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タスクの開始には、Start Dateを使わずに、タスクを開始するタスクを作る(Toodledo)

1.Toodledoで、Start Dateを使わない理由

私は、Toodledoで、Start Dateを使いません。タスクに付与する日付の要素は、Due Date、つまり、締め切り日だけです。

Start Dateを使わない理由は、みっつです。ひとつは、Start Dateを使うと、Due Dateの使い勝手が下がる可能性があるからです。ふたつめは、タスクに付与する要素が増えると、面倒だからです。みっつめは、Start Dateによってどのようにタスクを絞ったらよいのか、その使い道が思いつかないからです。

(1) Due Dateの使い勝手が下がる可能性がある

タスクにStart Dateの要素を追加するとすると、すべてのタスクにDue Dateを付与している私の場合、ひとつのタスクにふたつの日付を追加することになります。

ここから、ふたつの意味で、Due Dateの使い勝手が下がります。

ひとつは、日付欄がふたつになることによって、本来Due Dateに追加すべき締め切り日を、間違えて、Start Dateに登録してしまうおそれが生じることです。滅多にないでしょうが、これをしてしまうと、かなり致命的です。

次に、ふたつの日付の矛盾に気を配る必要が出ることです。Start DateはDue Dateよりも前でなければなりません。

私にとっては、Due Dateは、最重要の要素なので、そのDue Dateの使い勝手を下げる恐れがあるStart Dateを使うわけにはいきません。

(2) いちいちStart Dateを設定することが面倒

Toodledoは、タスクにいろんな要素を付与することができます。タスクにたくさんの要素を付与すれば、それだけいろんな観点からタスクを管理することができます。他方で、タスクに付与する要素を多くしすぎると、それだけタスクを追加する際の手間が増えます。あまり手間を増やしすぎると、タスクを追加することが面倒になってしまい、タスクを追加することを省略してしまうおそれがあります。タスクの追加を省略すると、自分が実際に抱えている現実の手持ちタスクとToodledoに保存されているタスクが一致しなくなります。そうなると、Toodledoを見れば現実の手持ちタスクがわかる、という安心感が失われます。この安心感がなくなると、Toodledoを使うメリットのかなり重要な部分が失われてしまいます。そのため、タスクに付与する要素は、できる限り減らしたいと思います。

この観点から、私がタスクに付与する要素は、基本的には、FolderとDue Dateのみです。Folderはプロジェクトに、Due Dateは締め切りに、使っています。このふたつだけなら、タスク追加の手間は些細なものなので、気軽にタスクを追加することができます。その結果、現実の手持ちタスクとToodledoに保存されたタスクは、基本的には、一致します。

使う要素の数を減らすことは、私のToodledo運用にとってかなり重要な課題なので、Start Dateを使う必要がないなら、使わない方がよいわけです。

(3) 使い道が思いつかない

Toodledoのタスクに要素を付与するのは、何らかのシチュエーションにおいて、その要素を使って、タスクを絞り込んだり、タスクを並べ替えたりするためです。タスクをきれいに整理するためではありません。絞り込みと並べ替えに使うからこそ、その要素を付与するのです。

この絞り込みと並べ替えの観点からして、私には、Start Dateでタスクを絞り込んだり並べ替えたりするシチュエーションを、思いつくことができませんでした。

2.タスクを開始するタスクを、具体的な行動を特定して、作る

Start Dateを使わないとすると、締め切りは1週間後だけれど、仕上げるのに1週間かかるタスクは、どのようにToodledoに登録するべきでしょうか。この場合、締め切り当日になって、1週間かかるタスクが残っていることが判明しても、どうしようもありません。

私は、タスクを開始するタスクを作ることで対応しています。締め切りの1週間前に、その仕事に取りかかるというタスクを配置しておけば、1週間かかる仕事の1週間前にタスクに取りかかることができます。

タスクを開始するタスクを作る上でのポイントは、タスクを開始するタスクは、具体的な行動によって作成する、ということです。単に「タスクを開始する」というタスクでは不十分です。そうではなくて、そのタスクを完了させるため、最初に取りかかる具体的な動作を書き込んでおくことが有効です。たとえば、大きなレポートを作成しなければいけないという場合に、最初のタスクとしては、たとえば、「Wordファイルにレポートの項目を並べる」「レポート専用フォルダを作成する」などの具体的な行動を定めておきます。ごくごく簡単な作業だとしても、そのタスクに向かって少し進んだ、ということを、形にすることが大切なのではないかと思います。

タスクを開始するタスクを作ることは、Due DateのみでToodledoを活用するためには、それなりに使える考え方です。

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