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Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用することで解消できた、メールについての3つの悩み

公開日: : 最終更新日:2013/07/28 Google

1.Gmailを、クラウドにあるメールソフトとして、利用する

私は今、すべてのメールを、Gmailのウェブサイトから送受信しています。@gmail.comではないメールアドレスのメールも、Gmailで受信しGmailから送信する設定をすることで、GmailのウェブサイトからGmailのシステムを利用して、送信しています。

私の使い方は、たとえて言えば、Gmailを、クラウドにあるメールソフトのように利用する、という使い方です。

通常、メールは、パソコンにインストールしたメールソフト(OutlookとかThunderbirdとかBecky!とか)を使って、送受信します。メールソフトが、メールサーバーに届いたメールを取りに行ったり、メールサーバーまでメールを配達したりします。

これに対して、私の使い方では、Gmailで、@gmail.com以外のメールを、送受信しています。GmailというGoogleのサーバーが、他のメールサーバーに届いたメールを取りに行ったり、他のメールサーバーを利用してメールを配達したりします。

2.以前、私が抱えていた、メールについての3つの悩み

Gmailを、クラウドにあるメールソフトとして利用する以前、私は、メールについて、次の3つの悩みを抱えていました。

(1) 未読/既読の区別、下書きと送信済みメールの保存場所

ひとつめの悩みは、複数の端末からメールを送受信すると、どのメールが未読でどのメールが既読かがわからなくなる、というものでした。

私は、複数の端末からメールを送受信していました。個人のノートパソコンと職場のデスクトップで同じメールアドレスのメールを送受信すると、受信でも送信でも、問題が生じました。

受信については、どこまでが既読でどこからが未読かがわからない、という問題でした。職場のデスクトップでメールチェックをして、全部のメールを確認してから帰宅して、個人のノートパソコンで再度メールチェックをすると、職場で確認したメールが、再度、新しいメールとして、個人のノートパソコンに入ってきてしまいました。

送信については、個人のノートパソコンから送信することもあれば、職場のデスクトップから送信することもある、という状況だったので、送信済みメールや下書きメールの保存場所が、ふたつに分かれてしまう、ということでした。

(2) メールの整理

ふたつめの悩みは、どうやってメールを整理するのがよいのだろうか、というものでした。

仕事にメールを使うと、毎日たくさんのメールが届きます。各種メーリングリストやメールマガジンに登録すると、その数は飛躍的に増大します。

フォルダ分けをしたり、振り分け設定をして自動でフォルダに分かれるように設定したり、いろいろと工夫を試みたのですが、ものぐさでおおざっぱな性格のためか、なかなかうまくいきませんでした。

メールソフトの中は、いつもカオスでした。

(3) メールの蓄積が引き継げない

みっつめの問題は、パソコンを買い換えるときやOSのリストアをしたときに、メールの蓄積を引き継ぐことが面倒、という問題でした。

メールを使っていると、メールソフトには、いろんな蓄積が生まれます。

ひとつは、過去のメールです。メールには、いろんな情報が含まれているので、よいデータベースになります。

ふたつめは、メールソフトの振り分け設定です。

みっつめは、メールソフトのアドレス帳です。

パソコンを買い換えたり、OSのリストアをするたびに、これらを引き継ぐという作業を、かなりおっくうに感じていました。

2.Gmailをクラウドのメールソフトとして利用することによって、どのように課題が解消されたか

これに対して、Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用することで、3つの課題は、きれいに消えてしまいました。

(1) どの端末からでも、共通のメール環境にアクセスできる

Gmailをクラウドにあるメールソフトとして利用すれば、どの端末からメール送受信をするときも、メールソフトは、共通です。どの端末からも、Gmailというひとつのメールソフトにアクセスして、メールを送受信します。

受信トレイも送信トレイも、Gmailひとつです。未読・既読も共通ですし、下書きも送信済みメールも共通です。

データの同期だの接続方法だの工夫をしなくても、ただGmailにアクセスすれば、それでいつものメール環境を使うことができます。

(2) アーカイブ&検索で、分類も整理もしないメール運用が実現

次に、アーカイブと検索を中心においたGmailの設計コンセプトは、私の正確に、ぴったり合致していました。Gmailは、ものぐさでおおざっぱな人に適したメールシステムです。

まず、Gmailには、アーカイブというすばらしい仕組みがあります。当面必要ないと感じたメールは、アーカイブしてしまえば、目の前から消えます。ぐちゃぐちゃになってきたら、まとめてアーカイブしてしまえば、あっという間にきれいになります。

次に、Gmailは、優れた検索機能を持っているので、まとめてアーカイブしてしまったメールも、検索すれば、出てきます。

そもそも、分類や整理というのは、必要となったときに検索するためのものです。分類も整理もしなくても、検索によってメールを発見できるのであれば、分類も整理も必要ありません。

Gmailは、分類も整理もしなくても、検索によってどんなメールも発見できる、まさにものぐさのために存在するようなメールシステムです。

(3) パソコンをリセットしても、メールの蓄積はGmailに維持される

Gmailは、私がパソコンを買い換えても、私がOSをリストアしても、Googleのサーバーで動き続けています。パソコンを買い換えても、新しいパソコンにGoogleアカウントを入力して、Gmailにアクセスすれば、そこにいつものメール環境があります。

Gmailを使っていれば、メールの蓄積は、Gmailにたまり続けます。パソコンを買い換えても、WindowsからMacに乗り換えても、しっかりと、Gmailに存在し続けます。

これはとても安心で、しかも、気楽なことです。

3.Gmailをクラウドのメールソフトとして利用することのススメ

以下の3つの条件に当てはまる人は、パソコンにインストールしたメールソフトでメールを送受信するよりも、Gmailをクラウドのメールソフトとして利用してメール送受信をする方が、よいのではないかと思います。いろいろとメリットがありますので、検討してみてください。

  1. メールを送受信する端末がひとつではない
  2. 端末を常にインターネットにつないでおくことができる
  3. メインで使っているメールアドレスをGmailから送受信することが、規約等で禁止されていない(会社の規約上、外部のサーバーからメールを取得することが禁止されている場合があります)

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