Evernoteを気持ちよく使い続けるための、「受信箱を空にするというルール」

1.受信箱を空にするというルール

(1)Evernoteを気持ちよく使えるようになったきっかけ

Evernoteを使い始めて、1年くらいになります。

使い始めたときは、あまり気持ちよく使うことができていませんでした。原因のひとつは、Evernoteの中が、どうも雑然としていて、秩序がないような気がしてしまったことです。Evernoteには、何でも放り込むことができてしまうので、思いつくまま適当にノートを作成していたら、Evernoteの中は、ノートがぐちゃぐちゃと存在している状態になってしまって、その秩序のなさに、気持ち悪さを感じていました。

しかし、いくつかきっかけがあって、だんだんEvernoteとうまくつきあうコツのようなものがわかってきました。結果、今では、Evernoteを気持ちよく使うことができています。

そんな、私がEvernoteを気持ちよく使えるようになったきっかけのひとつが、「受信箱を空にするというルール」を導入したことではないかと思います。

(2)「受信箱を空にするというルール」とは

ここでいう受信箱とは、「デフォルトのノートブック」のことです。Evernoteの中にあるすべてのノートは、何らかのノートブックに帰属します。それらのノートブックの内、Evernoteが、「デフォルトのノートブック」としているノートのことを、ここでは受信箱と呼んでいます。

「受信箱を空にするというルール」は、次の一文に集約されます。

• 必ず、一日一度は、受信箱を空にする。

これだけです。ノートを受信箱の中に入ったままの状態にしておかない。これさえ守れば、「受信箱をからにするというルール」を守ることができます。

2.ルール導入前とルール導入後

(1)導入前

「受信箱を空にするというルール」を導入する前、私の受信箱には、ノートがあふれていました。ウェブクリップとかメモとか写真とかをEvernoteに放り込むにもかかわらず、全部受信箱に入れっぱなしだったため、100を超えるノートが、受信箱の中にありました。

受信箱に残されたノートを見るたび、「これらを整理しなくちゃなあ」という心の声が浮かび上がるのですが、「ノートを再利用する明確な目的があるわけでもないし」などと自分に言い聞かせて、整理を放置していました。

(2)導入後

「受信箱を空にするというルール」を導入してからは、受信箱には、何のノートも残されていないのが、原則の状態です。受信箱にノートが入ってきたら、とりあえず何らかの処理を行って、ノートをどこか別のノートに移してしまいます。

これさえしておけば、Evernoteの中のノートがきれいに整理整頓されている、というような気がしてきます。Evernoteの中に秩序が生まれたような気がしてきて、Evernoteに接するのが、気持ちよくなってきます。（少なくとも、私はそうでした。）

3.ルールをうまく回すためのノートブック構成

(1)ノートブック構成

「受信箱を空にするというルール」をうまく回すには、ノートブックの構成を、下の5つ（4つのノートブックとその他ノートブック）に分けるといいのではないかと思います。

1. 受信箱（デフォルトのノートブック）
2. 進行中ノートブック
3. 保留ノートブック
4. 完了・資料ノートブック
5. その他

それぞれ、以下の通りです。

1. 受信箱は、デフォルトのノートブックで、ノートの入り口です。
2. 進行中ノートブックは、今または近接した時期に発生する何かに関するノートを入れるところです。
3. 保留ノートブックは、今でも近接した時期でもないけれど、将来発生する何かに関するノートを入れるところです。
4. 完了・資料ノートブックは、完了しちゃってもう動かない何かに関するノートや、資料的な意味で取っておきたいノートを入れておくところです。
5. その他は、そのどれに当てはまらないような気がするノートを、何でも放り込むためのノートブックです。

(2)受信箱を空にし続けること

このノートブック構成ならば、受信箱ノートブックに入ってきたノートは、すぐにどこかに分類できます。

今やってることなら進行中へ、将来やることなら保留へ、過去のことや資料的なことは完了・保留ノートブックへ、というこの3分類は、かなりおおざっぱなので、そんなに悩まないのではないかと思います。また、この3分類のどれにも当てはまらないような気がしたら、その他ノートブックに入れてしまえばよいわけです。

そのため、たやすく、受信箱を空にするというルールを守ることができるはずです。

3.おわりに

Evernoteを使ってはいるのだけれど、どうもEvernote内に秩序がない気がする、と感じている方は、何はともあれ、「受信箱を空にするというルール」を自らにかし、このルールを守ることができるように、ノートブックをおおざっぱに構成し直してみるとよいのではないかと感じています。