*

Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用することで解消できた、メールについての3つの悩み

公開日: : 最終更新日:2013/07/28 Google

1.Gmailを、クラウドにあるメールソフトとして、利用する

私は今、すべてのメールを、Gmailのウェブサイトから送受信しています。@gmail.comではないメールアドレスのメールも、Gmailで受信しGmailから送信する設定をすることで、GmailのウェブサイトからGmailのシステムを利用して、送信しています。

私の使い方は、たとえて言えば、Gmailを、クラウドにあるメールソフトのように利用する、という使い方です。

通常、メールは、パソコンにインストールしたメールソフト(OutlookとかThunderbirdとかBecky!とか)を使って、送受信します。メールソフトが、メールサーバーに届いたメールを取りに行ったり、メールサーバーまでメールを配達したりします。

これに対して、私の使い方では、Gmailで、@gmail.com以外のメールを、送受信しています。GmailというGoogleのサーバーが、他のメールサーバーに届いたメールを取りに行ったり、他のメールサーバーを利用してメールを配達したりします。

2.以前、私が抱えていた、メールについての3つの悩み

Gmailを、クラウドにあるメールソフトとして利用する以前、私は、メールについて、次の3つの悩みを抱えていました。

(1) 未読/既読の区別、下書きと送信済みメールの保存場所

ひとつめの悩みは、複数の端末からメールを送受信すると、どのメールが未読でどのメールが既読かがわからなくなる、というものでした。

私は、複数の端末からメールを送受信していました。個人のノートパソコンと職場のデスクトップで同じメールアドレスのメールを送受信すると、受信でも送信でも、問題が生じました。

受信については、どこまでが既読でどこからが未読かがわからない、という問題でした。職場のデスクトップでメールチェックをして、全部のメールを確認してから帰宅して、個人のノートパソコンで再度メールチェックをすると、職場で確認したメールが、再度、新しいメールとして、個人のノートパソコンに入ってきてしまいました。

送信については、個人のノートパソコンから送信することもあれば、職場のデスクトップから送信することもある、という状況だったので、送信済みメールや下書きメールの保存場所が、ふたつに分かれてしまう、ということでした。

(2) メールの整理

ふたつめの悩みは、どうやってメールを整理するのがよいのだろうか、というものでした。

仕事にメールを使うと、毎日たくさんのメールが届きます。各種メーリングリストやメールマガジンに登録すると、その数は飛躍的に増大します。

フォルダ分けをしたり、振り分け設定をして自動でフォルダに分かれるように設定したり、いろいろと工夫を試みたのですが、ものぐさでおおざっぱな性格のためか、なかなかうまくいきませんでした。

メールソフトの中は、いつもカオスでした。

(3) メールの蓄積が引き継げない

みっつめの問題は、パソコンを買い換えるときやOSのリストアをしたときに、メールの蓄積を引き継ぐことが面倒、という問題でした。

メールを使っていると、メールソフトには、いろんな蓄積が生まれます。

ひとつは、過去のメールです。メールには、いろんな情報が含まれているので、よいデータベースになります。

ふたつめは、メールソフトの振り分け設定です。

みっつめは、メールソフトのアドレス帳です。

パソコンを買い換えたり、OSのリストアをするたびに、これらを引き継ぐという作業を、かなりおっくうに感じていました。

2.Gmailをクラウドのメールソフトとして利用することによって、どのように課題が解消されたか

これに対して、Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用することで、3つの課題は、きれいに消えてしまいました。

(1) どの端末からでも、共通のメール環境にアクセスできる

Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用すれば、どの端末からメール送受信をするときも、メールソフトは、共通です。どの端末からも、Gmailというひとつのメールソフトにアクセスして、メールを送受信します。

受信トレイも送信トレイも、Gmailひとつです。未読・既読も共通ですし、下書きも送信済みメールも共通です。

データの同期だの接続方法だの工夫をしなくても、ただGmailにアクセスすれば、それでいつものメール環境を使うことができます。

(2) アーカイブ&検索で、分類も整理もしないメール運用が実現

次に、アーカイブと検索を中心においたGmailの設計コンセプトは、私の正確に、ぴったり合致していました。Gmailは、ものぐさでおおざっぱな人に適したメールシステムです。

まず、Gmailには、アーカイブというすばらしい仕組みがあります。当面必要ないと感じたメールは、アーカイブしてしまえば、目の前から消えます。ぐちゃぐちゃになってきたら、まとめてアーカイブしてしまえば、あっという間にきれいになります。

次に、Gmailは、優れた検索機能を持っているので、まとめてアーカイブしてしまったメールも、検索すれば、出てきます。

そもそも、分類や整理というのは、必要となったときに検索するためのものです。分類も整理もしなくても、検索によってメールを発見できるのであれば、分類も整理も必要ありません。

Gmailは、分類も整理もしなくても、検索によってどんなメールも発見できる、まさにものぐさのために存在するようなメールシステムです。

(3) パソコンをリセットしても、メールの蓄積はGmailに維持される

Gmailは、私がパソコンを買い換えても、私がOSをリストアしても、Googleのサーバーで動き続けています。パソコンを買い換えても、新しいパソコンにGoogleアカウントを入力して、Gmailにアクセスすれば、そこにいつものメール環境があります。

Gmailを使っていれば、メールの蓄積は、Gmailにたまり続けます。パソコンを買い換えても、WindowsからMacに乗り換えても、しっかりと、Gmailに存在し続けます。

これはとても安心で、しかも、気楽なことです。

3.Gmailをクラウドのメールソフトとして利用することのススメ

以下の3つの条件に当てはまる人は、パソコンにインストールしたメールソフトでメールを送受信するよりも、Gmailをクラウドのメールソフトとして利用してメール送受信をする方が、よいのではないかと思います。いろいろとメリットがありますので、検討してみてください。

  1. メールを送受信する端末がひとつではない
  2. 端末を常にインターネットにつないでおくことができる
  3. メインで使っているメールアドレスをGmailから送受信することが、規約等で禁止されていない(会社の規約上、外部のサーバーからメールを取得することが禁止されている場合があります)

スポンサードリンク

関連記事

no image

Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録する

1.Actionは、Googleドライブのスプレッドシートの方がよい? (1) よいこと思いついた

記事を読む

no image

Googleに依存した生活を送っているなら、2段階認証プロセスを検討する価値がある

1.Googleサービスの便利さと、Googleアカウントを厳密に管理する必要性 Googleサービ

記事を読む

no image

Xperia SX(SO-05D)へ機種変更して、初日にやったこと

1.はじめに 先日、Xperia SXに機種変更しました。機種変更して初日にやったことをメモします

記事を読む

no image

Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理する

1.Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理する 私は、自分のスケジュールのすべてを

記事を読む

no image

Gmailから、Gmailではないメールアドレスのメールを送受信することの、メリットとデメリット(+対策)

1.Gmailから、Gmailではないメールアドレスのメールを送受信できる 私がもっとも恩恵を受けて

記事を読む

no image

iPhoneのカレンダーを、Googleカレンダーの複数カレンダーと同期する

1.iPhoneのカレンダーとGoogleカレンダーと同期させるやり方を整理 家族がiPhoneに機

記事を読む

no image

Chromeウェブストアで、「Chromeアプリ」の提供が始まりました。

1.Chromeウェブストアで、「Chromeアプリ」の提供が始まった Googleは、Chrome

記事を読む

no image

「受信トレイを空にする習慣」と、Gmailが「受信トレイを空にする習慣」に最適な理由

0.はじめに Gmailを使い始めてから、Gmailで、「受信トレイを空にする習慣」を実行していま

記事を読む

no image

Google AdSense2次審査対策のため、WordPressブログのリンクエラーを「Broken Link Checker」で調査

1.Google AdSenseの2次審査対策で、リンクエラーへの対処 現在、Google AdS

記事を読む

no image

Gmailの受信トレイを空にすることから始めるGTD的メール処理

1.GTDを自分の生活の中に自然と取り入れるためには (1)GTDのハードル  

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

no image
WorkFlowyを「書き上げる」ための道具として機能させるための、2つの条件・3つのイメージ

Tak.さんのTweetに触発されて。 WorkFlowyやOmniO

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑