タスク管理で大切な3つのことは、すぐやることと、すぐやれる単位に切り分けることと、すぐやらないタスクを管理すること
公開日:
:
仕事の方法論 タスク管理・スケジュール管理
0.はじめに
タスク管理というと、やることリストを作ったり、リマインダーの仕組みを整えたり、フォルダわけやコンテキストを考えたり、優先順位をつけたり、という、複雑で難しいことを考えがちです。これらのことも大切なのですが、これら以前のもっと基本的な次元の話として、私は、常々、次の3つが大切だと考えています。
- すぐやること
- すぐやれる単位に切り分けること
- すぐやらないタスクを管理すること
1.すぐやること
私自身が仕事をする上で、いちばん役に立っている考え方は、「すぐやる」です。仕事の性質ややり方によっても異なると思うので、一般化はできないのですが、少なくとも私自身にとっては、「すぐやる」の効果は絶大です。
「すぐやる」とは、文字通り、すぐやることです。すぐに、自分がやらなければいけないタスクにとりかかり、すぐにその場でそのタスクを完了させることです。後回しはしません。すぐその場で片付けてます。すぐやることによって、タスクを後に残さないように心がけます。
「すぐやる」を習慣にすれば、自分の手持ちタスクは、確実に減ります。すぐやれるタスクが手つかずでタスクリストに居座っている状態は、精神衛生上、よくありません。すぐやれるタスクを片っ端からすぐやってタスクリストから削除することによって、気持ちよい状態を生み出すことができます。
私の場合、「すぐやる」場合には、タスクの優先順位は気にしません。タスクリストに並ぶタスクのうち、上から順番に片付けます。重要でないタスクのすぐ下に重要なタスクが控えていても、優先順位は考えずに、上から順番にひとつひとつ片付けます。
2.すぐやれる単位に切り分けること
(1) すべてをすぐやることが不可能である理由
「すぐやる」が優れたタスク処理方針だとしても、すべてのタスクをすぐやることができるわけではありません。
まず、手持ちタスクのすべてが、今、この場で、自分ひとりでできるタスクというわけではありません。タスクの中には、今すぐには取りかかることができないタスクや、自分ひとりでは取りかかることができないタスク、この場では取りかかることができないタスクなどが、一定割合、存在します。
次に、完了させるためにいろんなことが必要なタスク、完了させるために長時間を費やす必要があるタスクがあります。このような大規模タスクは、すぐにはできないので、すぐやることが困難です。
(2) タスクをすぐやれる単位に切り分ける
そこで、タスクをすぐやれる単位に切り分けることが大切になります。
まず、今、この場で、自分ひとりでできないタスクは、そのタスクの中から、今、この場で、自分ひとりでできるタスクを切りとります。ここまでなら、今、この場で、自分ひとりでできる、という部分をひとつのタスクとして切り出します。
次に、大規模タスクは、行程ごとや一定の所用時間ごとに、すぐやれる程度のタスクに切り分けます。
タスクをすぐやれる単位に切り分けるためには、とりあえず途中まででも取りかかってみるのがいちばんです。とりあえず始めてしまえば、完了のためにどのような行程が必要かとか、いつの誰の何を待つ必要があるかなどがわかってきます。それらがわかった時点で、その都度、タスクを切り分ければ問題ありません。
3.すぐやらないタスクを管理すること
「すぐやる」を基本方針にするとしても、すぐやれないタスクが一定数残ります。仮に、すぐやれるタスクばかりだとしても、同時に複数のタスクを並行して行うのは困難ですので、今、すぐやっているタスクの他に、すぐやらないタスクが存在するはずです。
すぐやらないタスクは、現時点でやっていないので、意識の外にあります。他方、すぐやらないとしても、いつかはやらなければいけないタスクなので、忘れてしまうわけにはいきません。そこで、このすぐにはやらないタスクを管理することが、タスク管理のひとつの役割です。
すぐやらないタスクを管理するメリットとしては、
- すぐやらないタスクを忘れない
- すぐやれなかったタスクがすぐやれる状態になったときに、すぐにやれる
- すぐやらないタスクも含めて、手持ちタスクが全部でどれだけあるのか把握できる
という3点を挙げることができます。
スポンサードリンク
関連記事
-
-
瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム
1.「タスクの実行」を助けるタスクリストの条件(2)「タスク実行中の感情と脱線を処理できるタスクリス
-
-
いつの間にか知恵が蓄積されている
1.いつの間にか知恵が蓄積されている (1) 知恵を整理して蓄積するのが大の苦手だけど、あこがれが
-
-
タスク管理システムをスケジュール管理システムから独立させたことで、どのようにストレスが減ったか
1.スケジュール管理システムとタスク管理システム Toodledoを使い始めるまで、私は、独立した
-
-
Gmailを、クラウド上のメールシステムとして使う(2014年6月段階)
1.Gmailが提供するのは、クラウド上のメールシステム (1) Gmailは、クラウド上のメーラ
-
-
「セルフブランディングを実践した先にある世界」と「その時点までの考察をアウトプットして、フィードバックを得る仕組み」
1.普通の個人が、自分の毎日に、「その時点までの考察をアウトプットして、フィードバックを得る仕組み」
-
-
2万円の価値はあったのか? 東プレ製キーボードRealforce(SJ38C0)を買いました
1.2万円出してキーボードを買った理由 (1)Realforce購入 先日、デスクトップパソコン
-
-
マルチタスク型とシングルタスク型、どちらがより生産的か?
1.問題意識~マルチタスク型とシングルタスク型、どちらの方がよいのか?~ (1) マルチタスク型と
-
-
「いつ読むか?今じゃないでしょ。」Pocketを使ってあとで読む3つの理由と、あっという間にPocketに保存する2つの方法
1.おもしろそうな記事を見つけたら、「いつ読むか?」→「今じゃないでしょ。」 (1) 「今じゃない
-
-
子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい
1.子育てパパサラリーマンには、「今やるべきことはない!」がとても大切 (1) 子どもと一緒にいると