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タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることで、タスク実行のサイクルを回す

公開日: : 仕事の方法論

1.タスク管理ツールで「瞬時レビュー」することのメリットは、タスク実行のサイクルが回ること

(1) 「瞬時レビュー」とは

最近、私は、「瞬時レビュー」に熱中しています。

「瞬時レビュー」とは、「瞬時」の「レビュー」です。タスクを実行したら「瞬時」に、タスクを「レビュー」します。

具体的には、まず、タスクを実行したら、瞬時に、そのタスクをふり返ります。

瞬時にタスクをふり返ると、タスクを実行していたときに浮かんだ感情を、正確に思い出せます。また、タスクを実行し終えたときの感情は、現在進行形でリアルに実感しているはずです。さらに、タスク実行中に思いついた改善点や、タスクに関連して考えたことも、かなりの程度、思い出せます。

そこで、それらのタスク実行中の感情や思考を、メモに残します。そして、すぐに実行できる改善策は、その場で実行します。

これが、「瞬時レビュー」です。

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(2) タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることのメリットは、タスク実行のサイクルが回ること

「瞬時レビュー」をするためには、タスク実行中の感情や思考をメモする場所が必要です。私は、Toodledoのタスクのノート欄を使っています。私は、Toodledoで「瞬時レビュー」をしています。

Toodledoで瞬時レビュー

「Toodledoで「瞬時レビュー」をしている」を少し抽象的に捉えると、「タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をしている」になります。

自分がやってみて感じるのは、タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることには、「タスク実行のサイクルが回る」という大きなメリットがあります。

この「タスク実行のサイクルが回る」というメリットは、私のタスクマネジメントシステムに、大きなインパクトを与えました。このことをきちんと考えておきたいなと思いましたので、今から、「タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルが回る。」ということを書きます。

2.タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルが回る

(1) タスク実行のサイクルとは

Toodledoで「瞬時レビュー」をするようになって感じるのは、タスク実行には、「タスク実行のサイクル」があるんじゃないか、ということです。

タスク実行のサイクルとは、何でしょうか。

私たちは、多くの手持ちタスクを抱えています。これら多くの手持ちタスクは、お互いに関連していて、独立していません。そのため、あるタスクを実行すると、それによって、別の新しいタスクが生じたり、別のタスクが必要なくなったり、別のタスクが修正を受けたり、ということが生じます。

ということは、あるタスクは、そのタスクを実行するだけでは、完結しません。あるタスクを完結するには、そのタスクの実行から、他のタスクに生じた影響を把握し、整理することが必要です。

あるタスクを実行したら、そのタスクの実行から生じた他のタスクに対する影響を把握して、整理する。これが、タスク実行のサイクルです。

(2) タスク管理ツールとタスク実行のサイクル

タスク実行のサイクルは、タスク管理ツールとの関係で考えると、わかりやすいです。

タスク管理ツールに、今やるべきタスクとして、タスクAが登録されていたとします。

□タスクA

私は、タスク管理ツールに従って、タスクAを実行し、完了させます。

このとき、少し前までの私は、タスクAを完了にしてすぐに、タスク管理ツール上のタスクAを、完了にしていました。

■タスクA

でも、ここですぐにタスクAを完了にしては、タスクAのタスク実行のサイクルは完結しません。なぜなら、たとえば、タスクAを実行したことによって、

  • 新しいタスクBが発生した
  • すでにタスク管理ツールに登録されているタスクCが不要になった
  • すでにタスク管理ツールに登録されているタスクDの内容が変わった

という影響が発生しうるためです。

そこで、タスク管理ツール上でタスクAを完了にする前に、私は、

  • タスク管理ツールに新しくタスクBを登録する
  • タスク管理ツールに登録されているタスクCを削除する
  • タスク管理ツールに登録されているタスクDの内容を修正する

という作業をする必要があります。

これをしてはじめて、タスクAのタスク実行のサイクルは完結します。タスク実行のサイクルを完結させてから、タスク管理ツールのタスクAは、完了とされる方が望ましいです。

■タスクA

□タスクB

□タスクD

つまり、タスクAのタスク実行のサイクルは、こんな感じです。

  • タスク管理ツールに登録されているタスクAを確認する
  • タスクAを実行する
  • タスクAの実行から、他のタスクへの影響を確認する
  • 他のタスクへの影響を、タスク管理ツール上で、整理する
    • あたらしいタスクBが生じたら、そのタスクBをタスク管理ツールに登録する
    • 別のタスクCが消えたら、そのタスクCをタスク管理ツールから消去する
    • 別のタスクDの内容が変わったら、そのタスクDをタスク管理ツール上で修正する

ここまでやれば、タスクAのタスク実行のサイクルは、完結します。そして、このサイクルが完結した先には、新しく生じたタスクBのタスク実行のサイクルや、修正されたタスクDのタスク実行のサイクルが控えています。

こうして、引き続き、別のタスクについてのタスク実行のサイクルに入っていくことが、「タスク実行のサイクルを回す」ということです。

(3) タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすることタスク実行のサイクルとの関係

a.タスク実行のサイクルと「瞬時レビュー」は、相性がよい

このタスク実行のサイクルという考え方は、「瞬時レビュー」と相性がよいです。

「瞬時レビュー」とは、あるタスクを実行し終えたら瞬時に、そのタスクをふり返り、感想や思考をメモしたり、次のタスクを改善したりすることです。

たった今実行し終えたタスクに対する感情や思考を踏まえて、次のタスクを改善する、というのは、タスク実行のサイクルを完結させる行為そのものです。

そこで、あるタスクについて「瞬時レビュー」をすることは、そのタスクについてのタスク実行のサイクルを完結させることにつながります。

b.タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルを完結させるのが、すこぶる簡単

このように、「瞬時レビュー」と「タスク実行のサイクル」はもともと相性がよいのですが、タスク管理ツールで「瞬時レビュー」を行うと、この相性のよさは、さらに高まります。

タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をしているとき、私は、タスク管理ツールを開いています。ですから、実行し終えたタスクの「瞬時レビュー」をするなかで、

新しいタスクBをしなければいけないことに気づいたら、その場でタスクBをタスク管理ツールに登録し、

すでにタスク管理ツールに登録されているタスクCが不要になったことに気づいたら、その場でタスクCをタスク管理ツールから消去し、

すでにタスク管理ツールに登録されているタスクDを変更すべきと判断したら、その場でタスクDをタスク管理ツールの中で修正する

という行動をとることができます。

つまり、タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルを完結させるのが、すこぶる簡単になります。

c.タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルが回る

こうして、タスク管理ツールで「瞬時レビュー」をすると、タスク実行のサイクルが回ります。

ひとつのタスクを実行することによって生じたタスクをタスク管理ツールに登録し忘れることもなければ、ひとつのタスクの結果によって変化した状況をリアルタイムタスク管理ツールに反映することもできます。タスク管理ツールで「瞬時レビュー」を行うと、タスク管理ツールのエントロピーを、低い状態で保つことができます。

3.「瞬時レビュー」をしないのは、もったいない

「瞬時レビュー」は、タスクを実行した後で、そのタスクについて、少しの時間を費やす行為です。ようやく終わったタスクについて、さらにもうすこしの時間を費やすのが、「瞬時レビュー」です。

ようやく終わったタスクに、さらに時間を費やすのなんて面倒だ、という気もします。でも、もうすこし粘って「瞬時レビュー」にちょっとした時間を投下すれば、そこから大きなリターンを得ることができます。

「瞬時レビュー」をしないで、タスクを実行しっぱなしにしておくのは、むしろもったい。「瞬時レビュー」によってタスク実行のサイクルを回すようになってから、私は、こう考えるようになりました。

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