*

タスク管理で大切な3つのことは、すぐやることと、すぐやれる単位に切り分けることと、すぐやらないタスクを管理すること

0.はじめに

タスク管理というと、やることリストを作ったり、リマインダーの仕組みを整えたり、フォルダわけやコンテキストを考えたり、優先順位をつけたり、という、複雑で難しいことを考えがちです。これらのことも大切なのですが、これら以前のもっと基本的な次元の話として、私は、常々、次の3つが大切だと考えています。

  1. すぐやること
  2. すぐやれる単位に切り分けること
  3. すぐやらないタスクを管理すること

1.すぐやること

私自身が仕事をする上で、いちばん役に立っている考え方は、「すぐやる」です。仕事の性質ややり方によっても異なると思うので、一般化はできないのですが、少なくとも私自身にとっては、「すぐやる」の効果は絶大です。

「すぐやる」とは、文字通り、すぐやることです。すぐに、自分がやらなければいけないタスクにとりかかり、すぐにその場でそのタスクを完了させることです。後回しはしません。すぐその場で片付けてます。すぐやることによって、タスクを後に残さないように心がけます。

「すぐやる」を習慣にすれば、自分の手持ちタスクは、確実に減ります。すぐやれるタスクが手つかずでタスクリストに居座っている状態は、精神衛生上、よくありません。すぐやれるタスクを片っ端からすぐやってタスクリストから削除することによって、気持ちよい状態を生み出すことができます。

私の場合、「すぐやる」場合には、タスクの優先順位は気にしません。タスクリストに並ぶタスクのうち、上から順番に片付けます。重要でないタスクのすぐ下に重要なタスクが控えていても、優先順位は考えずに、上から順番にひとつひとつ片付けます。

2.すぐやれる単位に切り分けること

(1) すべてをすぐやることが不可能である理由

「すぐやる」が優れたタスク処理方針だとしても、すべてのタスクをすぐやることができるわけではありません。

まず、手持ちタスクのすべてが、今、この場で、自分ひとりでできるタスクというわけではありません。タスクの中には、今すぐには取りかかることができないタスクや、自分ひとりでは取りかかることができないタスク、この場では取りかかることができないタスクなどが、一定割合、存在します。

次に、完了させるためにいろんなことが必要なタスク、完了させるために長時間を費やす必要があるタスクがあります。このような大規模タスクは、すぐにはできないので、すぐやることが困難です。

(2) タスクをすぐやれる単位に切り分ける

そこで、タスクをすぐやれる単位に切り分けることが大切になります。

まず、今、この場で、自分ひとりでできないタスクは、そのタスクの中から、今、この場で、自分ひとりでできるタスクを切りとります。ここまでなら、今、この場で、自分ひとりでできる、という部分をひとつのタスクとして切り出します。

次に、大規模タスクは、行程ごとや一定の所用時間ごとに、すぐやれる程度のタスクに切り分けます。

タスクをすぐやれる単位に切り分けるためには、とりあえず途中まででも取りかかってみるのがいちばんです。とりあえず始めてしまえば、完了のためにどのような行程が必要かとか、いつの誰の何を待つ必要があるかなどがわかってきます。それらがわかった時点で、その都度、タスクを切り分ければ問題ありません。

3.すぐやらないタスクを管理すること

「すぐやる」を基本方針にするとしても、すぐやれないタスクが一定数残ります。仮に、すぐやれるタスクばかりだとしても、同時に複数のタスクを並行して行うのは困難ですので、今、すぐやっているタスクの他に、すぐやらないタスクが存在するはずです。

すぐやらないタスクは、現時点でやっていないので、意識の外にあります。他方、すぐやらないとしても、いつかはやらなければいけないタスクなので、忘れてしまうわけにはいきません。そこで、このすぐにはやらないタスクを管理することが、タスク管理のひとつの役割です。

すぐやらないタスクを管理するメリットとしては、

  1. すぐやらないタスクを忘れない
  2. すぐやれなかったタスクがすぐやれる状態になったときに、すぐにやれる
  3. すぐやらないタスクも含めて、手持ちタスクが全部でどれだけあるのか把握できる

という3点を挙げることができます。

スポンサードリンク

関連記事

no image

ブレーキの性能がいいからこそ、アクセルを踏み込める

1.どれだけの速度を出せるかを決めるのは、ブレーキ性能である F1で、どれだけの速度を出せるかを決

記事を読む

no image

ふたつの目標設定方法:「松下方式」と「SONY方式」

1.ふたつの目標設定方法 目標を設定することは、何らかの分野で進歩するための、効果的な方法です。目標

記事を読む

no image

子育てパパサラリーマンにこそ、タスク管理システムをおすすめしたい

1.子育てパパサラリーマンには、「今やるべきことはない!」がとても大切 (1) 子どもと一緒にいると

記事を読む

no image

わりとやせてる私が、『いつまでもデブと思うなよ』から学んだ、「自分を記録する」という方法論

1.なぜ、やせているのに、『いつまでもデブと思うなよ』を読んだのか? (1) 『いつまでもデブと思

記事を読む

no image

タスク収納場所マトリクスで、タスクを収納する場所を突き止める

1.タスク収納場所マトリクス (1) タスクを収納する場所 先日、タスク管理システムのいうシステムと

記事を読む

no image

GTDの基本的な思想は、結局、この3点に集約される。

0.はじめに GTDと出会ってから、GTDに従ったタスク管理システムを作ろうと模索してきました。

記事を読む

no image

セルフマネジメントとは何か?(ハイブリッド手帳システムを作る【セルフマネジメント編】その1)

1.「ハイブリッド手帳システムを作る【セルフマネジメント編】」のはじまり (1) ハイブリッド手帳

記事を読む

no image

ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

1.ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステム (1) タスクマネジメントに関するいくつ

記事を読む

no image

タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることで、タスク実行のサイクルを回す

1.タスク管理ツールで「瞬時レビュー」することのメリットは、タスク実行のサイクルが回ること (1)

記事を読む

no image

Toodledoによる個人的タスク管理システムのはじめ方

0.要約 (1) Toodledoを使えば、費用なしですぐにでも自分の個人的なタスク管理システムを

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

  • 2012年9月
    « 8月   10月 »
     12
    3456789
    10111213141516
    17181920212223
    24252627282930
PAGE TOP ↑