトラインの対象をひとつに絞るか、さもなければ、「買い物メモ」と「講義ノート」をひとつのアウトラインに同居させるという気持ち悪い状態を受け入れるしかありません。

でも、「買い物メモ」と「講義ノート」がひとつのアウトラインに同居していても、実は全然困りません。

WorkFlowyはアウトライナーです。アウトライナーは、無限の階層を持つアウトラインをどんどん作ることができますので、分類や区別は大得意です。大分類・中分類・小分類とトピックの階層を作れば、ひとつのアウトラインの中に含まれる「買い物メモ」と「講義ノート」をきちんと区別できます。

また、「プロセス型アウトライナー」であるWorkFlowyには、Zoom機能(ホイスト機能・フォーカス機能)がついています。Zoom機能を使えば、特定のトピックの配下のみを表示できますので、そのときに扱う対象のみを表示され、それ以外を非表示にすることができます。「講義ノート」で次の講義の内容を組み立てているときに、「買い物メモ」が目に入って、今夜卵とベーコンを買わなければいけないことで心を乱されることはありません。

困らないだけでなく、1ユーザー1アウトラインという仕組みは、WorkFlowyの思想を反映しています。

優れたプロセス型アウトライナーを使うと、ファイルの概念が消えていくことを、Tak.さんは、次のエントリで考察しています。

アウトライナーを使うとファイルの概念が消えていく:Word Piece >>by Tak.:So-netブログ

WorkFlowyは、1ユーザー1アカウントという制約を設けることによって、100%自覚的に、ファイル概念を消すことをもくろんでいます。

以前、私は、Evernoteとアウトライナーの思想のちがいを、全体としてひとつの流動的な有機体であるか否か、に求めました。WorkFlowyが1ユーザーあたり1アウトラインという設計であることは、全体としてひとつの流動的な有機体であるアウトライナーの特徴を存分に発揮させる設計思想であり、WorkFlowyの大きな特徴(特長)です。

全体としてひとつの流動的な有機体であるか否か(Evernoteとプロセス型アウトライナーの思想のちがい)

(3) WorkFlowyは、クラウドアウトライナー

a.マルチプラットフォーム対応のクラウドサービス

WorkFlowyは、クラウドアウトライナーです。アウトライナーの機能を、クラウドサービスで提供しています。

クラウドサービスなので、データは「あちら側」の世界、つまり、世界のどこかに存在する、インターネットにつながったWorkFlowyのサーバーに置かれています。そのため、ユーザーは、インターネットにつなげさえすれば、どこからでも、そのデータにアクセスできます。

WorkFlowyは、マルチプラットフォーム対応のクラウドサービスです。

WorkFlowyは、Windowsからも、Macからも、使うことができます。また、専用アプリを使うことで、iPhoneからも、Androidからも、使用できます。

WindowsやMacからの場合は、ウェブブラウザから(またはChromeアプリから)の操作になりますが、よく考えられたインターフェースと軽い動作のため、インストール型のアプリケーションに負けない快適さで使うことができます。

iPhoneアプリの使い勝手も悪くありません。直感的にアウトラインを操作できますし、アウトラインの折り畳みや展開、移動やZoomなど、基本的な機能を不自由なく使うことができます。

b.どこからでも、ただひとつのアウトラインを操作できる

WorkFlowyがクラウドサービスであることは、2つ目の特徴である「ファイル概念を持たない/1ユーザー1アウトライン」と組み合わさると、さらに大きな力を発揮します。WorkFlowyユーザーは、どこからでも、いつものただひとつのアウトラインを操作できるからです。

WorkFlowyを使えば、いつでも、どこにいても、手元にあるのがどんな端末であっても、自分の思考や感情のすべてを含むアウトラインを扱うことができます。

WorkFlowyは、知的生産システムの構成要素である「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」を育てる上で、うってつけのツールです。

(4) WorkFlowyは、いくつかの野心的な機能を持っている

WorkFlowyは、いくつかの野心的な機能を持っています。

a.他のクラウドサービスとの連携

まず、以下のように、他のクラウドサービスと連携し、他のクラウドサービスへと、WorkFlowy内のデータを渡してくれます。

(a) 差分をメール

WorkFlowyは、毎朝、前日からの差分をメールで送ってくれます。

たとえば、このメールをGmailなどで自動的に転送すれば、なんにもすることなく、毎日の差分をEvernoteに蓄積し続けることが可能です。

(b) Dropboxへの自動バックアップ

有料プランなら、Dropboxへの自動バックアップ機能を利用することができます。

b.検索&ハッシュタグ

(a) 検索

WorkFlowyは、検索機能を持っています。

検索窓に任意の検索語を入れて検索すると、その検索語を含むトピックのみが絞り込み表示されるとともに、その検索語が黄色くハイライト表示されます。

(b) ハッシュタグ

WorkFlowyには、ハッシュタグという機能があります。ハッシュタグは、検索機能の使い勝手を上げる機能です。

WorkFlowyのハッシュタグは、「#」または「@」から始まる任意の文字列です。

WorkFlowyのトピックに、「#」または「@」から始まる任意の文字列を打ち込むと、その文字列(ハッシュタグ)がクリック可能なリンクになります。

そのハッシュタグのリンクをクリックすれば、一瞬にして、そのハッシュタグでWorkFlowy全体を検索することができます。

たとえば、書きかけの文章のトピックに「#書きかけ」というハッシュタグを付けておけば、WorkFlowy内に存在する「#書きかけ」というハッシュタグをクリックするだけで、書きかけの文章だけを一覧で表示させることが可能です。

ハッシュタグをうまく使えば、WorkFlowyの中に存在する無数のアウトラインを、縦横無尽に動き回ることができます。

c.スター

WorkFlowyには、スターという機能があります。

WorkFlowyのスターは、ウェブブラウザのブックマークのように、特定のトピックをスターページに保存できる機能です。

WorkFlowyのスターページは、キーボードショートカットによっても表示できますし、上部メニューの☆印アイコンをクリックすることによっても表示できます。

日記用のトピックや使い回すリスト用のトピックなど、よく使うトピックにスターを付けておけば、よく使うトピックへのアクセスがよくなって、便利です。

d.リンク

WorkFlowyにURLを記入すると、そのURLは、即座に、クリック可能なリンクになります。

ウェブページのURLも、Emailアドレスも、クリック可能なリンクになります。

この機能を使えば、簡単なリンク集や簡単なメールアドレス帳を作ることができます。

e.エクスポート&インポート

(a) エクスポート

WorkFlowyは、アウトラインの一部をエクスポートする機能を持っています。

WorkFlowyのエクスポートは、次の3つの形式によって可能です。

  • Formatted(段差の形に整形してエクスポート)
  • PlainText(テキストデータでエクスポート)
  • OPML(アウトラインファイルの標準ファイル形式であるOPML形式でエクスポート)

特にOPML形式でのエクスポートがあることによって、他のアウトライナーにデータを渡したり、AppleScriptで階層を活かした置換を行うなど、幅広い活用の可能性を開きます。

(b) インポート

WorkFlowyは、他のアウトライナーで作成したアウトラインをインポートすることもできます。

WorkFlowyへのインポートは、コピー&ペーストによって行います。他のアウトライナーやエディタなどから、アウトライン的な要素を持ったデータをコピーして、WorkFlowyの任意の箇所にペーストすれば、WorkFlowyが対応しているデータでありさえすれば、アウトラインの構造をそのままきれいに反映して、貼り付けが完了します。

WorkFlowyが対応しているデータか否かは、やってみなければなんともいえません。ちなみに、Evernoteで作成した階層付きリストは、対応しています。

f.複製

WorkFlowyには、アウトラインの一部を複製する機能を持っています。

この機能を使うと、任意のトピックが、その子トピックの構造をすべてそのままに、複製されます。

WorkFlowyでまとまった文章を書くときにも便利に使えそうです。

また、一定のトピックの階層を、テンプレートとして使う活用法も考えられます。

g.完了

WorkFlowyには、トピックを完了にする機能が用意されています。

完了にしたトピックは、文字の上に横線が引かれ、文字色が淡くなります。また、完了トピックの表示の有無を選択できます。

WorkFlowyでToDoリストやチェックリストを作る場合に便利な機能です。

私が求めている「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」との関係で言えば、暫定的な作品群を切り出したときに、切り出したトピックを完了とする、という使い方も考えられます。

3.WorkFlowyを使うには?

(1) 登録

WorkFlowyは、クラウドサービスです。アカウントを登録することで、WorkFlowyを使いはじめることができます。

WorkFlowyの基本的なアカウントは無料です。また、アカウント登録に必要なのはメールアドレスとパスワードだけです。

WorkFlowyの登録は、WorkFlowyのウェブサイトから行います。標準の登録画面は、次のURLです。

WorkFlowy – Organize your brain.

ですが、せっかく登録するのであれば、この登録画面からではなく、誰かが招待するリンクから登録する方がかしこいです。というのは、無料プランには、1ヶ月あたり250個のトピックしか作成できない、という制限があるのですが、誰かが招待するリンクから登録すれば、制限が1ヶ月あたり500個に増えるためです。

ただし、私は後述の有料のProプランにしており、招待によるボーナストピック数をいただいてもあんまり意味がありません。

そこで、マロ。さんの招待リンクを掲載します。

Get 2x the free WorkFlowy space.

紹介リンクからご登録いただくと、同時に、紹介主であるマロ。さんの1ヶ月あたりの制限数も、250トピック増えます。

マロ。さんは、WorkFlowyと他のツールとをつなぐ知的生産の治具を精力的に開発されていますので、トピック数が増えることは、多少ではありますが、開発の追い風になるのではないかと期待しております。

(2) プランの選択(有料にするべきか否か?)

WorkFlowyは、基本は無料ですが、WorkFlowy Proという、年間49ドルの有料プランも用意されています。

有料プランのメリットは、大きくは、次の3つです。

  • 有料プランのメリットは、大きくは、次の3つです。
    • 作成できるトピックの数が、無制限になる。
    • アウトラインをDropboxに自動的にバックアップしてくれる。
    • パスワードで保護したかたちで、アウトラインの一部を他人と共有できる。

【参考】Why I went Pro | WorkFlowy Blog

大きいのは、作成できるトピックの数が無制限になることではないかと思います。私の場合、ここ数日、平均して1日250個程度のトピックを作成しています。1日です。1ヶ月換算でだいたい7500です。デフォルトの個数が1ヶ月250個なので、とても足りません。

無料プランでも、自分専用の招待用リンクから他の人が登録してくれれば、1人登録するごとに250個のボーナスをもらうことができます。たとえば50人の方が登録してくれれば、1ヶ月の制限が250+250×50=12750になるので、毎日400トピック作っても大丈夫です。

ブロガーであれば、こちらの道を追求するのもよいかもしれません。

(私も、これを試してみたかったのですが、招待用リンクを確認しないままProプランにしてしまったら、自分のアカウントの招待用リンクがわからなくなってしまいました。

Proプランの状態で、自分の招待用リンクを確認する方法をご存じの方は、教えていただけるとうれしいです。)

4.おわりに

自分の「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」をWorkFlowyに切り替えてから、毎日WorkFlowyでたくさんの文章を書いています。段差をつけながら文章を書くことには、テキストエディタやEvernoteで文章を書くのとちがった感覚があって、とてもおもしろいです。

これからも、WorkFlowyを使って、いろんな文章を書き続け、暫定的な作品群を公開し続けていけたらいいなと思っています。

ちなみに、このエントリは、最初から最後まで、WorkFlowyだけで書きました。スクリーンショットが皆無であることの1つの理由です。ウェブサービスの説明であるにもかかわらずスクリーンショットを使わないのは不親切でよくないかなあとも感じるのですが、スクリーンショット付きの説明エントリは、おいおい、書いていきたいと思います。

WorkFlowyに興味をお持ちの方は

WorkFlowyは、基本機能を使うだけなら、無料です。1ヶ月間に作成できるトピック数に制限がありますが、それ以外は、さしたる制限なく使うことができます。

WorkFlowyに興味をお持ちの方は、お気軽に試していただけるとうれしいです。

無料プランの場合、1ヶ月間に作成できるトピック数は、標準だと250トピックに制限されています。しかし、以下の紹介リンクからご登録いただくと、250増えて、500トピックになります。

Get 2x the free WorkFlowy space.

紹介リンクからご登録いただくと、同時に、紹介主の1ヶ月あたりの制限数も、250トピック増えます。

この紹介リンクは、知的生産の治具工房のマロ。(@maro_draft)さんのものです。マロ。さんは、WorkFlowyと他のツールとをつなぐ知的生産の治具を精力的に開発されています。

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