タスク管理の役割は「個々の単純作業に心を込めること」と「全体がうまくいく」ことをつなぐこと

1．タスク管理の役割

私の行動指針は、このブログのタイトルでもある「単純作業に心を込めて」です。個々の単純作業に心を込めれば、大筋で、全体もうまくいくのではないかと思っています。

しかし、個々の単純作業に心を込めさえすれば、それで必ず全体がうまくいく、というわけでもありません。個々の単純作業に注力することで全体をうまく運ぶためには、個々の単純作業と全体の成果とをつなぐ、何らかの仕組みが必要ではないかと思います。

私がタスク管理に求めるのは、ここでいう何らかの仕組みです。個々の単純作業に心を込めれば、全体がうまくいく、という状態を実現することが、タスク管理の役割です。タスク管理によって、「個々の単純作業に心を込めれば、全体がうまくいく。」という状態を実現した上で、個々の単純作業に心を込めて、毎日を送る。これが、私が人生を送る上での基本戦略です。

2．「個々の単純作業に心を込めれば、全体がうまくいく」を実現するために、タスク管理で大切なこと

個々の単純作業と全体の成果をつなぐために、タスク管理で大切なことは、おおむね、以下の3点ではないかと思います。

(1)やるべきことを、たくさんの単純作業に分解する

複雑なことでやむずかしいことは、たいてい、複数の工程から成り立っています。そして、ひとつひとつの工程は、そこまで複雑でも難しくもありません。したがって、複雑で難しいことは、複数の単純で簡単な作業工程に分解することができます。

どんどん細かく分解して、単純作業にまで分解すれば、タスクを実行するときに行う対象は、すべて、単純作業になります。

自分のやるべきことのすべてを単純作業まで分解すれば、個々の単純作業をたくさん行うだけで、全体として、複雑なことや難しいことを達成することができます。

タスク管理システムを運用する上では、単純作業のレベルまで分解したものを個々のタスクとして登録することを心がければよいと思います。

(2)複数の単純作業をプロジェクト単位でまとめる

細かく分かれた多数の単純作業がリストになって並んでいるだけでは、全体の方向性を見失いがちです。そのため、単純作業をグルーピングする必要があります。グルーピングの基準は、プロジェクト単位が王道なのではないかと感じます。

Toodledoでタスクを管理するなら、プロジェクト単位のグルーピングのために、Folderという要素を使うことができます。

プロジェクトごとにタスクをまとめれば、単純作業レベルまで分解した雑多なタスクたちが、おおむねどの方向を向いているのかを、自然に意識することができます。

(3)タスク管理システムでやるべきことの全体を管理する

やるべきことを単純作業レベルのタスクに分解すると、タスクの個数が膨大になります。数が膨大になると、やるべきことの全体を自分の頭で把握することが困難になります。

そこで、タスク管理システムにやるべきことを全部放り込んで、やるべきことの全体をタスク管理システムに把握してもらうことが大切です。

タスク管理システムが全体をしっかり管理してくれているなら、私がすることは、目の前にリストアップされた単純作業をひとつひとつ順番に心を込めてやっていくだけです。

個々の単純作業と全体の成果をタスク管理によってつなぐためには、タスク管理システムにすべてのタスクを放り込むことが、肝ではないかと思います。