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Evernote×Toodledo Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するiftttレシピの整理

公開日: : Evernote, Toodledo

1.いろんな人の助けを借りてできあがった、おすすめの方法

Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積する方法、ということについて、何回かに分けて書きました。文章を書いて、ブログ記事というかたちで公開して、ということをしているうちに、いろんな方からヒントやアドバイスをいただきました。そして、方法自体が大きく進化しました。

最終的にたどり着いた方法は、最初の私の方法とはまったく別物になりました。いろんな人の助けを借りてできあがったこの方法は、ToodledoとEvernoteを使っているすべての人に、自信を持っておすすめできる方法です。

そこで、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積する方法を、あらためて整理します。

2.Toodledoの完了タスクをiftttでEvernoteに蓄積することの意義

(1) Toodledoの弱点を補うために、完了タスクをEvernoteに蓄積する

Toodledoは、すばらしいタスク管理システムです。でも、弱点もあります。それは、未了のタスクを管理するためなら万能なんだけれど、完了したタスクのログとしての機能が弱い、ということです。

Evernote×タスク管理 Evernoteに完了タスクをウェブクリップすることで、Toodledoを補完する

この弱点を補うために、Toodledoの完了タスクのログを、見返しやすいところ、再利用しやすいところに蓄積する、ということが考えられます。見返しやすいところ、再利用しやすいところと言われて、私が真っ先に思いつくのは、Evernoteです。そこで、Toodledoの弱点を補うために、「Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積する」ということを実現したいと思います。

(2) iftttで自動的に蓄積する

Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するには、どんな方法をとるとよいでしょうか。

私が最初に思いついたのは、Toodledoの保存された検索とEvernoteのウェブクリップを使う、という方法でした。Toodledoの保存された検索で、特定の日に完了したタスクの一覧を表示して、それをEvernoteウェブクリッパーでウェブクリップするわけです。

でも、これは優れた方法ではありません。手動の上に、手順も少なくありません。きわめて面倒です。とても続くとは思えません。

そのため、私は、何かいい方法がないかと、ヒントを探し求めました。そこで出会ったのが、そふぁねさんのこの記事です。

【万能感】あらゆるライフログを「1日1ノートで」Evernoteに記録できる方法があった! | そふぁねブログ

いやもう、本当に感動しました。この方法を使えば、「iftttを使って、Toodledoの完了タスクを、1日1ノートで、自動的に、Evernoteに蓄積する」ということができます。まさに、万能感。iftttを使う方法は、私が知るかぎり、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するための、最適な方法です。

(3) iftttで自動化すれば、複数の基準で蓄積できる

iftttのいいところは、自動だということです。iftttは自動なので、いったんレシピを作ってしまえば、あとはiftttがレシピのとおりに、毎日せっせと、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積してくれます。

そのため、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積する方法を、ひとつに限定する必要はありません。複数の基準で蓄積することができます。これがとても大きいのです。

どういうことでしょうか。

Toodledoは、タスクのデータベースです。Toodledoに格納したタスクを、いろんな基準で並べ替えたり絞り込んだりして、表示できます。たとえば、特定のFolderに属するタスクのみを表示する、とか、2013年12月5日に完了したタスクを表示する、とかが可能です。

これに対して、Evernoteに蓄積された完了タスクは、データベースではありません。Evernoteのノート内に記されたテキストデータに過ぎません。そのため、Evernoteのノート内のタスクを意味するテキストを、任意の観点で並べ替えることはできません。

この問題を解決するには、Evernoteに蓄積する段階で、その蓄積のやり方を、将来、自分が見返したいと思う基準に適合したものにする必要があります。

たとえば、将来、「特定の日に完了したタスク」を見返したくなるだろう、と考えたとします。この場合、Evernoteに蓄積する段階で、完了したタスクを完了日1日ごとに整理しておくことが必要です。

たとえば、将来、「特定のFolderに属するタスクをいつ終了したのか」を見返したくなるだろう、と考えたとします。この場合、Evernoteに蓄積する段階で、完了したタスクを、Folderごとに整理しておくことが必要です。

iftttなら、これ(Evernoteに蓄積する段階で、蓄積の基準を決めること)が可能です。自分のニーズに合わせて、将来、どの基準によって完了タスクを見返したくなるかを考えて、必要になりそうな基準の分だけ、iftttのレシピを作ればよいわけです。そのレシピが3つだろうが5つだろうがもっと多かろうが、iftttは、けなげに、ぜんぶのレシピのとおりに働いてくれます。

私が考えるに、これが、iftttでToodledoとEvernoteを連携することの最大のメリットです。

3.Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するiftttレシピ3つ

以下、Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するためのiftttレシピを、具体的に見ていきましょう。

私が、自分のニーズに照らして考えたレシピは、次の3つです。ただし、(1)と(2)は、時間軸基準でタスクを区切る、という点で共通なので、それぞれの方の生活リズムなどに合わせて、どちらかを採用することになるのではないかと思います。

(1) タスク完了日という時間軸で1日ずつ区切って、1日1ノートで蓄積するレシピ

参考記事

Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法

iftttのレシピを共有します

IFTTT / Toodledoの完了タスクを、1日1ノートで、Evernoteに記録するレシピ by tjsg_kokoro

a.このレシピでできること

このレシピを使うと、Evernoteの中には、

  • 特定のフォルダの中に、タイトルに日付が入ったノートが、1日1つ、作成される
  • その日のノートに、その日Toodledoで完了にしたタスクが、完了にした順番で、時系列で並んで記録される
  • ひとつのタスクごとに記録される要素としては、タスク名、Folder、Tags、Priority、DueDateなど(でも、LengthやTimerは今のところ選択肢にない)

というかたちで、Toodledoの完了タスクが蓄積されます。

b.レシピの作り方

(a) Trigger
  • チャンネルはToodledo
  • Triggerは「Any task completed」
(b) Action
  • チャンネルはEvernote
  • Actionは「Append to note」
  • 設定内容は
    • Titleに、「{{CompletedAt}}」を含む英字の文字列を使う
    • Bodyに、記録したいタスク要素のIngredientを並べる
    • その他は適当に

(2) タスク完了日という時間軸で任意の期間ごとに区切って、一定期間1ノートで蓄積するレシピ

参考記事

Evernote×タスク管理(2) Toodledoで完了にしたタスクをEvernoteに1日1ノートで保存する

a.できること

このレシピを使うと、Evernoteの中には、

  • 特定のフォルダの中に、タイトルに日付が入っていないノートが、任意の期間につき1つ、作成される
  • その期間分のノートに、その期間中にToodledoで完了にしたタスクが、完了にした順番で、時系列で並んで記録される
  • ひとつのタスクごとに記録される要素としては、タスク名、Folder、Tags、Priority、DueDateなど(でも、LengthやTimerは今のところ選択肢にない)

というかたちで、Toodledoの完了タスクが蓄積されます。

b.レシピの作り方

レシピは2つです。一定期間ごとに新しいノートをEvernoteに作るレシピと、Toodledoの完了タスクをEvernoteに追記するレシピです。

(a) 一定期間ごとに新しいノートをEvernoteに作成するレシピ

ちょっとややこしいので、詳しくは、

Evernote×タスク管理(2) Toodledoで完了にしたタスクをEvernoteに1日1ノートで保存する

をご覧ください。

Triggerのチャンネルは、Date&Timeです。Triggerは、毎日なら「Every day at」ですし、毎日ではない期間(毎週、毎月、毎年など)なら、それに対応したTriggerを選びます。

ここで選択する期間ごとに、完了タスクをひとつのEvernoteノートにまとめることになります。

Actionは、Evernoteチャンネルの、「Create a Note」です。

Titleは、Evernoteのノートのタイトルです。日本語を入れるとうまくいかないので、日本語は使いません。また、日付を表示する{{CheckTime}}などは入れずに、同じ名前のノートができるようにします。

Bodyは、1日1ノートの最初の記載を指定します。

(b) Toodledoの完了タスクを、(a)で作ったノートに追記するレシピ

ふたつめは、Toodledoの完了タスクを、(a)で作ったEvernoteノートに追記するレシピです。

基本的には、(1)のレシピと同じ(TriggerをToodledoの「Any task completed」にして、ActionをEvernoteの「Append to note」にする)なのですが、EvernoteのTitleに日付を示す「{{CompletedAt}}」というIngredientを使わないのがポイントです。

c.このレシピの存在意義

このレシピの存在意義は、午前0時から午後12時までという24時間ではない区切りで、完了タスクをまとめることができる、ということです。

(1)のやりかただと、日付を区切るのは「{{CompletedAt}}」という日付けなので、

  • 区切り方は1日ずつだけ
  • 午前0時を回ると、1日が区切られる

という制約があります。

これに対して、

  • 1日ではなく、1週間で区切りたい
  • 1日区切りでよいけれど、午前3時で区切りたい(12時を回っても普通に仕事しているから)

といった要請に応えるには、(1)のやり方では不十分です。

そのため、

  • 1日以外の単位で区切りたい
  • 1日区切りでいいけれど、午前2時や3時で区切りたい

という場合には、(1)ではなく、このレシピを使う必要があります。

(なお、このことのご指摘は、(1)の方法をアドバイスいただいた山本道成さん(AndroidアプリWriteNoteシリーズなどの作者さま)からいただきました。またしても的確なご指摘! さすが、WriteNoteシリーズを生み出した方です。)

(3) Folder単位で区切って、1Folder1ノートで蓄積するレシピ

参考記事

Evernote×タスク管理(4) Toodledoの完了タスクを、Evernoteの、1Folderにつき1ノートに、時系列で記録するiftttレシピ

iftttのレシピを共有しました

IFTTT / Toodledoで完了したタスクをEvernoteの「Toodledo-Folder」ノートブックにある、Folder名のノートに、時系列で記録する by tjsg_kokoro

a.できること

このレシピを使えば、Toodledoの完了タスクは、

  • Evernoteの特定のノートブックの中に、ToodledoのFolderに対応したノートが、1Folder1ノートで作成され
  • それぞれのFolderの完了タスクが、対応するノートに、時系列で記録される
  • ひとつの完了タスクについて記録される情報は、タスク名、完了日、Tags、Priority、DueDateなど(でも、LengthやTimerは今のところ選択肢にない)

というかたちで、Evernoteの中に蓄積されます。

※重要な注記※

ただし、これが実現されるのは、「ToodledoのFolder名に日本語が使われていないこと」という条件を満たしている場合だけです。

iftttのEvernoteチャンネルの「Append to note」は、Evernoteのノートタイトルに日本語文字が入っていると、うまく働きません(追記されず、新しいノートが作成される)。そして、これは、Ingredient({{●●}}というやつ)によって出力された日本語についても同様です。そのため、ToodledoのFolderに日本語が入っていると、{{Folder}}を通じて、Evernoteのノートタイトルに日本語が入ってしまうため、追記されず、1タスク1ノート担ってしまいます。

b.レシピの作り方

(a) Trigger

Triggerは、いつもと同じ、Toodledoチャンネルの「Any task completed」です。

(b) Action

Actionは、いつもと同じ、Evernoteチャンネルの「Append to note」です。設定内容は、

TitleにFolder名を示すIngredientである「{{Folder}}」を入れる

Bodyに記録したい要素のIngredientを入れる

ということです。

4.iftttとToodledoが、さらに対応を進めてくれることを願います

ここまで説明してきた3つのレシピの作り方を応用すれば、自分のニーズに合わせたレシピを作ることが出来るはずです。

自分のタスク管理システムに合った蓄積方法を組み立てるには、

  1. どのような基準で完了タスクを整理して蓄積するとよいのか
  2. 完了タスクに関するどんな要素を蓄積するとよいのか

という2点がポイントです。

ただし、2番目の点については、現状、Toodledoとiftttが対応しているIngredientは、

  • Title(タスクの名前)
  • Note(タスクに付したメモ)
  • Folder(タスクが属するフォルダ)
  • Priority(タスクの優先度)
  • Tags(タスクに付したタグ)
  • DueDate(タスクの締め切り)
  • CompletedAt(タスクを完了にした日)

のみです。

これに対して、Toodledoには、これら以外に、たとえば、

  • Length(見込み時間)
  • Timer(実際の所要時間)
  • Location(場所)
  • Context(状況?)
  • StartDate(タスクの開始日)
  • Status(タスクの状態)
  • Star(スター)

といった要素もあります。

これらの要素をガンガン使ってタスク管理をされているなら、これらの要素をIngredientとして使用することで、Evernoteへの蓄積の価値が上がるのではないかと思います。

Toodledoの要素の一部のみがiftttのIngredientになっている理由が、ifttt側にあるのか、Toodledo側にあるのかはわかりません。でも、技術的にはむずかしい話ではないんじゃないかなあと、素人的には思われますので、ぜひぜひ、対応を期待したいところです。

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