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タスク収納場所マトリクスで、タスクを収納する場所を突き止める

公開日: : 最終更新日:2013/06/02 仕事の方法論

1.タスク収納場所マトリクス

(1) タスクを収納する場所

先日、タスク管理システムのいうシステムというのは、タスクを収納する場所と、タスクを収納して整理するルールというふたつから構成されるのではないか、ということを書きました。

このうち、タスクを収納する場所というと、まず思いつくのが、ToodledoやOutlookのようなタスク管理専用の場所です。しかし、タスクを収納する場所というのは、もっと広い概念なのではないかと思います。普段は、タスクの収納場所であると意識していない場所が、タスクの収納場所として機能していることも多いです。

タスク管理システムを構築するためには、タスクを収納する場所を自覚的に定義することが必要です。そのためには、どんな場所がタスクを収納する場所になり得るかを理解することが大切です。

そこで、タスクを収納する場所について、整理したいと思います。

(2) 2つの基準と4つの領域=タスク収納場所マトリクス

タスクを収納する場所を整理するために、以下のマトリクスを使います。

  タスク収納専用 タスク収納専用じゃない
アナログ 第一領域
(タスク専用×アナログ)
第三領域
(タスク専用じゃない×アナログ)
デジタル 第二領域
(タスク専用×デジタル)
第四領域
(タスク専用じゃない×デジタル)

このマトリクスは、2つの基準によって構成される4つの領域から成り立っています。

ひとつめの基準は、「タスク収納専用の場所か?」という問に対するYes/Noです。

ふたつめの基準は、「デジタル/アナログ」です。

この基準によってできた4つの領域を、順に検討します。

2.タスク収納専用の場所を使う

タスク収納専用の場所は、まあ、そのものなので、それほど整理する意味はありません。一応、簡単に記載します。

(1) アナログ

第一領域は、タスク収納専用の場所×アナログです。これには、以下のようなものがあるのではないかと思います。

a.手帳のタスク管理リフィル

手帳に、タスク管理のためのリフィルを用意して、そこにタスクを記載する場合、この手帳のページは、タスク収納専用の場所×アナログのタスク収納場所です。

b.タスクを書き出したリスト

買い物リストなどのやることリストも、タスク収納専用の場所×アナログのタスク収納場所です。

(2) デジタル

第二領域は、タスク収納専用の場所×デジタルです。これには、以下のようなものがあるのではないかと思います。

a.タスク管理サービス(クラウド)

タスク管理サービスは、タスクを収納するために用意されたサービスです。

Toodledoも、Nozbeも、RTMも、Googleタスクも、タスク収納専用の場所×デジタルのタスク収納場所です。

グループウェアの一機能としてタスク管理機能が提供されている場合もあります。

b.タスク管理アプリケーション(ローカル)

クラウドでないタスク管理アプリケーションもあります。Outlookにもタスク管理機能があります。MacのOmni Focusは、評価の高いタスク管理アプリケーションです。

また、AndroidやiPhoneにも、タスクを管理するためのアプリケーションがたくさんあります。

3.タスク収納専用の場所ではないところを、タスク収納場所として使う

大切なのは、タスク収納専用の場所ではないところを、タスク収納場所として使うことです。多くの人が、知らず知らずのうちに、タスク収納専用の場所ではないばしょに、タスクを収納しています。これ自体は全然悪いことではないのですが、無自覚に行うと、タスクの漏れが発生することがあります。そのため、どんな場所が、タスクの収納場所として機能しうるのかを整理することには、意味があります。

(1) アナログ

第三領域は、タスク収納専用の場所ではない×アナログです。タスクではない何かを収納するための場所が、タスクを収納することがあります。

a.机の上のレターボックス

オフィスの机の上のレターボックスには、自分宛のいろいろな書面が届けられます。このレターボックスは、タスクを収納するための専用の場所ではありません。しかし、このレターボックスは、タスクを収納する機能を持っています。

レターボックスの中に書類が入っているとき、その書類は、何らかの処理を待っています。何らかの処理とは、つまり、タスクです。レターボックスの中に書類を入れておくことで、レターボックスの中にタスクを収納している、ともいえます。

レターボックスの中に入っている書類全部を処理して、レターボックスの中に書類がひとつもなくなったら、少なくとも、レターボックスには、処理すべき書類はなくなります。タスクもなくなります。

b.オフィスの壁やボード

オフィスの壁やボードを、タスクを収納する場所として使うこともできます。

これは、『1秒も無駄に生きない』という本に紹介されていた方法なのですが、仕事の依頼文書を、オフィスの壁一面に貼りだしておく、という方法です。

やりかたは簡単です。紙で届いた依頼文書はそのまま、メールで届いた依頼文書はプリントアウトして、オフィスの壁に貼ります。そして、その仕事が終われば、依頼文書を剥がして捨ててしまいます。こうしておけば、オフィスの壁を見れば、自分がどんな仕事をどれだけの仕事を抱えているのかがわかります。

c.電話メモ

アナログで電話メモをやりとりする会社なら、アナログで書かれた電話メモも、タスクを収納する場所になります。

(2) デジタル

第四領域は、タスク収納専用場所ではない×デジタルです。

a.Gmail

この領域の代表は、Gmailの受信トレイです。

Gmailの使い方として、受信トレイを空にする運用ルールを採用していれば、受信トレイに残っているメールは、何らかの処理を待っているメールのみです。つまり、受信トレイに残っているメールのリストが、そのまま、タスクリストになります。

Gmailは、メールシステムであって、タスク管理システムではありません。しかし、Gmailは、使い方によって、タスクを収納する機能を持ちます。

b.グループウェアの伝言メモ

グループウェアで電話メモをやりとりする会社なら、グループウェアの伝言メモも、タスクを収納する場所になります。

3.マトリクスを使って、タスクを収納する場所を突き止める

(1) マトリクスを手がかりに、タスクを収納する場所を探す

このように、自分のタスクは、いろんな場所に収納されています。この収納場所は、ライフスタイルや仕事スタイル、また、使っている道具やサービスによって異なります。

自分がタスクを収納する場所を探すには、「自分にとって、タスクを収納する場所はどこだろう?」という問いを発してみるのが一番です。そして、この問いに答えるための手がかりとして、タスク収納場所マトリクスは役に立ちます。第一領域から第四領域まで順番に考えていけば、自分がタスクを収納している場所の全部を把握できるはずです。

(2) 参考:私の場合

ちなみに、私の収納場所は、以下の通りです。

a.第一領域(タスク専用×アナログ)

第一領域(タスク専用×アナログ)は、使っていません。

b.第二領域(タスク専用×デジタル)

第二領域(タスク専用×デジタル)は、Toodledoです。Toodledoにマスターデータを集約して、Windows、Android、iPadでToodledoにアクセスしています。

c.第三領域(タスク専用じゃない×アナログ)

第三領域(タスク専用じゃない×アナログ)は、細かいところも入れるといろいろあります。

主要なものは、レタートレーです。オフィスの机と、自宅のデスクに、ひとつずつ設置してあります。いずれも、私宛の郵便物や連絡文書などが放り込まれます。(自宅の場合は、郵便物やレシートを自分で放り込むのですが。)

d.第四領域(タスク専用じゃない×デジタル)

第四領域(タスク専用じゃない×デジタル)は、Gmailの受信トレイ&スターとグループウェアの伝言メモです。

Gmailは、受信トレイを空にするルールで運用しています。その日のうちに処理できるメールで未処理のものは、受信トレイに残しておきます。その日のうちに処理できないけれど未処理のものは、スターをつけてアーカイブしています。

グループウェアの伝言メモは、会社の運用上、電話メモがグループウェアの伝言メモに蓄積されるため、ここをそのままタスクを収納する場所として使っています。

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