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Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値

公開日: : Evernote

1.タスク管理システムの完了タスクを蓄積するねらいは?

(1) なぜ、Toodledoの完了タスクをEvernoteなどに蓄積したいと思ったのか?

少し前、私は、Toodledoの完了タスクをEvernoteに自動的に蓄積する仕組みを試行錯誤し、結果として、次の2つの仕組みにたどり着きました。

Toodledoの完了タスクを、1日1ノートで、Evernoteに蓄積する仕組み(Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法

Toodledoの完了タスクを、1Folder1スプレッドシートで、Googleドライブに蓄積する仕組み(Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録する

これらの仕組みは、iftttの力を借りているので、いったん作ってしまえば自動で動きます。しかし、最初の設定は、多少面倒です。

面倒な設定をしてまで、この仕組みを作りたかったのは、どんな理由からでしょうか。

(2) タスク管理システムの完了タスクから、価値を生み出したい

一言でいえば、Toodledoの完了タスクの情報から、価値を生み出したかったからです。

Evernote×タスク管理 Evernoteに完了タスクをウェブクリップすることで、Toodledoを補完する

GmailやEvernoteは、それを使い続けているだけで、いつの間にかそこにいろんな情報が蓄積され、結果として、独自の価値を生み出します(GmailとGoogleカレンダーに集約することで、個人的データベースが、いつの間にか生まれている)。

これに対して、Toodledoの場合、Toodledoでタスクを管理し続けていても、完了タスクの情報から、今のところ、何の価値も引き出せていません。でも、Toodledoの完了タスクが持っている情報量からすれば、もっと大きな価値を生み出せてもおかしくありません。

そこで、「Toodledoの完了タスクの情報が、いつの間にか蓄積されて、そこから何らかの価値が生み出される」という状態を実現するために、Toodledoの完了タスクを、どこかに蓄積したい、と考えました。

(3) ログとマニュアル

Toodledo完了タスクの情報を蓄積することでどんな価値が生まれるのかは、しばらくの間、蓄積を続けてみなければ、はっきりしたことを言えません。

でも、現時点でも、次の2つの価値が生まれるんじゃないかと感じています。

ひとつは、ログです。Toodledoの完了タスクの情報は、いつ、どんなことをしたのか、を記録するログとして、かなり精度の高い価値です。

もうひとつは、マニュアルです。Toodledoの完了タスク情報を見れば、あるひとつのプロジェクトが終わるまでに、自分がいつ、どんなことを行ったかを、把握することができます。この情報は、そのプロジェクトと同じような別のプロジェクトに取り組む際の、マニュアルのような役割を果たします。

以下、この2つの価値について、整理します。

2.ログとしての価値

(1) ログとしての価値とは、どんな価値か

Toodledoの完了タスクの情報を蓄積することによって生み出される価値のひとつめは、ログ、つまり、自分の行動記録としての価値です。

Toodledoが把握するタスクと自分の手持ちタスクの差が小さければ、Toodledoの完了タスクと、自分が実際に完了にしたタスクの差は、小さいはずです。ということは、Toodledoの完了タスクの情報を見れば、そこには、かなりの精度で、自分が完了にしたタスクの情報が記録されているはずです。

そこで、Toodledoの完了タスクの情報をうまく蓄積すれば、そこに、自分の行動記録としての価値が生まれます。

(2) どこに、どんな方法で、蓄積するのがよいか(iftttレシピ)

このためには、どこに、どんな方法でToodledoの完了タスクの情報を蓄積するとよいでしょうか。

私が現時点でたどり着いているいちばんよさそうな方法は、iftttを使って、Evernoteに蓄積する、という方法です。レシピをひとつ作るだけで、Toodledoで完了にしたタスクを、1日つの日付け名の1ノートで、Evernoteに蓄積し続けてくれます。

Evernoteに蓄積するのは、Evernoteが、いつも身近にあって、すぐに見返すことができる場所だからです。また、Evernoteのノートなら、そのノートに所見などを書き加えることも自由自在です。そこで、Evernoteに蓄積するのがベストです。

Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法

Image(59)

iftttのレシピはこちらです。

IFTTT / Toodledoの完了タスクを、1日1ノートで、Evernoteに記録するレシピ by tjsg_kokoro

3.マニュアルとしての価値

(1) マニュアルとしての価値とは、どんな価値か

Toodledoの完了タスクの情報を蓄積することによって生み出される価値のふたつめは、マニュアルとしての価値です。

私の毎日は、かなりの部分が、繰り返しです。完全に新しい何かをやることの割合はそれほど高くなく、多くが以前に一度やってことのあることのバリエーションです。

そのため、過去、自分が、似たようなことに対して、どのように取り組み、どのように完了させたのか、の情報は、大変参考になります。いつ誰に連絡をして、いつどんな書類を作ったのか、いつ何を調べたのか、などなど。

私は、何らかのことを進めるときに、Toodledoにそのプロジェクトに対応したFolderを作り、そのFolderの中に、そのプロジェクトを進めるために必要なタスクを、できる限り全部入れるようにしています。

そのため、あるプロジェクトに対応したFolderに属していた完了タスクを見返せば、そこには、そのプロジェクトと似たようなプロジェクトを進める上で、参考になる情報がたくさん詰まっています。

これは、自分にカスタマイズされたマニュアルのようなものです。Toodledoの完了タスクの情報を蓄積すると、マニュアルのような価値を生み出します。

(2) どこに、どの方法で、蓄積するのがよいか(iftttレシピ)

この価値を生み出すための方法として、今のところ、いちばんよいかなあと思っているのは、iftttによってGoogleドライブのスプレッドシートに記録する、というものです。

見返すことのハードルの低さから、GoogleドライブよりもEvernoteに記録できたらな、と思っています。でも、いろいろあって、ToodledoのFolder名に日本語が入っていると、iftttによる追記がうまく働きません。そのため、次善の策として、Googleドライブのスプレッドシートを使っています。

Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録する

Image(58)

iftttのレシピを共有します。

IFTTT / Toodledoの完了タスクをGoogleドライブに蓄積(1日1スプレッドシート) by tjsg_kokoro

4.タスク管理システムの完了タスク情報には、宝が埋まっている

タスク管理システムの本分は、ユーザーがタスクを完了にすることを支援することです。つまり、未了のタスクを完了にするところまでが、タスク管理システムの役割です。

そのため、多くのタスク管理システムは、完了になった後のタスクについては、特段、フォローをしていません。設計思想からして、完了タスクの情報から何らかの価値を引き出そう、ということにはなっていません(もちろん例外はあります。たとえば、TaskChuteは、完了タスクを再利用することに対して、すごく自覚的です。)。

でも、タスク管理システムの完了タスクの情報は、少なくとも自分自身にとっては、すごく大きな可能性を持つ情報です。そこには宝が埋まっています。そのままにしておくのは、もったいないです。

Toodledoなら、iftttを使って他のクラウドサービスと組み合わせることによって、この宝を掘り出すことができます。しかも、iftttの設定さえしてしまえば、あとは自動で掘り出し続けてくれます。

これまで何の価値も生み出していなかった完了タスクが何らかの価値を生み出すかもしれません。しかも、最初の設定以外に特に手間はありません。iftttによってToodledoの完了タスクをEvernoteやGoogleドライブに蓄積する、という方法は、Toodledoでタスク管理をしているなら、検討に値する方法ではないかと思います。

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    子育てに没頭中のサラリーマンです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
    このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。
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