「何を求めるか」から始める、タスク・スケジュール管理システムの構築

1．タスク・スケジュール管理システムの構築において、「何を求めるか」が大切な理由

自分のためのタスク・スケジュール管理システムを作ると、何かと便利です。

自分のためのタスク・スケジュール管理システムは、自分で作る必要があります。もちろん、多くの書籍やブログには、いろんな人のタスク・スケジュール管理システムが紹介されています。そして、そのうちのいくつかは、とても参考になります。しかし、そのまままるごと取り入れることはできません。

自分のためのタスク・スケジュール管理システムを自分で作る必要がある理由のひとつは、ひとりひとりがタスク・スケジュール管理システムに求めるものが、ばらばらだからです。タスク・スケジュール管理システムは、いろんな役割を果たし得ます。果たすべき役割によって、タスク・スケジュール管理システムは、異なった形をとります。しかし、タスク・スケジュール管理システムを使うひとりひとりが、タスク・スケジュール管理システムに求めるものは、ばらばらです。そのため、ひとりひとりにとってふさわしいタスク・スケジュール管理システムの形は、異なります。したがって、他人が構築したタスク・スケジュール管理システムをまるごと移植しても、うまく機能しません。

そこで、自分に合ったタスク・スケジュール管理システムを構築するために、まず、自分がタスク・スケジュール管理システムに求めるものを自覚することが必要です。タスク・スケジュール管理システムの構築は、「何を求めるか」から始めるべきです。

2．「何を求めるか」を把握する視点

「何を求めるか」を把握する視点として、私が意識しているのは、次の3点です。

(1) 対象領域は何か

まず、タスク・スケジュール管理システムの対象領域です。

人間の活動は、いろいろな領域に分かれます。個人的な領域、家族の領域、公共的な領域、という区分があり得ます。仕事の領域の中でも、顧客ごとや作業の性質ごとに、複数の領域を区分することが可能です。

このように、いろいろな領域に分かれる自分の活動のうち、どの領域をタスク・スケジュール管理システムで管理したいのか、を考える必要があります。

(2) どれくらいの広さの視野で管理するか

次に、タスク・スケジュールを管理する際の視野の広さです。

ひとつは、時期的なスパンの問題です。

タスク・スケジュール管理には、今日や明日の予定といった、短期的なものがあります。また、1年後、3年後までに何をしたいか、のような、ある程度長いスパンのものがあります。さらに、10年後、20年後までに達成したい物事のような、長期目標のようなものがあります。

もうひとつは、人生における重要度の問題です。

ミッションや行動指針など、若干抽象的な人生の方針のようなものを設定している人がいるかもしれません。このような人生の方針をタスク・スケジュール管理システムに活用するか否か、という点があります。

(3) どんな状態を達成したいか

最後に、タスク・スケジュール管理システムでタスクとスケジュールを管理することによって、どのような状態を達成したいか、です。

タスク・スケジュール管理システムでタスクとスケジュールを管理するのは、何らかの状態を達成したいからではないかと思います。どんな状態を管理したいかを観察すれば、自分がタスク・スケジュール管理システムに求めるものが明らかになります。

3．私の場合

(1) 対象領域は、主に仕事

まず、対象領域です。

私が対象としたい領域は、仕事です。仕事上発生するタスクやスケジュールを、タスク・スケジュール管理システムで管理したい、と考えています。

私の場合、仕事上発生するタスクやスケジュールの数は、プライベート上発生するそれと比べて、格段に多いです。仕事上発生するタスクやスケジュールを管理する必要性を感じたことから、タスク・スケジュール管理システムの構築を始めました。

(2) 視野の広さは、目の前の日常

次に、視野の広さです。

私が求める視野の広さは、かなり狭いです。日々の仕事をスムーズに片付けることが、私の求めるものです。

私は、タスク・スケジュール管理システムに、ミッションや長期目標の管理を求めていません。人生全体のミッションや長期目標を管理することを軽視しているわけではないのですが、タスク・スケジュール管理システムで、これを達成しようとは思っていません。

視野の広さは、日々発生し、処理するタスクとスケジュールを見渡せれば、それで問題ありません。

(3) 達成したい状態は、持続可能な毎日

最後に、達成したい状態です。

私がタスク・スケジュール管理システムで日々発生するタスクやスケジュールを管理する目的は、突き詰めれば、持続可能な毎日を送るためです。生産性を向上させたいとか、アウトプットの質と量を改善したいとか、もっと金持ちや権力がほしいとかは、あまり思っていませんし、仮に思っても、タスク・スケジュール管理システムで実現しようとは思いません。タスク・スケジュール管理システムに期待するのは、持続可能な毎日を送ることの助けとなることです。

4．おわりに

同じ「タスク・スケジュール管理システム」という言葉で表現しても、求めるものが違えば、ふさわしいシステムは、まったく違ってきます。「求めるもの」によっては、軽くてシンプルなシステムで十分なこともあります。

しかし、「何を求めるか」を意識しないと、必要以上に過剰なシステムを目指してしまいがちです。「何を求めるか」を考えることから始めることで、過剰なシステムを目指すことを回避できるのではないかと思います。