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Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣

公開日: : Google, 仕事の方法論

1.Gmailは、いつの間にかできている、自分専用データベース

(1) Gmailの特徴は、豊富な容量と優れた検索機能  

Gmailは、優れたメールシステムです。ウェブメールでありながら、メーラーにも負けない使いやすさを誇ります。Gmailに、@gmail.com以外のメールアドレスを追加すれば、いつでもどこでも、Gmailから、自分のすべてのメールを確認することができます。

豊富な容量と優れた検索機能が、Gmailの特徴です。豊富な容量によって、Gmailは、自分がやりとりしたすべてのメールを保存することができます。また、優れた検索機能によって、自分のGmailの中に保存された膨大なメールの中から、自分が今必要な1通のメールを拾い出すことが可能になります。

(2) Gmailは、自分専用のデータベースとしても活躍する

豊富な容量と優れた検索機能によって、今必要なメールを拾い出すことができるので、Gmailは、単なるウェブメールを越えて、自分専用のデータベースとしても活躍します。

a.メールには、いろんな情報が含まれている

メールには、いろんな情報が含まれています。

たとえば、連絡先です。多くの人は、メールの末尾に、メールの署名を追加しています。メールの署名には、その人のメールアドレスはもちろん、電話番号や所属組織、所属組織の住所やFAX番号まで書いてあります。ですから、普段メールのやりとりをしている人の連絡先を知りたいと思ったときは、その人から送られてきたメールを探せば、そこにその人の連絡先が書いてあります。

また、自分が作成した成果物をメールで送る、ということもあります。たとえば、クライアントに何かの電子データを納入するとして、データサイズが大きくないファイルなら、メールで送ることもしばしばあります。第1稿を送り、クライアントからの修正意見を踏まえて第2稿を送り、何度かやりとりを繰り返したあと、最終稿もメールで送付して納品する、ということもあります。

このようなやりとりを行ったなら、後日、その成果物のデータを確認したいと思ったら、メールを探せば、そこにすべてのデータがあります。履歴と完成バージョンが、全部メールに残ります。クライアントからの修正意見も、修正意見に対して自分がどのように対応したかも、全部残ります。場合によっては、かなり役に立つデータです。

b.Gmailを使えば使うほど、Gmailは、優れた自分専用データベースになる

大切なのは、これらのデータは、Gmailを使ってさえいれば、いつの間にか自動的に貯まっていく、ということです。

上の例で上げた友人の連絡先にせよ、完成品までの履歴データにせよ、Gmailを優れたデータベースにするために、あえて何かをした、というわけではありません。単に、Gmailからメールをやりとりしていただけです。

Gmailにすべてのメールアドレスを集約すれば、Gmailを使い続けるだけで、すべてのメールがGmailに蓄積されます。これによって、いつの間にか、自分にとって大変使い勝手のよいデータベースが、Gmail上にできているわけです。

Gmailにある個人用データベースなら、データベースを整えるための手間が必要ありません。Gmailを使えば使うほど、いつの間にか、Gmailは、優れた自分専用データベースになります。

2.Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣

いざというときに、Gmailを使い勝手のよい自分専用データベースとして活用するためには、普段から、いくつかのことに気をつけておくのがよいです。私の経験からすると、次の5つです。

(1) 折に触れて、Gmailを自分専用データベースとして使う

いちばん大切なことは、自分の意識です。Gmailは、単なるメールではなく、自分専用データベースなのだ、と意識する、ということです。

この意識があれば、何かを探すときにGmailを検索することが、習慣化します。パソコンのブラウザやAndroidのGmailアプリから、自然にGmailを検索するようになります。

Gmailの検索をたくさん使えば、Gmailをさらによいデータベースとして使うにはどうしたらよいのか、ということも、わかります。データベースとして使えば使うほど、Gmailは、データベースとして、成長します。

(2) すぐに、まとめメモメールを送る

また、何かをした後で、すぐにまとめメモメールを送ることも、大切です。

たとえば、誰かと何かの打ち合わせをしたら、メールで簡単な議事メモを作成して、関係者全員にメール送信するとよいです。メール本文にべた打ちすれば十分です。いつ、どこで、誰が参加して、何を話し合って、どんなことが決まったか(誰がいつまでに何をするか)、などを書いておけば、あとからとても役に立ちます。

打ち合わせの相手にメールを送ることができなければ、自分宛に送るのも悪くありません。

(3) あとからの検索を意識してメールを作成する

あとから検索することを意識してメールを作成する、というのも、有効です。具体的には、以下の3点がポイントです。

a.正式名称とキーワードを使う

まず、できる限り正式名称を使い、略語を使うとしても、略語の使い方を統一する、ということです。その場その場で思いくまま適当な略語を使っていると、あとから検索するときに、漏れが生じてしまいます。

同じ理由から、検索に引っかかりやすいキーワードを意識して記載するのも有効です。

b.タイトルの付け方を工夫する

次に、メールのタイトルの付け方を工夫することです。Gmailの検索結果画面では、検索結果一覧に、メールタイトルがずらりと並びます。メールタイトルを工夫しておけば、検索結果から目的のメールを発見するのが、容易になります。

c.スレッドを分ける

最後に、話題が変わったらスレッドを分ける、ということです。

Gmailは、スレッド単位でメールを管理します。メールの検索結果も、スレッド単位です。そのため、ひとつのスレッドに多数の話題を扱うメールが混在していると、探すのが大変になります。

話題が変わったら、タイトルをつけ直して、スレッドを分けることを心がけるとよいです。

(4) 便利なデータを含む情報を、自動で、メール配信する

Gmailをデータベースとして使うなら、自動のメール送信を活用するのも、ひとつです。

たとえば、Googleカレンダーには、毎朝、その日の予定をメール配信する機能があります。この機能を使って、Gmailに予定をメール送信すれば、いつどんな予定があったかを、Gmailで検索できます。

同じことは、Toodledoのメール送信でも可能です。特に、Toodledoは、過去に完了させたタスクを検索する機能が、それほど強くないので、タスクリストを毎日Gmailにメール送信することは、一定の意味があります。

また、グループウェアによっては、伝言メモの内容をメールで通知する機能があります。この伝言メモをGmailに転送しておけば、いつ誰からどんな伝言があったのか、その人の電話番号は何なのかのデータが、Gmailに蓄積されます。

(5) Gmailのセキュリティを厳重にする

最後に、Gmailをデータベースとして使うなら、ぜひ設定しておきたいセキュリティ対策です。

Gmailに保存される様々な情報は、多くの個人情報を含む、大切な情報です。そのため、セキュリティは、厳重に管理する必要があります。

難しくて複雑なパスワードを設定するのもひとつですが、より抜本的な対策としては、2段階認証プロセスを利用するのがよいと思います。

3.まとめ

Gmailは、優れた自分専用データベースです。Gmailを使ってメールをやりとりするだけで、いつの間にか、良質のデータベースができているところが、何ともすばらしいです。

Gmailを自分専用データベースとして活用するためには、以下の5つに気をつけるとよいです。

(1) Gmailをデータベースとして使うんだ、と意識する

(2) 何かがあったら、すぐに誰かにまとめメールを送る

(3) 検索を意識してGmailを使う(正式名称の使用、タイトルの付け方、スレッドの分け方)

(4) 自分が求める情報を配信してくれる自動メール送信サービスを利用する

(5) 2段階認証プロセスを設定して、セキュリティを高める

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