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タスク管理システムをスケジュール管理システムから独立させたことで、どのようにストレスが減ったか

1.スケジュール管理システムとタスク管理システム

Toodledoを使い始めるまで、私は、独立したタスク管理システムを持っておらず、スケジュール管理システムの中で、タスクも管理していました。しかし、タスク管理システムが独立していなかったことによって、毎日のタスクを遂行するにあたり、いろいろなストレスを感じていました。

これに対して、タスク管理システムを独立させ、Toodledoの力を借りることで、ひとまずは、以下の条件を満たすタスク管理システムを整えることができました。

  1. 自分の手持ちタスクすべてを一覧できる
  2. 自分の手持ちタスクを特定の観点から並び替えることができる
    • (1)自分の手持ちタスクを締切り順で並び替えることができる
    • (2)自分の手持ちタスクをプロジェクトごとに並び替えることができる

この条件を満たすタスク管理システムを独立に持ったことで、私は、タスク遂行に関しするストレスを、かなり減らすことができました。

以下、スケジュール管理システムからタスク管理システムが独立していないことによって、どのようなストレスを感じていたかと、タスク管理システムが独立したことで、どのようにストレスが解消されたかを記載します。

2.タスク管理システムが独立していないことによって感じていたストレス

タスク管理システムが独立していないことから、私は、以下の3つのストレスを感じていました。なお、前提となるのは、以下のスケジュール管理システムです。

ToodledoとGoogleカレンダー以前のタスク管理・スケジュール管理を振り返る » 単純作業に心を込めて

(1)自分の手持ちタスクの全体を把握できなかった

まず、私は、自分の手持ちタスクの全体を把握することができませんでした。

そのときの私の仕組みでは、タスクは、スケジュール管理のために使っていた手帳のいろいろなページに散在していました。また、毎朝一日一回、スケジュールから必要なタスクを拾い出すようにしていたため、翌日以降のタスクは、スケジュールの中に埋没しており、タスクとして切り出されていませんでした。したがって、自分の手持ちタスクが全部でどれだけなのか、ぼんやりとしか把握できていませんでした。

明確な締切りを持つタスクさえも、一覧して把握することはできませんでした。私は、明確な締切りを持つタスクを、タスクの締め切り日に対応する手帳のページに、赤字で記載していました。この記載方法の場合、ページをめくれば、いつ締切りのタスクがどれだけあるかを調べることがはできますが、締切りを持つタスクを一覧することはできませんでした。そのため、たとえば、いつ頃の時期にどれくらいのタスクが集中しているか、ということも、手帳のページをめくりながら漠然と把握できるだけでした。

自分の手持ちタスクの全体が把握できないことで、自分が今どれほど忙しいのか、や、どれだけのタスクを片付ければ山を越えるのか、などを把握することができませんでした。要するに、自分が置かれている状況を把握することができませんでした。

自分が置かれている状況を客観的に把握できないことが、ストレスにつながりました。

(2)タスクを漏らさないように気を張り、タスクを漏らしているのではないかと心配になった

自分の手持ちタスク全部を把握できていなかったことの裏返しですが、そのときの私のシステムでは、私は常に、自分の頭で、タスクを漏らさないように気をつけていなければいけませんでした。

従来のシステムでは、スケジュールは手帳という頭の外で管理できていましたが、タスクはその相当部分を自分の頭で管理していました。スケジュールからタスクを切り出す作業を毎日行ったり、手帳のいろんなところに点在するタスクのリマインダを頭で統合して管理していました。

そのため、自分の頭の働きが不十分だと、タスクを漏らしてしまうのではないか、という漠然とした不安感を持っていました。いつもどこかで、タスクを漏らさないように自分で気をつけていなければいけませんでした。行うべきタスクを漏らしているのではないか、という漠然とした不安は、慢性的なストレスにつながっていました。

(3)タスクをプロジェクト視点で管理することができなかった

最後に、従来のシステムでは、タスクをプロジェクト視点で整理することができませんでした。

多くのタスクは、何らかのプロジェクトに属しています。タスクをプロジェクト視点で整理すると、つまり、タスクをプロジェクト単位の串刺し確認したり編集したりできると、以下のメリットがあります。

a.タスクの漏れがないかを確認できる

プロジェクトごとのタスク一覧を眺めれば、そのプロジェクトを完了させるために抜けているタスクに気づくことができます。そして、その場ですぐにプロジェクトを完了させるためのタスクを追加することができます。

b.プロジェクト完了までの見通しをつけることができる

プロジェクトごとのタスク一覧を眺めれば、プロジェクトを完了するまでに、どれだけのタスクをする必要があるのかを自覚できます。完了させるためにどのあたりが大変なのか、どれくらいの期間や労力、費用がかかるのかを、ある程度把握することができます。

しかし、私の従来のシステムでは、タスクがどのプロジェクトに属するのかを管理することができませんでした。そのため、プロジェクトという視点でタスクを見返すことができませんでした。

プロジェクト視点でタスクを見返すことができないことで、具体的な不都合があったわけではありません。しかし、プロジェクト視点のタスク整理ができればもっと効果的にタスク管理をすることができるのになあ、と思いながら、プロジェクト視点を使えない状態は、それなりにストレスでした。

3.タスク管理システムが独立したことで、どのようにストレスが減ったか

これら3つのストレスは、タスク管理システムを独立させ、以下の条件を満たすタスク管理システムを作ったことによって、かなりの程度、解消されました。

  1. 自分の手持ちタスクすべてを一覧できる
  2. 自分の手持ちタスクを特定の観点から並び替えることができる
    • (1)自分の手持ちタスクを締切り順で並び替えることができる
    • (2)自分の手持ちタスクをプロジェクトごとに並び替えることができる

(1)自分がすべきタスク全体の把握

まず、今のシステムは、自分の手持ちタスク全体を預けることができます。そのため、自分の手持ちタスクすべてを一覧できます。その気になれば、ほんの数分で、自分が抱えているタスクがどれだけなのかを、ざっと一覧できます。パソコンからも、Androidからも、確認できます。自分の客観的な状態を確認できます。

締切りのあるタスクを一覧にすることも可能です。今日中に完了するべきタスク、今週中に完了するべきタスク、今月中に完了するべきタスクを一覧にすることも可能です。

自分がすべきタスクの全体像を気軽に把握できることで、ストレスは減りました。

(忙しい時期に全体像を把握すると、リストは、うんざりするくらい長いものになります。しかし、うんざりするくらい長いリストだとしても、全体像を把握できることで、ストレスは減ります。うんざりはしますが。。。)

(2)タスクをシステムに預ける

次に、今のシステムがあれば、私は、自分のタスクを管理するために、頭を使う必要が、ほとんどありません。とりわけ、タスクの漏れがないように覚えておく、という点に関しては、基本的にタスク管理システムに全部任せています。自分の記憶は使わないようにしています。

これによって、タスクを漏らしてしまうのではないか、という漠然とした不安は、きれいさっぱり消えました。

さらに、仕事をしていないときに仕事のことをきれいさっぱり忘れることができる、という大きな効果も得られました。

(3)プロジェクト視点のタスク管理

最後に、今のシステムなら、プロジェクト視点のタスク管理が可能です。プロジェクトごとにタスクの一覧を表示させて、そのプロジェクトの完了までの道筋をシミュレーションしたり、力を入れたいプロジェクトを進めるためのタスクをたくさん設定し、そのプロジェクトに重点的に取り組む、などが可能になりました。

プロジェクトごとのタスク管理は、複数案件を同時並行で進めるタイプの仕事(私の仕事は、このタイプです)をする方にとっては、効果の大きいタスク管理方法だと思います。

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