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ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】ToodledoとEvernoteで作るタスクマネジメントシステム

公開日: : 最終更新日:2014/08/27 Toodledo, 仕事の方法論

目次

1.ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステム

(1) タスクマネジメントに関するいくつかの文章

ここしばらく、私は、タスクマネジメントに関するいくつかの文章を書いてきました。

Toodledoで瞬時レビュー

Toodledoのタスクのノート欄に瞬時レビューを書くとよいですよ、という話です。

「タスクの実行」を助けてくれるタスクリストの条件は?

「タスクの実行」を助けてくれるタスクリストの条件を考えたら、5つの条件が出てきました。

Toodledoを、「タスクの実行」のためのシステムへと、進化させる

「タスクの実行」を助けるタスクリストをToodledoで実現する方法を考察しました。

「Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り」へ至った道のり5段階

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)に至った道のりを、5段階に整理しました。

「やれば残る」から、やる気になる。(ToodledoとEvernoteによる「タスクの実行」のやる気を出すシステム)

「タスクの実行」を助けるタスクリストの条件(5)を掘り下げました。

瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム

「タスクの実行」を助けるタスクリストの条件(2)を掘り下げました。

タスク管理は、未来だけでなく、今と過去を扱う

タスク管理は、「未来のタスクを保管する」という役割だけでなく、「今のタスクを実行する」「過去のタスクを記録に残す」といった、今や過去のタスクとの関係でも、大きな役割を果たせるのではないか、ということを書きました。

(2) 自分なりの「ハイブリッド手帳システム」を作る

これら一連の記事は、「タスクマネジメントシステム」というテーマを自分で設定して、書いたものです。

なぜこんなことをしたのでしょうか。それは、倉下忠憲さんの『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を読んだからです。

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』は、「ハイブリッド手帳システム」という考え方を提案しています。紙の手帳が果たしていた役割を、紙の手帳やスマートフォンやクラウドサービスなどの複数のツールを組み合わせたシステムによって実現しよう、というのが、「ハイブリッド手帳システム」という考え方です。

手帳から「ハイブリッド手帳システム」へ。『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を参考に、自分なりの手帳システムを作る。

自分個人のための知的生産システムを改善し続ける。「ハイブリッド」シリーズ(倉下忠憲)から受け取った「ハイブリッド・システム」というコンセプト。

この本を読む前から、私も、自分なりの手帳システムを組み立ててきたつもりでした。そして、自分では、自分のシステムのことを、それなりにうまく機能しているシステムだと自負していました。不満や課題を感じることもなく、致命的な失敗が生じることもありませんでしたので。

でも、この本を読んで、自分が組み立ててきた手帳システムは、もっとよくなる、と感じました。それなりだと思っていた自分のシステムに、たくさんの改善の余地があることを知ったためです。

システム全体を設計しなおし、新しいツールやルールを導入し、全体のネジを締め直せば、私の手帳システムは、「ハイブリッド手帳システム」へと進化し、今より大きな価値を生み出すようになるんじゃないか。こんなことを考えました。

そこで、私は、『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を手引書に、自分なりの「ハイブリッド手帳システム」を組み立て直すことにしました。

ただ、「ハイブリッド手帳システム」は、次の4つを含む総合的なシステムです。

  • スケジュール
  • タスク
  • メモ
  • セルフマネジメント

この全部を一度に組み立てなおすのは大変です。そこで、まずは、タスクを扱うことにしました。

(3) タスクマネジメントシステムを組み立て直すために、ブログにいくつかの文章を公開する

自分なりのタスクマネジメントシステムを組み立て直すため、具体的にどこから手を付けようかと考えた結果、私は、このブログを使うことにしました。つまり、「タスクマネジメント」というテーマを設定して、このテーマに沿った一連の文章を、いくつかブログに公開することにしたわけです。

あるテーマについての文章をいくつか書いて、ブログに公開すれば、自分にとっての検討が、ぐんと進みます。ブログには、こういう機能があります。私は、ブログのこの機能を活用して、タスクマネジメントというテーマの文章を、思いつくだけ書ききってしまうことにしました。そうすれば、私の「ハイブリッド手帳システム」のタスクマネジメントシステムは、育つはずです。

冒頭に並べたいくつかの文章は、こんなねらいで書きました。ねらいどおり、これらの文章を書いてブログに公開したことで、私は、タスクマネジメントシステムについての考えを前に進めることができ、そして、自分なりのハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステムを整えることができました。

以下、今回の作業で得られた改善点を、「ハイブリッド手帳システムを作る【タスク編】」として、ここにまとめます。

2.クラシタ式ハイブリッド手帳システムのタスクマネジメントシステムから学んだこと

まず、私が『クラウド時代のハイブリッド手帳術』から学んだことを、3つに分けて説明します。

ただし、これは、私が主観的に学んだことであって、同書の客観的な要約ではありません。

(1) 「タスクの保管」+「タスクの実行」=「タスクマネジメント」

ひとつめは、

  • 「タスクの保管」+「タスクの実行」=「タスクマネジメント」

です。

本書は、このようなタスクをどのように集めたり、保存するのかという方法論である「タスク管理」とは別に「タスクマネジメント」という言葉を別の意味で使うことにします。「タスクマネジメント」はストックされたタスクをいかに処理していくのか、という点について踏み込んで考えます。

p.86

タスク管理というと、どのようにタスクを保管するのか、という点が強調されます。でも、タスクは、実行されなければいけません。いくらタスクの保管が完璧でも、保管されたタスクが実行されなければ、意味がありません。

そこで、タスクを扱う際には、「タスクの保管」だけでなく、「タスクの実行」まで含めて考える必要があります。そして、「タスクの保管」と「タスクの実行」の両方をカバーするものとして、「タスクマネジメント」という言葉が使われています。

さらに、「タスクの保管」と「タスクの実行」は別々の性質を持つので、ツールに求められる機能も異なります。そこで、クラシタ式ハイブリッド手帳システムでは、「タスクの保管」と「タスクの実行」に、それぞれその作業を得意とする別々のツールを割り振ります。

それが、

  • 「タスクの保管」は、タスクの倉庫としてのEvernote
  • 「タスクの実行」は、1日のタスクを書き出して管理する「Dailyタスクリスト」

です。

(2) 「タスクの実行」のために「Dailyタスクリスト」を使う

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』から学んだことの2つめは、この「Dailyタスクリスト」の考え方と使い方です。

a.「Dailyタスクリスト」とは

「Dailyタスクリスト」を、同書は、このように説明しています。

このコントロールと見通しを1日のタスクマネジメントのレベルで実現するためのツールが「Dailyタスクリスト」です。朝一番にこの「Dailyタスクリスト」を書き出しておけば、その日は「今日は何をすべきか」といちいち悩む必要がなくなります。

朝一番に、その日やることをリストに書き出していき、日中はそのリストを参照しながら仕事を進めていきます。

このためには、1日1ページで、その日やることを書き出せるものがベストです。一瞥すれば、その日やることがはっきりと俯瞰できるツールです。

(p.89-91)

1日1ページで、その日やることをリストにしたもの。それが、「Dailyタスクリスト」です。

これを朝一番に作成することによって、何をやるべきか迷うことなく、その日1日のタスクを進めることができるようになります。

b.「Dailyタスクリスト」の作り方

(a) 朝一番に、アナログの紙に、その日のタスクを書く

クラシタ式ハイブリッド手帳システムの「Dailyタスクリスト」は、アナログの紙です。B6~A5程度のサイズの罫線つきの用紙であれば何でもよいようですが、倉下さんはB6サイズの「リーガルパッド」をよく使うそうです。

朝一番に、この用紙に、Googleカレンダーやその1週間の計画をたてた「Weeklyプランナー」を参照しながら、その日に行う作業を記入します。

「その日に行う作業」が、タスクです。倉下さんは、「それを見れば「何をするのかがわかる」レベルまで細分化」(p.95)して記載するとのことです。

(b) タスク以外に書くこと

「Dailyタスクリスト」には、タスク以外に、以下のことを書きます。

まず、日付です。これは当然ですね。その週が1年のうち何週目かを書いておく、という方法もあるそうです。

次に、「Dailyタスクリスト」の一番上に、その日の目標を書くそうです。「Dailyタスクリスト」は、その日1日ずっと目にするので、目標を書いておくと、なかなか効果があるそうです。

さらに、それぞれのタスクの隣に、予定作業時間を記入するそうです。時間の見積のためです。

(c) 「Dailyタスクリスト」の作成は、ひとり戦略会議

このような「Dailyタスクリスト」の作成は、戦略会議のようなものです。

これらと同様に、「Dailyタスクリスト」の作成は自分一人で行う戦略会議のようなものです。「今日はこれとこれを進めておく」とあらかじめ決めておくことで、よりスムーズに1日を進めることができます。

朝一番の忙しい時間帯に、「Dailyタスクリスト」を作るための時間を確保するのは、一見、大変ですし、無駄のようにも感じます。でも、朝一番に、その日のための戦略会議を行うことは、結局、その日1日の時間をうまく使うことができるように思います。

c.「Dailyタスクリスト」を使って、タスクを実行する

「Dailyタスクリスト」は、作っておしまい、ではありません。「Dailyタスクリスト」は、そこに記入したタスクを実行するために使われます。

まず、その日のタスクを実行する間、「Dailyタスクリスト」を常に目に入るところに置き、「Dailyタスクリスト」を目にしながら、その日のタスクを実行します。こうすれば、脱線防止にもなりますし、今日やるべきタスクの全体を常に意識することもできます。

タスクにとりかかったら、開始時間を記入します。また、タスクが終わったら、終了時間を記入します。こうすることで、各タスクにどれだけの時間がかかったのかが記録されます。

「Dailyタスクリスト」に書かれたタスクをひとつ片付けたら、タスクを二重線で消します。こうすると、今日一日で実行し終えたタスクが目に入りますので、励まされます。

また、「Dailyタスクリスト」は、原則として、クローズドリストとします。こうすれば、タスクを実行していれば、リストはだんだん小さくなって、いつかはなくなります。もちろん、急な割り込み仕事は発生します。でも、新しく生じたタスクを安易に「Dailyタスクリスト」に追加することを控え、「Dailyタスクリスト」に追加すべきか否かを落ち着いて考える時間を持てば、その割り込み仕事を自分でコントロールしている感覚を持つことができます。

このように、クラシタ式ハイブリッド手帳システムでは、「Dailyタスクリスト」を使って、タスクを実行していきます。

(3) 自分の行動記録を大切にするシステム

本書から私が学んだ3つめは、「自分の行動記録を大切にする」ということです。クラシタ式ハイブリッド手帳システムは、自分の行動記録をとても大切にして、活用しています。

タスクマネジメントとの関係では、次の2つが大切ではないかと感じました。

a.日次レビューに「Dailyタスクリスト」を使う

ひとつは、日次レビューです。

1日の終わりに、その日の作業記録を確認します。やることは、主に2点だそうです。

やり終えた作業の確認

やり残した作業の確認

(p.112)

やり終えた作業の確認で大切なのは、各タスクの作業時間だそうです。仕事の中でコアとなる作業にどれくらいの時間を使えているのかを確認します。

やり残した作業は、明日の自分に引き継ぎます。「Dailyタスクリスト」を使ってタスクを実行すれば、やり残した作業は、「Dailyタスクリスト」上、明らかです。そこで、その「Dailyタスクリスト」を次の日の自分に引き継げば、引き継ぎは完了です。

この2点が終わったら、「Dailyタスクリスト」をスキャンしてEvernoteに保存するそうです。こうすれば、紙によるアナログの「Dailyタスクリスト」が、Evernoteというクラウドに一元化されます。また、日によって「Dailyタスクリスト」の用紙を変えても、Evernoteのノートに規格化されます。

b.ライフログのための「ほぼ日手帳カズン」

ふたつめは、ほぼ日手帳カズンにライフログを残す、ということです。ほぼ日手帳カズンには、1日1ページのデイリーページが用意されています。倉下さんは、ここにペンでライフログを残しているそうです。

クラシタ式ハイブリッド手帳システムでは、ほぼ日手帳カズンのデイリーページを、3分割します。左上は行動記録、右上には出来事、感じたこと、考えたこと、下部は自由記載のノート欄です。

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』は、ライフログを、メモシステムとセルフマネジメントシステムで扱っています。ですが、1日の行動記録を残すことは、タスクマネジメントシステムと大きく関連します。そのため、私は、主観的には、このライフログを、タスクマネジメントシステムの一部として受け取りました。

3.ToodledoとEvernoteによる、「タスクの実行」を助け、「タスクの実行」をしまう、タスクマネジメントシステム

さて、以上の3点を、自分のタスク管理に取り入れます。

前提として、『クラウド時代のハイブリッド手帳術』以前の私のタスク管理を整理すると、

  • タスク管理のツールは、Toodledoのみ
  • タスク管理に求める機能のは、主に「タスクの保管」
  • 「タスクの実行」のときは、ToodledoのMainビューに、手持ちタスクのすべてを締切り順に表示する
  • Toodledoの完了タスク情報を、IFTTTでEvernoteに自動で蓄積している(が、蓄積した情報の活用は、それほどできていたわけではない)

というものでした。

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

ここに、以下の3つの改善を施しました。

  • (1) Toodledoを「タスクの実行」を助けるシステムへ進化させる(未来の「タスクの保管」だけでなく、今の「タスクの実行」にも力を発揮してもらう)
  • (2) 「Dailyタスクリスト」を使う(毎朝Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作り、「Dailyタスクリスト」を使いながらタスクを実行する)
  • (3) 行動記録を大切にする(Toodledoの完了タスク情報で、日次レビューとライフログ)

順に説明します。

(1) Toodledoを、「タスクの実行」を助けるシステムへと進化させる

まず、Toodledoを、「タスクの実行」を助けるシステムへと進化させることにしました。

以前、私がToodledoに求めていたことは、突き詰めれば、「自分の頭で未来のタスクを記憶する必要がないようにしてほしい」ということでした。自分の手持ちタスクを全部把握してくれる秘書のような存在を求めていました。

Toodledoを、「何も手伝ってくれないけれど、タスクを完璧に教えてくれる秘書」に育てる

つまり、私がToodledoに求めていたのは、主に、「タスクの保管」でした。そのため、私は、Toodledoを、「タスクの保管」のためのシステムとして組み立てていました。

でも、「タスクの保管」+「タスクの実行」=「タスクマネジメント」を知り、自分のタスクマネジメントシステムを、「タスクの実行」を助けるシステムへと進化させたいと考えました。

この選択肢としては、

  • Toodledoは「タスクの保管」に集中してもらい、「タスクの実行」を担当する別のツールを導入する
  • Toodledoを、「タスクの保管」のみならず、「タスクの実行」も担うシステムへと進化させる

という2つがあります。

Toodledoは、豊富な機能を持っています。そして、私は、これまでのところ、Toodledoの豊富な機能の一部しか使っていません。Toodledoの機能を使えば、きっと、Toodledoで「タスクの実行」までを担うことができるはずです。

このように考えて、私は、Toodledoを、これまでの「タスクの保管」に加えて、「タスクの実行」までを担うシステムへと進化させることにしました。

参考:Toodledoを、「タスクの実行」のためのシステムへと、進化させる

(2) Toodledoのビューを使い分けて、「Dailyタスクリスト」を作って使う

クラシタ式ハイブリッド手帳システムは、「タスクの実行」のために、「Dailyタスクリスト」を作ります。朝一番に「Dailyタスクリスト」を作り、その日の「タスクの実行」は、この「Dailyタスクリスト」を使って進めます。

「タスクの実行」のためのシステムとしてToodledoを使うには、この「Dailyタスクリスト」をToodledoで実現するのがよさそうです。

そこで、以下、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作ることと、Toodledoで作った「Dailyタスクリスト」を使いながらタスクを実行することについて、考察してみます。

(なお、このテーマは、もっとガッツリと考察すべきものな気がします。後日、独立した文章を書いて、もうちょっと掘り下げたいです。)

a.Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作る

「Dailyタスクリスト」は、基本的には、その日に実行するすべてのタスクのみを集めたクローズドリストです。また、「Dailyタスクリスト」には、その日の目標や各タスクの見積もり時間も記載されます。

私は、Toodledoに登録したすべてのタスクに、Due Dateを設定しています。Due Dateは締切りですが、私は、締切りというよりもむしろ実行日としてDue Dateを使っています。

そのため、Due Dateが本日のタスクをToodledoで表示させれば、自動的に、その日に実行するすべてのタスクを集めたリストができます。

他方で、私は、ToodledoのMainビューばかり使っていたのですが、ToodledoのMainビューには、今日がDue Dateのタスクだけでなく、明日以降がDue Dateのタスクも並びます。また、私は、Toodledoのリストを、クローズドリストではなく、オープンリストとして使っていました。さらに、私は、Toodledoにその日の目標を登録することをしていませんでしたし、また、各タスクの見積もり時間はそれほどきちんとやっていませんでした。

そこで、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作るために、以下のことを実践することとしました。

まず、Calendarビューを使うことにしました。Calendarビューなら、Due Dateが本日のタスクしか表示されません。

次に、毎朝、「Dailyタスクリスト」を作るための時間を設けることにしました。毎朝、仕事を始める前に、その日のタスクを確認する時間を確保します。基本的には、始業前の15分程度を当てることにしましたが、忙しそうなときは、通勤電車の中でiPhoneから「Dailyタスクリスト」を作ることにしました。

この「Dailyタスクリスト」を作る作業の手順は、

  • その日のタスクを確認する(漏れがあれば、補充する)
  • Googleカレンダーの予定をToodledoにタスクとして転記する
  • 各タスクを時間帯にふりわけて、各タスクの見積もり時間を入力する

というものです。

この作業によって朝一番に作った「Dailyタスクリスト」は、できるかぎり、クローズドリストとして使うことにしました。

b.Toodledoで「Dailyタスクリスト」を使って、タスクを実行する

タスクの実行は、朝一番に作った「Dailyタスクリスト」に沿って進めます。

まず、私の職場環境は、デュアルディスプレイなので、サブとして使っているディスプレイに、常時Toodledoを表示させています。基本のビューは、Calendarビューです。Calendarビューを使うことで、今日のタスクだけが一覧で表示され、かつ、ひとつのタスクを完了にすれば、リストが短くなっていきます。

次に、「Dailyタスクリスト」に記載されたタスクを実行しているときには、Toodledoのタスクのノート欄に、そのときの気持ちとか気づいたこととかを、どんどんメモするようにしました。

また、「Dailyタスクリスト」に記載のない行動を取ることになった場合は、その行動を取る前に、その行動をタスクとして登録することを自分に課しました。こうすることで、できるかぎりクローズドリストとする、という方針を実現しようと考えました。

このように、Toodledoを「Dailyタスクリスト」として使うことで、「タスクの実行」が捗るようになった気がします。

参考:瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。感情と脱線からも価値を汲み取るタスクマネジメントシステム

(3) Toodledoの完了タスク情報で、日次レビューとライフログ

記録を大切にして記録を活かすことについては、IFTTTによるToodledoの完了タスク情報の蓄積を、日次レビューとライフログに活用することを考えています。

Evernote×Toodledo Toodledoの完了タスクをEvernoteに蓄積するiftttレシピの整理

a.Toodledoで日次レビュー

クラシタ式ハイブリッド手帳システムでは、使い終わった「Dailyタスクリスト」が、日次レビューをするための道具になります。

私の場合、Toodledoでその日に実行したタスクは、IFTTTによって、Evernoteに蓄積されます(【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する)。

そこで、この電子業務日誌を使って、日次レビューをすることにしました。

とはいっても、日次レビューの役割のうち、「その日やり残した作業を引き継ぐ」については、Toodledoを使っていれば、自動的に完了します。そこで、電子業務日誌の役割は、「その日やり終えた作業を確認する」です。

具体的には、帰宅する際の電車の中で、Evernoteアプリを開いて、この電子業務日誌を見返すことを、毎日の習慣にしました。

b.Toodledoでライフログを残す

ふたつめは、Toodledoでライフログを残すことです。

「Dailyタスクリスト」の使い方のところで、私は、次の2つのルールを自分に課している、と書きました。

  • 「Dailyタスクリスト」にない行動をするときは、その行動をタスクとして登録してから、行動する
  • 「Dailyタスクリスト」に記載されたタスクを実行するときは、タスクのノート欄に瞬時レビューと実行中メモを書く

この2つを守れば、電子業務日誌には、自分の行動のほとんどが登録されます。ライフログです。

こんなライフログをToodledoからEvernoteに蓄積すると、Evernoteに蓄積される情報自体に価値を感じてうれしくなると同時に、Evernoteに蓄積されることから、タスクを実行することに価値を感じて、やる気になる、というメリットがあると感じています。

参考:「やれば残る」から、やる気になる。(ToodledoとEvernoteによる「タスクの実行」のやる気を出すシステム)

ただし、現時点では、ToodledoからIFTTT経由でEvernoteに蓄積できる情報の種類には、限りがあります。たとえば、タスクのLength(見積もり時間)やTimer(実測時間)は記録されません。この2つをIFTTTによって記録できるようになれば、Toodledoの完了タスク情報の、ライフログとしての価値は、激増します。

IFTTTとToodledoの対応を期待して待っています。

4.「ハイブリッド手帳システムを作る」は、もう少し続きます

『クラウド時代のハイブリッド手帳術』を読んで、私は、自分のハイブリッド手帳システムを作ろうと思いました。そして、ここで書いたように、タスクに関しては、とりあえず一区切りをつけることができました。

でも、ハイブリッド手帳システムは、スケジュール、タスク、メモ、セルフマネジメントの4つからなる総合的なシステムです。

今回の「ハイブリッド手帳システムを作る」はタスク編ですので、今後、スケジュール編、メモ編、セルフマネジメント編をやりたいです。「ハイブリッド手帳システムを作る」は、もう少し続きます。

現段階では、セルフマネジメントに興味を持っているため、ちょっと落ち着いてから、「セルフマネジメント」というテーマで、またいくつかの文章を書けたらいいなと思っています。

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