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スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動ベスト3

公開日: : 最終更新日:2012/07/14 Android, Evernote, Google, Toodledo

1.スマートフォンを生産性向上のために使う

スマートフォンは、いろいろな使い方が可能な道具です。情報収集のために使うことができます。ゲームをしたり、音楽を聴いたり、テレビ番組・映画鑑賞のために使うことができます。友人との交流に使うことができます。

私がスマートフォンを使う目的は、生産性向上のためです。ここで生産性というのは、仕事に限ったことではなく、私生活も含めての話です。実行すべきことを実行したり、自分の状態を把握したり、新しい文章を生み出したり、といったことをイメージしています。

Androidスマートフォンを手に入れて2年弱になりますが、この間、自分にとって、スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動は何か、試行錯誤をしてきました。この2年弱をふまえて、現時点の私にとっての、スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動ベスト3を、以下の通り、整理します。

2.スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動ベスト3

今の私にとっては、ベスト3は、以下の3つです。

  1. タスクとスケジュールをレビュー
  2. 徒然なるままに文章を書き綴る
  3. Gmailの受信箱を空にする

(1)タスクとスケジュールをレビュー

  • 【やること】
    タスクとスケジュールを確認して、シミュレーションをしたり、タスクやスケジュールを追加したり、見直したりする
  • 【関連クラウドサービス】
    ToodledoとGoogleカレンダー
  • 【使用するAndroidアプリ】
    Ultimate To-Do ListとBusiness Calendar

私は、ToodledoとGoogleカレンダーにいろんなことを教えてもらいながら、毎日を送っています。

Toodledoは、私に、タスクを教えてくれます。Toodledoは、私に、今できることは何かを教えてくれます。また、それぞれのタスクの性質、たとえば、それぞれのタスクがどんなプロジェクトに属しているか、それぞれのタスクの締め切りはいつか、それぞれのタスクを実行するために必要なものは何か、などを教えてくれます。

Googleカレンダーは、私に、スケジュールを教えてくれます。Googleカレンダーは、その日の予定を教えてくれます。また、Googleカレンダーは、いつの時期に、どれくらいの持ち時間があるかを、教えてくれます。

ToodledoとGoogleカレンダーに、タスクとスケジュールのすべてを任せることができれば、毎日はスムーズに進みます。しかし、そのためには、「ToodledoとGoogleカレンダーに、自分が行うすべてのタスクとスケジュールが入っている」という確信を持つ必要があります。この確信を持てる状態を実現し、かつ、維持するためには、ToodledoとGoogleカレンダーに、しかるべき時間とエネルギーを注ぐ必要があります。

ところで、私の仕事はデスクワーク中心なので、普段はデスクのパソコンからToodledoとGoogleカレンダーにアクセスしています。しかし、この2つのツールは、どちらもクラウドサービスです。そのため、スマートフォンからも、デスクのパソコンからアクセスするのと同じデータに、アクセスすることができます。

そして、ToodledoとGoogleカレンダーにエネルギーを注ぐために、必ずしも、デスクのパソコンからまとまった時間を使う必要はありません。すき間時間や移動時間を使って、ちょこちょことToodledoとGoogleカレンダーをいじることで、十分です。たとえば、Androidスマートフォンから、以下の行動を取ることができます。ちょこちょことこれらの行動をとれば、ToodledoとGoogleカレンダーは、好ましい状態であり続けてくれます。

  • Ultimate To-Do Listのforderビューにして、プロジェクトごとのタスクを表示させ、抜けているタスクがないかを確認したり、新しいタスクを追加したりする。
  • Business CalendarのWeekビューにして、この先2,3ヶ月分のスケジュールのつまり具合を確認し、忙しい時期のスケジュールを前倒しできないかを考えたり、比較的暇な時期に先行投資的な予定を計画したりする。

ちょっとしたすき間時間に、スマートフォンから、ToodledoとGoogleカレンダーにアクセスすることは、生産性向上に役立つ行動の第一ではないかと思います。

(2)徒然なるままに文章を書き綴る

  • 【やること】
    考えたことや思いついたことを文章にする
  • 【関連クラウドサービス】
    Evernote
  • 【使用するAndroidアプリ】
    PostEver、WriteNote、サポテキ

文章を書くことには、以下の効用があるのではないかと思います。

  • 思考が促される
  • 頭の整理になる
  • 心を整えることができる
  • 思考(の断片)を形に残すことができる

文章を書かずに、頭の中だけで沈思黙考していると、思考が空中戦になってしまいがちです。目下の問題を解決するために考えているつもりが、悩んだり悔やんだりするだけで終わってしまうこともしばしばです。

文章を書きながら考えれば、その文章がきちんとした文章でなくても、少なくとも空中戦になることを予防することができます。地に足を付けて文章を書けば、少なくとも少しずつは、思考が前に進みます。

スマートフォンは、そんな断片的な文章を書く上で、うってつけのツールです。そして、そんな断片的な文章を放り込む先として、Evernoteは、最高のサービスです。

私は、考えたいことがあったり、もやもやしていることがあったら、とにかく、PostEver、WriteNote、サポテキを開いて、断片的な文章を次々に書いて、片っ端からEvernoteに放り込むことにしています。この習慣によって、少しずつでも前に進むことができているのではないかという気がしています。

(3)Gmailの受信箱を空にする

  • 【やること】
    Gmailですべてのパソコンメールを確認し、返信・下書き・スター付与し、アーカイブして、受信箱を空にする
  • 【関連クラウドサービス】
    Gmail
  • 【使用するAndroidアプリ】
    Gmail公式アプリ

私は、自分が使用しているすべてのメールアドレスを、Gmailに集約しています(ただし、docomoのspモードメールだけは、自動転送もPOP・SMTPも使えないので、集約していません)。

集約の方法は、以下の2つです。

  1. POP接続を使って、Gmailで他のメールアドレス宛のメールを受信する(Gmailをメーラーとして使うようなものです)。
  2. 他のメールアドレス宛のメールを、Gmailに自動転送する。

よく使うメールアドレス、そのメールアドレスからメールを送信することがあるメールアドレスは、1番目の方法(POP接続を使ってGmailをメーラーのように使う方法)を使っています。

他方、メールマガジン受信用のメールアドレスや各種サービス用のメールアドレスは、メールの数も多くなければ、そのメールアドレスからメールを送信する機会も少ないため、2番目の方法(Gmailに自動転送する方法)を使っています。

何にしても、私が使っている複数のメールアドレス宛のメールは、すべて(spモードメールを除き)、Gmailで受信できます。

したがって、Gmailの受信トレイを空にすることは、私が扱っているすべてのメールについて、処理を完了する、ということです。

受信箱を空にするためには、メールを確認して、必要に応じてしかるべき処理を実行し、アーカイブします。しかるべき処理には、たとえば、以下のようなものがあります。

  1. 返信する
  2. 転送する
  3. 電話をかける
  4. タスクやスケジュールを追加する
  5. その他、いろんなことを実行する

外出先で、手元にAndroidスマートフォンしか存在しない状況でも、いろいろなことができます。

  1. メールの返信をすることはできます
  2. 転送もできます。
  3. 電話をかけることもできます。
  4. タスクやスケジュールを追加することもできます。

もちろん、しかるべき処理の中には、外出先では完了できない処理もあります。そのときには、スターを付けたり、メール下書きを書いたりすることによって、メールに印を付けた上で、メールをアーカイブします。大切なのは、メールをアーカイブして、受信トレイから見えなくすることです。これによって、そのメールに対して何らかの処理をしたことをはっきりさせることができます。

たとえば、返信するときにファイルを添付する必要があるメールが届いたとします。そのファイルを添付するには、デスクのWindowsパソコンが必要だとします。そんなときは、返信の本文だけを作成して、下書きに保存して、メールをアーカイブします。

このように、Androidスマートフォンしか手元にない状況でも、Gmailの受信箱を空にすることができます。Gmailにすべてのメールを集約させているならば、Gmailの受信トレイを空にするとは、すなわち、メール経由で入ってくるすべてのタスクについて何らかの処理を完了したということです。外出先や通勤途中にGmailの受信トレイを空にすることができれば、デスクに戻ったときに、デスクでしかできない仕事に、余裕を持って取り組むことができます。

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