Googleカレンダーにおける複数カレンダーの使い分け

1．はじめに

Googleカレンダーは、ひとつのアカウント内で、複数のカレンダーを作成することができます。

私は、Googleカレンダーの力を十分に発揮させるためには、複数のカレンダーを使い分けるのがよいと思っています。そこで、複数カレンダーを使い分けることについての、私が考えるメリットと、複数カレンダー使い分けの例を考えてみたいと思います。

2．複数カレンダーを使い分けるメリット

(1)カレンダー毎に、表示・非表示を切り替えることができる

Googleカレンダーでは、カレンダー毎に、イベントの表示・非表示を切り替えることが可能です。それも、ごく簡単に、です。

そのため、その場面で表示したいイベントが保存されたカレンダーだけを表示させれば、それ以外のカレンダーに保存されている予定を隠すことができます。

表示・非表示を簡単に切り替えることができるメリットは、普段表示されているとうっとうしいんだけれど、ときどき確認したいイベントを登録することができることです。たとえば、睡眠時間のログとか、家族の予定とか、友達の誕生日とかです。

(2)カレンダー毎に、イベントの色を設定することができる

Googleカレンダーでは、カレンダー毎に、イベントの色を設定することができます。これによって、イベントを色分けすることができます。

イベントを色分けすれば、視覚的に、自分のスケジュールや時間の使い方を把握することができます。とりわけ、バーチカル式の週表示のときに、色分けは威力を発揮します。

なお、近年のバージョンアップで、個々のイベントの色を設定することができるようになりました。そのため、イベントを色分けするだけなら、複数のカレンダーを使う必要はありません。しかし、予定を追加する際に、どれかのカレンダーに保存すれば、自動でそのカレンダーに対応した色がつく、という方が手軽です。また、カレンダー毎の色分けであれば、予定の色を一括して変更することも可能です。そのため、カレンダー毎の色指定を利用する方がよいと思います。

(3)カレンダー毎に、特定ユーザーとイベントを共有できる。

Googleカレンダーでは、イベントを特定ユーザーと共有することができます。複数カレンダーを使い分けておけば、特定のカレンダーに保存されたすべてのイベントを、一括して、特定ユーザーと共有することができます。

これにより、このカレンダーに追加したイベントは、自動で、特定の誰かと共有される、という状態を実現できます。

(4)イベントのグルーピング

以上、3つのメリットを見てきました。これらの根底には、複数カレンダーを使い分ければ、イベントをグルーピングできる、ということがあります。

Googleカレンダーに追加するイベントには、いろいろな性質のものがあります。これらをひとつのカレンダーに保存するのではなく、ある観点から分けたグループごとに保存する。これが可能であることが、複数カレンダーを使い分けることの根本的なメリットです。

3．複数カレンダー使い分けの例

複数カレンダーを、具体的にどのように使い分けたらよいのか、いくつか、例を出してみます。

(1)自分の役割ごとのカレンダーを作る

『7つの習慣』は、自分の役割を定義することを推奨しています。仕事での役割、家庭での役割、自分の成長という役割、友人との役割、仕事とはなれたプロジェクトにおける役割など、誰もがいくつかの役割を持っています。

そこで、Googleカレンダーにおいても、役割毎にカレンダーを作ることが考えられます。

これによって、次のようなことが可能になります。

• 表示・非表示を切り替えることによって、特定の役割に集中したいときに、その役割に関係ないイベントを隠すことができる。
• カレンダーの色分けをすることで、それぞれの役割にどれくらいの時間を費やしているのかを、視覚的に把握できる。大切にしたい役割に費やしている時間が少なければ、少しずつ修正することができる。
• カレンダーの共有機能を使って、家族の役割に関する予定を家族と共有し、特定プロジェクトの役割に関する予定をプロジェクトメンバーと共有する、などが可能になる。

(2)スケジュール用のカレンダーの他に、ログ用のカレンダーを作る

Googleカレンダーは、未来のスケジュールだけでなく、過去のログを記録するためにも使用できます。そこで、スケジュール用のカレンダーとログ用のカレンダーを分ける、という使い方があります。

Googleカレンダーに記録できるログとしては、睡眠時間のログ、作業実績のログ、通話履歴のログ(Androidアプリの通話履歴カレンダーを使用すれば、自動的にたまります)、Toggleのログなどが考えられます。

スケジュール用のカレンダーとログ用のカレンダーを作ることによって、以下のことが可能になります。

• 表示・非表示を切り替えることによって、普段は表示させたくないログを、思う存分記録することができます。携帯電話の通話履歴や睡眠時間のログは、いつも表示されているとうっとうしいですが、普段は非表示氏にしておけば、気になりません。また、スケジュールとログを同時に重ねて表示させることにより、計画と実行のズレを把握することができます。
• 計画と実行のズレを把握するためには、スケジュールとログを同時に表示させ、かつ、カレンダーの色を変えるのがよいと思います。カレンダーの色を変えておけば、スケジュールがどうなっていて、実際の行動がどうだったのかを、視覚的に把握できます。
• ログの共有については、今のところいい使い方は思いついていません。

(3)自分以外のイベントを保存する

Googleカレンダーにおける複数カレンダーの使い分けを利用すれば、自分以外のイベントを記録することのハードルが下がります。

まず、複数カレンダーを使い分けることができない場合に、自分以外の予定をスケジュール帳に入れると、自分の予定なのか他者の予定なのかが紛らわしくなり、ごちゃごちゃになります。しかし、Googleカレンダーで、カレンダーを分けておけば、表示・非表示を切り替えたり、色を変えたりすることができますので、その心配はありません。

また、自分以外の誰かとカレンダーを共有してしまえば、自分でその人の予定を入力しなくても、その人が自分の予定として入力した予定が、自分のカレンダーのその人用のカレンダーの中に、自動で追加されます。

自分以外のイベントを保存する対象者としては、家族、同僚、一緒にプロジェクトを進めている仲間、などがあるのではないかと思います。

(4)イベントの性質でカレンダーを分ける

イベントには、いろいろなものがあります。

たとえば、寝ているか起きているか、起きているとして、移動時間や待ち時間なのか活動している時間なのか、活動しているとして、頭を使っているのか、体を使っているのか、どっちも使っていないのか。

あるいは、誰と一緒の時間なのか、という分け方もあるかもしれません。ひとりで過ごしているか、誰かと一緒に過ごしているか。家族なのか、家族以外となのか。職場の人間なのか、それ以外なのか。

これによって、自分がどんな時間の使い方をしているのかを、ある程度把握することができます。そして、自分が望む生き方と、自分の実際のスケジュール・ログが一致しているかを確認することができます。

たとえば、家族との時間を大切にしたいと思いながら、家族と一緒に過ごすイベントのカレンダーが空白では、自分が望む生き方と実際のスケジュール・ログとが、食い違っていることに気づけるため、修正が可能になります。

4．おわりに

Googleカレンダーの複数カレンダー機能には、無限の可能性が秘められているのではないかと思います。これからも、いろいろな使い方を模索していきたいと思っています。