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Gmailで、受信メールの差出人を判別するために、ラベルを使う:キャリアメール代替としてのGmailの使い方

公開日: : Google

0.Gmailで受信したメールが誰からのメールなのかを、はっきりと判別する方法を教えてもらいました!

私は、Gmailをキャリアメールの代替として使っています。Gmailをキャリアメールの代替として使うことは、全体としてみれば、メリットがとても大きく、おすすめです。

しかし、かなり深刻な課題がふたつあります。そのひとつが、「受信したメールの差出人表示をコントロールできない」ということです。つまり、Gmailで受信したメールは、(差出人側で差出人表示を設定していない場合、)誰から受信したメールなのか、すぐにはわかりません。

このことを記事にしたところ(キャリアメール代替としてGmailを使うときの不便な点:受信したメールの差出人表示をコントロールできない受信したメールの差出人表示をコントロールできないGmailの対策=連絡先に画像を割り当てる)、ブログを読んでくださった幻A少年さま(@phantomboyA)から、メールで、「フィルタとラベルを使えば問題が解消する」というアドバイスをいただきました!幻A少年さま、ありがとうございます。

幻A少年さまの方法(後述します)は、最初の設定こそ多少手間ですが、とてもよい方法です(私も昨日からさっそく運用しています)。

ブログのアクセス解析を見るかぎり、Gmailのこの課題をいかに解消するか、についてのニーズは高いように思います。幻A少年さまから、ブログ記事として公開することのご快諾をいただきましたので、幻A少年さまの方法をブログ記事にすることで、以下のとおり、皆様と共有します。

ご参考になれば幸いです。

1.問題の背景(Gmailをキャリアメールの代替として使うことには、メリットがある)

キャリアメールの代わりにGmailを使うことには、メリットがある

キャリアメールの代わりにGmailを使うことの3つのメリット

  1. 気軽にMNPできる(→有利な条件でスマートフォンを使える)
  2. すべてのメールをGmailに集約できる(→メールのバックアップを気にする必要がない)
  3. パソコンからも「携帯メール」を確認できる(→パソコンを使っているときにいちいちケイタイを確認する必要がない)

そこで、キャリアメールの代わりにGmailを使う、という運用をしたい。

2.問題点(受信したメールの差出人表示をコントロールできない)

(1) 2つの問題点

しかし、キャリアメールの代わりにGmailを使うことには、2つの問題がある。

ひとつは、Gmailからのメールは、キャリアメールに受信拒否される可能性があること(しかも、受信拒否されたことの通知がない!)。

もうひとつは、Gmailは、仕様として、受信したメールの差出人表示を自分でコントロールできないこと。

キャリアメール代替としてGmailを使うときの不便な点:受信したメールの差出人表示をコントロールできない

この記事の方法で解消されるのは、2つめの問題点。

(2) 2つめの問題点の説明

Gmailは、パソコンメールと同じように、差出人表示をコントロールするのは、差出人側。キャリアメールのように、受信する側が差出人表示をコントロールすることができない。よって、差出人側が差出人表示をしていない場合、受信したメールに差出人は表示されず、メールアドレスのみが表示される。

そして、ほとんどのキャリアメールは、差出人表示を設定していない。そのため、Gmailでキャリアメールからのメールを受信すると、受信トレイの差出人欄には、通常、メールアドレスのみが表示される。

これは、誰から来たメールなのかがすぐにはわからないため、とても不便。

3.解決策:フィルタとラベルを使う(幻A少年さまの方法)

個人ごとのラベル(氏名のラベル)を作り、フィルタによって自動でラベルを貼り付ける。すると、ラベルを見れば、誰からのメールかが分かる。

例えば明智小五郎さんが

  • akechi0000@gmail.com
  • akechi0000@docomo.ne.jp

というアドレスを持っている場合を想定して、以下、説明。

(1) どんなラベルを作るか

a.個人ごとの氏名のラベルを作る

Gmailでやりとりするキャリアメールの人について、ひとりにひとつ、氏名のラベルを作る。

明智小五郎さんなら、「アケチ 明智小五郎」というラベルを作る。

(個人ごとのラベルは、フィルタを作るときに新規ラベルを作成で作っても可。)

b.「個人宛」というラベルの下にネスト(階層化)する

個人ごとにラベルができてしまうので、たとえば「個人宛」といったラベルを作り、個人名のラベルを、「個人宛」ラベルを親にして、その下にネスト(階層化)する。

(2) どんなフィルタを作るか

受信用フィルタと送信用フィルタを作る

a.受信用フィルタ

  • from欄:{akechi0000@gmail.com akechi0000@docomo.ne.jp “明智小五郎”}
  • To欄:自分のアドレス
  • ラベル:個人宛/アケチ 明智小五郎 をつける

こうすると、明智小五郎さんから自分宛に来たメールには、「アケチ 明智小五郎」というラベルがつく。

b.送信用フィルタ

  • from欄:自分のアドレス
  • to欄:{akechi0000@gmail.com akechi0000@docomo.ne.jp “明智小五郎”}
  • 受信トレイをスキップする(アーカイブ)
  • ラベル:02 個人宛/アケチ 明智小五郎 をつける

こうすると、明智小五郎さんに送ったメールは、「アケチ 明智小五郎」というラベルがつき、自動的にアーカイブされる。

(3) どうなるか?

a.受信したメールに、個人名のラベルがつく

その個人から受信したメールとその個人に送信したメールに、個人名のラベルがつく。

そのため、相手が、送信者表示を設定していなくても、ラベルによって、誰なのかが判別可能になる。

b.その人とのすべてのやりとりに、その人に対応したラベルがつく

フィルタを作成した特定の個人とのやりとりは、その人がキャリアメールを使おうが、パソコンメールを使おうが、すべて、その人に対応したラベルがつく。

(4) 運用のコツ

a.運用しながら、ラベル・フィルタを作る

この方法を採用するには、たくさんのフィルタを作らなければいけない。しかし、一度に全員分を作る必要はない。最初は、よくやりとりをする数人分を作っておき、あとは、運用開始後、送信者表示がされないメールからのメールを受信したら、そのときに、その人のラベルとフィルタを作成すればよい。

b.ラベルを作った人がアドレス変更をした場合はどうするか

しばらく運用を続けると、フィルタの数が多くなる。

フィルタの数が多くなっても、普段は何も困らないが(Gmailにフィルタ数の制限はない)、しかし、ラベルを作った人がアドレス変更をしたときに、その人のフィルタを探すのは、若干手間。

たとえば、明智小五郎が、docomoからauにMNPして、

akechi0000@ezweb.ne.jp

というアドレスを使い始めたら、フィルタを変えなければいけない。

そのときは、ラベルに適当な1文字を付け加えると、目的のフィルタが一番下に来るので、目的のフィルタを簡単に発見することができる。Gmailの仕様上、フィルタに対応するラベルが変更されると、そのラベルにひも付いているフィルタも変更されて、フィルタリストの一番下(最新のフィルタ)に来るためである。

4.ラベルとフィルタのつくり方の参考情報

メールの送信元ごとにラベルをつける方法は、以下のページにまとまっています。上の説明でわかりにくい場合、以下のページを参考にしてください。

ポイントは、フィルタを使って、個人名のラベルをつける、ということです。

フィルタ活用(1):メールの送信元ごとにラベルを付ける – Gmailの使い方

フィルタの作成 – Gmailの使い方

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