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与件の範囲内での窮屈な文書作成が、ちょっと自由になる_文書作成ツールWorkFlowyの可能性(1)

公開日: : 最終更新日:2016/04/07 WorkFlowy, 書き方・考え方

個人的で主観的な経験なのですが、WorkFlowyで文書を作成するようになってから、文書作成がぐっと楽しくなりました。WorkFlowyによって、文書作成に何らかの変化がもたらされたためではないかと考えています。

WorkFlowyで文書作成に取り組む自分自身を観察してみたら、WorkFlowyによる文書作成には、次の6つの特徴があることがわかりました。

  • (1) 与件の範囲内での窮屈な文書作成が、ちょっと自由になる
  • (2) そのときどきの「やりたい」のつまみ食いを、文書の完成へと統合できる
  • (3) 様々な環境からひとつの文書を作成することで、行き詰まりを打開できる
  • (4) 現に文書を作成し続ける過程に、上達のための試行錯誤を組み込める
  • (5) 完成文書という1点に向けて収斂する過程で、副産物としての思考が全方向に拡散する
  • (6) 産みの苦しみに出口を感じるとともに、意義を感じられる

(1)〜(3)は、目的とする文書作成をうまく進めることに関連しています。

(4)〜(6)は、目的とする文書作成を超えて、文書作成に取り組むことを通じて、いろんな派生効果がある、ということに関連しています。

これらのひとつひとつを掘り下げることを通じて、文書作成ツールとしてのWorkFlowyのことを考えてみます。

「WorkFlowyによる文書作成は、実に楽しい。」という主観的な経験を観察することを通じて、文書作成ツールとしてのWorkFlowyの可能性を考察する(概観)

この記事では、「(1) 与件の範囲内での窮屈な文書作成が、ちょっと自由になる」を考えます。

1.文書作成の窮屈さ

文書作成には、通常、与件があります。

与件とは、与えられた条件、満たすべき条件です。〆切、文書の様式、フォーマット、提出先といった形式的なこともあれば、誰に何を伝えることでどんな行為を引き出すための文書なのか(つまり、文書の目的)といった実質的なこともあります。

文書作成には与件があります。だから、好きなことに好きなように好きなだけ資源を投入して文書を作成する、というわけにはいきません。一定の〆切、一定の様式やフォーマット、一定のメッセージ、一定の質、一定のコストといった与えられた制約の中でベストをつくすのが、文書作成の要諦です。

このように、文書作成には、多かれ少なかれ、窮屈なところがあります。文書作成は、本来的に、それほど自由なものではありません。

2.文書作成の与件を、WorkFlowyは、どのように扱うか?

これに対して、WorkFlowyを使って文書作成をすると、窮屈な文書作成が、ちょっと自由になります。これが、WorkFlowyによる文書作成が楽しいことの、ひとつの要因です。

では、なぜ、WorkFlowyで文書を作成すると、文書作成がちょっと自由になるのでしょうか。いくつかの与件を具体的に検討することを通じて、これを考えてみましょう。

(1) 文字数やページ数の制限

a.文字数やページ数の制限という与件

ひとつめに考えてみる与件は、文字数やページ数の制限です。

多くの文書には、文字数やページ数が与件として与えられています。「10000字以内で書く」「A4で3枚にまとめる」とかです。

文字数やページ数の制限という与件は、文書作成を、少し窮屈にします。文字数やページ数の制限によって、書くことのできる量が制限されるためです。

そのひとつの文書を作成するために、あなたはいろいろなことを調べ、いろいろなことを考え、いろいろなことを書きます。しかし、どれだけたくさんのことを調べ、どれだけたくさんのことを考え、どれだけたくさんのことを書いたとしても、それらの全部を文書の中に盛り込むことはできません。その文書を作成するために調べ、考え、書いたことの相当部分は、最終的には、削られてしまいます。

また、文書作成には、現役効果があります。だから、実際にあるひとつの文書を作成し始めれば、その文書のテーマに関連して、有益な情報が見つかり、よいアイデアが浮かび、自分でも気に入るフレーズが生まれます。でも、こうして収穫した多くの有益な情報、よいアイデア、素敵なフレーズの多くは、完成文書に盛り込まれることなく、没になる運命にあります。

このように、文字数やページ数という与件があると、その文書を作成するためにたくさんの資源を費やして用意したものも、その文書を作成しようとする過程で見つけた価値をもたらしそうなものも、そのすべてを文書に盛り込むことはできません。盛り込むに値するものであっても、その文書にぜひ盛り込みたいと強く願うものだとしても、文字数制限、ページ数制限を超えてまで、それらを文書に盛り込むことはできません。

一生懸命がんばって準備したものを盛り込めない、せっかくたどり着いた価値ありそうなことを盛り込めない。こんな文書作成は、もったいなく感じますし、ときに悔しくもあります。文字数やページ数の制限のもとで文書を作成することは、窮屈です。

b.WorkFlowyが、文字数制限・ページ数制限の範囲内での文書作成を、どのように自由にするか

では、WorkFlowyを使って文書を作成すると、この文字数・ページ数の制限という与件は、どうなるのでしょうか。

客観的な与件の存在自体は、何も変わりません。WorkFlowyという道具を用いるか否かによって、客観的な制限文字数や制限ページ数が変わるはずがないのですから、当たり前です。

でも、客観的な与件が同じでも、文書作成をすることに対する主観的な捉え方は、大きく変わります。2つの観点から、これを説明します。

(a) ひとつの文書に、盛り込みたいものを、よりうまく盛り込むことができる

まず、完成させなければいけないそのひとつの文書に、自分が盛り込みたいものを、よりうまく盛り込むことができるようになります。同じ文字数制限・ページ数制限を前提としても、WorkFlowyを使わないときに比べて、自分が盛り込みたいものをよりうまく盛り込んで文書を仕上げることができるようになるのです。

理由は、WorkFlowyの機能にあります。

たとえば、WorkFlowyにはトピック移動機能があります。そのため、ある一節を格納したトピックを文書の中に入れるか文書の外に出すか、という具体的なトピック移動操作によって、その一節を文書の中に盛り込むか盛り込まないか、という判断をすることができます。

また、たとえば、WorkFlowyには、トピックをCompleteにする機能があります。そのため、ある一節を文書から削除すべきか否かがすぐに判断できない場合に、とりあえずその一節を格納するトピックをCompleteにすることによって、仮に削除する、ということが可能です。

このように、WorkFlowyのいろいろな機能を使えば、ある要素を文書の中に盛り込むか盛り込まないかの試行錯誤を、とても手軽に、何度もくり返すことができます。

WorkFlowyによる文書作成は、次のような段階を経て、進みます。

  • 文書の中に盛り込んだ方がよさそうなことを、全部WorkFlowyのトピックに書き込み、目の前に並べてみる
  • WorkFlowyのトピック移動機能やComplete機能などを使って、それぞれの要素を文書の中に入れるか文書の外に出すか、という出し入れを、何度も試行錯誤する
  • 試行錯誤を通じて、少しずつ、優先順位の高いものを文書の中に盛り込み、優先順位の低いものを外に出していく

ある要素を文書の中に盛り込むか否か、という出し入れを、何度も何度も簡単に試行錯誤できるので、結果として、自分が本当に文書の中に盛り込みたいものを、よりうまく盛り込めるようになるわけです。

(ただし、このためには、WorkFlowyに文字数カウント機能を追加する方が便利です。次のページなどを参考にしてください。

続・WorkFlowyの文字数を数える(WorkFlowyを「文章エディタ」へと育てる)

(b) ひとつの文章に盛り込むことができなくても、もったいなくない

もうひとつは、仮に完成品としてのそのひとつの文書に盛り込むことができなくても、WorkFlowyの中には蓄積されるからです。

どれだけ試行錯誤したとしても、すべてのことをひとつの文書に盛り込むことはできません。特に、文書作成には現役効果がありますので、文書作成に没頭すればするほど、その文書に盛り込みたいと感じることが、どんどん増えます。それらすべてをひとつの文書に盛り込むことはできませんし、盛り込む必要はありませんし、しばしば、盛り込むべきではありません。

しかし、そのひとつの文書に盛り込まなかったとしても、その要素を準備したことは、けっして無駄ではありません。他の機会に活用できるかもしれませんし、少なくとも自分の中には残るからです。

どんなツールを使って文書を作成してもこのことは当てはまるのですが、とりわけ、WorkFlowyというツールを使って文書を作成するときに、このことは強く当てはまります。

というのも、WorkFlowyで文書を作成すると、文書作成に関するすべてが、WorkFlowyの中に残るからです。調べたこと、思いついたこと、書いたフレーズは、WorkFlowyの中で生き続けます。完成文書からは削らなければならなかったとしても、WorkFlowyから消え去ることはありません。

WorkFlowyによる文書作成が、文章作成をする主体に与える、副次的かもしれないけれど実はより本質的かもしれない革命について(その2)文書作成に関する経験の見える化

だから、文字数制限やページ数制限という与件のために、準備したものの一部をそのひとつの文書の中に盛り込むことができなくても、もったいなくありません。

(2) 〆切

a.〆切という与件

ほとんどの文書作成には、〆切があります。「2016年3月末までに提出して」とかです。

文書は、〆切までに完成させなければいけません。これは絶対です。だから、多くの場合、最終的な〆切の前にも、いつまでに何をする、といった区切りを設けることになります。たとえば、「3月15日までに調査を終わらせる。3月17日までに構成を固めて、3月20日までに本文を書き上げる。3月25日までにレイアウトを整えて、残りはチェック、関係者の決裁、修正。」といった感じです。

そのため、多くの文書は、いつまでに何をするのか、どの期間は何をする期間なのか、がある程度固まっています。その上、一般的には、文書全体の大枠や結論や方向性は、文書作成の初期で固めてしまうべき、とされます。トップダウン的で合理的な文書作成プロセスです。

しかし、多くの文書は、実際に作成してみることによってこそ、全体の大枠や結論や方向性が見えてきます。実際に作り始め前には、ある大枠に従って書くことがわかりやすい文書になると考えていたとしても、いざ作り始めてみると、そうではなく、別の大枠に従うほうがずっとわかりやすくなることに気づく、というようなことです。

これまでのことを踏まえると、どんなことが起きるでしょうか。

それは、たとえば「〆切まであと1週間もないけれど、文書全体の大枠を組み替えたほうがいいんじゃないか」とか「あと3日で完成させなければいけないけれど、実はちょっとちがう結論の方にしたい」というように、文書作成の終盤で、文書全体の根本的なところを変更したくなる、という状況です。

一般的には望ましくないこととされているのではないかと思うのですが、正直に告白すると、私自身は、これがけっこう多いです。

とはいえ、〆切は絶対の与件です。だから、よほどのことがないかぎり、〆切までに完成させることが優先しますので、〆切が迫った段階での大枠組み替えや方向性修正は、諦めざるをえません。

〆切が迫った段階での根本的な方針変更を諦めることは、文書を完成させるためには、合理的な戦略です。でも、こんな状況に追い込まれた後、完成のために文書を仕上げていく作業過程は、本当に窮屈です。「本当は大枠を組み替えたほうがいいんだけどなあ」と薄々思いながら、〆切という与件から、次善の選択で妥協しながらの文書作成だからか、気持ちが入りきりません。

率直にいって、こんな状況に追い込まれてしまうと、それ以後の文書作成を楽しむことはほとんど不可能です。

これが、〆切という予見との関係でしばしば生じる状況であり、私自身も、よく悩まされていた問題でした。

b.WorkFlowyが、〆切までの文書作成プロセスを、どのように自由にするか

ですが、WorkFlowyで文書を作成すると、状況が変わります。なぜでしょうか。

それは、WorkFlowyが、上で書いたうちの「そのため、多くの文書は、いつまでに何をするのか、どの期間は何をする期間なのか、がある程度固まっています。その上、一般的には、文書全体の大枠や結論や方向性は、文書作成の初期で固めてしまうべき、とされます。」というところを解消してくれるためです。

一般的には、文書作成は、スタートからゴールまで一歩一歩進んでいく道程のようにイメージされています。

これを図式的に整理すれば、

  • まず、材料を集める。
  • 次に、文書の方向性を決める。
  • そして、文書の枠組み全体を固めて、
  • 固まった枠組み全体に従って、個々の部分の文章を書き進め、
  • 最後に全体を読み返して推敲する。

というような感じです。

一本の道の上を一歩一歩進んでいく作業だからこそ、いつまでに何をするのか、どの期間は何をする期間なのかを前もって計画しておくが必要がありますし、また、どこからどこに向かうのかという文書全体の大枠や方向性は、文書作成にとりかかる初期で固めておくほうが望ましい、ということになります。

これに対して、WorkFlowyによる文書作成は、そうではありません。文書を完成させるまでにいくつもの要素をクリアしていかなければいけないことは同じですが、それらの要素をクリアしていく順序の点では、かなり自由です。イメージとしては、一本の道の上を一歩一歩進んでいくというよりも、一定範囲に散らばるアイテムを好きな順序で集めていくような感じでしょうか。

なぜこうなるかといえば、WorkFlowyはトピックを情報の基本単位としていて、トピックを流動的に動かすことができるからです。トピックを柔軟に動かすことができるため、文書の材料を集める作業、文書を構成するいろんな思考を進める作業、文書の一部分を書き進める作業、全体の構成を組み立てる作業などを、同時並行で進めることができます。

いつまでに何をしなければならないかが固まっていなければ、文書作成は、かなり自由になります。最終的な〆切は動かなくても、その〆切までの時間を柔軟に使えるからです。

ひとつには、その瞬間にやりたい作業をすることができます。

たとえば、文書全体の方向性が定まらなければ、それは脇においておいて、とりあえず、それでもできる一部分に力を注ぎます(材料集めの調査や、現時点で書ける一部分の文章を書き上げることなど)。たとえば、個別具体的な文章を書くことに行き詰まったり、材料集めのための文献調査にうんざりしてきたら、文書全体の方向性や枠組みを見直して、手持ちの材料をいろいろと並べ替え、組み立ててみます。

またひとつには、文書作成の終盤であっても、根本的なところを修正できる可能性が広がります。これは、完成間近の段階で文書の結論を180度方向転換しても、それまでの作業がまったく無駄になることがないからです。

文書作成の初期段階で、文書全体の枠組みや方向性を固めないまま、文書作成作業を進めることができる結果、大枠や方向性を固定しない、自由な状態を、〆切ギリギリまで引き延ばすことができるのです。

だから私は、WorkFlowyによる文書作成に、自由なものを感じています。

3.まとめ

文書作成には、与件があります。与件の存在は、文書作成を、多かれ少なかれ、窮屈にします。

でも、WorkFlowyが持ついろいろな機能をうまく使えば、それまではできなかった文書作成プロセスが可能になり、そのため、その分、与件の範囲内での選択肢が広がります。

だから、WorkFlowyで文書を作成すると、与件の範囲内での窮屈な文書作成のプロセスが、ちょっと自由になります。

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