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Gmailのフィルタで、メールの仕組みを整える

公開日: : Google

目次

1.Gmailのフィルタで、メールの仕組みを整える

(1) メールの仕組みが必要な理由

私にとって、メールは重要な連絡手段です。仕事上のやりとりは、メールでもよいものはできる限りメールを使うことにしています。プライベートのやりとりは、LINEも多少増えてきましたが、まだほとんどの人とはメールのやりとりです。

私は、自分が使うすべてのメールアドレスを、Gmailに集約しています。そのため、私のGmailには、毎日、100通を超えるメールが届きます。

100通を超えるメールを受信していると、大切なメールがその他のメールに埋もれてしまう危険性が生じます。また、すべてのメールを手動できちんと処理しようとすると、メールの処理だけで毎日相当な時間が奪われてしまいます。

そこで、私は、メールの処理に、できるだけ仕組みを整えることを心がけています。メールの仕組みを整えて、大切なメールが届いたらiPhoneにもプッシュ通知が届くなど、確実に気づけるようにする反面、義理で入っているMLからのメールは、確認するまでもなく自動的にGmailの奥底に格納され、後で必要になった場合に探せるようにしておく、というようなことをしています。

(2) Gmailのフィルタで、メールの仕組みを整える

このようなメールの仕組みを整えるために、Gmailは、十分な機能を提供してくれます。特に、フィルタという機能が強力です。

Gmailのフィルタは、一定の条件に当てはまるメールを受信したときに、そのメールに、自動でいろんなことをする機能です。転送したり、削除したり、迷惑メールにしたり、いろんなことができます。

そこで、以下、Gmailのフィルタ機能を使ってメールを処理する仕組みを考えます。

2.Gmailフィルタの基本

(1) フィルタはiftttみたいなもの

Gmailのフィルタは、

  • 「<A>の条件に当てはまるメールを受信したとき」→「そのメールに<B>を実行する」

という機能です。iftttと似ています。

「<A>の条件に当てはまるメールを受信したとき」が、iftttでいうトリガーです。そして、「そのメールに<B>を実行する」が、iftttでいうアクションです。

(2) フィルタのトリガー

新しいフィルタを作ると、まず出てくるのが、次の画面です。この画面が、フィルタのトリガーを指定する画面です。

Image(76)

この画面は、検索画面と同じです。Gmailのフィルタは、特定の検索条件に当てはまるメールを受信したときに、発動させることができます。

  • From(誰を差出人とするメールか)
  • To(誰を宛先とするメールか)
  • 件名(どのような文字列を件名に含むメールか)
  • 含む(任意のキーワードを含む)
  • 含まない(任意のキーワードを含まない)

欄があるのはこれだけです。でも、Gmailは、いろんな検索構文を持っていますので、その検索構文を使えば、もっと細かく指定できます。

検索構文は、「含む」の欄に書き込みます。

たとえば、「含む」に「from:(aaa@tjsg-kokoro.com) OR from:(bbb@tjsg-kokoro.com)」と書けば、「差出人にaaa@tjsg-kokoro.comを含む、または、差出人にbbb@tjsg-kokoro.comを含む」という検索条件をトリガーにすることができます。

(3) フィルタのアクション

フィルタのアクションを指定するのが、次の画面です。

Image(77)

できることは、これだけあります。

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブする)
  • 既読にする
  • スターをつける
  • ラベルをつける
  • 次のアドレスに転送する
  • 削除する
  • 迷惑メールにしない
  • 返信定型文を送信
  • 常に重要マークをつける
  • 重要マークをつけない
  • 適用するカテゴリ

このうち、メールの仕組みを整えるために便利なのは、

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブ)
  • 既読にする
  • ラベルをつける
  • 適用するカテゴリ

の4つです。

そこで、この4つのアクションによって、

  • いちいち確認しなくてもよいメールを、アーカイブ&既読でノイズを排除して、ラベルをつけることで後々に備える
  • iPhone&Androidに通知がほしいメールとそうでないメールを、カテゴリの指定によって区別する
  • ラベルをつけて、受信メールの内容を判別しやすくする

という3つのフィルタを説明します。

3.いちいち確認しなくてもよいメールのノイズを排除するとともに、ラベルをつけて後々に備える(受信トレイをスキップ&既読にする&ラベルをつける)

(1) いちいち確認しなくてもよいメールのノイズを排除する

自分が受信するたくさんのメールの中には、届いたときにいちいち確認しなくてもよいメールも、たくさんあります。

これらのメールは、いってみれば、ノイズです。そのため、フィルタによって、このノイズを排除します。

フィルタを使って、受信トレイにこれらのメールが入ってこないようにします。

(2) 後々必要になるかもしれない

他方で、これらのメールの中には、受信したときにすぐに確認する必要はなくても、後々のいつか、確認する必要が出てくるかもしれないメールも含まれています。そこで、削除するのは危険です。

そこで、このようなメールは、アーカイブしておきます。アーカイブなら、Gmail内にきちんと保存されていますので、必要が生じたら、見返すことが可能です。

ただ、見返すにしても、何もとっかかりがないと、探すのも面倒です。そこで、ラベルをつけて、後から見返すことの助けにしておくとよいです。

(3) 具体的なフィルタの例

つまり、いちいち確認しなくてよいメールは、

  • 受信トレイをスキップ(アーカイブ)&既読にする、でノイズを排除し、
  • ラベルをつけて、後から見返すときの助けにする

というフィルタを作るとよいです。

たとえば、「info@tjsg-kokoro.com」から毎週メールニュースが届くけれど、いちいち確認する必要はなく、後々必要になった場合に確認できれば十分、という場合、フィルタの設定例は、以下のとおりです。

a.トリガー

Image(79)

トリガーは、

  • From欄に「info@tjsg-kokoro.com」

を入力するだけです。

「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

b.アクション

Image(80)

アクションは、

  • 受信トレイをスキップ
  • 既読にする
  • ラベルをつける[tjsg-kokoro]

の3つです。

4.カテゴリを指定して、iPhone&Androidへの通知をコントロールする

(1) カテゴリの特徴

a.カテゴリとは

「適用するカテゴリ」にいう「カテゴリ」とは、受信トレイのタブのことです。

Gmailの受信トレイは、

  • メイン
  • ソーシャル
  • プロモーション
  • 新着
  • フォーラム

という5つのタブに分かれています。

この5つのタブそれぞを、Gmailは、「カテゴリ」と呼んでいます。

b.メインとそれ以外の区別

メインカテゴリとそれ以外のカテゴリは、iPhoneやAndroidの通知の点で、大きな違いがあります。

iPhoneやAndroidのGmailアプリは、受信したメールの通知を、

  • すべてのメールを通知
  • メインのみを通知
  • 通知しない

から選択できます。ここで「メインのみを通知」を選べば、メインに振り分けられたメールは通知するけれど、それ以外のメールは通知しない、ということになります。

(2) カテゴリを自由に使って、iPhone&Androidへの通知をコントロールする

Gmailは、独自のアルゴリズムを使って、自動的に受信したメールをカテゴリに振り分けてくれます。このアルゴリズムは、けっこう正確です。なので、カテゴリをそのまま使っても、十分便利です。

しかし、3で記載したように、いちいち確認しなくてもよいメールが受信トレイをスキップするフィルタを設定すれば、プロモーションやソーシャルネットワークカテゴリのメールは、かなり減ります。であれば、プロモーションやソーシャルネットワークカテゴリを、Gmailが想定した使い方で使う必要はありません。カテゴリを、自分なりのルールで自由に使うことも可能です。

そして、前述のとおり、GmailのiPhoneアプリ、Androidアプリは、メインカテゴリに届いたメールだけを通知して、それ以外のメールは通知しない、ということが可能です。

これを組み合わせれば、受信するメールのカテゴリをフィルタで指定することによって、たくさんのメールの中から、自分にとって重要なメールだけをiPhoneやAndroidに通知し、いちいち通知されたくないメールは通知しない、という運用を実現できます。

(3) フィルタの例

a.キャリアメールから届いたメールを確実にプッシュ通知する

私はキャリアメールを使っていません。キャリアメールの代替手段は、LINEとGmailです。そのため、私のGmailには、ときどき、キャリアメールからのメールが届きます。

キャリアメールからメールを送った方は、普通、私がすぐにそのメールを確認すると考えます。そのため、私も、すぐにそのメールを確認することが望ましいです。

そのため、キャリアメールから届いたメールは、確実に、メインカテゴリで受信して、iPhoneにプッシュ通知するようにしています。

(ただ、キャリアメールから届くメールは、何もしなくても、普通、メインカテゴリに分類されます。なので、このフィルタは必須ではありません。)

b.仕事用メールアドレスへの直通メールをiPhone&Androidにプッシュ通知しない

私は、Gmailをメーラーのように使うことで、Gmailで、Gmail以外のいろんなアドレスのメールを、受信しています。

仕事用のメールアドレスも、Gmailで受信していました。(ただし、今は、職場のメールシステムがGoogle Appsになったので、個人のGmailアカウントで仕事用のメールアドレスを受信することはしていません。)

でも、仕事用のメールアドレスに届いたメールがiPhoneにプッシュ通知されると、特に家に帰っているときは、あんまり気分がよくありません。

そのため、私は、仕事用のメールアドレスに届いたメールは、iPhoneにプッシュ通知しないように設定していました。

具体的には、「プロモーション」カテゴリを、仕事用のメールアドレスを受信するためのカテゴリとして使っていました。そして、仕事用のメールアドレス宛に届いたメールに、「プロモーション」カテゴリを適用するフィルタを作っていました。

こうすることで、仕事用のメールアドレスに届いたメールはiPhoneでは通知されませんが、自分で見に行けば、そこに全部届いている、という状態を実現できます。

5.ラベルをつけて、受信メールの内容を判別しやすくする

(1) ラベルの特徴

Gmailには、フォルダー機能がありません。そのかわり、Gmailは、ラベルという機能を持っています。

ラベルとフォルダーは、似ています。どちらも、メールを分類して整理するために使える仕組みです。

でも、ラベルを使えば、フォルダーではできないことを実現できます。フォルダーとちがって、ラベルは、ひとつのメールに複数のラベルを貼ることができるからです。

そのため、ラベルなら、『「超」整理法』にいうコウモリ問題を回避できます。

(2) 整理ではないラベルの役割

Gmailは、検索機能が優秀です。検索を使えば、かなり自由に、目的のメールを拾い出すことができます。そのため、メールの整理のためにラベルを使う必要性は、あんまり高くありません。

では、ラベルがどんなことに役に立つかといえば、受信したメールの内容を判別しやすくすることに、役立ちます。

Gmailでは、あるメールスレッドにつけたラベルは、メールスレッド一覧画面でも、メールスレッドを開いた画面でも、どちらも目立つように表示されます。そのため、メールの内容に応じてラベルをつければ、そのメールがどんなメールなのかを、ラベルだけから、ある程度判別することができます。

ラベルには、色をつけることもできます。色つきのラベルをつければ、よりわかりやすく、視覚的にメールの内容を判別することができます。

このように、Gmailのラベルは、メールを整理するためではなく、メール内容を判別する助けとするために使うのがよいと、私は思っています。

(3) フィルタの例

a.キャリアメールから届いたメールの送信者名をラベルで表示する

この応用のひとつが、メールの送信者を、ラベルで判別する、という方法です。

Gmailで、受信メールの差出人を判別するために、ラベルを使う:キャリアメール代替としてのGmailの使い方

Gmailをキャリアメール代替として使うと、受信したメールの差出人表示を自分でコントロールすることができない、という問題があります。そのため、差出人を判別するために、メールをやりとりする相手ごとに、個人名のラベルをつければ、そのメールの差出人が誰なのかが、ラベルによって、一目瞭然になります。

b.どのアドレスに届いたメールなのかを区別する

また、Gmailで複数のメールアドレスを送受信している場合は、どのメールアドレスに届いたメールなのかをラベルでわかりやすくする、という方法が考えられます。

なお、このためのフィルタは、Gmailに新しく受信するメールアドレスを追加すると、Gmailが、自動的に作ってくれます。

6.フィルタによるメールの仕組みは、ボトムアップで整える

以上が、私が、Gmailのフィルタを使って整えている、メールの仕組みです。

こうしてまとめて書くと、ずいぶんと面倒なフィルタを作っているように見えます。でも、実際は、いつの間にかできてきた、という感じです。

Gmailのフィルタは、作るのも、削除するのも、編集するのも、簡単です。そのため、日々メールを受信したときに、「このメールはいちいち確認する必要ないよな」とか、「このメールはiPhoneに通知したくないな」とか、「このメールにこんなラベルをつけると判別が楽になるな」とかを感じたら、その場でさっとフィルタを作るようにしています。

こうしていると、日々メールを処理する中で、ボトムアップで、少しずつメールの仕組みが整います。

Gmailのフィルタは、とても強力です。うまく使えば、メールの快適さをグンと高めてくれます。

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