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そのときどきの「やりたい」のつまみ食いを、文書の完成へと統合できる_文書作成ツールWorkFlowyの可能性(2)

公開日: : 最終更新日:2016/04/08 WorkFlowy, 書き方・考え方

個人的で主観的な経験なのですが、WorkFlowyで文書を作成するようになってから、文書作成がぐっと楽しくなりました。WorkFlowyによって、文書作成に何らかの変化がもたらされたためではないかと考えています。

WorkFlowyで文書作成に取り組む自分自身を観察してみたら、WorkFlowyによる文書作成には、次の6つの特徴があることがわかりました。

  • (1) 与件の範囲内での窮屈な文書作成が、ちょっと自由になる
  • (2) そのときどきの「やりたい」のつまみ食いを、文書の完成へと統合できる
  • (3) 様々な環境からひとつの文書を作成することで、行き詰まりを打開できる
  • (4) 現に文書を作成し続ける過程に、上達のための試行錯誤を組み込める
  • (5) 完成文書という1点に向けて収斂する過程で、副産物としての思考が全方向に拡散する
  • (6) 産みの苦しみに出口を感じるとともに、意義を感じられる

(1)〜(3)は、目的とする文書作成をうまく進めることに関連しています。

(4)〜(6)は、目的とする文書作成を超えて、文書作成に取り組むことを通じて、いろんな派生効果がある、ということに関連しています。

これらのひとつひとつを掘り下げることを通じて、文書作成ツールとしてのWorkFlowyのことを考えてみます。

「WorkFlowyによる文書作成は、実に楽しい。」という主観的な経験を観察することを通じて、文書作成ツールとしてのWorkFlowyの可能性を考察する(概観)

1.文書作成のために「やりたい」を活用する意義

いわゆる知的生産一般の進捗は、自分の気分や状態に、大きく依存するように思います。少なくとも私自身は、「やりたい」という気持ちに突き動かされて乗っている状態と、やらなくちゃいけないから仕方なしにやっているときとで、生産性の差は段違いです。

文書作成も同じです。「やりたい」という気持ちがどんどん湧き起こる状態で作成すれば、たった1時間でぐぐっと進む一方で、やりたくないけれど〆切が迫っているからといやいや作成していては、じっと我慢して1日取り組んでも、たいして前には進みません。

ところが、多くの文書作成は、自分がやりたくてやることではなく、他者から求められ他者のためにやるものです。

ですから、その文書作成に対して、常に「やりたい」という気持ちでいられることはなく、「やりたくないけれど、やらなきゃなあ」という気持ちになってしまうことも多いことでしょう。こんな気持ちで文書作成に取り組んでいるのは、ブレーキをかけた自転車を一生懸命漕いでいるようなもので、なんとも不毛です。

そこで、文書作成をうまく進めるためには、「やりたい」をうまく活用できるように工夫することが大切です。

2.「やりたい」を活用するための工夫

では、文書作成に「やりたい」を活用するために、どんな工夫をしたらよいでしょうか。

(1) 「やりたい」を認識する単位を小さくする

まず大切なことは、「やりたい」を認識する単位を小さくすることです。

文書作成についての「やりたい」や「やりたくない」という気持ちは、何も考えずに素朴に認識しようとすると、単位が大きくなりがちです。

たとえば、「今は文書作成というものをやりたくないなあ」は、文書作成というもの一般を単位とする「やりたくない」ですし、「A社のための報告書はやりたくないけれど、自分のブログために書くあの本の書評記事はやりたい」は、文書を単位とする「やりたい」「やりたくない」です。

しかし、この認識は、大雑把すぎます。「文書作成というもの一般」が大雑把なのはいうまでもありませんが、「A社のための報告書」「自分のブログのために書くあの本の書評」という文書単位も、まだ大雑把です。

「文書作成一般、なんにもやりたくない!」「文書作成であれば何でもやりたい、なんでも来い!」ということはほとんどありませんし、「A社のための報告書のために必要な作業はすべて嫌だ」「ブログの書評記事を書き上げるための作業なら何でもこい!」もあまりありません。

そこで、もっと丁寧に、文書単位よりも小さな単位で、「やりたい」「やりたくない」を認識するようにします。

  • A社のための報告書のうち、文章を書き進めるのは「やりたい」。でも、資料を整理するのは「やりたくない」。
  • ブログの書評記事のうち、あの本を読み返すのは「やりたい」。Amazonのリンクを集める単純作業も「やりたい」。でも、頭があまり動かないから、文章を書くのは「やりたくない」。

これくらいの小さな単位に分けて、個別に「やりたい」「やりたくない」を認識していくと、なんとなく「やりたくない」という気持ちに覆われていて、「やりたい」という気持ちがどこにも見つからない気がするときにでも、必ずどこかに「やりたい」が見つかります。

(2) 小さな「やりたい」をつまみ食いする

次に、こんな小さな「やりたい」をつまみ食いすることです。

対象を小さな単位に分け、個別に「やりたい」「やりたくない」を認識することの意義は、どこかに「やりたい」が見つかる可能性が飛躍的に高まることにあります。

  • A社のための報告書を作成するのは、なんとなく「やりたくない」。特に、資料を整理するのが面倒くさくて、「やりたくない」。でも、「問題の背景」パートは面白そうだし見通しもついているので、わりと「やりたい」。とりわけ、このパートの論理構成を組み立てることだけなら、かなり「やりたい」。
  • ブログの書評記事を書きたいんだけれど、今は頭がうまく動いていないから、なんとなく「やりたくない」。でも、対象の本を読み返すのは、わりと「やりたい」。また、Amazonのリンクを集めるという単純作業も、まあまあ「やりたい」。

という感じです。

であれば、「やりたくない」作業はひとまず脇においておき、「やりたい」作業だけに取り組めば、「やりたい」を活かして文書を作成することができます。つまり、「やりたい」のつまみ食いです。

  • A社のための報告書を作成するのは、なんとなく「やりたくない」。特に、資料を整理するのが面倒くさくて、「やりたくない」。でも、「問題の背景」パートは面白そうだし見通しもついているので、わりと「やりたい」。とりわけ、このパートの論理構成を組み立てることだけなら、かなり「やりたい」。
    • だから、今は、A社のための報告書のうち、「問題の背景」パートの構成を組み立てる。
  • ブログの書評記事を書きたいんだけれど、今は頭がうまく動いていないから、なんとなく「やりたくない」。でも、対象の本を読み返すのは、わりと「やりたい」。また、Amazonのリンクを集めるという単純作業も、まあまあ「やりたい」。
    • だから、今は、本を読み返すことと、Amazonリンクを集める単純作業に取り組む。

(3) 「やりたい」のつまみ食いをひとつの場所に集め、完成文書へと統合する

「やりたい」をつまみ食いすれば、「やりたい」を活かして文書を作成することができます。

しかし、ひとつの文書を完成させるには、必ずやらなければいけないいくつもの作業があります。それらの作業をすべて完了させなければ、文章を完成させることはできません。

その上、それぞれの文書には、〆切や文字数制限など、与件を持っています。

ですから、「やりたい」のつまみ食いだけで、文書の与件を満たしながら文書を完成し続けることはとても難しいように思えます。果たして、「やりたい」のつまみ食いによって、しかるべき文書をしかるべきかたちで完成させることは、可能なのでしょうか。

確かに、「やりたい」のつまみ食いで文書を完成させることは、簡単ではありません。でも、不可能でもありません。ポイントは、「やりたい」のつまみ食いをひとつの場所に集めること、そして、「やりたい」のつまみ食いの集積を、完成文書に向けて統合していくことです。

「やりたい」のつまみ食いを統合する作業は、WorkFlowyの助けを借りることで、かなりの程度、スムーズに進みます。WorkFlowyなら、つまみ食いのすべてをひとつの場所に集めることが簡単ですし、また、たくさんのつまみ食いを組み立てることを助けてくれるからです。

そこで、項を改めて、WorkFlowyで「やりたい」のつまみ食いを完成文書へと統合することについて、考えてみましょう。

3.「やりたい」のつまみ食いの集積を、完成文書へと統合するための道具としての、WorkFlowy

WorkFlowyは、「やりたい」のつまみ食いの集積を完成文書へと統合してくれる道具です。

このプロセスを描くと、次のようになります。若干図式的すぎる感がありますが、まあ、だいたいこんな感じです。

(1) WorkFlowyに、「やりたい」のつまみ食いを集める場所を用意する

まず、WorkFlowyに、これから作成する文書のための場所を作ります。適当な場所に適当なトピックを作るだけです。

このトピックが、その文書作成に関する「やりたい」のつまみ食いを集めるための場所になります。「やりたい」のつまみ食いをしたら、すべてそのトピックの下にぶら下げておくわけです。

(2) WorkFlowyで、「やりたい」をつまみ食いする

次に、「やりたい」に素直に従って、小さな単位の作業をつまみ食いし続けます。

ここでのポイントは、つまみ食いをしたら、可能なかぎり全部、WorkFlowyの中にテキストとして格納することです。

全体の構成を組み立てたなら、組み立ててみた構成を、トピック構造として残しておきます。フリーライティングをしたなら、そのフリーライティングをそのまままるっと格納しておきます。

なお、WorkFlowyに集約できるのは、テキストだけです。しかし、文書には、図表や写真を盛り込むことがあります。どうしたらよいでしょうか。

私は、Evernoteにひとつのノートブックを用意し、そのノートブックの中に関連する図表や写真などのデータをすべて放り込み、WorkFlowy側には、Evernoteに放り込んだ日付やノートタイトルをメモする、という運用をしています。

(3) WorkFlowyで、文書完成までに今後必要な作業を浮かび上がらせ、その中から見つかった「やりたい」作業に取り組めるようにしておく

ですが、これだけでは、文書を完成させることはできません。足りないものは、文書を完成させるまでのタスク管理のようなことです。文書を完成させるために必要な作業の全体を把握し、完了と未了を管理していくことが求められています。

このタスク管理のようなこと機能は、WorkFlowyが得意とするところです。WorkFlowyで文書作成のタスクを管理することについて、いくつかのことをお伝えします。

a.文書完成までに必要な作業の全体を、WorkFlowyで把握する

文書を完成させるためにどのような作業が必要かは、考えてみれば、ある程度はわかります。以前に同じような文書を作成したことがあるなら、なおさらです。

必要な作業は、ある程度、階層構造で分類できます。たとえば、こんな感じです。

  • 文書の与件を確認する
    • 文書の目的を確認する
    • 〆切を確認する
    • ページ数を確認する
    • 文書の読み手を確認する
    • 使うべきアプリケーションを確認する
  • 文書の方向性を決める
    • テーマ・問いをはっきりさせる
    • 結論・答えを固める
    • 理由の柱を考える
  • 材料を集める
    • 資料を読み込んで、メモする
    • ブレインストーミングする
    • 聞き取り調査をする
    • 参考になりそうな別の文書を拾い出す
  • 文書の中身の文章を書く
    • 第1章「課題」を書く
      • 課題の背景を書く
      • 課題を明らかにするまでの分析を書く
      • 結論としての課題を書く
    • 第2章「結論」を書く
      • 結論を書く
      • 理由の骨子を簡単に書く
    • 第3章「理由」を書く
      • 理由1を書く
        • 理由1−1を書く
        • 理由1-2を書く
      • 理由2を書く
        • 理由2-1を書く
        • 理由2-2を書く
        • 理由2-3を書く
      • 理由3を書く
        • 理由3-1を書く
        • 理由3-2を書く
  • 文書を仕上げる
    • WorkFlowyで読み返す
    • WorkFlowyから切り出す
      • 貼り付ける
    • レイアウトを整える
      • 画像を挿入する
    • 最終段階
      • 印刷する
      • 紙を読み返す

そこで、WorkFlowyに、トピックをたくさん作り、こんな階層構造へと組み立てます。以後は、この階層構造のトピックを使って、文書を完成させるまでに必要な作業の全体像を把握し続けます。

ちなみに、このうち、「文書の中身を書く」は、同時に、文書の原稿そのものでもあります。WorkFlowyは、文書完成までのタスクを管理するのと同時に、文書完成までのタスクを実行することができます。これが、WorkFlowyによるタスク管理の特徴です。

b.既に終えた作業と、今後必要な作業を、WorkFlowyで浮かび上がらす

タスク管理の要諦は、未来と現在と過去を把握するところにあります。

未来は、これからやるべきタスクです。

過去は、これまでにやり終えたタスクです。

そして現在は、今、取り組むタスクです。

タスク管理において大切なことは、今、どのタスクに取り組むか、なのですが、これは、過去にやり終えたタスクと、未来にやるべきタスクを浮かび上がらすことによって、自然とわかります。

では、これまでにやり終えた過去のタスクと、これからやるべき未来のタスクをWorkFlowyで浮かび上がらすには、どのようなことができるでしょうか。

たとえば、次のような機能が役に立つはずです。

c.今やるべき「やりたい」作業を見つけて、取り組む

これまでにやり終えた過去のタスクと、これからやるべき未来のタスクを浮かび上がらせれば、自然と、現在のタスクが見えてきます。今、「やりたい」タスクです。

今、これを「やりたい」と感じた作業が見つかったら、すぐにその作業に取り組みます。

d.既に終えた作業でも、「やりたい」作業なら、何度でもやっていい

ちなみに、今、「やりたい」作業は、これまでにやり終えた過去のタスクでもかまいません。一旦は過去にやり終えたタスクであっても、今、「やりたい」と感じるなら、もう一度その作業に取り組めばよいと思います。

なぜなら、同じ作業をくり返し行うことで、少しずつ文書の質を上げていくことができるからです。第1章の文章を書くことも、全体の構造を組み立てることも、文書の目的を確認することも、1回だけしかやらないよりも、何度もくり返すほうが、概して、よい文書を作ることができます。

加えて、WorkFlowyという道具は、同じ作業を何度もくり返すことを、強力に支援してくれます。どの段階でも、文書に関するいろいろなことを流動的に変化させることができるので、WorkFlowyで文書を作成するなら、くり返せばくり返す分だけ、文書を少しずつ育てることができます。

(4) 「文書を仕上げる作業」を「やりたい」と感じるタイミングを待ち、タイミングを捉えて、一気に仕上げる

文書を完成させるまでに必要な作業全体を把握しながら、その瞬間その瞬間の「やりたい」をつまみ食いし続けていけば、文書作成作業は、確実に前に進みます。しかし、最後の作業は、多少意図的に取り組む必要があります。つまり、どこかのタイミングで、意図的に、「文書を仕上げる作業」に取り組まなければいけないのです。

とはいえ、それほど心配はありません。WorkFlowyでつまみ食いを続けていれば、そのうち、「文書を仕上げる作業」を「やりたい」と感じるタイミングがやってきます。文書を仕上げることは、わりと楽しいことです。だから、「これをこうすればこの文書を仕上げることができる」と見えてきたら、わりとしばしば「文書を仕上げる作業」を「やりたい」と感じるタイミングがやってくるのです。

ですから、たくさんの「やりたい」のつまみ食いの集積を、完成文書へと統合するためには、「文書を仕上げる作業」を「やりたい」と感じるタイミングをじっと待ち、そのタイミングを捉えて、一気に仕上げるのがポイントです。

4.まとめ

(1) 文書作成に「やりたい」を活用するには?

文書作成においては、「やりたい」を活用することが大切です。では、どうすればよいでしょうか。

文書を完成させるために必要な作業について、小さい単位で「やりたい」と「やりたくない」を認識してみましょう。そして、「やりたくない」作業はとりあえず脇においておき、「やりたい」作業だけに取り組みましょう。「やりたい」のつまみ食いです。

(2) 「やりたい」のつまみ食いを完成文書へと統合してくれる道具、WorkFlowy

WorkFlowyを使えば、この「やりたい」のつまみ食いの集積が、文書の完成へと統合されます。

  • WorkFlowyによって、「やりたい」のつまみ食いを、ひとつの場所に集めます。
  • WorkFlowyによって、文書を完成させるまでの全体について、タスク管理のようなことをします。
    • これまでにやり終えた過去のタスクと、これからやるべき未来のタスクを浮かび上がらせます。
    • これによって、今、「やりたい」タスクが見えてきます。
  • WorkFlowyで「やりたい」をつまみ食いしていれば、どこかのタイミングで、「文書を仕上げる作業」を「やりたい」という気持ちが浮かんできます。そのタイミングを捉えて、一気に文書を仕上げます。

「やりたい」のつまみ食いを集めて文書を完成させる、という方法は、WorkFlowyという具体的な道具によって、はじめて、現実的で実際的なノウハウとなるのです。

関連

総論

「WorkFlowyによる文書作成は、実に楽しい。」という主観的な経験を観察することを通じて、文書作成ツールとしてのWorkFlowyの可能性を考察する(概観)

各論

与件の範囲内での窮屈な文書作成が、ちょっと自由になる_文書作成ツールWorkFlowyの可能性(1)

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