Gmailでタスクを含むメールを受信したとき、ブックマークレットでToodledoに追加する仕組み

1．Gmailでタスクを含むメールを受信したときの方針

タスクが入ってくる経路はいろいろありますが、代表的なもののひとつは、メールです。私は、すべてのメールをGmailに集めるため、Gmailが、メール経由のタスクが入り口です。

Gmailで受信したメールに含まれるタスクを管理する方針としては、次のふたつが考えられます。

1. Gmail自体を、タスクを管理する仕組みとして使用する
2. Gmail以外のタスク管理システムにタスクを収納する

このふたつを、私は、おおざっぱに言えば、次のように使い分けています。

1. 当日中に処理できるタスクの場合、Gmail自体をタスクを管理する仕組みとして使用する
2. 翌日以降までかかりそうなタスクの場合、Gmail以外のタスク管理システム、私の場合はToodledoに収納する。

そして、後者、Gmailで受信したメールに含まれるタスクをToodledoに収納するために、以下で説明する仕組みを採用しています。この記事では、この、Gmailでタスクを含むメールを受信したときに、そのタスクをToodledoに収納する仕組みについて、ご紹介します。

2．仕組みの前提：GmailとToodledoの機能

この仕組みの前提は、GmailとToodledoそれぞれの、以下の機能です。

(1)　Gmailには、ひとつのメールスレッドを特定するURLが用意されている

まず、Gmailは、メールスレッドごとに、メールスレッドを特定するURLが用意されています。

このURLを確認するのは、簡単です。ブラウザでGmailのページにアクセスして、特定のメールスレッドを開いたときに、アドレスバーに表示されているURLが、それです。

このURLには、そのメールスレッドがどこにあるか、たとえば、受信トレイにあるのかアーカイブされているのか、などの情報も入っているようですが、受信トレイからアーカイブにメールを移動させても、URLとメールスレッドの関連づけは失われません。

(2)　Toodledoには、閲覧中のウェブページをタスクに追加するブックマークレットが用意されている

次に、Toodledoには、閲覧中のウェブページをタスクに追加するブックマークレットが用意されています。

このブックマークレットを使うと、閲覧中のウェブページから移動せずに、閲覧中のウェブページのURLをノートにメモした形で、Toodledoにタスクを追加することができます。

詳しくは、以下の記事をご覧ください。

閲覧中のウェブページをToodledoにタスクとして追加するブックマークレットの設定と使い方（+ちょっと変わった応用方法） | 単純作業に心を込めて

3．Gmailのメールスレッドを開いたページで、Toodledoブックマークレットを実行する

このふたつを組み合わせると、Gmailで受信したメールに含まれるタスクをToodledoに収納するための、こんな仕組みを作ることができます。

(1)　概要

Gmailでタスクを含むメールを受信したら、Gmailのそのメールスレッドのページで、Toodledoのブックマークレットを使う。

すると、Gmailのページにとどまったままで、Toodledoにタスクを追加することができるし、追加されたToodledoのタスクのノート欄にGmailのそのメールスレッドへのリンクURLが記載される。

メールスレッドのURLを使うと、タスクを実行する際にそのメールを確認したいときや、タスクを完了した報告のためにメールを返信するときに、便利。

(2)　やり方

a．事前準備

事前準備として、Toodledoのブックマークレットを使えるようにしておきます。

b．タスクを追加する

タスクを追加する流れは、以下の通りです。

(a)　Gmailで、タスクを含むメールを確認する

Gmailでメールを確認していると、タスクを含むメールが見つかるときがあります。タスクを含むメールを確認したら、この仕組みでタスクを追加する流れを始めます。

(b)　Gmailで、当該メールスレッドを開いた状態で、Toodledoのブックマークレットを実行

タスクを含むメールスレッドを開いた状態になっているはずなので、その状態で、Toodledoのブックマークレットを実行します。

(c)　Toodledoブックマークレットで、タスク作成

すると、Toodledoブックマークレットのタスク作成メニューがぬるっと現れます。 そのメニューのノート欄には、Gmailのメールスレッドを特定するURLが、すでに記載されています。

あとは、タスク名や締め切り日を入力して、タスクを作成します。

c．Toodledoでタスクを確認する

(a)　Toodledoに収納されているから、Gmailを見る必要はない

この仕組みによってGmailからToodledoにタスクを収納したら、Gmailのほうは、アーカイブしてしまえばよいです。Toodledoさえ確認すればOKです。

(b)　メールを参照したり、タスク完了後にメール返信する場合は、リンクを使ってGmailのスレッドに移動

Toodledoのノート欄に記載されているGmailのメールスレッドのURLは、以下の場合に役に立ちます。

タスクの中身を確認するために、もとのメールを確認したくなるときがあります。このときに、URLをクリックすれば、すぐに、そのメールを確認できます。

タスクを完了したら、タスクを発生させたメールに対する返信などで、報告をすることが、よくあります。URLをクリックすれば、すぐにそのメールの画面になりますので、そのメールスレッドに返信するだけです。