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ToodledoとGoogleカレンダー以前のタスク管理・スケジュール管理を振り返る

公開日: : 最終更新日:2013/03/24 仕事の方法論

1.ToodledoとGoogleカレンダー以前を思い出す

私は、今、ToodledoとGoogleカレンダーを使って、タスクとスケジュールを管理しています。Toodledoにすべてのタスクを入れ、Googleカレンダーにすべてのスケジュールを入れています。それだけの単純な仕組みです。この仕組みは、現在の私の生活において、不可なくうまく回っています。

ToodledoとGoogleカレンダーのタスク管理・スケジュール管理は、私の生活に自然となじんでいるので、このふたつなしの毎日は考えられません。しかし、Googleカレンダーを使い始めたのは2010年の夏ですし、Toodledoを使い始めたのは2011年年末です。それ以前は、これらふたつを使わないで普通に生活を送っていました。

ToodledoとGoogleカレンダー以前のタスク管理・スケジュール管理を振り返ることは、ToodledoとGoogleカレンダーを使った今のタスク管理・スケジュール管理の改善ポイントをあぶり出すことにも役立つかもしれません。そこで、1,2年前までのタスク管理、スケジュール管理を振り返ります。

2.自分なりのタスク・スケジュール管理の仕組みができるまで

(1)タスク管理・スケジュール管理のはじまり 受験勉強の計画・記録のための手帳

最初に手帳を買ったのは、高校3年生の4月でした。受験勉強を始めるにあたって、計画を立てたり、何を勉強したのかの実績を記録するために、手帳を利用することにしました。

たくさん書ける手帳がよかったので、高橋書店が出しているA5サイズのものを選びました。見開きが1週間となっていて、左ページに月・火・水、右ページに木・金・土・日の欄があるものでした。

手帳:2012年4月始まり No.932 ビジネス日誌 <黒> || 「手帳は高橋」高橋書店

(2)『続「超」整理法・時間編』

Amazon.co.jp: 続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法 (中公新書): 野口 悠紀雄: 本

大学生になってからも、そのまま、高橋書店の手帳を使っていました。

大学生になると、高校のときに比べれば、いろんなスケジュールが入るようになりました。そのため、スケジュール管理というものを考えたくなり、スケジュール管理に関係しそうな本を何冊か読みました。そのときに読んだ本のうち、次の4冊が、その後の私のタスク管理・スケジュール管理に大きく影響を与えたのではないかと思います。

1冊目は、『続「超」整理法・時間編』です。この本は、私がスケジュール管理を考えるきっかけとなった本です。

この本の優れた点は、スケジュール管理の問題点や破綻原因を分析し、基礎理論を立てた上で、基礎理論に基づいた対策を提示している点です。私の今のタスク管理・スケジュール管理は、使っている道具やルールの点では、『続「超」整理法・時間編』のやり方とはまったく異なります。しかし、タスク管理・スケジュール管理を考える基礎理論の点では、いつもこの本に立ち返っているような気がします。

(3)『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』の「すぐやる」方式

Amazon.co.jp: なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫): ケリー・グリーソン, 楡井 浩一: 本

私のタスク管理・スケジュール管理に影響を与えた本の2冊目は、『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』です。

この本のいちばん大切な主張は、4文字に要約できます。「すぐやる」です。

タスクを片付ける上で、大切なのは、すぐに取りかかることのできるタスクには、すぐに取りかかり、その場ですぐに片付けてしまうことである。優先順位をつけて重要な順からやろうとか、似たような仕事をまとめて片付けようとか、そんなことは気にしなくてよいので、上から順番にひとつずつすぐやって片付けることがいちばんである。

この本の主張を私なりに意訳すると、おおむね、こんな感じです。

この本の主張は、私にとっては、衝撃的でした。私は、手帳を使い始めたきっかけが受験勉強の計画と記録のためだったこともあり、スケジュール管理といえば、計画を立てることだと思っていました。そして、計画を立てるとは、何をいつ行うかを決めることだと思っていました。これに対して、『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』は、いつ行うかを決める前に、できることやすぐやってしまえ、といいます。私にとっては、スケジュール管理・タスク管理のコペルニクス的転換でした。

(4)『7つの習慣』のトップダウンのスケジュール管理

a.『7つの習慣』の合理性

私のスケジュール管理に影響を与えた本の3冊目は、『7つの習慣』です。『7つの習慣』からは、スケジュールだけでなく、人生全体・生活全体に影響を受けた1冊なのですが、スケジュール管理についても、大きな影響を受けました。

Amazon.co.jp: 7つの習慣―成功には原則があった!: スティーブン・R. コヴィー, Stephen R. Covey, ジェームス スキナー, 川西 茂: 本

『7つの習慣』でスケジュール管理を扱うのは、「重要事項を優先する」という習慣です。また、第7の習慣である「刃を研ぐ」習慣も、スケジュール管理と分かちがたく結びついています。

『7つの習慣』のスケジュール管理は、トップダウンです。自分のミッションと役割を定義した上で、ミッションと役割に照らして重要な事項を優先します。

第2の習慣である「重要事項を優先する」から、私は、以下のようなメッセージを受け取りました。

自分のミッションを実現することが人生にとって重要なことであるから、ミッションの実現に資することが重要なスケジュールやタスクである。だから、ミッションの実現に資する重要なスケジュールやタスクを優先する。それが合理的なスケジュール管理・タスク管理であり、ひいては合理的な生き方である。

また、第7の習慣である「刃を研ぐ」から、私は、以下のようなメッセージを受け取りました。

人生は、自分という資源を活用して何かを生産するものである。自分という資源から最大限の生産をあげるためには、第一に、自分をメンテナンスすることが大切である。第二に、自分という資源の生産性を上げるために自分を鍛えることが大切である。

第2の習慣も、第7の習慣も、ある意味、人生というものを非常に合理的に捉えています。私は、『7つの習慣』を読むまでは、そこまで徹底して合理的に考えることができていなかったため、『7つの習慣』の合理的な考え方に打ちのめされるような感覚を覚えました。

『7つの習慣』を読んで、合理的に人生をコントロールしようと心に決めました。

b.1週間単位のスケジュール管理とバーチカル形式の手帳

『7つの習慣』から受けたもうひとつの大きな影響は、1週間単位でスケジュールを管理するという考え方です。『7つの習慣』を読んだとき、私は大学生でしたので、1週間単位の時間割の中で生活していました。そのため、1週間単位でスケジュールを管理することを取り入れるのは容易でした。

また、『7つの習慣』は、具体的なツールとして、フランクリン・プランナーというものを紹介していました。高価なツールだったので、導入はとても無理だとすぐにあきらめたのですが、フランクリン・プランナー的にスケジュール管理をするため、手帳をバーチカル形式のものに変えました。

2012年1月始まり 能率ダイアリーベルノB5バーチカル(黒)[6132] :商品詳細 | JMAM eショップ

バーチカル形式の手帳を使うと、1週間の時間を目で見ることができるため、大正解だったと思っています。

(5)『3色ボールペン情報活用術』の3色ボールペン方式

以上の3冊に加えて、齋藤孝氏の『3色ボールペン情報活用術』も役に立ちました。

Amazon.co.jp: 三色ボールペン情報活用術 (角川oneテーマ21 (B-43)): 斎藤 孝: 本

3色ボールペン方式とは、情報を3色に色分けする手法です。本を読むときに線を引くことが基本的な適用場面ですが、ノートをとることにも、スケジュール管理にも、応用は可能です。

3色とは、赤・青・緑であり、それぞれの意味は、以下の通りです。

  • 青:客観的に重要
  • 赤:客観的に超重要
  • 緑:主観的に大切

スケジュールに応用する場合は、以下の通りです。

  • 青:自分以外の誰かと一緒のスケジュール(通常)
  • 赤:自分以外の誰かと一緒のスケジュール(重要)
  • 緑:自分の時間、自分が決めた用事

3色ボールペン方式でバーチカル形式の手帳を色分けすると、1週間を目で見ることができます。時間という把握しづらいものを目に見える形に置き換えるために、バーチカル形式の手帳と3色ボールペン方式の組み合わせは、強力です。

3.なんとなく落ち着いた自分なりの方法

以上の4冊によって、自分なりの方法が、何となく落ち着きました。この方法は、社会に出て仕事を始めても、それなりにうまく機能しました。このときは、手帳を手放す日が来るとは、夢にも思いませんでした。

自分なりの方法の特徴は、以下の通りです。

(1)バーチカル方式の1週間表示の手帳を使う

タスクとスケジュールを管理するために使うツールは、紙の手帳です。リフィルの形式は、バーチカル方式の見開き1週間表示です。

月ページは使いません。予定を記入する箇所をひとつにすることが大切だと考えました。

(2)3色ボールペン方式で時間を色分けする

スケジュールは、赤・青・緑で色分けして記入します。

色分けは、以下の通りです。

  • 青:自分以外の誰かと一緒のスケジュール(通常)
  • 赤:自分以外の誰かと一緒のスケジュール(重要)
  • 緑:自分の時間、自分が決めた用事

見開き一週間のページを眺めれば、どれくらい余裕があるかなどが、何となく可視化されます。時間を可視化することが大切だと考えました。

(3)週に一度、トップダウンで予定を立てる

週に一度、トップダウンで予定を立てていました。

費やす時間は30分程度でした。日曜の夜に自宅で行うか、月曜の朝に早めに出社し、時間を確保しました。

この30分で、以下のことを行います。

  1. 自分のミッションと価値観をさっと確認する。
  2. 今動いている長期目標(年単位)・中期目標(数ヶ月単位)を確認する。
  3. 今週達成する目標を、役割ごとに定める。
  4. 刃を研ぐルーティンスケジュールを入れる。
  5. すでに決まっているスケジュールを確認する。
  6. ミッションや目標との関係で重要なスケジュールを定める。
  7. どこにどれくらい余裕があるかを確認する。

(4)刃を研ぐ時間を重視する

自分をメンテナンスする時間をあらかじめ確保しました。

7時間以上の睡眠、毎晩のストレッチ、毎朝のランニング、1週間単位の振り返り、1週間単位の予定を立てる時間、などです。

これらは、週に1度、トップダウンで予定を立てるときに、あらかじめ確保するようにしました。

(5)毎朝タスクを書き出す

その日に行うタスクは、毎朝拾い出しました。少し早めに職場に行って、始業前に10分程度の時間を費やしました。

その日と少し先のスケジュールを確認し、その日に行った方がよいタスクを拾い出しました。あらかじめタスクを一覧にしていなかったため、その日のタスクを毎朝生成するイメージでした。

(6)すぐやる

その日にやるタスクを拾い出したら、それらのタスクを順番にすぐやりました。

優先順位や重要度は特段考慮せず、順番にかたづけることを大切にしていました。

(7)締切りの管理

締切りを持つタスクは、手帳の締め切り日の欄に、赤色で目立たせてメモしました。

毎朝のタスク拾い出しの際は、少し先にある締め切りに注意して、締め切りが迫ったタスクには早めに取りかかるようにしました。

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