*

Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣

公開日: : Google, 仕事の方法論

1.Gmailは、いつの間にかできている、自分専用データベース

(1) Gmailの特徴は、豊富な容量と優れた検索機能  

Gmailは、優れたメールシステムです。ウェブメールでありながら、メーラーにも負けない使いやすさを誇ります。Gmailに、@gmail.com以外のメールアドレスを追加すれば、いつでもどこでも、Gmailから、自分のすべてのメールを確認することができます。

豊富な容量と優れた検索機能が、Gmailの特徴です。豊富な容量によって、Gmailは、自分がやりとりしたすべてのメールを保存することができます。また、優れた検索機能によって、自分のGmailの中に保存された膨大なメールの中から、自分が今必要な1通のメールを拾い出すことが可能になります。

(2) Gmailは、自分専用のデータベースとしても活躍する

豊富な容量と優れた検索機能によって、今必要なメールを拾い出すことができるので、Gmailは、単なるウェブメールを越えて、自分専用のデータベースとしても活躍します。

a.メールには、いろんな情報が含まれている

メールには、いろんな情報が含まれています。

たとえば、連絡先です。多くの人は、メールの末尾に、メールの署名を追加しています。メールの署名には、その人のメールアドレスはもちろん、電話番号や所属組織、所属組織の住所やFAX番号まで書いてあります。ですから、普段メールのやりとりをしている人の連絡先を知りたいと思ったときは、その人から送られてきたメールを探せば、そこにその人の連絡先が書いてあります。

また、自分が作成した成果物をメールで送る、ということもあります。たとえば、クライアントに何かの電子データを納入するとして、データサイズが大きくないファイルなら、メールで送ることもしばしばあります。第1稿を送り、クライアントからの修正意見を踏まえて第2稿を送り、何度かやりとりを繰り返したあと、最終稿もメールで送付して納品する、ということもあります。

このようなやりとりを行ったなら、後日、その成果物のデータを確認したいと思ったら、メールを探せば、そこにすべてのデータがあります。履歴と完成バージョンが、全部メールに残ります。クライアントからの修正意見も、修正意見に対して自分がどのように対応したかも、全部残ります。場合によっては、かなり役に立つデータです。

b.Gmailを使えば使うほど、Gmailは、優れた自分専用データベースになる

大切なのは、これらのデータは、Gmailを使ってさえいれば、いつの間にか自動的に貯まっていく、ということです。

上の例で上げた友人の連絡先にせよ、完成品までの履歴データにせよ、Gmailを優れたデータベースにするために、あえて何かをした、というわけではありません。単に、Gmailからメールをやりとりしていただけです。

Gmailにすべてのメールアドレスを集約すれば、Gmailを使い続けるだけで、すべてのメールがGmailに蓄積されます。これによって、いつの間にか、自分にとって大変使い勝手のよいデータベースが、Gmail上にできているわけです。

Gmailにある個人用データベースなら、データベースを整えるための手間が必要ありません。Gmailを使えば使うほど、いつの間にか、Gmailは、優れた自分専用データベースになります。

2.Gmailを自分専用データベースとして活用するための5つの習慣

いざというときに、Gmailを使い勝手のよい自分専用データベースとして活用するためには、普段から、いくつかのことに気をつけておくのがよいです。私の経験からすると、次の5つです。

(1) 折に触れて、Gmailを自分専用データベースとして使う

いちばん大切なことは、自分の意識です。Gmailは、単なるメールではなく、自分専用データベースなのだ、と意識する、ということです。

この意識があれば、何かを探すときにGmailを検索することが、習慣化します。パソコンのブラウザやAndroidのGmailアプリから、自然にGmailを検索するようになります。

Gmailの検索をたくさん使えば、Gmailをさらによいデータベースとして使うにはどうしたらよいのか、ということも、わかります。データベースとして使えば使うほど、Gmailは、データベースとして、成長します。

(2) すぐに、まとめメモメールを送る

また、何かをした後で、すぐにまとめメモメールを送ることも、大切です。

たとえば、誰かと何かの打ち合わせをしたら、メールで簡単な議事メモを作成して、関係者全員にメール送信するとよいです。メール本文にべた打ちすれば十分です。いつ、どこで、誰が参加して、何を話し合って、どんなことが決まったか(誰がいつまでに何をするか)、などを書いておけば、あとからとても役に立ちます。

打ち合わせの相手にメールを送ることができなければ、自分宛に送るのも悪くありません。

(3) あとからの検索を意識してメールを作成する

あとから検索することを意識してメールを作成する、というのも、有効です。具体的には、以下の3点がポイントです。

a.正式名称とキーワードを使う

まず、できる限り正式名称を使い、略語を使うとしても、略語の使い方を統一する、ということです。その場その場で思いくまま適当な略語を使っていると、あとから検索するときに、漏れが生じてしまいます。

同じ理由から、検索に引っかかりやすいキーワードを意識して記載するのも有効です。

b.タイトルの付け方を工夫する

次に、メールのタイトルの付け方を工夫することです。Gmailの検索結果画面では、検索結果一覧に、メールタイトルがずらりと並びます。メールタイトルを工夫しておけば、検索結果から目的のメールを発見するのが、容易になります。

c.スレッドを分ける

最後に、話題が変わったらスレッドを分ける、ということです。

Gmailは、スレッド単位でメールを管理します。メールの検索結果も、スレッド単位です。そのため、ひとつのスレッドに多数の話題を扱うメールが混在していると、探すのが大変になります。

話題が変わったら、タイトルをつけ直して、スレッドを分けることを心がけるとよいです。

(4) 便利なデータを含む情報を、自動で、メール配信する

Gmailをデータベースとして使うなら、自動のメール送信を活用するのも、ひとつです。

たとえば、Googleカレンダーには、毎朝、その日の予定をメール配信する機能があります。この機能を使って、Gmailに予定をメール送信すれば、いつどんな予定があったかを、Gmailで検索できます。

同じことは、Toodledoのメール送信でも可能です。特に、Toodledoは、過去に完了させたタスクを検索する機能が、それほど強くないので、タスクリストを毎日Gmailにメール送信することは、一定の意味があります。

また、グループウェアによっては、伝言メモの内容をメールで通知する機能があります。この伝言メモをGmailに転送しておけば、いつ誰からどんな伝言があったのか、その人の電話番号は何なのかのデータが、Gmailに蓄積されます。

(5) Gmailのセキュリティを厳重にする

最後に、Gmailをデータベースとして使うなら、ぜひ設定しておきたいセキュリティ対策です。

Gmailに保存される様々な情報は、多くの個人情報を含む、大切な情報です。そのため、セキュリティは、厳重に管理する必要があります。

難しくて複雑なパスワードを設定するのもひとつですが、より抜本的な対策としては、2段階認証プロセスを利用するのがよいと思います。

3.まとめ

Gmailは、優れた自分専用データベースです。Gmailを使ってメールをやりとりするだけで、いつの間にか、良質のデータベースができているところが、何ともすばらしいです。

Gmailを自分専用データベースとして活用するためには、以下の5つに気をつけるとよいです。

(1) Gmailをデータベースとして使うんだ、と意識する

(2) 何かがあったら、すぐに誰かにまとめメールを送る

(3) 検索を意識してGmailを使う(正式名称の使用、タイトルの付け方、スレッドの分け方)

(4) 自分が求める情報を配信してくれる自動メール送信サービスを利用する

(5) 2段階認証プロセスを設定して、セキュリティを高める

スポンサードリンク

関連記事

no image

「いつ読むか?今じゃないでしょ。」Pocketを使ってあとで読む3つの理由と、あっという間にPocketに保存する2つの方法

1.おもしろそうな記事を見つけたら、「いつ読むか?」→「今じゃないでしょ。」 (1) 「今じゃない

記事を読む

no image

Gmailを使う(3) メールは、整理しないで、検索する(検索の基本と検索を意識したメールの使い方)

1.Gmailにフォルダ機能がなくてもよい理由 Gmail以外のメーラーやウェブメールを使っていた

記事を読む

no image

Google AdSenseにお支払い情報を設定する手順

1.Google AdSenseの収益が、1000円に達しました 3月25日にスタートしたGoogl

記事を読む

no image

スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動ベスト3

1.スマートフォンを生産性向上のために使う スマートフォンは、いろいろな使い方が可能な道具です。情

記事を読む

no image

「瞬時レビュー」をすると、タスク実行時の感情と、うまくつきあえる

1.「瞬時レビュー」の主観的なメリット 「瞬時レビュー」とは、ライフハック心理学の佐々木正悟さん提

記事を読む

no image

どのようにタスクを区切ると、「今やるべきことはない!」と判断できるか?

1.「今やるべきことはない!」と判断するには、タスクを区切ることが必要 「今やるべきことはない!」

記事を読む

no image

私のアカウントでは、まだ、Googleドライブの準備が整っていませんでした。

→その後、『Googleドライブへようこそ』メールが届きました(2012.4.26)。 『Goog

記事を読む

no image

「Googleカレンダーを軸としたスケジュール管理システム」を、考え始める

1.はじめに (1) Googleカレンダーのおかげで、致命的な失敗は発生していません 現在、私

記事を読む

no image

仕事にメールを活用するための、メールの設定・作り方・基本方針

1.はじめに 私は、仕事でメールを使うのが好きです。すきま時間に仕事を進めることができること、記録

記事を読む

no image

スマートフォンの連絡先を、Googleアカウントで管理すると、何が便利か?→機種変更が楽。

1.スマートフォンの連絡先を、Googleアカウントで管理する スマートフォンは、携帯電話の一種なの

記事を読む

スポンサードリンク

スポンサードリンク

no image
お待たせしました! オフライン対応&起動高速化のHandyFlowy Ver.1.5(iOS)

お待たせしました! なんと、ついに、できちゃいました。オフライン対応&

no image
「ハサミスクリプト for MarsEdit irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)

諸事情により、Macの環境を再度設定しています。 ブログ関係の最重要は

no image
AI・BI・PI・BC

AI 『〈インターネット〉の次に来るもの 未来を決める12の法則』を読

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]「それは、サピエンス全体に存在する協力を増やすか?」という評価基準

1.「社会派」に対する私の不信感 (1) 「実存派」と「社会派」 哲学

no image
[『サピエンス全史』を起点に考える]サピエンス全体に存在する協力の量と質は、どのように増えていくのか?

『サピエンス全史』は、大勢で柔軟に協力することがサピエンスの強みだと指

→もっと見る

  • irodraw
    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
    連絡先:irodrawあっとまーくtjsg-kokoro.com

    feedlyへの登録はこちら
    follow us in feedly

    RSSはこちら

    Google+ページ

    Facebookページ

PAGE TOP ↑